Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 1 (25.05.2009): Projektplanung 2 SS 2009

2. Agenda • Organisatorisches • Berichte der PLs der Teams 1 und 2 zur Aufgabe 3 • Netzplantechniken • Ressourcen- und Kostenplanung II • Ressourcenplanung • Kostenplanung • Planoptimierung • Praxisbeispiel • Ressourcen- und Kostenplanung II – mit MS Project • Arbeitstechniken III

3. 20.04. 04.05. 18.5. 25.5. 25.5. 8.6 15.6. 22.6. 6.7. 13.7. V1 V2 Aufgabe 1 V3 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ V4 Aufgabe 3 V5 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp V6 Aufgabe 5 V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe 6 Abschluss- Präsentation Projektdokumentation Termine 2009 (Stand: 25.05.2009) Vorträge können auch auf Englisch gehalten werden x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

4. Feedback zu den Lösungen von A3 (1) • Insgesamt ausgereifte Projektplanungen Auf dieses Wunder muß nicht gewartet werden • Jour fixe-ProtokolleEin am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des Protokolls nach-vollziehen können • Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat sind die in diesem Monat geplanten Soll-Stunden einzutragen; Soll/Ist-Vergleich erfolgt am Projektende

5. Feedback zu den Lösungen von A3 (2) • Durchgängigkeit beachten! PSP mit APs a AP-Beschreibungen a Vorgänge / Basisplan • APs sind analysierte „Blätter“ des PSP • Sie sind zu beschreiben (AP-Formular) • Sie gehen als Vorgänge in den Basisplan ein • Ein PSP muss sämtliche Projektaufgaben enthalten • AP-Formular: „Erwartete Ergebnisse“ ergebnisorientiert und nicht tätigkeitsorientiert beschreiben • statt: „Programmieren der wichtigsten Schnittstellen der Website“ • besser: „Die wichtigsten Schnittstellen der Website sind programmiert“ • noch besser und klarer: „Folgende Schnittstellen der Website ... (Aufzählung) sind programmiert“ • Empfehlung zum JF-Protokoll: Aufgaben immer personalisieren – mit einem Verantwortlichen (sonst besteht die Gefahr, dass sich keiner darum kümmert, da ja alle anderen sich darum kümmern sollen)

6. Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (4) • Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt • Phasenplan • Meilensteinplan • Projektstrukturpläne • Objektorientierter PSP • Funktionsorientierter PSP • Gemischter PSP • Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) • Basisplan in MS Project (Screenshot) • Erfahrungen • Projektarbeit • MS Project 2007 Bericht der Projektleiter der Teams 1 + 2

7. Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung • Jour fixe-Protokolle • Besprechung der Vorlage • Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des (Ergebnis-)Protokolls nachvollziehen können • Arbeitszeitnachweise • Besprechung der Vorlage • Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden gemäß Planungen einzutragen • Vergleich Soll/Ist erfolgt am Projektende

8. Projektplanung: Überblick Zeitplan Projekt-auftrag Was ist im Projekt zu tun? Projekt- strukturplan Ressourcenplan - Ergebnisse - Termine - Kosten Kostenplan € Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten

9. Ablaufplanung Review • Ziel: Darstellung der logischen Zusammenhänge zwischen den APs • Voraussetzung: PSP mit APs liegt vor • Schritte • Abhängigkeit der APs ermitteln • Dauer der APs schätzen • Darstellung vornehmen Terminliste (für einfache Projekte)Netzplantechnik (für komplexe Projekte)

10. AP-Nr. AP-Name Verantwortlicher Dauer Start Ende Status Terminplanungstechniken Review • Terminliste geeignet für kleinere Projekte geringer Aufwand, schnell und ohne spezifische Kenntnisse erstellbar • Balkendiagramm • Netzplantechnik geeignet für große Projekte mit vielen APs • Vernetztes Balkendiagramm (entspricht Vorgangsknoten-Netzplan)

11. Netzplantechnik (NPT) • NPT: Instrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen • Graphische Darstellung der Ablaufstrukturen: Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten • Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) • Grundbegriffe • Vorgang (= AP)Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende • EreignisEintreten eines definierten Zustandes/ Ergebnisses im Projektablauf (z.B. Meilenstein) • DauerZeitspanne zwischen Anfang und Ende eines Vorgangs • Darstellungsmittel • Knoten: Rechtecke und Kreise • Pfeile

12. Vorgangs-Knoten-Netzplan • Knoten: Vorgänge • Pfeile: Anordnungsbeziehungen • Beispiel: Metra Potential Method (MPM) Vorgang Vorgang • Ereignis-Knoten-Netzplan • Knoten: Ereignisse • Pfeile: Anordnungsbeziehungen • Beispiel: Program Evaluation and Review Technique (PERT) Ereignis Ereignis Netzplanarten: Basistypen • Vorgangs-Pfeil-Netzplan • Knoten: Ereignisse • Pfeile: Vorgänge • Beispiel: Critical Path Method (CPM) Ereignis Ereignis Vorgang

13. Anordnungsbeziehungen (AOB) Review

14. V-Nr. Vorgangsnummer V Verantwortlicher D Dauer V-B. Vorgangsbeschreibung FAZ Frühester Anfangszeitpunkt GP Gesamtpuffer GP = SAZ-FAZ = SEZ-FEZ FEZ Frühester Endzeitpunkt SAZ Spätester Anfangszeitpunkt FPFreier Puffer FP = FAZN -FEZ SEZ Spätester Endzeitpunkt Vorgangsbeschreibung eines Netzplanknoten FAZN: Frühester Anfangszeitpunkt des Nachfolgers

15. Freier Puffer und Gesamtpuffern FAZ FEZ SAZ SEZ Vorgang A A Vorgang B B FP FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP Freier Puffer (Vorgang A) = FAZ (B) – FEZ (A) GP Gesamtpuffer (Vorgang A) = SEZ (A) – FEZ (A) = SAZ (A) – FAZ (A) GP >FP

16. Critical Path Method (CPM) • Hauptziele • Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel • Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges • Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) • Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse • Anwendung: Bei linearen Projekten (Wasserfall) Anfangs- ereignis End- ereignis Vorgang Vorg.-Dauer

17. CPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 1 3 10 11 3 3 4 (7) Selbstkosten ermitteln (1) Material bestellen (4) Lieferzeit des Materials 5 3 7 5 0 0 Ziel 16 16 (6) Lohnkosten errechnen Start 0 0 0 (2) Arbeitspläne aufstellen 5 (8) Arbeit ausführen 6 5 (5) Arbeitskräfte einweisen 2 4 Dauer des Vorgangs 10 10 5 6 4 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

18. Vorg.-Nr. Vorgang FAZ Dauer FEZ SAZ SEZ Metra-Potential-Method (MPM) • Hauptziel • Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung • Erfinder: B. Roy (1958) • Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen • Anwendung: Projekte mit parallelen Arbeitspaketen Muster

19. MPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 4 7 3 10 6 (7) (1) Selbstkosten ermitteln Material bestellen 5 10 15 3 0 3 (4) 11 16 0 3 Lieferzeit des Materials (0) 1 3 7 10 3 10 Projektstart Projektziel (6) 0 0 16 16 Lohnkostenkalkulieren (8) 5 5 10 (2) Arbeit ausführen 6 11 Arbeitspläne aufstellen 10 6 16 0 5 5 10 16 (5) 1 6 Arbeitskräfteeinweisen Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 5 4 9 6 10

20. Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD Program Evaluation and Review Technique (PERT) • Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten • Erfinder: W. Frazer (1958) • Ereignis-Knoten-NetzplanKnoten= Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen)Pfeile = Anordnungsbeziehungen mit Dauer zwischen Ereignissen • PERT berechnet die Wahrscheinlichkeit unter der Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt • Statt der Vorgangsdauer jeweils drei Zeiten pro Vorgang • Optimistische Dauer: oD • Pessimistische Dauer: pD • Realistische Dauer: rD • Erwartete mittlere Dauer mD • mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 (Erwartungswert) • Varianz v • v = ((pD - oD) / 6)2

21. PERT: Beispiel 1 3 1 Material- und Lohnkosten berechnet Material bestellt 4 3 3 10 11 3 0 5 1 0 7 5 0 Projektstart Projektziel 0 0 16 16 2 4 6 5 Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen 0 Arbeitspläne aufgestellt 4 5 6 10 10 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

22. Balkendiagramme versus Netzpläne Balken-Diagramme • Weit verbreitet • Sehr verständlich • Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) • Geeignet für Präsentationen • Vernetzte Balken-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf Netzpläne • Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten • Automatische Berechung des kritischen Wegs • Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich • Hoher Erstellungsaufwand • Umfangreiche Kenntnisse/ Schulungsaufwand erforderlich • Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität • Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert

23. Netzplandiagramm mit kritischem Pfad in MS Project Beispiel: Einführung einer PM-Software

24. Ressourcen- und Kostenplanung

25. Ressourcenplanung Workshopteil • Was ist das Ziel der Ressourcenplanung? • Welche Projektressourcen (Einsatzmittel) gibt es? • Wie geht man bei der Ressourcenplanung vor?

26. Kostenrechnung (Exkurs) Kostenartenrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenrechnung Welche Kosten sind angefallen? Wo sind die Kosten angefallen? Wofür sind die Kosten angefallen? Kostenstellenrechnung Rechnerische Verteilung der erfassten Kosten der Kosten- arten auf die Kostenstellen im Unternehmen Kostenträgerrechnung Systematische Erfassung aller Kosten, die bei der Erstellung und Verwertung von Leistungen entstehen Kostenarten • Personalkosten • Sachkosten • Investitionen • Gemeinkosten • ... Kostenstellen (nach Organisationseinheiten) • Informationstechnologie • Vertrieb • Organisation • ... Kostenträger • Produkte • Projekte • Dienstleistungen • Aufträge • ...

27. Kostenarten in Projekten • Personalkosten: Löhne, Gehälter, Sozialleistungen, Erfolgsbeteiligung • Reise-, Übernachtungs-, Bewirtungskosten • Schulungskosten (extern, inhouse) • Externe Beratungsleistungen • Hardware: Investitionskosten, Betriebskosten • Software: Investitionskosten, Betriebskosten • Verbrauchsmaterial: z.B. Papier, Rohstoffe, CDs • Finanzmittel

28. Ressourcenplanung (syn. Einsatzmittelplanung) • Quantitative und qualitative Bestimmung der benötigten Einsatzmittel für das Projekt • Ermittlung der verfügbaren Einsatzmittel • Abgleich der benötigten mit den verfügbaren Einsatzmitteln • Optimierung des Ressourcenplans (Einsatzmittel-plans), um optimale Ergebnisse zu erzielen • Der Projekterfolg ist entscheidend von der Verfügbarkeit • der erforderlichen Ressourcen abhängig: • zur richtigen Zeit • am richtigen Ort • in der geforderten Art, Qualität und Menge Es ist ein großer Frevel, wenn Zeitpläne kommuniziert werden, ohne dass abgesicherte Ressourcenpläne dahinterstehen

29. Es gibt zwei Arten der Einsatzmittelplanung • Termintreue Einsatzmittelplanung • Vorgabe: Termin • Aufgabe: Ermittlung der erforderlichen Einsatzmittel, um diesen vorgegebenen Termin zu erreichen • Kapazitätstreue Einsatzmittelplanung • Vorgabe: Einsatzmittel • Aufgabe: Das Projekt möglichst frühzeitig mit den vorgegebenen Einsatzmitteln abschließen Fehlerhafte Ressourcenplanung wirkt sich häufig über das Projekt hinaus aus

30. Erstellung des Ressourcenplanes auf der Basis der Arbeitspakete 1. Schritt: Ermittlung des SOLL-Ressourcenbedarfs Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs • Welche Ressourcen? • Personalressourcen (Qualifikationen/Skills) • Sachmittel (Betriebsmittel, Material) • Finanzmittel • Welche Mengen? • Zu welchen Zeitpunkten (Vorlauf beachten!) 2. Schritt: Ermittlung der verfügbaren IST-Kapazitäten im Projektzeitraum 3. Schritt: SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen(Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm) 4. Schritt: Optimale Auslastung der eingesetzten Ressourcen; ggf. Kapazitätsausgleich durchführen

31. Besonderheiten der Personaleinsatzplanung • Personelle Einsatzplanung ist in der Regel nicht rein quantitativ durchführbar; Restriktionen: • Verfügbare Personalkapazität • Spezialwissen, -kenntnisse, -erfahrungen • Zeitliche und örtliche Verfügbarkeit • Organisatorische Zugehörigkeit • Rollenkonzept / Zuordnung / Optimierung • Vom Planer werden zunächst Rollen mit den Skills definiert, die für das Projekt wichtig sind • Diese Rollen werden im 2. Schritt durch verfügbare/eingeplante Personen besetzt • Danach findet eine Optimierung der Auslastung statt Tipp: Potentielle Projektmitarbeiter und deren Linienvorgesetzte: Frühzeitig in die Planungen einbeziehen

32. Personaleinsatzplan mit Qualifikationen auf Ebene der APs/Vorgänge (Beispiel) Wichtiger Hinweis: Keine Überstunden in die Planung aufnehmen, da Überstunden eine der wenigen Möglichkeiten sind, auf die bei Projektschwierigkeiten zurückgegriffen werden kann

33. Einsatzmittelplanung (Mengengerüst) auf Ebene der APs/Vorgänge Für jedes Arbeitspaket werden alle benötigten Ressourcen ermittelt und tabellarisch zusammengefasst Ergebnis: Einsatzmittelplan (Ressourcenplan) *) Mengenmaßstab: Personenstunden, -tage, -monate oder -jahre

34. Betrachtung von Engpass-Ressourcen Ressourcen-Histogramm (Auslastungsprofil) Problem: Kapazitätsüberlastung

35. Lösung durch Kapazitätsausgleich Ressourcen-Histogramm (Auslastungsprofil) Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich Termin- verschiebung um einen Tag

36. Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs • Termintreue • Vorgegebener Endetermin ist einzuhalten • Maßnahmen • Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen • Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten • Reduktion des Projektumfangs • Personalerweiterung: unternehmensinterne Personalverschiebung, externes Personal heranziehen Brook´sches Gesetz: „Adding Manpower to a late project makes it later“ • Kapazitätstreue • Vorgegebene maximale Kapazitätsgrenzen sind einzuhalten (Ziel: optimale Ressourcenausnutzung) • Maßnahmen: • Verschiebung, zeitliches Strecken oder Splitten auch von kritischen Vorgängen a Verschiebung des Projektende-Termins

37. Beispiel für gelungenes Kapazitätsmanagement

38. Kostenplanung

39. Kostenplanung (1) • Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung • Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)

40. Kostenplanung (2): nach APs • Gliederung nach Arbeitspaketen • Fälligkeit der Kosten • Am Beginn des Vorgangs • Am Ende des Vorgangs • Anteilsmäßig nach Fortschritt • Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten Beispiel

41. Kostenplanung (3): nach Kostenarten • Gliederung nach Kostenarten • Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel (Hardware, Lizenzen), Materialkosten • Fremdleistungen, Beratungskosten • Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren • Beispiel: kumuliert

42. Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve Kumulierte Kostenkurve

43. Praxisbeispiel: Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt NIMBUS • Prozessschritte • Teilprojekte (Verantwortung: Teilprojektleiter) erarbeiten die Ressourcenanforderungen ihres Teilprojektes • Personalressourcen • Hardware-Investitionen • Software-Investitionen • Externe Unterstützung • Qualifizierungsmaßnahmen (Projektstart, Projektverlauf) • Literatur, Sonstiges • Zusammenführung und Konsolidierung des Ressourcenbedarfs im Kernteam; Ergänzung Ressourcenbedarf für Projektmanagement • Erstellung Kostenplan und Budget für das Projekt • Genehmigung des Projektbudgets • Ergebnisse • Ressourcenplan (Personal, Technik) • Kostenplan

44. Praxisbeispiel: Personalressourcen (Ausschnitt)

45. Praxisbeispiel: Technische RessourcenAnforderungen der Teilprojekte (Ausschnitt)

46. Praxisbeispiel: Technische Ressourcen Konsolidierter Ressourcenbedarf (Ausschnitt)

47. Praxisbeispiel: Kostenplan (Ausschnitt)

48. Planoptimierung • Ziel: Optimierung des Projektplanes • Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden • Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden • Kosten sollen so gering wie möglich sein • Idee/Vorgehen • Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten • Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen • Termine: Konzentration auf den kritischen PfadZeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt EndterminAchtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden! • Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielendurch Analyse der Ressourcenhistogramme • Kosten: Teure Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektendtermin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)

49. Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? • Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung • Zielgerechter Ressourceneinsatz • Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung