Integrierte Managementsysteme

Integrierte Managementsysteme Dokumentation eines (integrierten) Managementsystems

IMS-Dokumentation ... Für wen? Nutzen für unterschiedliche Interessengruppen: • eigene Mitarbeiter  Handlungsguidelines • Unternshmensleitung  Systematik, Transparenz • Auftraggeber, Kunden  Vertrauen, Sicherheit • Markt, Interessenten  Innovationsgarant • Nachbarschaft  partnerschaftl. Toleranz • Berufsgenossenschaft  Arbeitssicherheitssystem • Zertifizierer  Normenkonformität

Mitarbeiter: Gewusst wie! Prozessbeschreibungen bringen Transparenz in’s Unternehmen: • Was wird wann durch wen getan? • Welche Schnittstellen gibt es? • Wer ist (intern) wessen Kunde? • Wer liefert (intern) an wen? • Welche Erwartungen haben die internen Kunden und Lieferanten? • Wie sind Aktivitäten auszuführen? • Wer hilft bei Problemen? • ...

Aufbau IMS-Dokumentation • Erfassung aller interessengruppenspezifischer Anforderungen in einem Dokumentationssystem. • Unkomplizierte Navigationsmöglichkeiten damit Benutzer schnell zu benötigten Info’s gelangen. • Einfache Selektion von Informationsschwerpunkten, um bestimmte Interessenten gezielt anzusprechen. • Übersichtliche und leicht verständliche Darstellungs-weise, um allgemeine Akzeptanz zu erzielen. • Gewährleistung einer angemessenen Verfügbarkeit der Info’s, um optimale Nutzung zu gewährleisten.

Systemdokumentation bereitstellen • Verteiler festlegen • Verteilung organisieren und Empfang sicherstellen • Empfänger angemessen informieren • Verteilung dokumentieren • funktionierenden Änderungsdienst aufbauen

Verteiler - WENIGER ist oft MEHRsinnvolle Information vs. Papierflut • Für wen enthalten die Dokumente verbindliche Anweisungen? • Wer muß darüber hinaus unbedingt Kenntnis vom Inhalt haben? • Mit welchen Möglichkeiten lassen sich sinnvolle Mehrfachzugriffe realisieren?

Verteilung organisieren - funktionsfähig und unkompliziert Innerbetrieblicher Postweg - Einordnung bzw. Austausch der Dokumente liegt in der Verantwortung der Mitarbeiter  Zustellung mit Begleitschreiben und Rücksendung einer Empfangsbestätigung (ggf. + veraltete Dokumente)  persönliche Verteilung incl. Austausch bei Änderungen durch eine beauftragte Person FUNKTIONALITÄT AUFWAND

Dokumentation der Verteilung • Sicherstellen der zuverlässigen Basis für einen funktionsfähigen Änderungsdienst Wer hat welche Dokumente bekommen? • Kenntnis der vorliegenden Grundlagen für die interne Auditierung Wer muß was wissen?

... neuen Dokumenten: Schulungen Workshops Unterweisungen ... Änderungen: mündliche Info bei Übergabe Begleitschreiben mit Änderungshinweisen Kennzeichnung der Änderungen im Dokument selbst Möglichkeiten der angemessenen Information bei ... Geändert hat sich der Abschnitt .....

Dokumentationsgrad versusAusbildung, Qualifikation & Erfahrung Dokumentationumfang Ausbildung, Qualifikation & Erfahrung Detaillierungsgrad und -umfang der Dokumentation

Dokumentations - Änderungsdienst • Änderungswünsche erfassen • Änderungsnotwendigkeit bewerten • Antragsteller über Ablehnung von Änderungen informieren • Vorzunehmende Änderungen veranlassen und koordinieren • Änderungen prüfen und freigeben (ggf. korrigieren) • Bereitstellung der geänderten Dokumentation

... neuen Dokumenten: Was soll mit dieser Regelung erreicht werden? Wer ist noch betroffen? Was soll bei Abweichungen geschehen? Wer ist Ansprechpartner bei Verständnisproblemen oder Änderungswünschen ... Änderungen: Warum wurde etwas geändert? Was wurde geändert? Worauf haben diese Änderungen Einfluß? Welche Übergangs-regelungen gibt es? Was soll mit ungültigen Dokumenten geschehen? Empfänger angemessen informieren bei ...

Alternativen zu Anweisungen • Expertenwissen und Motivation der Mitarbeiter • geeignete Arbeitsbedingungen und -atmosphäre • Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie • regelmäßige, geplante Arbeitstreffen • passende Organisations- und Hierarchiestrukturen • systematische Planung und Überwachung • klärende Erläuterungen • Einsatz von Alarmzeichen • Anwendung von Frühwarnsystemen • ...

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