Gestion de l’intégration du projet

1. Gestion de l’intégration du projet GIS345: Gestion de projet en TI Professeure: Manon G. Guillemette

2. Objectifs • Décrire le processus d’intégration du projet • Séquence des activités • Livrables • Méthodes de sélection de projets • Expliquer comment le processus d’intégration du projet est lié aux domaines de connaissances. • Comprendre les facteurs clés de succès pour réaliser une bonne intégration du projet

3. Gestion de l’intégration du projet • Ensemble des processus et des activités nécessaires à • l’identification • la définition • la combinaison • l’unification • la coordination des divers processus et activités de gestion de projet

4. Processus d’intégration du projet

5. Avant de commencer • Quels projets TI doit-on mettre en œuvre dans l’entreprise? • Alignement TI-entreprise • Méthodes de sélection de projets • Planification stratégique • Catégoriser les projets TI • Valeur actuelle nette et autres analyses financières • Utiliser une méthode de sélection par pointage • Implanter un tableau de bord de performance

6. Planification stratégique « classique » • Planification stratégique de l’organisation • Planification stratégique des TI • Identification des processus potentiels • Où les TI pourraient-elles créer le plus de valeur? • Planification des projets • Énoncé préliminaire ou charte de projets • Obtenir l’accord des instances décisionnelles • Allocation des ressources • Planification budgétaire • Planification des ressources humaines

7. Catégoriser les projets TI • Catégories • Projets visant à résoudre un problème actuel ou anticipé, bénéficier d’une occasion d’affaires, requis par la loi • Durée et nombre de personnes impliqués (grands, moyens, petits, maintenance) • Secteurs organisationnels (core business, support) • Demande hiérarchique (approche top-down) • Orientations stratégiques ou bénéfices anticipés (ROI les + élevés en premier, etc.) • « Priorisation » • Faible, moyenne, élevée • Utilise un ensemble de critères qui varient selon les catégories et les individus!

8. Analyse financière des projets • Les considérations financières sont cruciales dans la justification des projets et leur sélection • Trois principales analyses financières pour justifier les projets TI • Valeur actuelle nette (VAN) • Retour sur investissement (ROI) • Période de récupération (payback)

9. Limites des modèles financiers • Les risques et incertitudes sont absents de leurs évaluations des coûts et des bénéfices • Les coûts et les bénéfices n’apparaissent pas en même temps, leur estimation est donc de moins en moins certaine, dans le temps • L’inflation peut influer différemment sur les coûts et les bénéfices • La valeur du dollars canadien aussi • Les technologies peuvent évoluer au cours d’un projet • Les bénéfices intangibles sont difficiles à quantifier

10. Modèle d’analyse par pointage • Étapes • Identifier des critères importants pour évaluer les projets. • Assigner un poids relatif à chaque critère (100%) • Évaluer chacun des projets avec ces critères (donner un score) • Plus le score total est élevé pour un projet, mieux c’est. • Souvent, le résultat le plus important de ces modèles n’est pas le pointage lui-même, mais l’entente sur les critères à utiliser

11. Tableau de bord de performance • Utilise quatre perspectives pour évaluer la performance de l’organisation • Perspective financière • Quelle est notre performance selon nos actionnaires ? • Perspective client • Quelle est notre performance selon nos clients ? • Processus interne • Quels sont nos avantages internes ? • Apprentissage et croissance • Allons-nous progresser et comment ?

12. Tableau de bord de performance USER ORIENTATION • How do users view the IT department? • Mission • to be the preferred supplier of information systems • Strategies • preferred supplier of applications • preferred supplier of operations • vs. proposer of best solution, fromwhatever source • partnershipwithusers • user satisfaction OPERATIONAL EXCELLENCE • How effective and efficient are the IT processes? • Mission • to deliver effective and efficient IT applications and services • Strategies • efficient and effective developments • efficient and effective operations BUSINESS CONTRIBUTION • How does management view the IT department? • Mission • to obtain a reasonable business contribution of IT investments • Strategies • control of IT expenses • business value of IT projects • provide new business capabilities FUTURE ORIENTATION • How well is IT positioned to meet future needs? • Mission • to develop opportunities to answer future challenges • Strategies • training and education of IT staff • expertise of IT staff • researchintoemerging technologies • age of application portfolio

13. Méthodes de « priorisation » des projets • Il n’y a jamais assez de temps, ni de ressources, pour implanter tous les projets! • Il est difficile de justifier adéquatement les projets TI même si tous s’entendent pour dire que les TI sont importantes pour l’entreprise • Trois critères importants pour justifier un projet: • Il y a un besoin pour le projet • Il y a des ressources financières pour justifier le projet • Il y a un désir clair de faire du projet un succès

14. Réflexions du prof • Les méthodes de sélection de projets permettent d’évaluer de façon relativement objective les projets. • Le business case va généralement être utilisé conjointement à ces méthodes de sélection de projets. • Ces méthodes sont des outils qui vont permettre de faire la « priorisation » finale des projets. • Cette «  priorisation », est toujours une affaire de négociation entre les parties prenantes. • S’appuyer sur des informations plus rationnelles peut donner au gestionnaire de projet des moyens utiles pour gérer la « politique » du projet.

15. Élaborer la charte du projet • Document qui autorise formellement le projet • Les groupes impliqués devraient signer la charte de projet. • Reconnaître qu’il y a entente sur les besoins et les intentions du projet. • Politiquement très important pour réduire les probabilités qu’il y ait résistance au changement chez les cadres supérieurs

16. Charte du projet • Objectif: résumer les éléments critiques au démarrage du projet • Contenu • Objectifs du projet • Informations sur le budget demandé • Livrables clés • Rôles et responsabilités • Approche, stratégie d’implantation du projet • Critères de succès • Signatures

17. Business case • Objectif: justifier le projet, faciliter sa priorisation • Contenu • Objectifs • Problématique, opportunité • Contraintes • Stratégies possibles • Recommandation • Besoins préliminaires • Analyse financière • Analyse préliminaire de l’échéancier • Risques

18. Plan de gestion du projet • Utilisé pour coordonner toutes les étapes du projet • Fourni une base importante pour le contrôle du projet • Des plans « spécialisés » sont créés dans chacun des domaines de connaissances de la gestion de projet • Tout comme les projets sont uniques, les plans de projet sont uniques • Le plan de projet devrait être dynamique, flexible et mis à jour fréquemment • Le diagramme de Gantt en fait partie, mais ce n’est pas que ça • Ceux qui vont exécuter le projet devraient participer à sa planification

19. Plan de gestion du projet • Introduction • Ex: nom du projet, membres, documents de références, etc. • Organisation du projet • Diagrammes organisationnels, responsabilités, processus administratifs, etc. • Approches managériales et techniques • Objectifs, contrôles, gestion des risques, gestion des ressources humaines, processus de développement, etc. • Contenu du projet • Ex: référence à la SDP, livrables clés, technologies utilisées, etc. • Échéancier • Ex: date de livraison, référence à l’échéancier détaillé, etc. • Budget • Ex: Montant du projet, référence au budget détaillé. etc.

20. Diriger et piloter l’exécution du projet • Exécuter le travail défini dans le plan de gestion du projet pour satisfaire aux exigences du projet définies dans l’énoncé de son contenu. • Ceux qui vont exécuter le travail devraient participer à sa planification • C’est le temps de faire preuve de créativité • Facteurs de succès?

21. Surveiller et maîtriser le travail du projet • Les changements sont inévitables dans la plupart des projets, donc il est important de développer et de suivre un processus rigoureux de contrôle des changements. • Comparer la performance réelle du projet au plan de gestion de projet • Évaluer l’impact sur la suite de l’exécution du projet • Évaluer la performance pour déterminer le besoin d’actions correctives • Celles-ci devraient améliorer la performance du projet • Recommander des actions préventives pour éviter de reproduire les erreurs

22. Maîtrise intégrée des modifications • Effectuer le suivi de toutes les demandes de modifications, les approuver, et suivre les modifications apportées aux livrables et à l’organisation dans son ensemble.

23. Système de contrôle des modifications • Processus formel, documenté qui décrit quand, et comment les spécifications du projet peuvent être modifiées • Décrit qui est autorisé à faire ces changements, et comment ils doivent être faits. • Exemple: • A) Demandes qui n’influencent ni les coûts, ni l’échéancier du projet → Le gestionnaire du projet peut prendre la décision • B) Demandes qui influencent les coûts du projet → Le gestionnaire du projet avec le responsable des finances • C) Demandes qui influencent l’échéancier du projet → Doit être approuvé formellement par le comité de direction de l’entreprise • Quel est le rôle du steeringcommittee ?

24. Clore le projet • Finaliser toutes les activités du projet pour clore formellement le projet. • Exige de finaliser toutes les activités et de transférer le projet aux personnes appropriées. • Procédure de clôture administrative • Transfert du système d’information aux membres de l’organisation • Approbation du SI par l’organisation (contenu, attentes) • Finaliser la documentation du système • Procédure de clôture des contrats • Paiement final, remise de la documentation de développement du SI, etc. • Leçons apprises • Plan de transition • Félicitations formelles

25. Utilisation d’applications logicielles • Plusieurs types d’applications être utiles: • Traitement de texte pour créer des documents • Logiciels de présentation pour créer des présentations • Tableurs pour les analyses financières • Courriel et autres applications de communication pour communiquer avec les membres de l’équipe • Outils de collaboration pour faciliter le partage d’information • Outils Web pour faire connaître à toute l’organisation l’état d’avancement du projet • Logiciels spécialisés en gestion de projet pour avoir une vue d’ensemble du projet

26. Synthèse • Qu’est-ce que la gestion de l’intégration du projet? • Quelles en sont les étapes principales? • Que doit-on réaliser à chacune de ces étapes? • Quels sont les facteurs critiques de succès pour réussir?