Elszámolási Irányelvek

1. Elszámolási Irányelvek Gelegonyáné Nagy Anita, TEÜ, PVEI Partneri szeminárium magyar partnerek részére Budapest, 2011. május 11.

2. Összefoglaló • Személyi költségek (Staff costs) • Rezsi költségek (Overheads) • Utazás és szállásköltségek (Travel and accommodation costs) • Külső szakértői díjak és szolgáltatások (External expertise and services) • Eszközbeszerzés (Equipment) • Kis értékű beruházások (Small scale investments) • Pénzügyi díjak és biztosítási költségek (Financial charges and guarantee costs) • Speciális költségtípusok (Előkészítési költségek, a kiadások 10%-os rugalmassági szabálya, közös költség)

3. Általános feltételek • közvetlenül kapcsolódnak a megvalósítandó projekthez • a projekt pályázati formanyomtatványában/elfogadott költségvetésében szerepelnek • adott elszámolási időszakban felmerült és kifizetett költségek jelenhetnek meg • felmerülésükkel nem valósul meg kettős finanszírozás • a projekt végrehajtásához nélkülözhetetlenek és felmerülésük arányos hozzáadott értéket képvisel (egységárak nem haladják meg a szokásos piaci árat) • a költségek alátámasztása a Control and Audit Guidelines és az Elszámolási segédletnek megfelelően történt a kettő együtt nézendő ill. mindig a szigorúbb rendelkezésnek megfelelő eljárás alkalmazandó A költségek csak olyan mértékben számolhatóak el, amilyen mértékben a támogatott projekthez kapcsolódnak, illetve amilyen mértékben annak célját szolgálják.

4. Személyi költségek A partner közvetlen alkalmazásában álló, projekttel kapcsolatos feladatokat ellátó munkavállalókkal kapcsolatban felmerült HAVI bér jellegű költségeket lehet elszámolni az alábbi feltételekkel: • Projektarányos bruttó munkabér és a kapcsolódó járulékok számolhatóak el. • Egyéb kifizetések, bonusz, mozgó bér vagy ezekkel egyenértékű többletjuttatás nem elszámolható költségek. • A projektben vállalt feladat a munkaszerződésben vagy a munkaköri leírásban szerepel. • A munkaórákat munkaidő-kimutatásokkal kell igazolni (munkáltató és a munkavállaló által aláírt, mely tartalmazza projekttevékenységhez kapcsolódó munkaórákat és az elvégzett projekttevékenység leírását).

5. Személyi költségek Benyújtandó dokumentumok • lista a projektben résztvevők személyéről, projektben betöltött szerepükről • személyi költségek számítását tartalmazó részletes segédtábla(papír alapon és elektronikusan is: „Segédlet a South East Europe Program keretében elszámolt bérekhez”) • munkaszerződés és munkaköri leírás • munkavállaló bérjegyzéke/fizetési jegyzéke • munkaidő-kimutatás (a munkavállaló és a munkáltató aláírásával; tevékenység leírás) • munkabér kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) • munkabérrel kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása (bankszámla-kivonat másolata, valamint a partner képviselőjének nyilatkozata, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott munkavállalóval kapcsolatos közterheket) • kalkulációs módszer: adott hónapra érvényes órabér * projektre fordított óraszámok

6. Rezsi költségek Lehetőség van közvetett és közvetlen költségek elszámolására A rezsi költségek elszámolása történhet 100%-ban, részben és arányosítva Elszámolható költségtételek: irodabérlet (projekttel kapcsolatos felmerülés), közüzemi költségek, telefon, fax, internet, postázás, irodaszer A rezsi költségek nem haladhatják meg a személyi költségek 20%-át!

7. Rezsi költségek Alátámasztó dokumentumok (100%-ban, részben és arányosítva elszámolt rezsi költségekhez) : - eredeti számla - számla kifizetésének igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat); - szerződések (irodabérlet esetében) Arányosítva elszámolt rezsi költségekhez tételes számlaösszesítő (Váti Nonprofit Kft. által kiadott segédtábla szerint) is benyújtandó: Kalkulációs módszerek: A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek száma / a partner alkalmazásában állók száma. A projekttel kapcsolatos tevékenységet ellátó személyek projektre fordított óraszáma / a partner alkalmazásában állók ledolgozott óraszáma. A projekttel kapcsolatosan igénybevett iroda területe / a partner rendelkezésére álló összes munkaterület.

8. Utazási költségek A pályázatban feltüntetett ill. közvetlenül alkalmazásban álló (saját) munkavállalók utazási, napidíj és szállás költségei, a nemzeti szabályozásokkal összhangban. • mindig a leggazdaságosabb utazási forma (turista osztály, 3csillagos szállodának megfelelőértékű szállás, stb.) • külső szakértő utazási költsége akülső szakértői soron számolható el • arányosság- a rendezvény időtartamának megfelelő idő ráfordítás • mindig a FELMERÜLT pénznemben szerepeltessék a költségeket • a „Description” oszlopban jelölni kell az adott utazás, okát időpontját,helyszínét, résztvevőjét • saját fogyasztás költsége nem elszámolható-pl. minibár, stb. A napidíjak elszámolásának 3 lehetséges módszere: • EB által megállapított napidíj: fedeznie kell a szállás, ellátás és helyi közlekedés költségeit, • Belső szabályozás szerinti külföldi napidíj + szállásköltség, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés, • Ha nem kerül külföldi napidíj kifizetésre: a szállás, ellátás, országon belüli távolsági közlekedés, helyi közlekedés költsége számolható el, de FIGYELEM, a felmerült költségek összege egyik módszer esetén sem haladhatják meg az EB által megállapított napidíj mértékét!

9. Utazási költségekBenyújtandó dokumentumok Utazási költségek alátámasztására: • kiküldetési rendelvény • eredeti számla/bizonylat • kifizetés bizonylata • vonatjegy, buszjegy, repülőjegy, beszállókártya… • gépkocsi használat esetén: gépkocsi elszámolás (pl.: APEH norma alapján) • úti jelentés, az utazáson résztvevő által aláírva (belföldi és külföldi utaknál is)- résztvevők megnevezésével, utazás időtartamával ill. a tervezett célok, elért eredmények részletezésével • kint tartózkodás egyéb bizonylatai (pl. meghívó, napirend, emlékeztető, jelenléti ív, stb.) Külföldi napidíjak alátámasztására:- kiküldetési rendelvény- napidíj számfejtését igazoló dokumentum- kifizetés bizonylata- közterhek kifizetését igazoló bizonylat, valamint a cégszerű aláíró nyilatkozata arról, hogy az átutalt összeg tartalmazza az adott napidíjjal kapcsolatos közterheket Szállásköltség alátámasztására:- eredeti számla- kifizetés bizonylata

10. Külső szakértői díjak és szolgáltatások • Külső szakértő • Találkozók és rendezvények szervezése • Promóciós költségek • projekthez közvetlenül kapcsolódó olyan szolgáltatások, melyek megvalósítására külső féllel szerződést kötnek, • igénybevételük nélkülözhetetlen a projekt megvalósításához, • arányos a szakértő képzettségével, az elvégzendő szolgáltatás minőségével, • kiválasztásuk a nemzeti közbeszerzési jogszabályok szerint történik, • tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó előírások alkalmazása, arculati elemek,

11. Külső szakértői díjakBenyújtandó dokumentumok • közbeszerzési eljárás dokumentációja • 3 árajánlat a bruttó 1000 EUR feletti beszerzések esetén • kapcsolódó szerződés, melyben nevesítve van a szakértő, a projekthez kapcsolódó feladata és a díjszabás • teljesítésigazolás (feladat teljesítéséről, projektmenedzser aláírásával) • materializálódott szolgáltatás esetén a szolgáltatás végterméke (tanulmány, kiadvány..) köteles példánya (végleges, nyomdai, bekötött formátum) 20 oldalnál nagyobb terjedelem esetén nyomtatott forma helyett lehet elektronikusan benyújtani • szakértő nyilatkozata, hogy a tanulmány más közösségi, nemzeti finanszírozású pályázatban nem került elszámolásra • arculati elemek használata kötelező!!!

12. Külső szakértői díjakBenyújtandó dokumentumok Megbízási szerződés esetén: • külső szakértő bér-, vagy fizetési- jegyzéke vagy az eredeti számla • kifizetés bizonylata (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat) • külső szakértő költség bérével kapcsolatos adók, járulékok, közterhek kifizetésének igazolása Vállalkozói szerződés esetén: • eredeti számla • kifizetés bizonylatai

13. Külső szakértői díjakBenyújtandó dokumentumok Találkozók és rendezvények: Konferenciák, szemináriumok, projektrendezvények, projekttalálkozók szervezéséhez közvetlenül kapcsolódó, külső fél által elvégzett szolgáltatások (ajándék, virág, alkohol, művészek költsége nem elszámolható). • eredeti számla • kifizetés bizonylatai (bankszámla kivonat, pénztárbizonylat) • közbeszerzési eljárás dokumentációja (szakértő/vállalkozó kiválasztásáról szóló dokumentáció) • három árajánlat 1000 EUR felett • szerződés vagy megrendelés • teljesítésigazolás • teljesítést igazoló dokumentumok (meghívó, program/napirend, jelenléti ívek, előadás anyagok, emlékeztetők, stb.)

14. Eszközbeszerzés - a projekt megvalósításához nélkülözhetetlen eszközök (számítástechnikai eszközök, szoftverek) beszerzésére van mód - pályázatban előre meghatározott eszközökkel összhangban - a beszerzésre került eszköz teljes összege csak akkor számolható el, ha az értékcsökkenési leírás - időtartama rövidebb vagy megegyezik, a projekt időszakkal. Ha a projekt időszak rövidebb, akkor csak az értékcsökkenési leírás számolható el. Új és használt eszköz beszerzése esetén: • eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) • kifizetés bizonylatai • közbeszerzési eljárás TELJES dokumentációja • piaci ár igazolása: 3 árajánlat a 1000 EUR feletti beszerzések esetén • kapcsolódó szerződés vagy megrendelés • teljesítésigazolás (átadás-átvételi jegyzőkönyv) • állományba, leltárba vételi bizonylatok- az értékcsökkenési eljárás, leírási kulcsok feltüntetésével

15. Kis értékű beruházások Infrastruktúra és az építési munkák finanszírozásához kapcsolódnak. • eredeti számla (részletes - a beszerzett eszközök tételes feltüntetésével) • kifizetés bizonylatai • közbeszerzés eljárás dokumentumai • három árajánlat 1000 EUR felett • kapcsolódó szerződés vagy megrendelés • garanciák, biztosítékok stb. iratanyaga (vállalkozói/kivitelezői szerződés szerinti szolgáltatásra vonatkozóan) • teljesítésigazolás • teljesítést igazoló dokumentumok (építési napló, független mérnök alkalmazása esetén a mérnők nyilatkozata, átadás-átvételi jegyzőkönyv, használatbavételi engedély stb.) • nyilatkozat a számviteli politikában rögzített értékcsökkenési eljárásról

16. Pénzügyidíjak és biztosítási költségek • Lead Partner transznacionális pénzügyi tranzakciók költségei • jogi tanácsadás díja, közjegyzői díjak, amennyiben azok közvetlenül kapcsolódnak a projekthez, és végrehajtásához szükséges • bármely egyéb típusú pénzügyi díjak nem elszámolhatóak Az elszámolásához kapcsolódó dokumentumok: • kapcsolódó szerződés, vagy megrendelés, alátámasztó dokumentumok • kifizetést igazoló bankszámla kivonat

17. Speciális költségtípusok • Előkészítési költségek (Preparation costs) • A kiadások 10%-os rugalmassági szabálya • Közös költség

18. Előkészületi költségek • 2007. január 1.-et követően és a pályázat jóváhagyásának időpontját megelőző nap (2010.december 14.) között a - pályázati formanyomtatványban szereplő - felmerült költségek • Az első jelentési időszak záró dátuma előtt kell kifizetni. (2011.május 31.) • Az első jelentésben kell szerepeltetni. Költségtípusok (WP0): • Személyi költségek • Külső szakértők • Utazás és szállásköltségek Benyújtandó dokumentumok: • közbeszerzési dokumentáció vagy 3 árajánlat • számla (eredeti) • szerződés/megrendelő • kifizetés igazolása (bankszámlakivonat, pénztárbizonylat) • teljesítést bizonyító dokumentumok (elkészített tanulmányok, tervek, lefordított dokumentumok • teljesítésigazolás • megbeszélés, szállás, utazás költségeinek elszámolhatóságát igazoló dokumentumok

19. A kiadások 10%-os rugalmasságiszabálya • ERFA lead/projekt partner elfogadott költségvetésében egyértelműen és világosan fel van tüntetve, és • alvállalkozói szerződés megkötése esetén a közbeszerzés lebonyolítását az ERFA Partner nemzeti szabályainak megfelelően kell lebonyolítani • ERFA partner írja alá a szerződést • ERFA partner nevére szól a számla • az ERFA projekt/lead partner által kerül közvetlenül kiegyenlítésre • 10%-os partner utazás és szállásköltségei abban az esetben jogosultak ha a számla az ERFA partner nevére van kiállítva • ERFA partner fizeti ki így az Utazás és szállás költség soron elszámolható

20. Közös költség Külső szakértői díj és szolgáltatások: Felelős partner megelőlegezi a költségeket - felelős partner köti meg az alvállalkozói szerződést, számla az ő nevére szól, ő fizeti ki a számlát - résztvevő partnerek a felelős partnernek átutalják a rájuk eső részt Ebben az esetben: résztvevő partnerek költség hitelesítése csúszik a következő jelentési időszakra Személyi költségek: Közös tevékenységet kizárólag a felelős partner valósítja meg Minden esetben CSAK egy partner felelős a közbeszerzés lebonyolításáért/ szerződés kötésért

21. KÖSZÖNÖM FIGYELMÜKET!Gelegonyáné Nagy AnitaprogrammenedzserVÁTI Nonprofit Kft., TEÜ, PVEIE-mail: annagy@vati.huTelefon: 1/224-3100/4408