Strumenti e attivit degli uffici stampa

1. Strumenti e attivit� degli uffici stampa

2. Un buon comunicato non dovrebbe occupare pi� di un paio di cartelle, meglio se riesce ad essere condensato solo in una. Attenzione a non scrivere troppo fitto: la spaziatura fra le righe dovrebbe consentire al giornalista di prendere il foglio e fare le dovute correzioni A margine, l�indicazione del nome e del numero di telefono diretto di chi contattare per ulteriori informazioni, di solito il capo ufficio stampa o il collaboratore che segue in prima persona quel tema Grafici, tabelle e fotografie sono optional del comunicato stampa, non di rigore, ma neanche da scartare

3. Scritto in modo giornalistico Un comunicato deve riferire una notizia, e deve farlo usando le parole giuste nel numero giusto La struttura logica dovrebbe essere quella di una articolo di giornale: si deve subito e semplicemente dire quando, dove e che cosa avviene Un inizio che contenga una sintesi del messaggio principale e poi una serie di informazioni che affrontano i diversi aspetti della questione Solo alla fine, pu� contenere anche un commento attribuito in prima persona ad una persona del vertice Es. �Commentando tale accordo, Mario Rossi, presidente della societ�, ha affermato�� Es. Se dobbiamo scrivere un comunicato stampa per informare che una strada va chiusa il giorno X per lavori di manutenzione daremo la notizia esattamente in questi termini, senza �gonfiarla�

4. Modello per scrivere un comunicato � l�agenzia di stampa Flash iniziale (la notizia nuda e cruda in una o due righe) La notizia vera e propria (il �take�, 145 parole) Il servizio giornalistico (756 parole) L�approfondimento (379 parole) La scheda di appoggio storico (ricordiamoci di quando� 738 parole)

5. Compito dell�ufficio stampa � quello di assicurare l�elaborazione e l�efficace attuazione dei programmi per la diffusione omogenea e coerente dell�immagine aziendale, mediante il reperimento, la selezione, la predisposizione e la divulgazione di obiettivi, contenuti e risultati aziendali. A tal fine, l�ufficio stampa mantiene e potenzia i rapporti con i mass-media e con gli organismi istituzionali e associativi del giornalismo.

6. I rapporti con i centri d�informazione (1) Individuazione, selezione e classificazione dei centri di informazione di interesse per l�impresa Far pervenire sempre tutte le informazioni giuste solo al destinatario finale �giusto�. Avendo classificato a monte i pubblici esterni all�impresa e rilevato le loro motivazioni, � abbastanza facile reperire e selezionare i centri d�informazione relativi e, all�interno di ciascuno di essi, le rubriche, le pagine, i servizi attinenti alle materie di interesse di ciascun pubblico Le notizie marginali potremmo ometterle, oppure affidarle ad un secondo comunicato di approfondimento, oppure ad altri mezzi. Comunque valutiamo sempre se una omissione rischia di rovinare i nostri rapporti con un eventuale settore interessato alla diffusione di quella notizia

7. I rapporti con i centri d�informazione (2) Raggruppare tutta la stampa selezionata in classificazioni omogenee, per materia trattata e per pubblico di lettori; tale classificazione trover� il suo utilizzo anche nel taglio e nella distribuzione delle notizie L�invio di informazioni ai media in maniera generica produce dispersione data la quantit� dei comunicati da essi ricevuti quotidianamente, per cui � opportuno individuare e registrare, a fronte di ciascuna testata e di ciascuna rubrica al suo interno, il nominativo del giornalista responsabile, al quale verranno nominativamente indirizzate le comunicazioni Il successo dell�attivit� di un ufficio stampa � condizionato dalla sua capacit� di ottenere la comprensione, la simpatia e quindi il concorso dei giornalisti, mediante un rapporto personale a carattere continuativo e organizzato

8. Rapporti con i giornalisti Invio sistematico con cadenza programmata di una sintesi di notizie di carattere aziendale, relative a tutto il ventaglio delle attivit� svolte in un determinato periodo e corredate da dettagliata documentazione. Il giornalista deve vivere l�azienda; solo cos� potr� valutare il contenuto e l�interesse dei vari comunicati stampa e dare loro il rilievo e il seguito voluti o in alternativa essere stimolato ad approfondire alcuni aspetti che possano prestarsi alla stesura di una notizia originali o di un servizio speciale; Invio periodico e sistematico ai giornalisti per partecipare a eventi aziendali interni o esterni; Stimolo per effettuare servizi, inchieste e interviste su temi di particolare interesse per il giornalista e di sua specifica competenza e specializzazione, anche mediante il reperimento e la fornitura delle relative informazioni di base e il contatto con le persone idonee, per approfondire particolari punti.

9. Contenuto del comunicato stampa Il comunicato stampa va diramato solo quando sussistano ragioni di effettivo interesse per il pubblico (non vale la pena di perdere tempo e sminuire il valore delle proprie comunicazioni, sommergendo i giornalisti con informazioni di irrilevante consistenza) L�ufficio stampa dovr� filtrare la pressione per diramare certe notizie che sono rilevanti solo per qualche settore dell�impresa o dell�istituzione pubblica La selettivit� nella diramazione di informazioni, nell�ottica dell�interesse del giornalista e del pubblico, � un elemento che qualifica nel tempo la fonte, e quindi aggiunge credibilit� ai suoi messaggi

10. Oltre alla scrittura� Il comunicato stampa non dovrebbe mai essere abbandonato a se stesso, ma essere sempre preceduto e seguito da una telefonata, quanto meno ai redattori con i quali siamo in rapporti pi� amichevoli. Telefonate nelle quali spieghiamo a voce cose che non abbiamo potuto dire nel comunicato e presenteremo uno sfondo che render� pi� interessante la sua pubblicazione Se il giorno successivo non sar� stato ripreso dagli organi di stampa sui quali contavamo potremmo fare una telefonata ai nostri amici redattori, per informarci sui motivi della mancata pubblicazione. Stando bene attenti a non esprimere irritazione ma solo rammarico. Questo ci far� diventare creditori e ci garantir� (forse) una maggiore attenzione la volta successiva

11. Il fattore tempo I comunicati devono arrivare in mattinata o nel primissimo pomeriggio Il rischio � che il comunicato sia rimandato alla mattina seguente I comunicati possono arrivare alle otto o alle nove di sera solo se hanno una priorit� assoluta Se un giornale scopre che una notizia � stata pubblicata gi� da un altro, pu� decidere di non riprendere una notizia che � diventata gi� vecchia Una manovra condotta male rischia di portare a una copertura parziale e insoddisfacente

12. L�embargo Nato per risolvere il problema della tempestivit� e dare l�opportunit� a tutti i media di preparare la notizia Consiste nel chiedere ai giornali di non pubblicare la notizia (e alle agenzie di non diffonderla) prima di una certa ora e di una certa data indicata con chiarezza alla testa del comunicato Il vantaggio: all�azienda consente di agire con calma e precisione, ai giornali di non farsi prendere alla sprovvista Il rischio � che qualcuno non rispetti il vincolo di natura etica, un accordo fra gentiluomini, e bruci la notizia pubblicandola in anticipo

13. L�appoggio Ci sono comunicati stampa che annunciano un avvenimento, un convegno oppure una conferenza stampa In questo caso l�obiettivo � quello di farlo pubblicare dal maggior numero di media in modo da attirare la massima attenzione sul successivo evento L�appoggio consiste nel telefonare al giornalista per avvertirlo dell�invio del comunicato Per il giornalista, l�appoggio � una seccatura tremenda L�appoggio deve servire a suscitare l�attenzione: l�importante � farlo prima della diffusione del comunicato, dandogli quindi un carattere di messa in allerta, mentre a diffusione gi� avvenuta, rischia di assumere il tono di un controllo sull�effettiva pubblicazione

14. L�appoggio, quando e perch� Va utilizzato usando il buon senso e poche volte Completezza: Va usato per spiegare alcune informazioni che non potevano essere messe, per qualche ragione, nero su bianco,ma soltanto spiegate a voce. Chiarezza: A volte pu� succedere che ci si accorga di una frase che pu� suscitare qualche equivoco.

15. Il taglio della notizia Una certa notizia di base pu� interessare per certi suoi aspetti particolari pi� di una fascia di pubblico ed essere quindi destinata a pi� testate e a pi� rubriche al loro interno La notizia sar� pertanto confezionata a seconda del suo destinatario finale, a ciascuno dei quali verr� trasmessa in forma diversa Una stessa notizia potrebbe comparire, se ben strutturata, su tutto l�arco della stampa e delle varie rubriche, da quella politica a quella mondana, raggiungendo quindi anche quei pubblici che non avrebbero percepito l�evento, se fosse stato divulgato solo attraverso testate e rubriche che non sono di normale lettura

16. Articolazione del comunicato stampa Il giornale si riserva sempre la facolt� di tagliare il comunicato, in ragione dello spazio disponibile per la pubblicazione e dell�effettivo interesse di tutti i suoi contenuti. Quindi devono prestarsi ad un lavoro di forbici Un comunicato stampa, anche lungo, deve essere costruito in maniera modulare, con periodi brevi, ciascuno autosufficiente rispetto al suo contenuto, cosicch� ne possano pubblicare uno o pi� periodi, anche se non nell�ordine trasmesso, senza alterarne il significato dell�informazione

17. Articolazione del comunicato stampa (2) Usare un linguaggio chiaro e senza ridondanze Dare coerenza ai vari punti trattati, facendo attenzione a non saltare da un punto all�altro in maniera discontinua Equilibrare la trattazione o la descrizione dei vari aspetti della notizia, evitando di dare troppo spazio a elementi marginali Adottare la tecnica sandwich per le notizie negative, inserendole tra un incipit e un finale positivi Fare attenzione alle ripetizioni

18. L�ABC dell�addetto stampa Accuratezza: essere sicuri di ci� che si scrive, controllare le informazioni presso la fonte ufficiale, controllare le cifre, i dati, evitare gli errori di grammatica e di sintassi Brevit�: concentrare il comunicato nel minor numero di parole, abolendo aggettivi e avverbi superflui e ogni altro tipo di involuzione Chiarezza: parlare lo stesso linguaggio del lettore, ossia del giornalista, che a propria volta dovr� parlare quello dei suoi lettori; facilitargli il compito vorr� dire migliorare il risultato che si desidera ottenere Un�idea in ogni periodo Un concetto compiuto in ogni frase Sequenze lineari di soggetto, verbo e complemento

19. Usare una forma grafica che evidenzia la notizia, una specie di guida all�essenziale Tutto maiuscolo i titoli; In bold i sommarietti; In corsivo le parole chiave del testo; Scrivere in caratteri del tipo Helvetica, pi� lineari e con meno rischi di �impastature�, soprattutto via fax o in fotocopiatura

20. Il titolo�. � utile? Sempre Il titolo illustra in modo sintetico i contenuti del testo Consente di capire che cosa contiene il comunicato Deve essere breve Deve puntare su uno o massimo due elementi chiave Lo scopo � di informare evitando gli slogan pubblicitari

21. Il titolo e l�intestazione pu� indurre il giornalista a leggere (e forse pubblicare) la notizia, oppure a lasciare il foglio in mezzo ai tanti che ingombrano la sua scrivania (o il suo programma di posta elettronica) Es. il Comune ha indetto un bando per un progetto di integrazione sociale: BANDO PUBBLICO PER LA REALIZZAZIONE DI UN PROGETTO BIENNALE DI INTEGRAZIONE SOCIALE PER CITTADINE IMMIGRATE STRANIERE � una notizia pi� o meno interessante, ma se aggiungiamo come sottotitolo� FINO AL 10 NOVEMBRE LE DOMANDE DI PARTECIPAZIONE Forse attiriamo di pi� l�interesse del giornalista che pu� scrivere: �Scade domani� ecc.�

22. Editing Controllare i testi, con attenzione alle regole pi� importanti, migliorer� l�effetto della comunicazione Formulare una serie di norme, che non sono regole, bens� suggerimenti, anche se elementari, riguardanti: Abbreviazioni Accenti Apostrofo Il corsivo Maiuscolo/minuscolo Abbreviazioni delle unit� di misura I numeri Le parentesi I puntini di sospensione, il trattino e le virgolette

23. Come �non� scrivere un comunicato stampa: Presentazione di una mostra di sculture (parte centrale) �La tridimensionalit�, nella sua accezione classica, � sconvolta e contraddetta dall�atto di comprensione formale di tanti avvenimenti tematicamente concettuali e spirituali: non � un momento di descrizione e rappresentazione degli oggetti e dello spazio naturalistico. Lo spazio mentale si trasforma in visioni fisiche che trovano rifugio e sospensione, insieme, in una verticalit� altamente religiosa e un�orizzontalit� esasperatamente romantica, oppressiva,dove,l�una e l�altra vengono celate da un gesto allusivo sull�opera� Sponsorizzazione (incipit) �Il rombo nasce cupo, possente. � un tuono che cresce con progressione inusitata mentre lo scafo vibra, geme sotto la spinta poderosa che le due eliche imprimono con sempre maggior vigore. Una barca dalla linea affusolata, quasi un missile. A prua tre figure umane cui la tuta e il casco integrale danno sembianze umane. Il mare si increspa, le onde corrono veloci��

24. Tre maestri per scrivere un comunicato Italo Calvino, nelle Lezioni Americane suggerisce sei parole chiave per il terzo millennio Leggerezza Rapidit� Esattezza Visibilit� Molteplicit� Coerenza

25. Ernest Hemingway indicava come modello di scrittura il Manuale di stile del �Kansas City Star�, giornale per il quale lavorava in giovent� Usa frasi brevi Usa attacchi brevi Usa una lingua robusta Sii positivo, non negativo Evita il passivo Elimina ogni parola superflua

26. George Orwell scriveva nel saggio Politics and the English language: Non usare mai metafore, similitudini o altre figure retoriche che sei abituato a vedere sulla stampa Non usare mai una parola lunga se ce n�� una pi� corta Se puoi tagliare una parola tagliala sempre Non usare mai la forma passiva quando puoi usare quella attiva Non usare mai una parola straniera, un termine scientifico o una espressione gergale quando c�� un equivalente nella lingua quotidiana