Sikret sone i P360

1. Sikret sone i P360 Informasjon til brukere av Sikret sone i P360

2. Innlogging sikret sone Trykk Yes: Logg inn med vanlig brukernavn og passord: Klikk på Desktops: Åpne P360 Sikret sone: Alternativ lenke: https://citrix.oppland.org

3. Hva skal i Sikret sone i P360? Dokumenter med sensitive personopplysninger (SPO), jfpersonopplysningsloven § 2 pkt 8; a) rasemessig eller etnisk bakgrunn, eller politisk, filosofisk eller religiøs oppfatning b) at en person har vært mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handlingc) helseforholdd) seksuelle forhold e) medlemskap i fagforeninger

4. Utdyping av pkt. b og c • Pkt. b, Mistenkt, siktet, tiltalt eller dømt for en straffbar handling • Disiplinærstraff mot en elev som har forbrutt seg mot skolens regler, defineres ikke som sensitiv personopplysning og omfattes ikke • Pkt. c, Helseforhold • Særskilt inntak, alle typer dokumenter • Årsaker til elevers fravær, ulykkestilfelle med skade på person • Skoleskyss ved spesielle behov • Vurdering tannbehandling • Personaldokumenter med helseopplysninger

5. Riktig bruk • Det er kun dokumenter med sensitive personopplysninger som skal i Sikret sone • Velg riktig tilgangsgruppe • Alle andre dokumenter skal i Intern sone • Du har ikke tilgang til dokumenter på tvers av soner • Du ser alle dokumenter i Sikret sone, men kan ikke åpne eller redigere de som tilhører Intern sone • I Intern sone ser du kun de dokumentene som er registrert i Intern sone

6. Riktig bruk forts. Vi anbefaler likevel at når det inngående dokumentet er registrert i Sikret sone i P360 besvares dokumentet i Sikret sone selv om svaret ikke er sensitivt Saksbehandler må gi beskjed til Arkivet snarest dersom dokumenter er registrert i feil sone

7. Hvem skal ha tilgang til Sikret sone i P360 • Det er tjenstlige behov som styrer hvem som skal ha tilgang til Sikret sone • Produksjon av dokumenter • Behov for tilgang til dokumenter • Nærmeste leder gir beskjed til Grethe Stenberg, Arkivet eller Mona Ring Nyheim, IKT om hvem som trenger tilgang • Tilgangen styres av tilgangsgrupper (SPO-xxx)

8. Til fordeling Til fordeling i Sikret sone i P360 vises også for saksbehandlere, men må ikke benyttes av saksbehandlere, det er kun leder evt. stedfortreder som skal fordele dokumenter

9. Hvordan ser du at du er i Sikret sone?

10. Logge på Sikret sone Du må logge på Sikret sone i P360 hver dag for å sjekke om du har ubesvarte dokumenter eller andre oppgaver Du ser ikke dine ubesvarte dokumenter eller andre oppgaver som er registrert i Sikret sone i Intern sone

11. Funksjonalitet som i Intern sone Opprette dokument Kontaktregisteret er felles for både Sikret og Intern sone – OBS! viktig å søke om kontakten finnes allerede Fordele dokumenter (kun leder/evt. stedfortreder) Søke Sende på arbeidsflyt – godkjenning eller gjennomgang Ekspedere dokument Utskrift - kun Follow-meprint

12. Funksjonalitet forts. • Saker • Felles saker for Intern sone og Sikret sone i P360 • En arkivsak kan ha dokumenter både i Intern sone og Sikret sone • På saksnivå er hovedregelen tilgangsgruppe Public • Dokumenter • Alle dokumenter måha SPO-tilgangsgruppe • Public er ikke tilgjengelig i Sikret sone på dokumentnivå • KontaktregisteretFelles for både Intern sone og Sikret sone

13. Felles arkivsak for både Intern sone og Sikret soneGrønt er Intern sone Rødt er Sikret sone

14. Arbeidsflyt • Arbeidsflyt • Lik funksjonalitet som i Intern sone • De som mottar dokument til gjennomgang eller godkjenning må godkjenne eller avslå i Sikret sone i P360 • Dersom du skal inn i dokumentet for å endre, gjøres det i Sikret sone i P360

15. E-post • E-post • Det er ikke tilgang til e-post i Sikret sone i P360 • Ikke mulig å sende et dokument fra Sikret sone på e-post • Ikke mulig å lagre innkommen e-post i Sikret sone • Dersom det skulle komme et sensitivt dokument på e-post, må det skrives ut og leveres arkivet for journalføring og skanning i Sikret sone

16. Flytte/kopiere dokumenter Det er mulig å kopiere og flytte dokumenter i Sikret sone i P360, det er ikke mulig å flytte eller kopiere dokumenter mellom Intern sone og Sikret sone

17. Utskrift Det er ikke tillatt å skrive ut dokumenter uten Follow-me-print funksjonalitet på skrivereDette på grunn av sikkerhetsmessige krav, ref. Datatilsynet

18. Journalføring og skanning av inngående dokumenter Inngående dokumenter journalføres på skole/karrieresenter/Fylkesarkivet og Fylkesbiblioteket Dokumentet sendes i posten til Arkivet i Sentraladministrasjonen for skanning av sikkerhetsmessige grunner, ref. Datatilsynet Dokumenter med sensitive personopplysninger skal skannes på egen godkjent skanner – det finnes i dag kun i Sentraladministrasjonen Løsningen tillater ikke å skanne på kopimaskin eller vanlige skannere

19. Oppsummering • Journalføring av dokumenter • Utføres på samme måte som i Intern sone • Skanning • Dokumentene skannes på egen godkjent skanner • Skanning skal kun skje i Sentraladministrasjonen • Kontrolloppgaver • Dokumenter i Sikret sone, må kontrolleres i Sikret sone