El control en la Universidad Autónoma de Madrid:una Experiencia

1. El control en la Universidad Autónoma de Madrid:una Experiencia

2. Universidades Publicas de la CAM • Alcalá de Henares • Autónoma de Madrid • Carlos III • Complutense • Politécnica • Rey Juan Carlos • Nacional de Educación a Distancia

3. Universidades privadas de la CAM • Alfonso X el sabio • Antonio de Nebrija • Camilo José de Cela • Europea de Madrid • Francisco de Vitoria • Pontificia de Comillas de Madrid • Pontificia de Salamanca, Campus de Madrid • San Pablo CEU

4. Datos de la UAM • Fundada en 1968 y hoy cuenta con: • siete Facultades • una Escuela Politécnica Superior • siete Escuelas Universitarias adscritas, • diez Institutos Universitarios • veintiún Centros adscritos y asociados. • Superficie total 2.252.000 m2 • 296.665 m2 construidos • 120.000 m2 jardines

5. Datos de la UAM curso 2.002/2.003 Alumnos: 33.078 Profesores: 2174 PAS: 807 Datos de la UAM Presupuestarios ejercicio 2.004 207.722.110 euros o 34.562 millones de pesetas

6. Estado de gastos Capítulo 1 Gastos personal: 107.479.261 euros Capítulo 2 Gastos corrientes bienes servicios: 24.067.627 euros Capítulo 3 Gastos financieros: 456.998 euros Capítulo 4 Transferencias corrientes: 12.576.340 euros Capítulo 6 Inversiones reales: 554.505.54 euros Capítulo 7 Transferencias Capital: 4.264.675 euros Capítulo 8 Activos financieros: 420.710 euros Capítulo 9 Pasivos Financieros: 3.005.945 euros

7. Estado de Ingresos Capítulo 3 Tasas, Precios Públicos otros ingresos: 30.205.645 euros Capítulo 4 Transferencias corrientes: 129.053.953 euros Capitulo 5 Ingresos Patrimoniales: 471.123euros Capítulo 6 Inversiones reales: 150.000 euros Capítulo 7 Transferencias Capital: 38.120.025 euros Capítulo 8 Activos financieros: 9.721.364 euros

8. Marco Legal de Actuación • Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades. • Real Decreto 942/1995, de 9 de junio, la CAM, asumió las competencias con respecto a ésta y el resto de Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid. • Estatutos de la UAM: entidad de Derecho Público a la que corresponde, en el ámbito de sus competencias, el servicio público de la educación superior mediante la investigación, la docencia y el estudio. Está dotada de personalidad jurídica y patrimonio propio y hace de la autonomía seña fundamental de su identidad

9. Alcance de la autonomía Universitaria • Elaboración de los estatutos • Elección, designación y remoción de los órganos de gobierno y administración. • Elaboración, aprobación, gestión de sus presupuestos, administración de sus bienes. • Establecimiento de sus platillas • Elaboración, aprobación de planes de estudio e investigación • Admisión régimen de permanencia y verificación de los conocimientos • Expedición de títulos y diplomas • Establecimiento relaciones con otras instituciones académicas, culturales o científicas

10. Competencias Autonómicas • Creación de Universidades Publicas y reconocimiento de las privadas • Aprobación de los Estatutos de las Universidades de su competencia. • Fijación de las tasas universitarias. • Determinación anual de la asignación presupuestaria a la Universidad

11. Competencias estatales Bases del régimen jurídico de las Universidades, de sus funcionarios y del procedimiento administrativo. Incluye organización mínima uniforme, el régimen básico del profesorado. Programación general de la enseñanza y la regulación de las condiciones de obtención expedición y homologación de títulos académicos y profesionales.

12. Normativa aplicable a la UAM • Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades • Real Decreto 214/2003, de 16 de octubre, Estatutos de la UAM • Ley 12/2002, de 18 de diciembre, Consejos Sociales U. Públicas de la CAM • Real Decreto Legislativo 1091/1988, de 23 de septiembre, TRLGP. • Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora Hacienda CAM • Leyes de Presupuestos Generales de la CAM • Orden 2277/1996, de 9 de octubre, Plan General Contabilidad Pública CAM • Orden de 6 de mayo de 1994 Plan General de Contabilidad Pública. • Real Decreto Legislativo 2/2000, de 16 de junio, TRLCAP • Real Decreto 1098/2001, de 12 de octubre, Rgto Gral Ley Contratos AP

13. Normativa aplicable a la UAM • Ley 30/1984, de 2 de agosto, de Reforma de la Función Pública • Decreto 153/2002, de 12 de septiembre, régimen personal docente e investigador contratado por las Universidades Públicas de Madrid y su régimen retributivo. • Real Decreto 1086/1989, 28 de agosto, retribuciones profesorado Universitario. • Real Decreto 74/2000, de 21 de enero modifica parcialmente RD 1086/1989. • Real Decreto 1888/1984, de 26 de septiembre, regulan los concursos provisión de plazas de los cuerpos docentes universitarios, modificado por los Reales Decretos 1427/1986, de 13 de junio, y 1788/1997, de 1 de diciembre.

14. Normativa aplicable a la UAM • Real Decreto 774/2002, de 26 de julio,regula el sistema de habilitación nacional acceso Cuerpos de Funcionarios Docentes Universitarios, el régimen de los concursos de acceso respectivos. • Convenio Colectivo de Universidades Públicas de Madrid, de 4 de junio de 1999 • Convenio Colectivo de Universidades Públicas de Madrid (PDI),14 marzo de 2003 • Acuerdo General sobre formación, acción social, salud laboral y derechos sindicales suscrito por las Universidades Públicas de Madrid y los sindicatos CC.OO., FETE-UGT y CSI-CSIF el 4 de junio de 2000

15. Normativa aplicable a la UAM • Convenio de Colaboración entre la Administración General del Estado, la Comunidad de Madrid y las Universidades Complutense de Madrid, Alcalá, Autónoma de Madrid, Politécnica de Madrid, Carlos III y Rey Juan Carlos, para la consecución del equilibrio presupuestario y la contención del endeudamiento de las universidades, de 18 de diciembre de 2000.

16. Órganos de Gobierno Colegiados • Claustro Universitario, que es el máximo órgano de representación y control de la comunidad universitaria, y le corresponde, por tanto, supervisar la gestión de la Universidad y marcar las líneas generales de actuación de los distintos ámbitos de la vida universitaria. • Consejo Social, que es el órgano de participación de la sociedad, a través de sus diversos sectores, en el gobierno y la administración de la Universidad. Esta representación de los intereses sociales presentes en el Consejo Social se regulará por lo que se establezca por Ley de la Comunidad Autónoma de Madrid y por las demás normas vigentes

17. Órganos de Gobierno Colegiados • Consejo de Gobierno, que es el órgano ordinario de gobierno de la Universidad • Juntas de Centro, que son los órganos representativos y de gobierno ordinario de las correspondientes Facultades, Escuelas Técnicas o Politécnicas Superiores y Escuelas Universitarias o Escuelas Universitarias Politécnicas. • Consejo de Departamento o de Institutos Universitarios de Investigación, que es el órgano representativo y de gobierno colegiado del Instituto Universitario de Investigación. • Junta Consultiva. es el órgano ordinario de asesoramiento del Rector y del Consejo de Gobierno en materia académica.

18. Órganos de Gobierno Unipersonales • Rector • Vicerrectores • Secretario General • Gerente • Decanos, Vicedecanos y Secretarios de Facultad • Directores, Subdirectores y Secretarios de Escuela • Directores Departamento, Directores de Instituto Universitario de Investigación • Administradores Gerentes de Centro

19. EL CONTROL EN LAS UNIVERSIDADES PÚBLICAS: INTERNO Y EXTERNO Concepto de Control : actividad encaminada a comprobar que la actuación de un órgano se acomoda a los principios de legalidad y de buena gestión que lo rigen, es decir, se acomoda a la legalidad existente y cumple los objetivos que previamente le habían sido señalados a un coste razonable

20. Control Interno Art. 55 de la LRU: “Las Universidades asegurarán el control interno de sus gastos e inversiones, organizando sus cuentas según los principios de una contabilidad presupuestaria, patrimonial y analítica. Con el fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en el apartado anterior, la Intervención desarrollará sus funciones mediante las técnicas de auditoria contable”. Consecuencia: las Universidades procedieran a autorregular la forma, y los procedimientos con los que asegurar el de control interno de sus gastos e inversiones

21. Control Interno Art. 82 LOU:“Las Comunidades Autónomas establecerán las normas y procedimientos para el desarrollo y ejecución del presupuesto de las Universidades, así como para el control de las inversiones, gastos e ingresos de aquéllas, mediante las correspondientes técnicas de auditoria, bajo la supervisión de los Consejos Sociales. Será legislación supletoria en esta materia la normativa que, con carácter general, sea de aplicación al sector público” Consecuencia. Exclusión de la potestad de autonormación y remisión a las Comunidades Autónomas de competencia legislativa en materia de régimen económico y de control de las Universidades.

22. Control Interno La competencia legislativa de las Comunidades Autónomas, abarca la competencia para regular y fijar procedimientos relativos a las normas de elaboración del presupuesto universitario, determinación de documentos contables, informes y tramites de los procedimientos de fiscalización de las cuentas, incidentes y tramitación de las modificaciones presupuestarias, etc.

23. Leyes autonómicas en materia Educación Superior • Andalucía • Ley 15/2003, de 22 de diciembre, Andaluza de Universidades. • Canarias • Ley 11/2003, de 4 de abril sobre Consejos Sociales y Coordinación del Sistema Universitario de Canarias • Castilla- La Mancha Ley 7 /2003, de 13 de marzo, del Consejo Social de la Universidad de Castilla la Mancha. • Castilla y León Ley 3 /2003, de 28 de marzo, de Universidades de Castilla y León.

24. Leyes autonómicas en materia Educación Superior • Cataluña • Ley 1/2003, de 19 de febrero, de Universidades de Cataluña. • Galicia • Ley 2/2003, de 22 de mayo, del Consejo Gallego de Universidades • Ley 1/2033, de 9 de mayo, de los Consejos Sociales del sistema Universitario de Galicia. • Islas Baleares • Ley/2/2003, de 20 de marzo, de Organización Institucional del Sistema Universitario de las Islas Baleares.

25. Leyes autonómicas en materia Educación Superior • Madrid: • Ley 12 /2002, de 18 de diciembre, de los Consejos Sociales de las Universidades Públicas de la Comunidad de Madrid. • País Vasco • Ley 3/2004, de 25 de febrero, del Sistema Universitario Vasco

26. Leyes autonómicas en materia Educación Superior • Comunidad Valenciana • Ley 2/2003, de 28 de enero, de Consejos Sociales de las Universidades Públicas Valencianas. • Ley 5/2002, de 19 de junio de creación del Consejo Valenciano de Universidades y de la Comisión Valenciana de Acreditación y Evaluación de la Calidad en el sistema Universitario Valenciano.

27. Comunidades Autónomas que no han promulgado leyes • Aragón • Cantabria • Extremadura • La Rioja • Murcia • Principado de Asturias

28. El Control Externo La LOU en su articulo 81.5 establece “Las Universidades estén obligadas a rendir cuentas de su actividad ante el órgano de fiscalización de cuentas de la Comunidad Autónoma, sin perjuicio de las competencias del Tribunal de Cuentas. A los efectos de lo previsto en el párrafo anterior, las Universidades enviarán al Consejo de Gobierno de la Comunidad Autónoma la liquidación del presupuesto y el resto de documentos que constituyan sus cuentas anuales en el plazo establecido por las normas aplicables de cada Comunidad Autónoma o, en su defecto, en la legislación general. Recibidas las cuentas en la Comunidad Autónoma, se remitirán al órgano de fiscalización de cuentas de la misma o, en su defecto, al Tribunal de Cuentas”

29. Órganos de Control Externo por CCAA • Andalucía: Cámara de Cuentas de Andalucía • Canarias:Audiencia de Cuentas de Canarias. • Castilla- La Mancha: Sindicatura de Cuentas de Castilla la Mancha. • Castilla y León: Consejo de Cuentas de Castilla y León. • Cataluña: Sindicatura de Comptes de Catalunya. • Galicia: Consello de Contas de Galicia. • Islas Baleares: Sindicatura de Comptes de les Illes Balears.

30. Órganos de Control Externo por CCAA • Madrid: Cámara de Cuentas de Madrid. • Navarra: Cámara de Comptos de Navarra. • País Vasco: Tribunal Vasco de Cuentas Públicas. • Comunidad Valenciana: Sindicatura de Comptes de la Generalitat Valenciana. La mayoría de las cuarenta y nueve Universidades Publicas en sus Estatutos han regulado la posibilidad de contratar con firmas auditoras la realización de auditorias contables de sus estados financieros

31. El control Interno en la UAM Los Estatutos de la UAM dedica el art. 110 al control Interno: ”1. Bajo la supervisión del Consejo Social, la Universidad Autónoma de Madrid asegurará el control interno de los gastos, inversiones e ingresos, mediante controles de legalidad, eficacia y eficiencia, creando a estos efectos la unidad administrativa correspondiente. La Universidad Autónoma de Madrid podrá encargar la realización de auditorías externas para controlar su gestión económica.2. En el caso de que se realice una auditoría externa, el Consejo Social y el Consejo de Gobierno habrán de conocer expresamente los resultados de la misma. La Unidad de Control Interno de la Universidad Autónoma de Madrid bajo la dependencia orgánica y funcional (esta en proceso de revisión la dependencia funcional) de la Gerencia

32. Equipo de trabajo • Jefe de Sección de Control Interno • Control de las cuentas corrientesen entidades financieras, mediante conciliaciones y arqueos. • Elaboración de procedimientos de gestión económico-administrativo. • Circularización de proveedores y clientes. • Jefe de Área de Fiscalización de la Nomina • Nomina de variaciones • Retribuciones del de Personal docente Contratado LOU • Cargos académicos • Gastos de personal

33. Jefe de Área de Cuentas Justificativas y Contratos • Cuentas Justificativas: “pagos a justificar” las cantidades que excepcionalmente se libren para atender gastos sin la previa aportación de la documentación justificativa (art. 79.1 de la Ley General Presupuestaria). Según el art. 1º.3 del RD 640/87, de 8 de mayo sobre pagos librados “A Justificar”, no se podrán expedir órdenes de pago “a justificar” cuando transcurridos los plazos reglamentarios o lo de prórroga, en su caso, no se haya justificado la inversión de los fondos percibidos con anterioridad. • Contratos Administrativos: • Contratos de obras • Contratos de suministros • Contratos de asistencia, consultoría o servicios y los de trabajos específicos y concretos no habituales

34. Jefe de Área de Otros Pagos • Anticipos de Caja Fija:fondos de carácter extrapresupuestario a favor de Cajas y Habilitaciones para agilizar el pago de los gastos periódicos o repetitivos. • La rendición de cuentas justificativas de los Anticipos de Caja Fija carece de plazo fijo, pudiendo realizarse a medida que se consumen los fondos depositados, lo cual justifica la petición de reposición de los mismos. • Pagos Directos: pagos a acreedores directos, mediante el señalamiento de pago y la expedición del talón o transferencia. Para este tipo de pagos hay que tener en cuenta la normativa legal vigente. • Contratos de investigación: la fiscalización de los contratos desuministro de equipos de investigación versa, de forma limitada, sobre aquellos aspectos que se consideran esenciales y que, fundamentalmente, se refieren a los que harían nulos de pleno derecho los actos administrativos y, en consecuencia, el propio contrato.(autoridad competente, crédito adecuado y suficiente,procedimiento se adapta a las normas reguladas).

35. Jefe área de inventario • Comprobación in situ de la conformidad de la recepción del material, mediante la localización geográfica y los datos económicos de los bienes • Control de bajas • Control de movimiento de los bienes dentro de las distintas dependencias de la UAM • Modificaciones de planos

36. Resultado auditoria de los estados financieros del 2003 • Limitaciones al alcance, incertidumbres y salvedades por falta de aplicación de principios contables • Bienes recibidos en adscripción: registro por el valor neto contable de los mismos en la contabilidad del adscribiente, en el momento de la adscripción. • Amortización: los bienes no se empiezan a amortizar en la fecha de su puesta en funcionamiento, si no transcurrido un periodo de tiempo que puede variar en cada caso. • Incidencia del recuento de bienes muebles • Falta de conciliaciones de cuentas

37. Gestión delegada de contratos investigación y títulos propios: gastos e ingresos, activos y los pasivos no se encuentran registrados en las cuentas anuales • Falta de conciliación de la gestión de proyectos • Falta de justificación de los fondos librados a justificar • Pasivos por contingencias fiscales • Pasivos por reclamaciones judiciales • Omisión de información como: Cuadro financiación, detalle gastos financiación afectada, ejecución proyectos de inversión, transferencias y subvenciones recibidas • Adquisiciones no registradas en el ejercicio contable y trasladas al siguiente • Falta de provision de un crédito a largo plazo de dudosa recuperabilidad

38. Resultado auditoria de los estados financieros del 2003 • Limitaciones al alcance, incertidumbres y salvedades por falta de aplicación de principios presupuestarios • Incidencia de las transacciones por falta de conciliaciones • Incidencia de los registros de gestión delegada • Incidencia en el remanente de tesorería de los gastos con financiación afectada • Falta de aprobación por órgano competente de crédito extraordinario • Registro en ejercicio siguiente de gastos devengados en el ejercicio anterior • Incidencia de los pasivos por contingencias fiscales y reclamaciones judiciales

39. Conclusiones informe de la Cámara de Cuentas de la CAM ejercicio 2001 • Cuentas y procedimientos de gestión • Falta de rendición de las cuentas de las entidades dependientes. • Falta de autorización para modificar las plantillas autorizadas por la CAM. • Nº Profesores asociados y visitantes superior al 20% de los Catedráticos y Profesores titulares. • Pago generalizado de complemento retributivo destinado a retribuir exigencias docentes e investigadoras o méritos relevantes. • Gestión delegada de los contratos de Investigación.

40. No ha activado gastos de investigación en el inmovilizado inmaterial del balance. • Reconocimiento de derechos indebidos • Existencia de déficit presupuestario para el ejercicio • Falta de registro en Balance de las entidades participadas • Falta de conciliaciones bancarias de cuentas de tesorería • No coincidencia de saldos bancarios y contables • No coincidencia de las cuentas bancarias contabilizadas, con las reales • Incumplimiento de compromisos en materia de equilibrio presupuestario • Falta de autorización de la CAM para el endeudamiento • Superación del endeudamiento de los limites establecidos en los convenios y contratos firmados

41. Contratación • Falta de cumplimiento del Procedimiento de baja temeraria, para adjudicaciones. • No admisión como criterio objetivo de adjudicación de los informes y referencias • Falta en los pliegos de concreción de las mejoras a presentar por los licitadores.

42. Recomendaciones de la Cámara de Cuentas a las Universidades • Reforzamiento de los Controles Internos, para la mejora de los procedimientos aplicados en la gestión económica. • Establecimiento de mecanismos para la gestión de contratos del art 11 LRU • Principio de Unidad de caja • Completarse la confección de inventarios y de los recuentos periódicos. • Planificación de la contratación • En la Contratación justificación de los procedimientos y formas de adjudicación

43. En los Pliegos de Cláusulas Administrativas establecimiento de criterios objetivos de adjudicación • Debe prevalecer la oferta mas económica sobre la oferta media. • Evitar las modificaciones de los contratos