PENGELOLAAN LOGISTIK RUMAH SAKIT

1. PENGELOLAAN LOGISTIK RUMAH SAKIT Kumpulan Materi Presentasi: Widodo J.Pudjirahardjo Hartono Tanto Edhi Listyo

2. TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK RUMAH SAKIT • TERCAPAINYA PENCAPAIAN VISI RUMAH SAKIT • TERCIPTANYA PELAYANAN RUMAH SAKIT DENGAN MUTU YANG PRIMA • TERCIPTANYA KEPUASAN DAN LOYALITAS KASTEMER RUMAH SAKIT, PADA KASTEMER EKSTERNAL DAN KASTEMER INTERNALNYA • TERCIPTANYA RANTAI NILAI (VALUE CHAIN)

3. PROSES MANAJEMEN LOGISTIK • Proses perencanaan • Proses penganggaran • Proses pengadaan • Proses penerimaan dan penilaian • Proses penyimpanan dan penyaluran • Proses pemeliharaan • Proses penghapusan • Proses pengendalian dan komunikasi

4. SIKLUS PROSES MANAJEMEN LOGISTIK Tidak Habis Pakai Penyimpanan dan Penyaluran Pemeliharaan Penerimaan dan Penilaian Habis Pakai Penghapusan Pengadaan Pengendalian dan Komunikasi Penganggaran Perencanaan Tujuan Keuangan Tujuan Rantai Nilai (Value Chain) LOGISTIK Tujuan Operasional Cost effective Cost efficience Bahan Memberikan Manfaat Optimal Jumlah tepat mutu dan sasaran

5. ITEM “LOGISTIK” • OBAT • REAGEN • ALAT KESEHATAN • LINEN • BARANG INVENTARIS • ATK • MAKANAN (GIZI) Logistik Medik (Perlu Gudang Khusus) Logistik R.T. (Tidak Perlu Gudang) Logistik Gizi (Perlu Gudang Khusus)

6. PRINSIP PENGELOLAAN MANAJEMEN LOGISTIK (OBAT) 6T • TEPAT WAKTU • TEPAT JUMLAH • TEPAT KUALITAS • TEPAT SASARAN • TEPAT SEDIAAN • TEPAT HARGA

7. Mengapa perlu dilakukan manajemen terhadap obat? • Peran penting dalam proses pengobatan • Menyelamatkan jiwa • Meningkatkan derajat kesehatan • Meningkatkan kepercayaan terhadap pelayanan kesehatan • Meningkatkan partisipasi dalam pelayanan kesehatan. • Menserasikan kepentingan pihak manajemen rumah sakit, dokter, pasien dan pihak supplier.

8. Siklus Manajemen Obat Seleksi Penunjang Manajemen Organisasi Keuangan Manajemen Informasi Sumber Daya Manusia Pengadaan Penggunaan Distribusi

9. Seleksi • Identifikasi masalah kesehatan/Prevalensi penyakit. • Pilihan cara pengobatan • Pemilihan obat termasuk bentuk dan dosisnya.

10. Pengadaan • Kuantifikasi kebutuhan • Pemilihan metode pengadaan • Mengatur tender • Menyusun kontrak • Menjamin kualitas obat • Memastikan terpenuhinya syarat-syarat dalam kontrak.

11. Distribusi • Kontrol stok • Manajemen penyimpanan • Pengiriman ke depo obat

12. Penggunaan • Diagnosis • Penulisan resep • Pemberian obat • Pemakaian secara benar oleh pasien.

13. PENGENDALIAN LOGISTIK • Menyeimbangkan biaya pengadaan & penyimpanan • Menyediakan tepat waktu • Mencegah kerusakan alat, komponen, terjadinya Stock out, dan sisa penggunaan bahan • Memanfaatkan diskon pembelian bahan atau komponen • Mempersiapkan kenaikan harga bahan dan komponen  akan datang

14. Kebijakan Pengendalian Logistik • Menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga / jumlah persediaan yang aman • Waktu pemesanan barang • Jumlah barang yang akan dipesan • Sistem pemesanan dan pengadaan

15. Unit Logistik • Bekerja berdasarkan kebutuhan pengguna • Sederhana : • Kapan dibutuhkan • Barang apa yang dibutuhkan (spesifikasi, merek, dimensi, sediaan) • Kualitas barang (harga, umur hidup) • Jumlah Kebutuhan

16. Kebutuhan dari berbagai unit: • Berhubungan dengan pemasok dengan segala metodenya untuk menyediakan kebutuhan unit tersebut, dalam bentuk suatu proses pembelian

17. Pemasok/Vendor/Supplier: • Pelayanan tepat waktu • Pengembalian mudah (barang salah) • Ada kesalahan segera menyelesaikan • Fleksibilitas pembayaran (Negosiasi pembelian dan vendor)

18. Penyimpanan • Konsekwensi: • Anggaran/Uang: • Cost uang berhenti • Cost penyimpanan • Cost kerusakan (biaya yang ditanggung RS akibat kerusakan) • Bagaimana didistribusikan (Sistem tersendiri)

19. Biaya dalam Persediaan • Biaya pemesanan / pembelian (ordering / procurement cost) : biaya yang diperlukan untuk mendatangkan barang dari luar serta biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, antara lain : biaya penentuan pemasok, biaya pengetikan pesanan, biaya pengiriman pesanan, biaya angkutan, biaya penerimaan, dan sebagainya. • Biaya penyimpanan (holding cost) : biaya yang timbul akibat menyimpan barang. Biaya ini meliputi : biaya penyimpanan secara fisik, biaya gudang (depresiasi), biaya kerusakan, biaya kadaluarsa, biaya asuransi, biaya administrasi dan pemindahan serta biaya kesempatan yang hilang (opportunity cost)

20. Biaya dalam Pengendalian …………… • Biaya penyiapan : biaya yang dikeluarkan untuk mempersiapkan barang sehingga siap untuk digunakan, antara lain : biaya penyusunan alat, biaya penyetelan mesin, dan sebagainya. • Biaya kehabisan / kekurangan bahan (shortage cost) : biaya yang timbul akibat terjadinya kekurangan barang. Keadaan ini menimbulkan kerugian karena proses produksi terganggu, kehilangan mendapatkan keuntungan atau kehilangan pelanggan. Dapat diukur dengan (a) kuantitas tidak terpenuhi, (b) waktu pemenuhan barang, (c) biaya pengadaan darurat, (d) biaya kehilangan pelanggan.

21. Proses Penerimaan • Masalah tersendiri. • Secara teoritis tidak otomatis seperti yang terlihat • Bagaimana Quality Control, Vendor Evaluation, Distributor mana yang baik.

22. TANGGUNG JAWAB BAGIAN LOGISTIK • Menjaga kegiatan yang dapat memasok material dan jasa secara tidak terputus • Mengadakan pembelian inventaris secara bersaing • Menjadwalkan investasi barang secara tepat • Mengembangkan sumber pasokan yang dapat dipercaya, dan menyediakan alternatif pasokan lainnya • Memantapkan sistem penyimpanan dengan baik • Menjamin sistem informasi logistik untuk semua unsur dalam organisasi.