e-handel på Arbetsf ö rmedlingen ESV:s e-handelsdag, 2010-06-16

1. e-handel på ArbetsförmedlingenESV:s e-handelsdag, 2010-06-16 Information om Arbetsförmedlingen Inköpsstrategi Inköpsstöd för Arbetsförmedlingen, INKA-projektet Erfarenheter Kontaktpersoner: Erik Ryrlind erik.ryrlind@arbetsformedlingen.se Jan Åbjörnsson jan.abjornsson@arbetsformedlingen.se

2. Ekonomi Det totala anslaget 2009 var 62 mdkr • 40 mdkr gick till försörjning av arbetslösa i form av a-kassa och aktivitetsstöd • 7 mdkr gick till köp av tjänster för arbetslösa, varav 1,4 mdkr fakturerades • 10 mdkr gick till lönebidrag och andra särskilda insatser för funktionshindrade • 4 mdkr gick till löner och lönebikostnader • 1,4 mdkr gick till inköp av varor och tjänster för den egna verksamheten.Alltså sammanlagt 2,8 mdkr som är aktuellt för e-handel

3. Inköpsstrategi • Analys • Syfte • Mål • Processer • Organisation • Verktyg

4. Inköpsvärden, leverantörer och fakturor

5. InköpsstrategiSyfte och mål

6. Inköpsstrategi Arbetsmaterial Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Syfte • att skapa en effektiv och miljömedveten inköpshantering avseende • kostnadseffektivitet, • produktsortiment och • relationer med leverantörer. • att understödja Arbetsförmedlingens uppdrag att arbetsgivare får arbetskraft och att arbetssökande får arbete.

7. Inköpsstrategi Arbetsmaterial Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Förslag till strategiska mål: • Få ökad säkerhet, kontroll, och uppföljning av alla inköp • Styra inköp mot ramavtal och upphandla ramavtal om sådana saknas • Samordna inköp, där detta är befogat, för att effektivisera inköpsarbetet, öka kvaliteten på den inköpta varan/tjänsten och minska antalet fakturor • Effektivisera fakturahantering och därmed få lägre administrativa kostnader • Få ökad kvalitet i den ekonomiska redovisningen • Sträva efter att alla inköp skall ha ett miljöperspektiv

8. Inköpsstrategi Arbetsmaterial Inköpsstrategi för Arbetsförmedlingen Exempel på operativa mål: • Antalet fakturor som hanteras manuellt skall minska med 50 % under 2011, eller uppgå till högst 50 000. • Av fakturorna skall 50 % vara e-fakturor 2011 och 70 % 2013. • 2012 skall det finnas e-beställningsrutiner för 30 % av alla inköp, och 70 % 2020. Nyckeltal • Avvakta gemensamma nyckeltal för staten

9. InköpsstrategiProcesser

10. Gemensam begreppsapparatIllustration över inköpsverksamhetens processer – det är viktigt att förstå vad som döljs under skalet för att kunna organisera arbetet! Exempel på övergripande vyöver ett ramverk för inköpsarbete 1. Övergripande styrning, ramverk och policies 2. Kategori-styrning 3. Upphandla och kontraktera leverantörer 4. Hantera beställningar och order-läggning 5. Hantera leverantörs-utbetalningar 6. Hantera leverantörer och leverantörsutveckling

11. InköpsstrategiInköpsorganisation

12. Gemensam begreppsapparat Illustration över grundläggande ansvarsfördelning för inköpsverksamhet utifrån organisatoriska nivåer och komplexitet Övergripande vision, strategier, mätetal och målsättningar för inköpsarbete “Code of conduct” – Uppförandekod för leverantörer Samarbeten och koordinering med andra aktörer (branschorgan, myndigheter etc.) Ledning av kategorier där koncernövergripande hänsyn och koordinering är av vikt (såsom stora volymer, gemensam specifikation, affärskritiskt) Hantering av utvalda leverantörer Definition av koncerngemensamma processer och verktyg Utveckling och förvaltning av systemstöd för inköp Koncerngemensamt ramverk för-, och uppföljning av intern kontroll Koncernnivå / myndighetsgemensam Division/affärsområde /avdelning • Avdelningsgemensam nedbrytning av övergripande strategier och målsättningar • Utvalda nyckelkategorier där avdelningsgemensam koordinering och kravställning är av vikt • Hantering av utvalda leverantörer • Definiering av avdelningsgemensamma processer och verktyg • Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp • Enhets unika inköp och kategorier • Avrop och nyttjande av avtal från avdelnings- och koncernkategorier • Enhetens hantering av enhetsunika leverantörer • Utveckling och förvaltning av avdelningsunika system och verktyg för inköp Affärsenhet Lokalt inköp • Hantering av unika lokala inköp • Avrop och nyttjande av avtal från enhets-, avdelnings- och koncernkategorier • Hantering av lokala leverantörer • Lokalt inköpsarbete (förrådshållning, godsmottag etc.) Not: Detta är exempel på ansvarsfördelning. Detaljerad ansvarsfördelning behöver etableras i samspel med de ingående rollerna för inköp och för ”rätt” nivåer av enhetsvisa/övergripande arbete.

13. Exempel på inköpsorganisation med produktgruppsteam Strategiska/taktiska leverantörskontakter • Inköpsstrategi • Nyckeltal, mål, uppföljning • Regler, riktlinjer, rutiner • Standardisering • Produktgruppsorganisation Strategisk inköpsfunktion Leverantörer Ekonom Sakkunnig • Produktgruppsstrategi • Sortimentsstyrning • Produktgruppsprofil • Kravspecificering • Leverantörsuppföljning • Marknadsbevakning Produkt- grupps- team Annan intressent Användare Inköpare (vissa med samordningsansvar) Operativa leverantörskontakter • Stöd till lokal organisation • Lokal kännedom • Kravställande • Upptäcker behov • Initierar inköp Användare

14. INKA-projektetInköpsstöd för Arbetsförmedlingen

15. Kort bakgrund till projektet • Start våren 2007 med ursprunglig projektidé ” bidra till effektiva upphandlingar och inköp genom att införa elektronisk upphandling och elektronisk handel ” • Förändrad inriktning (avgränsat bort upphandlingsstöd) • En myndighet 2008 (med förändrad organisation samt förändrad budgetmodell) • POC (proof of concept) i juni 2008 för att testa hypotes utvärdering och avrop av anskaffningsportal • Pilot november 2008 - februari 2009 • Införande – påbörjat 2009, lösning av GLN-koder, behörighetsadministration • Beslut om fortsatt införande inom ramen för projektet under 2010

16. Utvärdering PoC (proof of concept) • Fyller Raindance anskaffningsportal våra krav • Processkartläggning • Användningsfall • Testfall • Testplan • Utvärdering och lösningsförslag • Beslut om avrop

17. Elektronisk fakturahantering Ev. Artikellista Leverantör medEDI avtal SFTI 9.x Lösningsförslag INKA-projektet Abonnemangsfaktura Leverantör Leverantör Leverantörsans-anslutning och avslutpartsinformation Pappersfaktura Svefaktura Leverantör medEDI avtal SFTI 6.x Prislista (PRICAT) Leverantörsans-anslutning för Svefaktura Avrop (inköpsorder) AvropserkännandeAvropsbekräftelseLeverantörsfaktura Data-växel(BTS) Data-växel (Itella) Upplägg, grunddata för varje abonnemang Raindance Manuell hantering Vid förändring Kontinuerligt Nya/ändrade leverans- adresser och GLN-kod Användaruppgifter Behörighetsgrupp Attesträttigheter Felisia Åtgärd Attest IdM

18. Pilotverksamhet • Scenario 6 Avrop mot ramavatal • Kontorsvaruhuset (en av sex leverantörer) • Scenario 9 abonnemangsfakturor • Vattenfall • Pilot från oktober 2008 – mars 2009 • Utvärdering och lösningsförslag • Beslut att fortsätta införande

19. Nuläge • Status anslutning leverantörer scenario 6: • Anslutna • Kontorsvaruhuset • Kontore • Kontorab • Kontorsspecialisten • Herman Andersson • Skövde kontorsservice • KP Karlskrona • Auralight • Anslutning pågår • Staples

20. Nuläge • Status anslutning leverantörer scenario 9: • Anslutna • Vattenfall • OK/Q8 • EON • Kontorsvaruhuset (skåpservice) • Fortum • Mälarenergi • Berendsen • Anslutning pågår • Övriga RKV-gruppen skåpservice

21. Planering INKA 2010 • Varukorg • Kartläggning av ansvariga inköpsorganisation • En ingång för alla inköp, enkelt att beställa • Leverantörsanslutning • Effektivisera metod • Utvärdera EDIonet (systemstöd för anslutning) • Ansluta leverantörer • Testa ytterligare scenario 6.5, Sveorder, fulltextorder • Inloggning och signering via tjänstekort • Lösningsförslag förvaltning av anskaffningsportalen • ESV:s referensgrupp

22. Produktgruppsanalys - varukorgar Utkast Arbetsmaterial • Arkiv och dokumenthantering • Inredning och lösa inventarier • Kontorsmöbler mm • Maskiner • Lokaler och fasta inventarier • Lokaler • Fasta inventarier • El • Larm och bevakning • Lokalvårdstjänster • Resor • Resebyråtjänster • Bilar • Vaktmästeri och kontorsmaterial • Posttjänster • Flyttning/Transporter/Bud • Kontorsvaror mm • Af-relaterade tjänster som skall belasta förvaltningsanslaget • Analys, utredning och utveckling • Ekonomitjänster • Informationstjänster • Trycksaker mm • Medieanalys och omvärldsbevakning • Information • Publikationer • IT • Förvaltningsobjekt och program • Telefoner och datorer • Drift, underhåll och kommunikation • Personaltjänster • Rekrytering • Kompetensutveckling • Företagshälsovård och friskvård • Representation

23. Erfarenheter

24. Inköpsstrategier • Förankra från början • Inköpsprocesser • Den strategiska processen är viktig • Ta med de interna processerna – och vem som äger dessa • Organisation av inköpsarbetet • Koppla processer och organisation • Leverantörsanslutning • Börja med en leverantör som kan! • Abonnemang enklare • Administration av pricat mm är omfattande – räkna med detta! • Avsätt tillräckliga resurser – rationaliseringsvinsterna kommer på sikt! Erfarenheter