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P rotocollo I nformatico TRE ntino

P rotocollo I nformatico TRE ntino. VERSIONE 2.2 DELEGHE. Aprile 2010. Marinella Guariglia – Maria Savino. NUOVE FUNZIONALITA’. DELEGHE Gestione deleghe. DELEGHE (1/38). GESTIONE DELEGHE.

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Presentation Transcript

  1. ProtocolloInformaticoTREntino VERSIONE 2.2 DELEGHE Aprile 2010 Marinella Guariglia – Maria Savino

  2. NUOVE FUNZIONALITA’ • DELEGHE • Gestione deleghe

  3. DELEGHE(1/38) GESTIONE DELEGHE E’ stata realizzata la funzionalità di delega per gli utenti del sistema di protocollo per far fronte a quelle necessità di funzionamento dell’organizzazione anche quando gli utenti non possono operare sul sistema per assenze, programmate o meno, o problemi organizzativi e/o tecnologici. La gestione delle deleghe deve consentire ad un utente, che ne ha il permesso, detto Delegante, di delegare un’altra persona, detta Delegato, a svolgere le proprie mansioni e quindi ad avere la sua stessa visibilità e diritti funzionali all’interno del sistema documentale.

  4. DELEGHE (2/38) GESTIONE DELEGHE Il Delegato avrà la facoltà di effettuare operazioni in sostituzione del Delegante ma a suo nome (Delegato) accedendo al sistema senza conoscere le credenziali di accesso del Delegante. Un Delegato erediterà le prerogative proprie del Delegante e potrà sostituirlo per un determinato periodo temporale in tutte le funzioni assegnate al ruolo delegante. Il sistema inoltre garantisce il controllo automatico per ciascun utente della rispettiva situazione deleghe, assegnate o ricevute (gestione delle deleghe)

  5. DELEGHE (3/38) GESTIONE DELEGHE All’interno del sistema sono gestite DELEGHE TEMPORANEE: deleghe assegnate per un intervallo temporale definito. È specificata la data di decorrenza e di scadenza della delega. DELEGHE PERMANENTI: deleghe in cui è inserita solo la data di decorrenza della delega.

  6. DELEGHE (4/38) GESTIONE DELEGHE Si accede alla sezione dedicata alle deleghe a partire dal menù gestione e selezionando deleghe dal sottomenù.

  7. DELEGHE (5/38) GESTIONE DELEGHE La schermata “Gestione deleghe” mostra un elenco riassuntivo delle deleghe ricevute/assegnate

  8. DELEGHE (6/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Con Delegante s’intende il titolare di uno specifico ruolo organizzativo che assegna la delega

  9. DELEGHE (7/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Il Delegante accede al sistema e apre il menu gestione Cliccando su deleghe…

  10. DELEGHE (8/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Per assegnare una delega l’utente si posiziona su deleghe assegnate (in verde) e clicca sul pulsante nuova (in rosso)

  11. DELEGHE (9/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Seleziona tra i suoi ruoli quello da dare in carico al delegato (uno o tutti). In automatico il sistema si posiziona sulla voce tutti.

  12. DELEGHE (10/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Sceglie l’utente da delegare aiutandosi con i filtri messi a disposizione. Può ricercare l’utente avvalendosi dei filtri presenti (in verde), oppure esplodendo le unità organizzative e i ruoli dall’organigramma (in rosso)

  13. DELEGHE (11/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE – DELEGA TEMPORANEA Selezionato l’utente si inseriscono i dati relativi al periodo di esercizio della delega, in particolare: • - data decorrenza: è la data a partire dalla quale entra in vigore la delega; • data scadenza: è la data in cui termina l’espletamento della delega • ora: è l’ora a partire dalla quale inizia/termina la delega; Infine cliccando su conferma

  14. DELEGHE (12/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE – DELEGA TEMPORANEA Compare il dettaglio della delega appena creata

  15. DELEGHE (13/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE – DELEGA PERMANENTE Selezionato l’utente si inseriscono i dati relativi al periodo di esercizio della delega, in particolare: • data decorrenza: è la data a partire dalla quale entra in vigore la delega; • data scadenza: CAMPO DA LASCIARE VUOTO • ora: è l’ora a partire dalla quale inizia/termina la delega, è da inserire solo l’ora di decorrenza della delega. Infine cliccando su conferma

  16. DELEGHE (14/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE – DELEGA PERMANENTE Il sistema avverte l’utente del fatto che si sta per creare una delega permanente. Cliccando su OK si crea la delega secondo i parametri impostati. La data di scadenza non è compilata

  17. DELEGHE (15/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Attenzione: il delegante potrà assegnare più deleghe ma per periodi temporali diversi e non sovrapposti se ha delegato TUTTI i suoi ruoli. In questo modo si assicura l’univoca assegnazione della responsabilità, ad uno e solo utente, di uno specifico ruolo organizzativo. Esempio: supponiamo di voler delegare un altro utente indicando la stessa data di decorrenza, cliccando su conferma…

  18. DELEGHE (16/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE … compare il messaggio bloccante in figura. Selezionando “OK” si ritorna alla schermata precedente dove è possibile modificare i dati inseriti (in particolare le date). .

  19. DELEGHE (17/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE Si corregge l’intervallo temporale in modo che non risulti sovrapposto a quello delle deleghe già create, e poi si attiva il pulsante conferma

  20. DELEGHE (18/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE - Nota: il delegante potrà assegnare più deleghe in periodi temporali sovrapposti se ogni delega è creata per un ruolo differenterispetto le deleghe già esistenti (sovrapposte temporalmente alla delega che si sta creando). Esempio: Mario Rossi è inserito nel ruolo di Componente Tecnico e Componente Giuridico. Mario Rossi potrà scegliere di delegare nello stesso periodo temporale un suo collega nel ruolo Componente Tecnico e un altro collega nel ruolo Componente Giuridico.

  21. DELEGHE (19/38) GESTIONE DELEGHE TIPOLOGIA DI DELEGA Il sistema in automatico mostra l’elenco delle deleghe attive. Per visualizzare le deleghe Impostate/Scadute/Tutte basta selezionarle dal menù a tendina (in verde).

  22. DELEGHE (20/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE La delega appena creata è visualizzabile nell’elenco delle deleghe assegnate

  23. DELEGHE (21/38) GESTIONE DELEGHE DEFINIZIONE DI DELEGA ATTIVA • Per delega attiva s’intende la delega già impostata e nel periodo di validità ad essa associato ovvero con data/ora di decorrenza minore della data/ora odierna e con una data/ora di scadenza successiva alla data/ora odierna. Supponiamo che la data odierna sia: 01/02/2010

  24. DELEGHE (22/38) GESTIONE DELEGHE DEFINIZIONE DI DELEGA IMPOSTATA • Per delega impostata s’intende la delega immessa nel sistema, ma non ancora attiva in quanto ci si trova al di fuori del periodo di validità fissato ovvero con data/ora di decorrenza successiva alla data/ora odierna. Supponiamo che la data odierna sia: 01/02/2010

  25. DELEGHE (23/38) GESTIONE DELEGHE DEFINIZIONE DI DELEGHE SCADUTA • Per delega scadutas’intende la delega immessa nel sistema ma non attiva in quanto ci si trova in un periodo successivo all’intervallo di validità Supponiamo che la data odierna sia: 01/02/2010

  26. DELEGHE (24/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE - REVOCA Nella pagina di gestione Deleghe è possibile revocare una o più deleghe create. Selezionando la delega da revocare si abilita il pulsante revoca (in rosso). Attivando tale pulsante compare il messaggio di conferma a seguito del quale il sistema revoca immediatamente le deleghe selezionate e aggiornerà di conseguenza la pagina di Gestione Deleghe

  27. DELEGHE (25/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE - REVOCA • Per tutte le deleghe impostate il sistema eliminerà completamente la delega come se questa non fosse mai esistita (CASO APPENA ANALIZZATO) • Per tutte le deleghe attive il sistema imposterà la data e l’ora di scadenza al momento della revoca.

  28. DELEGHE (26/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE - MODIFICA Nella pagina Gestione Deleghe è possibile modificare le deleghe assegnate. E’ consentita la modifica di una delega alla volta, infatti il pulsante “Modifica Delega” sarà attivo solo se si seleziona una ed una sola delega assegnata, attiva o impostata. Selezionata la delega da modificare e cliccando sul pulsante modifica si apre una finestra di dialogo…

  29. DELEGHE (27/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGANTE - MODIFICA …che contiene: - l’indicazione del ruolo delegato; - l’intero organigramma dell’AOO aperto sull’utente delegato; -un campo per l’inserimento della data e ora di decorrenza della delega; - un campo per l’inserimento della data e ora di scadenza delle delega; Si apportano le modifiche e si clicca su conferma (in rosso) per renderle attive.

  30. DELEGHE (28/38) GESTIONE DELEGHE LATO DELEGATO Con Delegato s’intende l’utente che riceve la delega ad agire per conto del Delegante. Il Delegato può operare con i soli ruoli assegnati dal Delegante e può sostituirlo per un determinato periodo temporale in tutte le funzioni assegnate ai ruoli del delegante Il Delegato avrà la facoltà di effettuare operazioni in sostituzione del Delegante ma a suo nome accedendo al sistema senza conoscere le credenziali di accesso del Delegante.

  31. DELEGHE (29/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO – DELEGA TEMPORANEA Se l’utente ha ricevuto una o più deleghe temporanee effettuando il login si visualizza la finestra che avverte l’utente che ha ricevuto una o più deleghe Cliccando su OK…

  32. DELEGHE (30/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO – DELEGA TEMPORANEA …il sistema conduce l’utente nella finestra “Gestione deleghe” dove sono visualizzate in automatico le deleghe ricevute attive. Accettando la delega ricevuta il delegato potrà espletare la sua carica, ovvero avrà l’accesso esclusivo ai soli ruoli assegnati dal delegante. Attivando il pulsante “esercita” in automatico il delegato accede alla “lista delle cose da fare” del delegante …

  33. DELEGHE (31/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO – DELEGA PERMANENTE Se l’utente ha ricevuto una delega permanente, all’accesso al sistema non compare alcun messaggio di avviso, pertanto per esercitare la delega accede alla sezione di gestione delle deleghe dal menù gestione deleghe. Seleziona la delega e clicca su esercita.

  34. DELEGHE(32/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO ...il delegato vede in alto a destra il suo nome seguito da quello del delegante e il ruolo che di volta in volta seleziona dal menù a tendina (sono selezionabili solo i ruoli del delegante).

  35. DELEGHE(33/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO I ruoli del delegato e del delegante sono gli stessi (perché il delegante ha assegnato tutti i suoi ruoli) DELEGATO DELEGANTE

  36. DELEGHE(34/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO Scegliendo un particolare ruolo, il delegato visualizza l’elenco delle trasmissioni del delegante. Accedendo ad uno degli elementi….

  37. DELEGHE(35/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO ...potrà effettuare tutte le “mansioni” del delegante, ed il sistema tiene traccia di tutte le operazioni effettuate. Ad esempio se l’utente delegato visualizza un documento ed accetta la trasmissione allora nel dettaglio della trasmissione compare il nome del delegato e la delega che sta esercitando all’atto dell’operazione da lui effettuata.

  38. DELEGHE(36/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO Espletata la carica di delegato, l’utente può operare di nuovo con i suoi ruoli dismettendo la delega ricevuta. Accede alla sezione “Gestione deleghe” Seleziona la delega Attiva pulsante “dismetti”

  39. DELEGHE(37/38) GESTIONE DELEGHE DELEGATO Ritornando alla pagina iniziale l’utente accede alla “propria” lista delle cose da fare e ai “propri” ruoli Di sotto è mostrata l’accesso al sistema in veste di delegato nota la differenza dei ruoli!

  40. DELEGHE(38/38) GESTIONE DELEGHE - EMERGENZE Per poter gestire casi di assenza non prevista l’amministratore di sistema attiva la delega per conto del delegante. La richiesta di attivazione deve essere fatta dal referente informatico tramite Remedy. L’attivazione di una delega sarà possibile indicando l’utente delegante, l’utente delegato e le date di decorrenza e di scadenza L’amministratore potrà quindi gestire le deleghe attivandole, revocandole o modificando quelle esistenti.

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