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DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS

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DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS

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  1. DEFINICIÓN de GESTIÓN POR PROCESOS • “La Gestión por Procesos es una metodología para: • definir los procesos de la organización con objeto de • seleccionar, implantar, analizar y mejorar aquellos que son claves o críticos”

  2. PROCESO Un proceso es Una secuencia ordenada de actividades, interrelacionadas entre sí, con una finalidad determinada que transforman unas entradas (inputs) en unos resultados (outputs), para dar respuesta o prestar un servicio al ciudadano como usuario, cliente o beneficiario, y que crea valor intrínseco para estos.

  3. GESTIÓN POR PROCESOS Y HECHOS

  4. DIFERENCIAS ENTRE GESTIÓN POR FUNCIONES Y GESTIÓN POR PROCESOS • El proceso atraviesa las funciones Funciones (jerarquía) Interfaz Procesos

  5. POLÍTICA DEL CENTRO: MISIÓN, VISIÓN, VALORES Gestión de Personal (SGP) Gestión de Recursos (SGR) Gestión administrativa (SGA) Gestión de Infraestructuras (SGI) Gestión medioambiental (SGM) Gestión de información (SGC) ESTRATÉGICOS EVALUACIÓN Y MEJORA Elaboración y revisión de doc. programáticos (EPD) Criterios de asignación de recursos (EAR) Revisión del Sistema por ED (ERS) Planificación a largo plazo (EPL) Seguimiento y control MSC CLAVE OPERATIVOS Planificación / Organización de actividades (OPR) Ens / Aprendizaje (OEA) Tutoría/Orientación (OTO) Medición y Presentación resultados MMA Coordinación (OCO) EDUCACIÓN Servicios del centro (OGS) Socialización (OSO) Desarrollo cultural (ODC) Atención a padres (OAP) Imagen del centro (OGI) Mejora y búsqueda Excelencia MEX DE APOYO o SOPORTE

  6. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS • OPERATIVOS, CLAVES O “DE SERVICIOS” • PROCESOS DE SOPORTE • Desarrollan la razón de ser de la organización. • Se dirigen a la prestación de sus servicios propios y a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus usuarios. • Generan valor añadido para los clientes o usuarios externos. • Son propios de cada organización; no comunes a todas ellas. • Son los procesos que facilitan el desarrollo de los procesos operativos. • Generan valor añadido para los clientes-destinatarios internos.

  7. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (2) • ESTRATÉGICOS • ESTRATÉGICOS … ADEMÁS • Suponen definida la política de la organización (su Misión, sus estrategias, su Visión, sus Valores fundamentales) • Son los procesos relacionados con la estrategia de la organización, con su dirección, planificación a largo plazo y organización básica. • Son procesos de carácter global y transversal, que afectan a todas las áreas y departamentos de la organización. • Proporcionan las guías de actuación de la organización para la gestión de los procesos. • Marcan la relación con el entorno. • Evalúan y establecen dirección y guías a la organización en función de los resultados. • Conducen el modo en que se toman las decisiones a cerca de la política, la estrategia, los objetivos y los planes a corto, medio y largo plazo.

  8. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS (3) • PROCESOS DE MEDICIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA • Son procesos dirigidos a la mejora de la gestión por procesos del centro. • Conllevan el establecimiento de los indicadores necesarios para medir y evaluar los procesos, especialmente los sometidos a mejoras. • Plantean las condiciones para realizar su seguimiento y evaluación.

  9. Detectar los procesos clave y críticos IMPORTANTE PROCESOS CRÍTICOS SON LOS QUE NECESITAN UNA ESPECIAL ATENCIÓN PORQUE: Representan un elevado riesgo técnico. Sus resultados no satisfacen las necesidades y expectativas de los destinatarios. Dan lugar de forma reiterada a incidencias conocidas y resultados no satisfactorios PROCESOS CLAVE SON AQUELLOS QUE MAYOR IMPACTO TIENEN EN LOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, HACIENDO MAYOR ÉNFASIS EN SU REPERCUSIÓN EN LOS USUARIOS

  10. PRÁCTICA Priorizar los procesos clave y críticos (Práctica Colectiva)

  11. TABLA DE PROCESOS CLAVE O CRÍTICOS/ÁREAS DE MEJORA

  12. PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORA CÓMO LO HACÍAMOS ACTUACIÓN 1 ACTUACIÓN 2 OBJETIVO ÁREA DE MEJORA ACTUACIÓN 3 ACTUACIÓN 4

  13. PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORANueva propuesta PRIMER DESARROLLO OBJETIVO PROCESO 2 PROCESO 1 Objetivo Actuación 4 Actuación 3 OBJETIVO Actuación 1 Actuación 2 Objetivo PROCESO 3 PROCESO 4 ÁREA DE MEJORA Objetivo

  14. PROCESOS CLAVE Y ÁREAS DE MEJORA SEGUNDO DESARROLLO Factor clave 1 Factor clave 2 Acciones de Mejora OBJETIVO Acciones de Mejora Acciones de Mejora Factor clave 3 PROCESO CLAVE Factor clave 4 Factor clave 1

  15. La mejora de los procesos Factores clave de un proceso Son las partes del mismo que si sufriesen cualquier variación generarían un fuerte impacto en los resultados esperados del proceso. Para su identificación es necesario analizar qué sucedería y qué consecuencias tendría en el proceso en el caso de que ese factor presentase problemas o dificultades.

  16. ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO ÁREA PROCESO DE MEJORA SELECCIONADO COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO COMIENZO DEL TRABAJO EN EQUIPO CONOCER CÓMO LO HACEMOS CONOCER CÓMO LO HACEMOS ENTREVISTAR A LOS CLIENTES ENTREVISTAR A LOS CLIENTES DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR DETERMINAR LOS ASPECTOS A MEJORAR ANALIZARLAS CAUSAS DEL PROBLEMA ANALIZARLAS CAUSAS DEL PROBLEMA DESARROLLAR SOLUCIONES DESARROLLAR SOLUCIONES COMPARAR CON LOS MEJORES COMPARAR CON LOS MEJORES DISEÑAR EL NUEVO PROCESO DIBUJAR EL NUEVO PROCESO IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO IMPLEMENTAR EL NUEVO PROCESO MEDIR RESULTADOS MEDIR RESULTADOS AJUSTAR EL NUEVO PROCESO AJUSTAR EL NUEVO PROCESO Matriz de selección Formado por los más directamente implicados En cuestas, otros procedimientos Diagrama de Pareto Diagrama de flujo Ficha técnica Espina de Ishikawa Tormenta de ideas Hojas de control IMPLANTAR EL NUEVO PROCESO

  17. Concretar su objeto. • Recoger con el mayor detalle lo que se espera de cada uno. Llevar a cabo estas tareas de forma consensuada con todas las personas involucradas en el mismo y sus responsables Definir la finalidad específicade cada proceso IMPORTANTE

  18. Factores clave de los procesos de enseñanza aprendizaje ?

  19. La mejora de los procesos Objetivos e Indicadores o de control: junto con los factores clave es necesario establecer previamente unos objetivos e indicadores de control óptimos, valores de referencia (es decir qué se desea obtener) para valorar en qué medida se está consiguiendo la finalidad descrita del proceso; en la medida en que todos los objetivos e indicadores de control se consigan, podremos decir que el desarrollo del proceso ha cumplido su finalidad.

  20. Objetivos de control de los procesos de enseñanza aprendizaje

  21. MEDICIÓN DE LOS PROCESOS Un centro gestionado por procesos debe conocer si los procesos diseñados cumplen y en qué grado con los objetivos establecidos para los mismos. ¿Cómo lograr ese conocimiento? Con un buen sistema de medición y control de sus procesos • ¿Qué debemos medir? • La eficacia: es el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos • La eficiencia: es la relación entre los recursos invertidos y los resultados alcanzados. • La flexibilidad: es la capacidad del centro y sus procesos para adaptarse o anticiparse a los cambios.

  22. MEDICIÓN DE LOS PROCESOS

  23. SISTEMA DE INDICADORES PARA LOS PROCESOS DE ENSEÑANZA APRENDIZAJE (EJEMPLO) ?

  24. La presentación de los resultados y su análisis

  25. Las fases de la implantación • Concienciación del E.D. • Creación de un núcleo o equipo dinamizador (formado) • Primeros trabajos de mapa de procesos • Ampliación del grupo original: curso de formación para diagnóstico del centro, mapa de procesos, selección de procesos, implantación de algunos procesos, etc. • Seguimiento y mejora de los procesos implantados • Ampliación a otros procesos