Hvor ligger rapporter?

1. Hvor ligger rapporter? Her vælges finans-menuen. Enten på anden pil fra højre øverst eller i menuen nederst. Det gør ingen forskel, om man vælger sit modul via brødkrummesporet eller via navigationsruden, da begge valg bevirker, at man havner i samme modul. En fordel ved at benytte brødkrummesporet er dog, at alle tilvalgte moduler altid vises, hvorimod enkelte moduler i navigationsruden kan være skjulte, hvis der ikke er plads nok. Dog skal man være opmærksom på, at eventuelle tilvalg og fravalg først fremgår af modulmenuen i brødkrummesporet, når man har opdateret brødkrummen. Dette kan gøres ved at klikke i det blanke område af brødkrummen og trykke enter.

2. Finansmodulet Det er menupunkterne Rapporter og Forespørgsler vi skal tilgå i forbindelse med at danne relevante udtræk i økonomisystemet. I forespørgselsmenuen kan der vælges mellem en række menupunkter – først vælges finanssaldi

3. Forespørgsel - Finanssaldi Afgrænsnings-knappen Vælg datointervalkode for henholdsvis forbrug og budget. Der kan også vælges en periode nedenfor. Der skal ikke vælges noget her med mindre man skal lagve et simuleret lønforbrug for året. Se næste side.

4. Forespørgsel – Finanssaldi – simuleret lønforbrug Derefter stiller man sig på en konto med lønudgifter (art 1.0). Derefter vil SD-lønknappen blive tilgængelig. Efter der er lavet afgrænsning kan der vælges budgetmodel=SimInd

5. Forespørgsel – Finanssaldi – simuleret lønforbrug 2 Efter tryk på ”SD-løn”-knappen fremkommer følgende skærmbillede. Her kan indhold i lønrapporten vælges. Ligesom det kan vælges, om månederne skal stå fortløbende øverste fortsættende mod højre eller nedad venstre side af rapporten.

6. Afgrænsning Her kan der vælges den tabel man ønsker at vælge dimensioner i. Hvis den tabel man ønsker mangler skal den tilføjes ovenfor. I Opbygnings”kassen”. Her kan der vælges den dimension man ønsker at afgrænse indenfor. Her skriver man sin afgrænsning indefor den pågældende dimension.

7. Gittersøgning Her kan du afgrænse på mange måder – se bilag til introvejledning. ”Alle posteringer” viser alle posteringer på kontoen. ”Saldos posteringer” er posteringer i det år vi spørger på ”Indeværende års posteringer” er årets posteringer (2013). ”Foregående års posteringer” er posteringer i året før (her 2012). ”Periodesaldi” viser saldi for den enkelte konto fordelt på måneder. Der er mulighed for at vælge flere perioder. Periodesummer” viser saldi for samtlige konti i den valgte afgrænsning fordelt på måneder i året. Der kan f.eks. afgrænses på på reg.konti for 2013. Summen af de valgte konti pr. måned for 2013 vises således. Periode summerne sammenholdes med budget, samt forbrugsprocent og restbudget.

8. Forespørgsel – posteringer på bilag En forespørgsel kan foretages fra alle skærmbilleder og kan betegnes som en nem måde at afgrænse posteringer. Herunder vises, hvorledes der afgrænses i ”Posteringer på bilag”. ”Posteringer på bilag” er et menupunkt i menuen ”Forespørgsler”, som ligger i højre side af områdesiden i Prisme. ”Posteringer på bilag” indeholder finansposteringer sorteret kronologisk. Når der trykkes på ”Posteringer på bilag” åbnes forespørgselsvinduet automatisk. Forespørgselsvinduet er vist på næste side, og det indeholder den sidst anvendte afgrænsning. Hvis menuen Forespørgsler er klappet sammen, kan den åbnes ved at trykke på pilen. 8

9. Forespørgselsvinduet 1/2 I opbygningsvinduet er vist de tabeller, der ligger i standardopsætningen i Prisme. Ved højreklik på den nederste tabel (her ”Finansposter”) åbnes en menu, der giver mulighed for at vælge nye tabeller via 1:n-relationer eller n:1-relationer, som er en del af terminologien vedr. databaser. Forståelsen af disse betegnelser er ikke så væsentlig, da man blot kan lede efter det, man ønsker i begge undermenuer. Denne pil åbner en liste, hvorfra eksisterende forespørgsler kan hentes. I kolonnerne tabel, felt og afgrænsning specificeres den egentlige afgrænsning, og ved venstreklik i et givent felt vises en pil, hvorfra man kan tilgå en menu. Under tabel kan man vælge blandt de tabeller, der er vist i opbygningsvinduet. I felt kan man vælge et af de parametre, der findes i den valgte tabel, og i afgrænsning kan man ved hjælp af det udleverede bilag ”søgetegn og værdier” taste kriteriet for den afgrænsning, man ønsker. Til højre i vinduet er der to knapper Tilføj og Fjern, som henholdsvis tilføjer en række før den række i dataområdet, der er markeret med blåt, og fjerner den række, der er markeret med blåt. Ved tryk på OK udføres forespørgslen, og data vises i henhold til den afgrænsning, man har foretaget. 9

10. Forespørgselsvinduet 2/2 Hvis man vil redigere den nuværende forespørgsel eller ønsker at gemme en genial forespørgsel til senere anvendelse, kan man åbne forespørgselsvinduet fra et givent skærmbillede ved at klikke på tragten for det avancerede filter. Inde i forespørgselsvinduet giver knappen ” Rediger” mulighed for at gemme eller slette forespørgsler. Vælges gem som åbnes dette vindue. Det vil kun være muligt for nogle få administratorer at vælge gem for alle brugere. 10

11. Autorapporter 1/2 1. Autorapporter er en hurtig måde, hvorpå man kan få en pæn udskrift af den forespørgsel, man netop har foretaget. For at få en autorapport skal man starte med at klikke på printer-ikonet eller taste ctrl-P. 2. Herefter åbnes vinduet ”Autorapport”, hvor man skal foretage en række valg inden, man trykker på OK. Under Indstillinger vælges det medie, man ønsker autorapporten udskrevet til. Under udskriftsmedie står angivet hvilket medie, man ønsker sin udskrift foretaget på. Her er valgt udskrift til skærm. OBS! Pas på udskrift til printer ved sparsom afgrænsning. Knappen Udvælg fører en til forespørgselsvinduet, hvor man udover at afgrænse yderligere også kan sortere på de forskellige kolonner ved at trykke på sortering. 11

12. Autorapporter 2/2 Indledningsvis skal man oprette en ny række i gitteret ved at taste ctrl-N eller klikke på Tilføj. I kolonnerne Tabel og Felt vælges det, der skal sorteres på. Der foregår på samme måde som ved afgrænsninger. Kolonnen Søgeretning angiver i hvilken retning, der skal sorteres. Der skal sættes flueben i Gruppetotaler, hvis man ønsker gruppetotaler. Det vil næsten altid være tilfældet, at man vælger en grupperet præsentation af autorapporten. Ved valg af Gruppetotaler kan man specificere hvilke dele af det valgte felt, der skal udskrives gruppetotaler for, eksempelvis de to første tegn i datoen eller de tre første tegn i reg.kontonr. Afslutningsvis klikkes på OK, og man returnerer til vinduet ”Autorapport”, hvor man kan vælge indstillinger mv., hvis man ikke allerede har gjort det, eller klikke på OK for at udskrive autorapporten til det valgte medie. OBS! Vær opmærksom på, at det, efter man har trykket på OK, ser ud som om, man udskriver til printer, også selvom man har valgt udskrift til skærm. Hvis man ønsker at fortryde en udskrift, man har igangsat, kan man taste ctrl-pause og derefter taste ja til at afbryde handlingen. 12

13. Guiden Auto-rapport 1/2 Hvis man ønsker at designe sin egen auto-rapport, kan man via guiden Auto-rapport gøre dette. Ved at trykke på ”Rediger” og vælge ”Ny” åbnes guiden auto-rapport. Det første trin springes over ved at trykke på ”næste”, og i det andet trin skal autorapporten navngives, og der afsluttes med tryk på ”næste”. I det tredje trin skal man vælge felter. Hvis man intet vælger vil felterne være enslydende med standard autorapporten. Disse tre knapper benyttes ved tilvalg og fravalg af felter. Klik på en knap med enkeltpil flytter det markerede felt i den retning pilen peger, og et klik på dobbeltpilen rydder området ”valgte felter”. Disse to knapper bruges til at ændre på rækkefølgen af de allerede valgte felter. 13

14. Guiden Auto-rapport 2/2 I det fjerde trin kan man ændre på summationen af de valgte felter. Udover at til- og fravælge felter kan man hakke af under hvert felt hvis man ønsker summation på andet end totalen. I det femte trin kan man foretage ændringer til layoutet og trykke på ”næste”. Herefter er der ikke flere trin og guiden rapport afsluttes med klik på udfør. Når man har afsluttet guiden rapport kan man fremover vælge sin brugerspecificerede rapport fra menuen vælg rapport. 14

15. Økonomirapport Vælg: Finans--->rapporter--->økonomirapport Vælg den rapport du ønsker at få vist f.eks. Forbrug ÅTD

16. Økonomirapport Sæt hak i søgegrupper og klik på drop down pil, for at finde dit ansvarsområde. For at søge tryk Crtl + G. Din søgegruppe er nu sat som afgrænsning i økonomirapporten. Klik på knappen ”OK” og rapporten bliver dannet på din skærm. Koncernstyrring laver de standardrapporter der kan vælges imellem.

17. Økonomirapport Favoritrapporter. Du kan gemme en rapport i egne rapporter ved at trykke på værktøjer og vælge ”tilføj til favoritter” Du kan nu finde dine egne rapporter via dropdown pilen - ”Vis rapporter”

18. Økonomirapport - fanebladene Der kan vælges mellem tre faneblade pr. økonomirapport – hvor der kan vælges mellem ”Rapport-versioner”, ”Kolonner” og ”Batch”.

19. Økonomirapport – fanebladet - Rapport-versioner Her kan man vælge om man vil have en forside med, om man ikke vil se linjer, hvor der kun står ”0”, vælge en anden præsentation, få vist forskellige kollonneoverskrifter, om man vil danne en anvisningsrapport og til hvem, hvordan udskriftet skal sættes op, og hvem der sidst har benyttet rapporten.

20. Økonomirapport – fanebladet – Kolonner 1/5 Man kan fravælge de kolonner der ikke skal udskrives Hvis en rapport viser mere end du ønsker, kan du fravælge udskrifte af de kolonner du ikke ønsker vist. Fluebenet i kolonnen ”udskrives” fjernes, hvis kolonnen ikke skal udskrives.

21. Økonomirapport – fanebladet – Kolonner 2/5 Man kan periodedefinere For at vælge en anden periode end den som rapporten er opsat til som standard, skal du vælge som datointerval eller et selvspecificeret interval, der hvor der er markeret med en cirkel. Systemet husker ikke fra gang til gang, hvis du ændre perioden og du er derfor nød til selv at indstille hver gang, hvis du vil bruge den prædefinerede periode.

22. Økonomirapport – fanebladet – Kolonner 3/5 Afgrænsning på kolonner 1/2 Udover at lave en overordnet afgrænsning for hele din rapport, er det også muligt at lave enkletvise afgrænsninger som kun er tilknyttet den enkelte kolonne i en rapport. For at gøre dette skal du markere den kolonne, du ønsker at lave en afgrænsning for. Det er ikke alle kolonner du kan lave afgrænsninger på, men hvis det er muligt, bliver knappen ”udvælg” aktiv. Tryk på knappen ”udvælg”, så kommer der et afgrænsningsbillede frem.

23. Økonomirapport – fanebladet – Kolonner 4/5 Afgrænsning på kolonner 2/2 Her kan du så lave afgrænsningen.

24. Økonomirapport – fanebladet – Kolonner 5/5 Indstilling af kolonnebrede Det kan forekomme at du trækker en rapport og du ikke kan se tallene, men at der i stedet kommer **. Det skyldes, at kolonnen ikke er bred nok til at vise beløbet. Du kan derfor ændre kolonnebredden for din rapport. Det gøres således: Du skriver et større tal i bredde og prøver dig frem.

25. Økonomirapport – udskrift af rapporter til forskellige medier Inden der trykkes på ok-knappen og får sin rapport vist, kan man vælge om, man vil have rapporten udskrevet, vist på skærm eller gemt som fil. Dette gøres ved at trykke på indstillinger-knappen. Dernæst kan mediet vælges. Hvis man vælger fil skal man vælge hvor den skal gemmes og hvad navn den skal have.