إدارة المش اريع البحثي ة Research Project Management

1. إدارة المشاريع البحثيةResearch Project Management أ. د. بسام عبد الكريم حسن

2. المنطلقات والواقع • يتصف العالم المعاصر بسيطرة مناخ العولمة على كافة نواحي الحياة فيه : الاقتصادية و الاجتماعية والثقافية والسياسية ، فنحن نعيش في عالم يتسم بطاقة وإرادة التغيير والتوجه المعرفي وسرعة وديناميكية التطور في نظم الاتصالات والنقل والتكنولوجيا في جوانبها المختلفة – البيولوجية والمعلوماتية وتكنولوجيا النانو ، مما يخلق أمامنا تحديات كبيرة من حيث ازدياد المنافسة على المستوى الذاتي لتأمين الوظيفة والمنتج المناسب وعلى المستوى الوطني وموقعنا بين الآخرين

3. المنطلقات والواقع • ولمواجهة هذه التحديات لابد لنا من أن نستخدم كافة الموارد والطاقات الممكنة للنهوض بمجتمعنا ، ويعتبر البحث العلمي – ضمن هذا السياق – من الأدوات الأكثر أهمية التي تستطيع تفعيل الإمكانيات واستنباط الحلول للمشاكل وتوليد الفكر الإبداعي الذي يساهم في تقدم وتطور المجتمع

4. المنطلقات والواقع • وإذا كانت مسيرتنا في مشوار البحث العلمي قد شهدت الكثير من العثرات من حيث الغاية والهدف والإمكانيات والتنظيم ، فإن بواعث الأمل توجد في الإرادة والجهود التي تبذل لرسم سياسة وإستراتيجية البحث العلمي ووضع الإطار التشريعي الخاص به وتفعيل عوامل تحفيزه ودعمه بالإمكانيات وتذليل العقبات أمام استكمال دورته وإدخاله في التطور الاقتصادي والمجتمعي .

5. المنطلقات والواقع • وفي مقدمة هذا الأمل – نضوج شخصية الباحث في نظرته للبحث العلمي من كونه غاية مؤقته يحتاجها فقط كمتطلب وظيفي إلى مفهوم الاستدامة اللازمة لشخصية عضو الهيئة التعليمية والتي تجد منعكاستها على برامج التنمية وفي تطوير العملية التدريسية .

6. المنطلقات والواقع • لقد بدأت جامعة تشرين بربط البحث العلمي بمخطط التنمية الاقتصادية والاجتماعية في القطر من خلال مشاركة القطاعات الإنتاجية في وضع محاور البحث العلمي للعديد من الكليات و الأقسام ذات الاهتمام المشترك ومن خلال التسويق لأبحاث الجامعة وإبراز أهميتها التطبيقية في جميع القطاعات الاقتصادية . وفي هذا الإطار لقد تم في جامعة تشرين حتى الآن افتتاح/ 125/وحدة بحث علمي في مختلف أقسامها وكلياتها . وتم تسجيل /575/ بحثا خلال عام2012 م , منها/31/ بحثاً علمياً لأعضاء هيئة تدريسية، و/61/ بحثاً لطلاب الدكتوراه و/483/ بحثاً لطلاب الماجستير , علما أن عدد الأطر البشرية في الجامعة وصل إلى / 2391/شخصا، توزعوا بين/1448/عضو هيئة تدريسية و/943/ عضو هيئة فنية .

7. المنطلقات والواقع

8. المنطلقات والواقع

9. المنطلقات والواقع

10. المنطلقات والواقع

11. المنطلقات والواقع

12. المنطلقات والواقع

13. تعريف المشروع هو جهد منسق, يستخدم الموارد التالية: بشرية، تقنية، إدارية، مالية من أجل تحقيق هدف محدد ضمن فترة زمنية ثابتة

14. ما هو المشروع In the case of a PhD, typically that change being a ‘contribution to knowledge’ يتضمن المشروع العناصر التالية: • يمتلك هدفاً • يمتلك بداية ونهاية • يحتاج لموارد, تشمل: الناس الأموال التجهيزات والمعدات - يحتاج للتنسيق -هو عبارة عن تنظيم مؤقت - إنه يركب لتحقيق التغيير

15. مفهوم إدارة المشروع A PhD thesis, within 3 years, within budget and of high quality (results publishable in top-tier conferences and journals إدارة المشروع -عبارة عن طريقة وجملة تقانات تستند إلى المبادئ الأساسية للإدارة وتستخدم لتخطيط وتقدير ومراقبة أنشطة العمل لتحقيق النتيجة النهائية المطلوبة ضمن المدة والميزانية ووفقاً للمواصفة

16. The Variables in Tension Often must adjust depth and/or breadth expectations in light of Time and/or resource constraints Though the overall duration maximum is fairly rigid, time available to the project each week can vary. Quality/ Quantity Time Resources Resources may include clerical support (e.g. transcription, editing, survey admin); RA (e.g. 2nd-coder, telephone follow-up, programming); hardware, software, …

17. Key OM Concepts • Efficiency - Doing something at the lowest possible cost • Effectiveness - Doing the right things to create the most value for the organization • Value - Quality divided by price 8

18. The Project Life-cycle Planning Implementation Define Plan Organise Control Close • State • Problem • Identify • Goals • List • Objectives • Prelim • Resources • Assumptn • & • Risks • ID Proj • Activites • Est Time • & Cost • Sequence • ID Critical • Activities • Write • Project • Proposal • Resources • Recruit • Proj Ldt • Proj Team • Organise • ProjTeam • Assign • Work • Packages • Mngt • Style • Estb • Control • Tools • Prepare • SITREPS • Review • Proj Sched • Issue • Change • Orders • Client • Acceptance • Install • Deliverables • Document • Project • Issue • Final Report • Conduct • Post-Imp revu DELIVERABLES • Criteria • Work Description • Work Assignments • Variances • SITREPS • Staff Allocation • Final Report • Audit Project Overview • Work Breakdown • Project Network • Critical Path • Project Proposal Adapted from Weiss JW; Wysocki RK 5-Phase Project Management

19. (1) Define the Project:The Project Overview

20. 1st Step in Defining the Project: Identify the PROJECT GOAl (تحديد هدف المشروع) In research the problem and goal are closely aligned, the goal often being simply to solve the problem لكل مشروع هدف رئيسي ( Goal) يجب تحقيقه وأهداف فرعية ( Objectives) تساند الهدف الرئيسي. يخدم الهدف الرئيسي في: • تحديد الناتج النهائي Outcomeفي صيغة سلعة نهائية أو خدمة • كونه نقطة مرجعية مستمرة لتسوية التعارض والغموض • كونه دليل يربط الأهداف الفرعية والعمل به عند متابعة المشروع.

21. Clearly understanding what success means for your project. The starting point for managing a project effectively is to have a clear understanding of what you are trying to achieve. A simple model to start to explore this is to distinguish between outputs and outcomes.  Outputs are the physical deliverables of the project  Outcomes are what happens as a result of the outputs

22. Be specific in targeting an objective Establish a measurable indicator of progress Make the objective capable of being assigned to someone for completion State what can be realistically achieved within budgeted time & resources State when the objective can be achieved - that is, the duration S pecific M easurable A ssignable R ealistic T ime PROJECT OBJECTIVES:The SMART Method of Formulating Project Objectives

23. Defining The Project Planning Implementation Define Plan Organise Control Close Having defined the project Goal and Objectives, must consider overall resource requirements and identify underlying assumptions and possible risks. The main deliverable of this phase is the ‘Project Overview’ • State • Problem • Identify • Goals • List • Objectives • Prelim • Resources • Assumptn • & • Risks • ID Proj • Activites • Est Time • & Cost • Sequence • ID Critical • Activities • Write • Project • Proposal • Resources • Recruit • Proj Ldt • Proj Team • Organise • ProjTeam • Assign • Work • Packages • Mngt • Style • Estb • Control • Tools • Prepare • SITREPS • Review • Proj Sched • Issue • Change • Orders • Client • Acceptance • Install • Deliverables • Document • Project • Issue • Final Report • Conduct • Post-Imp revu DELIVERABLES • Criteria • Work Description • Work Assignments • Variances • SITREPS • Staff Allocation • Final Report • Audit Project Overview • Work Breakdown • Project Network • Critical Path • Project Proposal Adapted from Weiss JW; Wysocki RK 5-Phase Project Management

24. تساؤلات في القراءة العامة للمشروع(Project Overview) • هل القراءة العامة للمشروع مفهومة للإطراف من خارج البحث؟ • هل تمكن القراءة العامة للمشروع من تسويقه أمام المشرف أو المشرف المشارك أو الشريك الصناعي أو أية هيئة أو مجموعة؟ • هل يمكن استخدام القراءة العامة لوضع الخطة التنفيذية؟ • هل ستكون مستعداً لتخطيط وتنفيذ وإدارة المشروع كما هو موصف؟ • هل راجعت العناصر الأساسية في فريق البحث القراءة العامة وصدقتها؟

25. وضع خطة المشروع (2) Plan the Project

26. Specifying the Project Define Plan Organise Control Close • State • Problem • Identify • Goals • List • Objectives • Prelim • Resources • Assumptn • & • Risks • ID Proj • Activites • Est Time • & Cost • Sequence • ID Critical • Activities • Write • Project • Proposal • Resources • Recruit • Proj Ldt • Proj Team • Organise • ProjTeam • Assign • Work • Packages • Mngt • Style • Estb • Control • Tools • Prepare • SITREPS • Review • Proj Sched • Issue • Change • Orders • Client • Acceptance • Install • Deliverables • Document • Project • Issue • Final Report • Conduct • Post-Imp revu Planning Implementation DELIVERABLES • Criteria • Work Description • Work Assignments • Variances • SITREPS • Staff Allocation • Final Report • Audit Project Overview • Work Breakdown • Project Network • Critical Path • Project Proposal Lec 3 Slide 23

27. 1st Step in Specifying the Project:The Work Breakdown Structure • The WBS is a hierarchy of … • Goal • Objectives • Activities • Sub-activities • Work Packages Divide and Conquer!

28. The structure of a research project At a basic level, a university research project of an length and at any level can be categorised into ten activities that need to be completed in order to complete the assignment: • Choose your research area • 2. Conduct preliminary research (scope out the topic) • 3. Decide your research topic • 4. Decide your methodology

29. The structure of a research project 5. Submit/present your research proposal for approval 6. Finalise your topic & methodology 7. Conduct you research (fieldwork) 8. Analysis/data processing 9. Writing up 10. Submission

30. WBS هيكل تقسيم العمل Some of the benefits of using a WBS include: • Understanding exactly what is involved in the project • Identifying key tasks • Provides a framework for delegation and resource identification • Provides a method to manage and measure progress • Provides a basis for developing cost estimates • Drives delivery of the project by having many deadlines • You have more flexibility in how you arrange the activities in the project

31. WBS mind-map project Why am I doing research ? for me the future Why is this project happening ? risks How is it happening ? (methodology) impact Who will benefit ? Challenges for me project

32. WBS mind-map

34. Estimate Activity Time • consider reasons for variations • estimate optimistic, pessimistic and most likely duration's • estimate ‘expected’ duration • E = (O + P + 4M) / 6 • only one estimate necessary where duration is well known Sometimes one must resort to apportioning time available (reducing expectations of quality/quantity)

35. Factors influencing task duration / quality Prior experience as a team Prior experience with the methodology Prior experience of research Prior experience with supervision Existence of clearly defined standards of work Familiarity with supporting hardware and system software Resource availability Staff turnover Unexpected events Not just a function of the experience (or lack thereof) of the student

36. Estimate Activity Costs 4 major costs categories: labour materials other direct indirect What are sample ‘other’ direct and indirect costs of research?

37. Sequence Project Activities Define Plan Organise Control Close • State • Problem • Identify • Goals • List • Objectives • Prelim • Resources • Assumptn • & • Risks • ID Proj • Activites • Est Time • & Cost • Sequence • ID Critical • Activities • Write • Project • Proposal • Resources • Recruit • Proj Ldt • Proj Team • Organise • ProjTeam • Assign • Work • Packages • Mngt • Style • Estb • Control • Tools • Prepare • SITREPS • Review • Proj Sched • Issue • Change • Orders • Client • Acceptance • Install • Deliverables • Document • Project • Issue • Final Report • Conduct • Post-Imp revu Planning Implementation DELIVERABLES • Criteria • Work Description • Work Assignments • Variances • SITREPS • Staff Allocation • Final Report • Audit Project Overview • Work Breakdown • Project Network • Critical Path • Project Proposal Lec 3 Slide 23

38. Task Sequencing Feasibility Study A GANTT CHART Analysis Design Code Test Implementation Post Implementation Review

41. Task Sequencing

42. A Sample Network Diagram TIME Program Generation Software Package Evaluation Detail Design Program Design Program Coding Unit Testing System Testing Requirements Specification Conceptual System Design System Architecture Implementation Planning Procedures & User Documentation Feasibility Study Training Application Generation Prototyping Implementation & System Acceptance Post- Implementation Review

43. Time Now Activity A Complete Activity B Behind Activity C Complete Activity D Ahead Behind Activity E Activity F Anticipated Activity G Actual Activity H Monitoring Progress

44. Managing Risk within the Project in the research environment some of the risks which you might face include: • One of the research team leaving before there contract finishes • Poor quality data is obtained • Key pieces of equipment breakdown • Someone else publishes work very similar to your before you publish your work.

45. Managing Risk within the Project In order to identify the key risks: • Have a brainstorming session in which you identify all the risks which you can think of. • Decide upon how much impact these risks might have on your project. • In order to assess the impact you will want to think about reputation, costs and schedule impacts. • Give each risk a score for impact between 1(low) and 5(very high). • Decide how likely the risks are to happen. You should note that if something is certain to happen then it should not be treated as a risk but placed in the main plan. Give each risk a score for likelihood between 1 and 5. You are now in a position to priorities the risks using a risk matrix as shown below.

47. Risk Management Likelyhood Impact

48. Managing Risk within the Project

49. شكراً لإصغائكم