2012-12-14 Version A

1. Behörighetsadministration i Nekksus 2012-12-14 Version A

2. Behörigheter – inledning/sammanfattning • Behörighet till finansiell information i Nekksus: • I Nekksus har användaren rätt att se allt (utfall/budget/prognos) inom sin förvaltning. Detta görs genom att användaren läggs upp som användare på förvaltningen. • Ett s.k förvalt ansvar/nivå kopplas till behörigheten så att användaren får ett s.k. defaultvärde som visas när rapporter körs. • För rapporter med individdata ska användaren endast ha tillgång det ansvar/nivå inom förvaltningen som den har behov av att se. Här ska ett ansvar/nivå därför anges som ett defaultvärde för användaren men då i syfte att kunna begränsa behörigheten. • För den som skall vara lokal systemförvaltare markeras detta i samband med uppläggning genom att markera den rapportgruppen. • För lokala användare med utökad behörighet och centrala användare finns särskilda grupperingar skapade för att göra det möjligt för dem att se lämplig grupp av förvaltningar. • I Nekksus är en gruppering skapad för investerande förvaltningar. Om en användare läggs till på en investerande förvaltning kommer denna med automatik att se alla investerande förvaltningarnas investeringsinformation • Endast de användare som har fått behörighet till rapporten budgetinmatning av investeringsinformation har tillgång till denna. • Bilderna som finns i detta dokument beskriver vilka behörighetstyper som finns i Nekksus och ger en beskrivning av vilka regler som gäller för behörighet till individinformation. Dessutom beskrivs steg för steg hur en systemförvaltare lägger upp en ny användare i Nekksus.

3. Behörighetsgrupper för användare i Nekksus

4. Behörigheter – hantering i Nekksus • Hantering i Nekksus: • I Nekksus finns fliken ”Administration”. Under den finns rapporten ”Användarhantering”. Här kan den som är lokal eller central systemförvaltare lägga upp behörighet för nya användare, ändra i behörigheter eller ta bort en användare. Förvaltningen kan ge flera användare behörighet att kunna göra de uppgifter som ligger på lokal systemförvaltning. • Om en användare behöver ha lokal behörighet till flera förvaltningar, t ex i de fall någon arbetar aktivt med flera förvaltningar kan de som är lokala systemförvaltare för respektive förvaltning lägga upp användaren – dvs samma användare kommer att finnas upplagd på flera förvaltningar. En användare som har denna typ av behörighet kommer i sitt organisationsträd att se de förvaltningar som han/hon är behörig till. De kommer att vara uppsummerade till en ”topnod” som innehåller förvaltningsnumren för de aktuella förvaltningarna. • Om någon skall ha utökad lokal behörighet eller central behörighet kan detta endast läggas upp av central systemförvaltning. Den centrala systemförvaltaren lägger då upp användaren till en fördefinierad grupp av förvaltningar – (går alltså inte in på varje förvaltning och lägger upp användaren). Detta kan gälla användare som har ett behov att t ex kunna se alla SDN. För att få utökad lokal behörighet och central behörighet krävs att uppdrag ges till central systemadministration från behörig part. Se bifogade sammanställning över vem som lämnar uppdrag för vilken typ av behörighet. • En användare som skall ha utökad lokal behörighet eller central behörighet skall först läggas upp av lokal systemförvaltare med defaultansvar/nivå och korrekt löneansvar. Central systemförvaltare kan sedan ändra denna defaultnivå för dem som önskar detta på en högre nivå, löneansvar skall vara det samma. • Att användaren läggs upp som lokal användare möjliggör att användaren kan väljas i godkännandeprocessen för budget/prognos. Den utökade behörigheten avser endast utdata. • En användare som har en utökade lokal behörighet eller en central behörighet kommer att se ett samlingsnamn som ”topnod” på det organisationsträd som visas. (Alla SDN, Alla förvaltningar exkl. kommuncentralt etc.) Vid behov kan nya grupperingar skapas av central systemförvaltning.

5. Behörighet till personalinformation • För sammanställd personalinformation – statistik, nyckeltal, uppgifter där individuppgifter inte är avläsbara gäller samma regler som för övrig finansiell information. • När informationen visas på individnivå skall endast namnet på individen visas – ej personnummer. • För lönekostnadsinformation på individnivå och anställningsinformation gäller att endast de som har verklig användning av informationen skall ha tillgång till informationen. Den användare som skall ha tillgång till individinformation är närmaste chef och andra som behöver informationen för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Detta kan vara administratör för aktuell enhet eller ekonom/controller som behöver tillgång till individinformation för att kunna stödja chefer i budget- och prognosarbete. Av praktiska skäl innebär detta även att respektive chefs chef också har möjlighet att se informationen. • Centrala användare (SLK) har ej tillgång till individinformation (annat än för egna ansvarsområden).

6. Lokal systemadministration - behörigheter • En lokal systemadministratör har rätt att i sin förvaltning lägga till eller ta bort en användare och ändra i en användares behörighet. • Så här fungerar det att lägga upp en behörighet i Nekksus: • För att inloggningen till Nekksus skall fungera måste varje användare finnas upplagd både som användare i Nekksus och i AD:t, som är ett av stadens användarregister. • När en ny användare skall registreras i Nekksus skall personen först läggas upp som användare och därefter skall han/hon kopplas till de rapporter som användaren skall se. • 1. Gå till fliken Administration • 2. Välj Användarhantering • 3. Välj förvaltning på vänster meny (gäller endast den som har tillgång till flera) • 4. På bilden visas nu alla användare på den förvaltning du tillhör.

7. Lokal systemadministration - behörigheter • 5. Lägg till en ny användare genom att fylla i följande: • Användarnamn: Användar-id vilket skall vara windowslogin enligt Göteborgs Stads AD-konton • Fullständigt namn: För och efternamn på användaren • Email: behöver inte fyllas i, blir automatiskt vid spara • Ansvar default: Ansvar eller nivå i organisationsträdet som skall vara den nivå som användaren automatiskt får förvalt när han/hon kör en rapport (gäller även för startsida Ekonomi). Uttrycks som en ansvarskod eller en gruppering av ansvar, inklusive prefix (prefix+nivå 0-4 kod) • Löneansvar: Ansvar eller nivå i organisationsträdet som skall vara den nivå som användaren har tillgång till lönekostnader på individnivå. Uttrycks som en ansvarskod eller en gruppering av ansvar, inkl prefix (prefix+nivå 0-4 kod). Denna skall endast fyllas i om användaren skall ha tillgång till löneinformation på individnivå. Enligt de centrala reglerna skall användare endast ha tillgång till information om lön på individnivå för de ansvarsenheter som personen har ett chefsansvar för eller av annan anledning har detta behov (ekonomer, administratör/chefsstöd). Varje förvaltning ansvarar för att ingen användare har tillgång till mer individdata än vad den har behov av. • 6. Klicka därefter spara

8. Lokal systemadministration - behörigheter Ansvar default och Löneansvar: Den kod som anges måste vara en organisationsnivå eller en ansvarskod som finns under förvaltningens ansvar och visas i vänstermenyn. Om inte kommer systemet att lämna ett felmeddelande och koden måste ändras och inmatningen sparas på nytt. 7. Gå till flik Rapportgrupper När användaren är skapad måste han/hon få tillgång till de rapporter som erbjuds. Fliken Rapportgrupper listar alla rapportgrupper som har skapats. 8. Välj först användare i fältet ”Förvaltningens användare” 9. Klicka i vilka rapportgrupper som ska vara kunna synliga för användaren. (Rapporten Ekonomi UBF skall bara klickas i för användare på UBF.) 10. Klicka därefter på Spara. Efter 3-5 min kommer nu användaren att ha tillgång till systemet. Adressen till Nekksus är https://nekksus.goteborg.se 11. Fliken ”Användare per rapportgrupp” visar per rapportgrupp vilka användare som är kopplade till denna. Här skall ingenting matas in.