Sosialisasi EPSBED Semester 2012/2

1. Sosialisasi EPSBEDSemester 2012/2 30November 2013

2. Nomor Induk Dosen Nasional • Setiap dosen, TETAP maupun HONORER, harus memiliki NIDN (Nomor Induk Dosen Nasional) • Pimpinan P.T. adalah dosen yang (seharusnya) telah memiliki NIDN, walaupun bisa tidak mengajar, karena NIDN diperlukan untuk mengisi TRPIM • Kalau ada dosen yang belum memiliki NIDN akan ditugaskan sebagai Pimpinan maka harus dibuatkan NIDN sesuai dengan ketentuan yang berlaku

3. TRAKM vs TRNLM vs TRAKD • KHS digunakan untuk mengisi TRAKM dan TRNLM • Jadwal kuliah digunakan untuk mengisi TRAKD • Kode M.K. yang ada di TRNLM harus ada di TRAKD karena setiap M.K. yang ditawarkan harus ada dosennya • Untuk Skripsi, pada TRAKD diisi dengan Koordinator Skripsi atau Ketua P.S.

4. TRAKM vs TRNLM vs TRAKD • Setiap NIM yang ada di TRAKM harus ada di TRNLM • Mahasiswa tinggal Skripsi saja, NIM diisikan di TRAKM dan di TRNLM diisi matakuliah Skripsi

5. TRAKM NIM SKs Sem IPS SKS total IPK 001 10 2,90462,67 KHS TRNLM NIM M.K. SKS Nilai Bobot 001 MK01 3 A 4 001 MK02 3 B 3 001 MK03 2 C 2 001 MK04 2 C 2 IPS = 29/10 = 2,90 TRAKD DOSEN M.K. KELAS RENC REAL D023 MK01 01 16 15 D101 MK02 01 16 16 D034 MK03 01 16 12 D034 MK04 01 16 14 10 Jadwal Kuliah

6. TRNLM vs TRKRS • TRNLM berisi nilai pada semester pelaporan (mis. 2011/2) • TRKRS berisi KRS (kontrak m.k.) pada semester pelaporan + 1 (mis 2012/1) • Dalam keadaan normal jumlah record pada TRKRS > TRNLM, karena pada 2012/1 ada tambahan mahasiswa baru

7. TRNLM vs TRKRS • Walaupun pada 2011/2 ada mahasiswa yang lulus, namun pada umumnya mahasiswa baru > lulus • Pada kondisi tertentu bisa terjadi sebaliknya, KRS < Nilai, karena : • Mahasiswa baru < lulus • Ada praktek lapangan untuk satu angkatan yang hanya berupa satu matakuliah, misalnya “Praktek Penangkapan Ikan” di mana mahasiswa melakukan praktek penangkapan ikan selama 4 bulan berada di kapal mengarungi lautan • Dll.

8. TRNLM vs TRKRS • Dalam kondisi yang tidak “normal” laporan masih dapat diterima setelah diperiksa datanya dengan disertai penjelasan dari P.T., misalnya • Tidak ada mahasiswa baru • Mahasiswa baru < Lulusan • Ada praktek lapangan, dll

9. TRNLM vs TRKRS • Untuk melihat lebih detil data TRNLM dan TRKRS dapat dilakukan melalui Create Data Analisis [5.A] • Lakukan Create dan kemudian cetak melalui F10 • Pada cetakan tersebut dapat diperiksa berapa mahasiswa yang “seharusnya” ikut KRS dan berapa yang “sudah ada” di KRS

10. TRNLM vs TRKRS • Data TRNLM dan TRKRS tergantung pada kondisi semester pelaporan: • Pada laporan Genap, TRKRS > TRNLM, karena ada mahasiswa baru yang (umumnya) > lulusan • Pada laporan Ganjil, TRKRS < TRNLM, karena hanya ada lulusan, kecuali untuk jenjang S2/S3 yang bisa menerima mahasiswa baru setiap semester

11. TRNLM vs TRKRS • Untuk memeriksa data KRS sudah didatakan semua atau belum sebenarnya harus dilihat beberapa item, yaitu: • Jumlah record • Jumlah mahasiswa di TRNLM dan TRKRS • Rata-2 sks diambil mahasiswa di TRNLM dan TRKRS • Mahasiswa yang lulus di semester pelaporan (mis. 2011/2) dan mahasiswa yang cuti, keluar, non-aktif, dan D.O. di semester pelaporan+1 (mis. 2012/1)

12. TRKRS vs TRNLM • Untuk pelaporan 2011/2 ini pemeriksaan hanya melalui jumlah record dengan memperhatikan kondisi yang ada • Pada laporan 2012/1 akan disediakan fasilitas informasi yang lebih rinci tentang NLM dan KRS sehingga P.T. lebih mudah melacak mahasiswa yang belum ada data KRS-nya • Dengan demikian data kita akan lebih akuntabel

13. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM • Mulai laporan 2012/1, P.T. mengisi TRLSM Semester Pelaporan + 1 (2012/2) seperti halnya dengan KRS 2012/2 • Yang didatakan hanya mahasiswa yang berstatus C/N/K/D saja • Yang lulus di 2012/2 (kalau sudah ada) TIDAK didatakan saat ini tetapi nanti pada Laporan 2012/2, karena harus mengisi TRAKM2012/2 dan TRNLM2012/2

14. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM • Pada verifikasi ini akan terbaca: • Jumlah mahasiswa di TRAKM2012/1 = TRNLM2012/1 • Karena mahasiswa yang ada di TRAKM pasti ada nilainya di TRNLM, dan sebaliknya • Setiap mahasiswa harus ada statusnya dari satu semester ke semester berikutnya • Pada 2012/1 ada mahasiswa yang: • Kuliah/skripsi (ada di TRAKM dan TRNLM) • Lulus (ada di TRAKM, TRNLM, TRLSM) • C/N/K/D (ada di TRLSM)

15. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM • Semua mahasiswa dari 2012/1, kecuali yang Lulus/Keluar/D.O., harus berstatus di 2012/2 • Kuliah/skripsi (ada di TRKRS2012/2 ) • C/N/K/D (ada di TRLSM2012/2) • Mahasiswa dari 2012/1 yang Cuti dan Non-aktif, pada 2012/2 bisa : • Kuliah/skripsi • C/N/K/D

16. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM • Verifikasinya dapat dihitung dari persamaan: TRAKM2011/2+C/N2011/2 - Lulus2011/2 = TRKRS2012/1 - Baru2012/1+C/N/K/D2012/1 TRAKM2012/1+C/N2012/1 - Lulus2012/1 = TRKRS2012/2 - Pindahan2012/2+C/N/K/D2012/2 • Bila data benar maka tanda “..??” jumlahnya NOL

17. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM 2012/2 2012/1   Kuliah Kuliah TRKRS TRAKM X Baru Pindahan Lulus   Cuti Non-aktif Cuti Non-aktif TRLSM TRLSM X Keluar Drop-Out Keluar Drop-Out

18. Matriks Kemungkinan Mutasi

19. Mengapa Kita Perlu Data KRS ? • ketika P.T. melaporkan 2011/2 pada 15 Oktober akan diperoleh data mahasiswa terdaftar semester 2011/2 • Data mahasiswa ini adalah data riil mahasiswa pada Maret 2012, sudah 6 (enam) bulan yang lalu • Lalu . . . Bagaimana kita mengetahui berapa mahasiswa yang riil aktif saat ini Oktober 2012 ?

20. Mengapa Kita Perlu Data KRS ? • Data dari TRKRS-lah yang dapat memberikan informasi tentang Jumlah riil Mahasiswa Aktif saat ini • Tanpa KRS data riil mahasiswa aktif tidak akan pernah diperoleh dan data kita selalu ketinggalan 6 bulan • Oleh karena itu betapa pentingnya peran TRKRS sehingga pengisian datanya harus dapat dipertanggung jawabkan akurasinya

21. Master Dosen (MSDOS) • Data dosen termasuk homebase-nya saat ini sudah ada di TBDOS sehingga P.T. tidak perlu lagi mengisi MSDOS • MSDOS sekarang berupa Inquiry, yaitu menampilkan data dosen tetap P.T. yang “diambil” dari TBDOS • Untuk transaksi dosen keluar, pensiun dan almarhum dilakukan melalui Koreksi NIDN

22. Verifikasi 2012/1 Yang BENAR • Ali Kuliah di 2012/1 dan Lulus di 2012/1 • Budi Kuliah di 2012/1 dan Non-aktif di 2012/2 • Chicha Non-aktif di 2012/1 dan KRS di 2012/2 • Didu Cuti di 2012/1 dan KRS di 2012/2

23. Verifikasi 2012/1 Yang BENAR • Endang Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2 • Fina Cuti di 2012/1 dan Cuti di 2012/2 • Gugun Cuti di 2012/1 dan Keluar di 2012/2 • Hendra Keluar di 2012/1

24. Verifikasi 2012/1 Yang SALAH • Indah Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, Lulus 20121 • Joy Kuliah di 2012/1 dan KRS di 2012/2, AKM # NLM • Keny Keluar di 2012/1 dan KRS di 2012/2, K-121 ..?? • Lina Kuliah di 2012/1 dan Cuti di 2012/1, C-121 ..??

25. Mahasiswa Pindahan • Yang dimaksud mahasiswa pindahan adalah: • Mahasiswa yang pindah ke P.T. lain pada program studi yang sama, atau • Mahasiswa yang pindah dari satu program studi ke program studi lainnya baik di P.T. sendiri atau ke P.T. lain, atau • Mahasiswa yang beralih dari program vokasi ke program akademik (dalam hal ini sering digunakan istilah “mahasiswaalih jenjang”)

26. Nilai Pindahan • Nilai pindahan didatakan pada fasilitas yang telah disediakan • Yang didatakan adalah matakuliah yang diakui di program studi penerima • Sks dan nilai mengikuti ketentuan yang ada di program studi penerima

27. Business Process Hasil Evaluasi Proses Analisis Diposting ke komputer Kopertis/Dikti Data dari P.T. Disampaikanke P.T. Melalui media Website http://forlap.dikti.go.id

28. Validasi dan Verifikasi

29. Validasi dan Verifikasi • Jalankan “[4] A. Cetak Validasi Data” • Program ini harus dijalankan terlebih dahulu karena akan mengupdate data di TRAKM • Bila ada data yang tidak valid anda bisa melakukan pemeriksaan satu per satu melalui “[4] A. Validasi per Tabel” • Selesaikan masalahnya secara bertahap, per Tabel sehingga proses pekerjaan anda lebih mudah dan praktis

30. Validasi dan Verifikasi • Setelah itu barulah menjalankan program: • [4] C. Verifikasi AKM-NLM-KRS-LSM • [4] B. Cetak Rekapitulasi Validasi • Apabila hasil dari Rekapitulasi Validasi masih ada yang belum valid anda bisa: • Melihat datanya di Inquiry Rekap Validasi • Mencetak Validasi per Tabel

31. Inquiry Rekap Validasi

32. Inquiry Rekapitulasi Validasi • Inquiry ini dimaksudkan sebagai tampilan dari Rekapitulasi Validasi • Beberapa hal yang perlu diperhatikan • Rata-2 sks TRNLM dan TRKRS harus seimbang, perbedaannya tidak mencolok (sekitar 2 ~ 3 sks) • Verifikasi Mhs Aktif pada Sem.Lapor dan Sem.Lapor+1HARUS SAMA

33. Rata-2 sks bedanya 4,7 sks

34. Rata-2 sks bedanya 10,3 sks

35. Lulus 175, tinggal 8Rata-2 sks bedanya 10,2 sks

36. Rata-2 sks bedanya 14,8 sks

37. Perbedaan Validasi (?) • Sering kali timbul keluhan bahwa Validasi di P.T. sudah valid namun menjadi tidak valid ketika Validasi di Kopertis • Program validasi untuk P.T. dan Kopertis adalah SAMA, tidak ada perbedaan (program) sama sekali • Bedanya pada pembacaan file TBDOS: • Di Kopertis akan membaca TBDOS yang mutakhir • Di P.T. membaca TBDOS yang sering tidak mutakhir

38. Perbedaan Validasi (?) • Masalah akan timbul bila ada NIDN di P.T. yang berubah karena, a.l.: • Perbaikan tanggal lahir oleh P.T. lain • Ditemui adanya data dobel • Dosen yang diakui sebagai dosen tetap ternyata “MILIK” P.T. lain dan sudah dibuktikan dengan dokumen S.K. Yayasan • Perubahan seperti di atas sudah pasti akan mempengaruhi validasi sehingga menjadi tidak valid di Kopertis

39. Sebagian Masalah Sudah Teratasi • Sebagian besar masalah sudah dapat diatasi dan diminimalisir dengan : • Homebase dosen tetap sudah berada di TBDOS sehingga satu dosen hanya satu homebase di P.T./Jenjang/P.S. tertentu • Penyempurnaan program validasi untuk mengatasi berbagai variasi kondisi yang dapat menimbulkan masalah • Kesadaran pihak P.T. bahwa pencantuman dosen tetap yang tidak pada tempatnya akan menyusahkan diri sendiri

40. Tips Untuk Menghindari Masalah • Data EPSBED secara kumulatif harus berada di satu folder dan TIDAK dipisah-pisahkan per semester atau program studi • Bila anda perlu menggunakan program database untuk melihat isinya, gunakan program cdbf yang dapat di-download dari website evaluasi • Lakukan BACKUP folder EPSBED setiap kali anda selesai mengerjakan laporan

41. Tips Untuk Menghindari Masalah • JANGAN membuka file database dengan program Excel karena : • Sering terjadi Excel merubah field tanggal menjadi karakter/numerik, field karakter yang isinya “angka”, seperti kode PT, PS, NIDN, diubah menjadi field numerik • Bila anda ingin memeriksa isi database melalui program Excel, copy-kan file database ke folder lain dan buka file di folder tersebut dengan Excel

42. Tips Untuk Menghindari Masalah • Gunakan program, tabel, dan TBDOS terbaru yang dapat di-download dari website http://kopertis4.or.id • Program baru tidak akan “merusak” data yang sudah ada • Program baru merupakan penyempurnaan dari program terdahulu dan khususnya memperbaiki program bilamana masih terdapat bugs atau error

43. Tips Untuk Menghindari Masalah • Lengkapi komputer PC dengan UPS (batterai) sehingga file database tidak rusak ketika tiba-tiba listrik mati • Pasang program Anti Virus di komputer dan lakukan Update secara berkala, paling lama sebulan • Setiap hari banyak virus baru yang masuk dalam peredaran melalui Internet maupun pertukaran flash disk antar komputer • Update Anti Virus berarti menambah variasi “amunisi” untuk menghadapi berbagai macam varian Virus (baru)

44. Tips Untuk Menghindari Masalah • Hal-hal yang harus disampaikan ke Kopertis/Dikti: • Perubahan NIM atau kode MK karena keduanya merupakan key yang unique; bila tidak, maka datanya akan menjadi dobel • Perubahan alamat dan telepon P.T. atau Yayasan karena data tersebut dikelola secara khusus dan digunakan untuk berbagai keperluan

45. Contoh Penulisan Gelar