FORUM MATINAL:

1. FORUM MATINAL: Mercredi 23 Novembre 2011

2. INTRODUCTION: Philippe CHEY, Président du SYPEMI

3. SYPEMI Le Syndicat professionnel des entreprises de multiservice immobilier et de Facilities management Chiffres clés 20 entreprises adhérentes 20 millions de m2 gérés Qui emploient 20 000 salariés Charte professionnelle comportant 12 engagements www.sypemi.com

4. Modèles de construction de prix d’une offre de Facilities Management Thierry Tabuteau, SYPEMI

5. PARAMETRES DE CHIFFRAGE • ECOUTE DU CLIENT: • identification du contexte, des objectifs et des contraintes - STRATEGIE - FINANCES - MODEDE CONTRAT

6. PARAMETRES DE CHIFFRAGE 2) ANALYSE DES SOLUTIONS POSSIBLES Les économiespotentiellessuiventunecourbe qui estfonction du niveau d’acceptation du changement du Client et du mode de gestionactuelle Le modèle de réduction de coût le plus agressif est applicable dans le cas d’un chiffrage sans aucune contrainte et où le Client est d’accord pour reconsidérer la totalité de son processus. Niveau d’acceptation au changement Courbe des économies réalisables Modèle actuel de gestion des Sv Gx Externalisée en FM Intégré Gestion de contrat pour compte Services Généraux internalisés

7. PARAMETRES DE CHIFFRAGE 3) STRUCTURATION DE L’ORGANISATION - Internalisation - Externalisation

8. PARAMETRES DE CHIFFRAGE 4) ETUDE DES COÛTS - Benchmark - Appels d’offres - Coûts salariaux - Frais Généraux - Frais connexes

9. IMPACT ECONOMIQUE POUR LE CLIENT 1) IMPORTANT DE CONSIDERER L’IMPACT SUR LE COÛT TOTAL D’OCCUPATION DES LOCAUX - Coûts Directs - Coûts Indirects

10. IMPACT ECONOMIQUE POUR LE CLIENT 2) VALEUR AJOUTEE DU FM INTEGRE - Stratégie - Maîtrise - Flexibilité

11. IMPACT ECONOMIQUE POUR LE CLIENT 3) LEVIERS DE REDUCTION DE COUTS - Leviers inhérent au contrat local - Leviers dépendant de paramètres extérieurs au contrat local

12. De l’analyse de valeur à l’analyse de prix Jean-Pierre DELFONDO, CDAF

13. De l’analyse de valeur à l’analyse de prix Frédéric GAUDIN, Directeur Associé - FACILITIS

14. Analyse de la valeur d’un contrat de FM : Du besoin à la solution Sypémi 23/11/2011

15. LA VALEUR Valeur Objective • se mesure entre objets • Mathématiques : La détermination d’une variable • Musique : La durée d’une note (absolue ou relative) • Peinture : Le degré d’intensité de la lumière • Economie : Le prix … Valeur subjective • s’apprécie suivant chaque sujet • Philosophie : Une norme de conduite personnelle ou professionnelle : morale, éthique, sociale, politique, spirituelle, esthétique… • Psychologie : Le niveau du désir vis-à-vis d’une solution

16. UNE SOLUTION DE VALEUR Objectivité Subjectivité Une solution a de la valeur si celle-ci peut-être objectivée Cette valeur se détermine Une solution est de valeur si celle-ci répond à un désir Cette valeur s’apprécie & La valeur d’une solution se construit dès l’amont puis à chaque étape de sa mise en œuvre

17. Le cadre de la demande Le besoin opérationnel Les contraintes techniques La nécessité sociale Les contraintes d’organisation client Cadre et substance de la demande client Les envies Les contraintes achat et juridiques L’évolutivité Les contraintes économiques

18. LA VALEUR DE L’OFFRE • Offre standard ou adaptée ? • Analyse de la valeur client : • Organisationnelle • Relationnelle • Technique • Sociale • Humaine • Culturelle • Economique... Offre unique au client Offre standard du prestataire 100% adaptée au client 100% contrainte du client Offre juste

19. LES ÉTAPES DE CRÉATION DE VALEUR • 7 étapes pour créer de la valeur : • L’étude de faisabilité • La prescription • La consultation • L’évaluation • Le dialogue et l’accord • La mise en œuvre • La mesure de la performance

20. 1 - L’ÉTUDE DE FAISABILITÉ • 1 • Quel est le modèle d’organisation / d’externalisation le plus adapté au contexte actuel ? • Contexte social • Contexte culturel • Contexte organisationnel • Contexte politique • Contexte financier • Contexte juridique • Contexte conjoncturel … Cadre et substance de la demande client ? • 2 • Quelles étapes sont préalables à l’engagement d’un appel d’offres ? • Quelle organisation projet mettre en œuvre pour aboutir ? • Comment aider le chef de projet à être légitime sur l’ensemble des sujets ? • Quel est le niveau de maturité du client pour intégrer ce changement ? • Quelles sont les étapes à retenir pour la mécanique d’appel d’offres? • …

21. 2 – LA PRESCRIPTION Le dossier d’appel d’offres Traduction d’un accord interne : Cadre et substance de la demande client - Un niveau d’ouverture - Un niveau de détail - Un niveau de d’exigence

22. 2 – LA PRESCRIPTION AO peu décrit, trop ouvert Prix de méfiance Juste prix Confiance Valeur ajoutée forte Qualité de relation AO trop décrit trop fermé Prix de défiance Degré de qualité d’un dossier d’appel d’offre

23. 3 – LA CONSULTATION • Une pré qualification des prestataires • Cohérence de culture • Nature de l’expertise • Pertinence de l’expérience • Visites de références similaires / client • Un délai de réponse raisonnable • Un temps d’investigation sur site • Un temps d’analyse adapté

24. 4 – L’ÉVALUATION : LES CRITÈRES Critères relationnels Compréhension de la culture client, du contexte social, organisationnel et humain, Qualité de relation commerciale (expertise, visites sites…) Organisation de la dynamique relationnelle proposée, Adéquation d’une structure de reporting à la relation, Maîtrise du risque client réglementaire, Capacité d'accompagnement du Client dans la mise en œuvre d'une démarche HQE Exploitation, Force de proposition sur les clauses du projet de contrat...

25. 4 – L’ÉVALUATION : LES CRITÈRES Critère de progrès Utilisation avancée d’outils technologiques permettant des gains de productivité, Présentation de solutions informatiques et pratiques susceptibles de professionnaliser l’approche métier… Critères de coûts Optimisation économique et maîtrise des coûts, Plan de progrès sur la durée du contrat, Mode de rémunération de la prestation, Proposition de maîtrise des coûts variables et transparence…

26. 4 – L’ÉVALUATION : LES CRITÈRES Critères techniques Compréhension du contexte opérationnel, Adéquation au cahier des charges, Maîtrise du métier, Qualité de la prestation et système de contrôle qualité, Engagement de résultats et indicateurs de performance, Engagement vis-à-vis du Développement Durable, Adéquation des outils et systèmes d’information, Adéquation de la méthode et de l’organisation pour chaque phase : démarrage, exploitation, amélioration, Références de la société sur des contextes similaires…

27. 4 – L’ÉVALUATION GLOBALE

28. 4 – L’ÉVALUATION OPÉRATIONNELLE

29. 4 – L’ÉVALUATION ÉCONOMIQUE

30. 5 – LE DIALOGUE ET L’ACCORD Dialogue = lien = liant La soutenance L’échange La construction d’une relation L’adaptation de l’offre : L’accord Valeur Objective Valeur Subjective

31. 6 – LA MISE EN ŒUVRE Mise en œuvre L’appropriation du site La connaissance client Le déploiement des processus Le calage des SI L’édification du reporting… : Collaboration Client Prestataire

32. 7 – LA MESURE DE LA PERFORMANCE Mesurer Vérifier le respect de l’engagement Identifier les sources de progrès Prendre des décisions Partager, partager et partager : S’ajuster et évoluer Evaluation Objective Evaluation Subjective

33. Conclusion • La valeur d’une offre se crée : • A chaque étape de la démarche, • Le plus en amont possible, • Avec un dossier technique solide • En bâtissant mutuellement un cadre de relation basé sur le respect et la confiance • Le « juste » prix est la résultante de l’« entente » de l’ensemble de ces composantes

34. Mesure de la création de valeur Joël MARIAS, Arseg

35. LES CHIFFRES CLES DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL 2011 (exercice 2010)

36. Répartition coût global • Répartition des postes de charges (en €HT/m²*/an) • Répartition du coût d’un poste de travail (en %) *m² locatif figurant sur le bail Source : ARSEG 2011

37. Le poste de travail Coût moyen d’un poste de travail en 2011 :10 405€* *Calculé à partir du coût du poste de travail BRA 2011 (Exercice 2010) - Sont exclus de ce montant les postes budgétaires suivants : Voyages d’affaires, Restauration, Bureautique, Flotte automobile, Téléphonie mobile, Documentation générale et technique. dont part du coût lié aux m² :+ de 65 %* *Inclus les loyers, les assurances et les taxes Source : ARSEG 2011

38. Coûts des Services à l’immeuble/occupant • Coût moyen sur l’exercice 2010 en €HT/m²/an FM Multitechnique : ~63€/m² FM Multiservice : ~109€/m² Management : ~14€/m² €/m²/an Source : ARSEG 2011

39. FM et Création de valeur : le point de vue du DET* *Directeur de l’Environnement de Travail

40. Le point de vue du DET Le recours au FM implique des acteurs multiples et une gestion à plusieurs niveaux. Il nécessite un pilotage adapté pour que les différentes parties prenantes (externes et internes) contribuent à la performance globale du projet.

41. Le point de vue du DET Chaque entreprise est régie par des habitudes, des codes, une culture qui lui sont propres. Pour être performant le FM doit savoir s’adapter et s’intégrer pour pouvoir répondre aux besoins de ses occupants.

42. Le point de vue du DET Conciergerie, crèche d’entreprise, espaces détentes… Le bien être au travail est une préoccupation grandissante dans les entreprises. La création de valeur ne peut se réduire à un coût. La qualité et l’environnement de travail sont aussi générateurs de performance.

43. MERCI DE VOTRE ATTENTION

44. La valeur attendue est-elle au rendez vous? Bernard Delbourg, Directeur Immobilier – IBM France et Benelux

45. QUESTIONS/ REPONSES