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Professionelles Projekt-Management in der Praxis

Professionelles Projekt-Management in der Praxis. Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) : Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern. Arbeitstechniken.

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Professionelles Projekt-Management in der Praxis

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Presentation Transcript

  1. Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 2 (28.04.2003) : Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Arbeitstechniken

  2. Arbeitstechniken • Ist-Analyse-Techniken • Interview • Fragebogen • Selbstaufschreibung • Stichprobenverfahren • Kreativitätstechniken • Brainstorming • Umkehrungstechnik • 6-Hüte-Methode • Mind Mapping • Brainwriting • Entscheidungstechniken • Punktebewertungsverfahren • Nutzwertanalyse • Portfolioanalyse • Problemlösungstechniken • Delphi-Methode • Pro und Kontra • Kommunikationstechniken • Moderation • Präsentation • Verhandlungstechniken • Planungstechniken • Zeitplanung • Ressourcenplanung

  3. 9-Punkte-Problem • Problemstellung: Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen? O O O O O O O O O

  4. Kreativitätstechniken • Kreativitätstechniken • Brainstorming • Brainwriting / 635-Methode • 6-Hüte-Methode • Umkehrungstechnik • Mind Mapping (Vortrag am 05.05.2003) • Rahmenbedingungen! • Klare Aufgabenstellung und Zielstellung • Ungezwungene Arbeitsatmosphäre • Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte • Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen • Meeting außerhalb der täglichen Routine

  5. Brainstorming Bekannteste Methode der Ideenfindung (Erfinder: A. S. Osborn) Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln • Keine Kritik oder Bewertung von Ideen • Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee ist erlaubt • Freie Entfaltung der Phantasie • Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter entwickeln Basis und Ablauf • Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator • Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge • Angenehme, offene Atmosphäre • Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause • Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten

  6. Brainwriting (6-3-5-Methode) Schriftliche Form des Brainstorming (Erfinder: Prof. Rohrbach) • 6-3-5-Methode 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit • Erhöhung der Anzahl der Vorschläge • Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn • Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue • Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen • Vorteile + Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming + Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert + Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung

  7. Brainwriting-Formular Problemstellung: Datum: auch ohne gemeinsame Sitzung durchführbar z.B. Weitergabe per Mail

  8. 6-Hüte-Methode objektiv/neutral Erfinder: Edward de Bono Prinzip der 6 Hüte Methode • Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine Denkrichtung / Betrachtungsart • 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig • Jede beteiligte Person setzt jeden Hut auf • Erkenntnisse werden notiert emotional objektiv negativ • Jeder erhält ein umfassendes Problembild • Verbesserung der Problemlösung objektiv positiv Vorteile • Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden • Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche neue Ideen Dirigent

  9. Methode Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0 Beispiel Umkehrungstechnik Bisherige bekannte Lösung Schlittschuhe für den Winter Kufen auf Eis Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Sommer Räder auf Asphalt Neuer Lösungsansatz Rollerblades Welterfolg!

  10. Referat 2: Mind Mapping • Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan) • Vortragsinhalte (beispielhaft) • Grundprinzip • Beispiele • Vor- und Nachteile der Methode • Einsatzmöglichkeiten • Tools (z.B Mind Manager 2002) • Arbeitsmaterial: Div. Artikel • Links: • mindmap.ch • Mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test mit Vollversion) • Mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland) • Termin: 05.05.2003 nächste Vorlesung

  11. Ist-Analysetechniken • Auswertung vorhandener Unterlagen • Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung) • muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) • relativ hoher Aufwand • Fragebogen • Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit • Regeln • Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten • Ausfüllzeit max. 15 Minuten • Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis z.B. über einfache Web-Applikation • Selbstaufschreibung • Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden Vorgängen • Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!

  12. Problemlösungstechniken • Delphi-Methode • Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem • Anonyme Verteilung der Vorschläge • Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen Vorschlags • Auswahl der besten Alternative • Pro-und-Kontra-Spiel • Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor • Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams • 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-Argumente vor • 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. • Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet

  13. Entscheidungstechniken Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen • Techniken • Punktebewertungsverfahren • ABC-Analyse • Nutzwertanalyse • Portfolio-Analyse

  14. Punktebewertungsverfahren 1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen 2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungs-alternativen verteilt 3. Schritt:Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der Funktionalitäten

  15. ABC-Analyse (1) • Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen: • A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark • B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke • C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach • Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A) Motto „Konzentration auf das Wesentliche“ • Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll

  16. ABC-Analyse (2) Wertanteil (%) ABC-Verteilung 100 85 70 B A C Mengen- anteil (%) 10 35 100

  17. Nutzwertanalyse (1)

  18. Nutzwertanalyse: Beispiel Durchführung im Team Gewichtung und Noten im Konsens

  19. Effizientes Zeitmanagement „Nimm Dir Zeit zum Planen, dann hast Du Zeit für die anderen Dinge“ Erfolg genießen Ziele setzen Konsequentes Zeitmanagement Neuen Tag vorbereiten Prioritäten setzen Besprechungs- Regeln beachten Gleichartiges zusammen- fassen Abschirmen Delegieren Schwieriges aufteilen Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

  20. Eisenhower-Prinzip • Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien • Wichtig oder unwichtig • Dringend oder nicht dringend In Zeitplanungaufnehmen Sofort erledigen wichtig Papier- korb Möglichst deligieren dringend

  21. Präsentationstechniken (1) • Gründliche Vorbereitung • Thema • Ziel und Zielgruppe "Der Wurm muß dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!" • Botschaft und Inhalte der Präsentation • Visualisierung • Organisation und Zeitplan • Technische Hilfsmittel Motto: Weniger ist häufig mehr

  22. Präsentationstechniken (2) • Medieneinsatz • PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer • Overheadprojektor und Transparentfolien • Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) • Flipchart, Tafel, ... Kombi-Technik (z.B. Beamer und Overheadprojektor) häufig zweckmäßig • Tipps zur Folienerstellung • Gute Lesbarkeit • Kurz und treffend • Einheitlicher Aufbau • Einfache Bilder statt vieler Worte • Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie

  23. Präsentationstechniken (3) • Körpersprache • Blickkontakt! • Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig entspannt sein • Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen; sparsam einsetzen • Stimme • Rhythmuswechsel • Lautstärke und Tonlage variieren • Gezielt Pausen einsetzen • Fragen • Humor Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, Proben, Welche Fragen sind zu erwarten?, ...

  24. Präsentationstechnik (4) • Präsentationsdurchführung • Eröffnung • Anlass • Thema • Ziel • Hauptteil • Inhalte einfach und übersichtlich vermitteln • Zusammenfassung • Schluss • Appell • Dank • Fragen/Diskussion • Präsentationsnachbereitung • Ziel erreicht? • Was ist gut gelaufen? • Wo gab es Probleme? • Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden?

  25. Aufgabe 2: Projektantrag für eine inno-vative soziale Internet-Dienstleistung • Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projekt-ideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse (hohe Gewichtung auf „sozial“ und „innovativ“!) durch • Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantragzu erarbeiten • Aufgaben des (neuen) Projektleiters • Koordination und Moderation • Dokumentation (ppt-Datei: „Antrag-Team_x.ppt“) der einzelnen Schritte zur Lösungsfindung und des Ergebnisses (Abgabetermin: 02.05.2003 für alle Teams) • An: schlosser@informatik.uni-wuerzburg.de • CC: wehnes@informatik.uni-wuerzburg.de • Präsentation in der nächsten Vorlesung (05.05.2003):Teams 1 – 4 2. im Alphabet wird neuer PL auch für Rückfragen

  26. Gliederungsvorschlag zu A2 • Nutzwertanalyse für die in A1 entwickelten Projektideen • Projektantrag • Projektname (aussagekräftiger Name) • Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) • Projektziele (Meßbarkeit!) • Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele • Projektorganisation Projektleiter, Projektteam, mögliche Teilprojekte • Ressourcen und Kosten • Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges • Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges • Nutzenbetrachtung • Interessenanalyse • Meilensteine mit Terminen • Projektrisiken • Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: ca. 7 - 8 Minuten Datei: Antrag-Team_x.ppt

  27. A1: Ideefür eine innovative soziale Internet-Dienstleistung • Vorgehen und Ergebnisse • Zieldefinition • Lösungsalternativen • Entscheidungskriterien • Bewertungsverfahren • Commitment: „Ergebnis“ • To-Do-Liste • Erfahrungen in der Projektarbeit Vortragsdauer: max. 10 Minuten Datei: Idee-Team_x.ppt Ergebnispräsentationen der Projektleiter von Team 5 und 6

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