STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 70.01 805.01.02 BELGE YÖNETİMİ VE ARŞİV İŞLEMLERİKODLAMA 1-300 2009 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI • 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan • “Standart Dosya Planı” • 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

GENEL KONULAR • Dosya: Aynı konuyu ihtiva eden yazılar grubudur. • Tümleşik Dosya: Her bir işlem için açılan ve işlemle ilgili tüm belgelerin bir arada tutulduğu dosyayı ifade eder. Tümleşik dosyalar bir işlem, kişi ya da proje ile ilgili olabilir (Personel Dosyaları, Dava Dosyaları, Proje Dosyaları vb.). • Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış konu ve konu numaraları envanteridir. • Bu dosya planı, 2002 tarihinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde başlatılan "Standart Dosya Planı" projesinin sonucunda hazırlanarak, 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile uygulamaya konulmuş olup, zaman içinde kurum ve kuruluşların görüş ve önerileri doğrultusunda yenilenmesine ihtiyaç duyulmuştur. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Standart Dosya Planı üç bölümden oluşmakta olup, 000-099 ve 600-999 sayısal aralığında ele alınan bölümler, kurum ve kuruluşların özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından; 100-599 sayısal aralığında ele alınan bölümler ise, ana hizmet birimlerinin görüş ve önerileri doğrultusunda kurum ve kuruluşların "Standart Dosya Planı" hazırlamakla görevli birimleri (Strateji Geliştirme birimleri) ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından müşterek hazırlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 100-599 sayısal aralığında; yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) ile her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.) ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar 600-999 sayısal aralığında numaralandırılmıştır. • Her birimde var olması muhtemel dosyalar (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.) için 000-099 sayısal aralığıkullanılmıştır. • Kurum ve kuruluşların ana hizmet faaliyeti konumunda olmasına rağmen 000-099 veya 600-999 sayısal aralığında tanımlanmış konulara, ana hizmet faaliyetleri için hazırlanan Planlarda (100-599 sayısal aralığında) yer verilmemiş; bu faaliyet konuları için 000-099 veya 600-999 sayısal aralığının kullanımı önerilmiştir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. • Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili tali konular ve tali konularla ilgili daha alt konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. • Planda ana konular için 000 sayısal, birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Örneğin; Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

B.08.4.MEM. 4. 67. 00. 00 A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH • Kurum KoduKod Açıklaması • A Yürütme Organı ( “A” Yasama, “B” Yürütme, “ C” Yargı organları) • BB Kurumun bulunduğu bölge( Merkez, taşra, yurtdışı v.b.) • C Taşra Teşkilatı ( Merkez, İlgili kuruluş, taşra teşkilatı v.b.) • DDD Teşkilatın kısa adı ( MEM, SGB, … v.b.) • E İl (01,02,16,18,71, ….. v.b.) • FF İl KoduGGİl ve İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü (00- 01,02,03,04,…. vb.) • HH İl ve ilçe Milli Eğitim Müdürlüğü altında görev yapan alt teşkilat kodu (01,02,03,…) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; • Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarlakodlanması sağlanmış olacaktır. • Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. • Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli birevrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. • Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmalarınotomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; • Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliğiartıracaktır. • Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. • Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; • Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI • Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalamasistemidir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI • Standart Dosya Planı, • 1- GENEL KONULAR • 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ • 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER • 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER • Olmak üzere 4 başlık altında toplam 21 Ana Konuya bölünmüştür. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI KONULARI Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI • Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında, • Ana konular üç karakter rakam; ana konuya bağlı alt konulariki karakter rakam; alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. • Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra(-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:B.08.4.MEM.67.03.01.-805.02.02-3473 A B C A:Birim (Haberleşme) Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. DİKKAT! Hazırlanan yazıda dosya konusunun alt ayrımları yapılmış ise, yazının konusunu ifade eden alt ayrım kodları kullanılacaktır. Alt ayrımların GENELİ konumundaki dosya konusu yazışmalarda kullanılmayacaktır. Örneğin: Genel(Ana) konu: 805Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 1. Alt konu: Belge Yönetimi 2. Alt konu: Saklama Süreli Dosya Planı Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Saklama Süreli Dosya Planı Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI • Kod Formatı: A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH • A: Alfabetik 1 karakter • ″A″ Yasama Organları, • ″B″ Yürütme Organları, • ″C″ Yargı Organları, • ″D″ Özel Kuruluşlar ve Dernekler. • Tüm Özel ve Resmi Okullar ve Resmi Kurum Müdürlükleri: yukarıda Haberleşme Kodu içerisinde (HH) alfabetik kodu altında gösterilen birim kodu alanınaMilli Eğitim Bakanlığı Saklama Süreli Dosya Planında MEB-EK (2) de gösterilen “OKUL ÖZEL KODLARI”ndan kendi birimlerine ait olan kodu kullanacaklardır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

ORTAK ALANLARA AİT STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

MİLLİ EĞİTİM BAKANLIĞISAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANININ KULLANIMI • 2- Dosya numarası,yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya konulacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinciunsur yani • “dosya numarası” • uygulaması da sağlanmış olacaktır. 70.01 805.01.02 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Ana hizmetbirimlerinin faaliyetleri neticesinde teşekkül eden belgelerin dosyalanmasında, ana hizmet birimi adı veya ana hizmet faaliyeti altında listelenen konulardan (100-599) faydalanılarak; • Genel konular için (000-099), • Danışma, denetim için (600-699) • Yardımcı hizmetler için (700-999) sayısal aralığında listelenen konulardan faydalanılarak, dosya açılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), aynı konulu belge ve dosyaların birbirinden ayrılmasını sağlamak amacıyla köşeli parantez "[ ]" içinde kullanılabilecektir. Köşeli parantez, kuruma özel kodlamaların belirlendiği bir alanı ifade etmektedir. Köşeli parantez içerisinde birden fazla tanımlama ve kodlamanın yapılması gerektiği durumlarda, her farklı kod “;” (noktalı virgül) işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Örnekler; -622.01/69 : Talep ve Şikayetler (Bayburt) -724.01.03/DE: Ülkelerle İşbirliği (Almanya) -050.02.04[54/351]: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı -205[04] (İlk Öğretim Okulları kayıt kabul işleri) -821.04[05] (Liseler için il dışı okul gezisi) -050.04.04[105] (Öğretmenler Kurulu Kararları) -050.06.03[114] (Müdürler Komisyonu Tutanakları) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. • Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konularınhiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar açılabilecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

KısaltmalarÖzel Kodlar • Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kısaltmalara ve Özel KodlaraDosyalama Örnekleri: • Örnek-1: Ülkelere göre dosya açılması; • -724.01.03/DE-: Ülkelerle İşbirliği (Almanya ile İşbirliği) • -724.01.03/IQ-: Ülkelerle İşbirliği (Irak ile İşbirliği) Örnek-2: İllere göre ayrı dosya açılması gerektiğinde; • -622.01/06-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Ankara) • -622.01/67-: Vatandaşların Talep ve Şikayetleri (Zonguldak) Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[]” içinde kullanılabilecektir.Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül “;” ile ayrılacaktır. • Seri numarası alan (dava dosyaları, muhtelif kararlar vb.) belgelere erişimi daha da etkinleştirebilmek amacıyla “S” kısaltması kullanılarak, belgenin seri numarası dosya numarasına eklenecektir. • Örnek-1: Kararlariçin; • -050.02.04[54/351]-: 54/351 sayılı Yönetim Kurulu Kararı • Örnek-2: Dava dosyaları için; • -641.04[S2004/13]-: 2004/13 sayılı idari dava dosyası • -641.03.03[S2003/115]-: 2003/115 sayılı icra dava dosyası Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Ana hizmet birimlerinin yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerinin faaliyetleri ile ilgili hazırlayacakları yazınındosya numarası, ortak alanlarda ilgili faaliyet için hazırlanmış planlardan en uygun konu tespit edilerek verilecektir. Bu yazı için hazırlanacakcevabi yazılarda daaynı dosya numarasıdeğiştirilmeden kullanılacaktır. • Bir yazıya birden fazla dosya numarası verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara, yazının dosya numarası olacaktır. • Kurumdaki hizmet birimlerinde birliktelik sağlamak amacıyla aynı konuyu ihtiva eden yazılar, aynı dosya numarası ile açılacak dosyalarda toplanacaktır.Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya numaralarıkullanmayacaklardır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikledosya numarasıverilmeyecektir. • Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Bir işlemle ilgili yazılar, işlem sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır. • Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır. • Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara gönderme yapılmalıdır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Açılacak dosya üzerinde, dosyayı tanımlayan • 1-“Kurum adı veya amblemi”, • 2-“Birim Kodu”, • 3-“Dosya Numarası”, • 4-“Konu adı” • 5-“Özel Kod Alanı” • 6- “Dosyanın Yılı” • gibi unsurlar mutlaka yazılmalıdır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate alınacaktır. • Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler yapılacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

DOSYALAMA İŞLEMLERİNDE UYULACAK KURALLAR • Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde “Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik” hükümlerine uyulacaktır. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Özet Bir Plan • Yazı hazırlayan ve dosyalama yapan her personelin dosya planını inceleyerek, yapmış olduğu yazışmalar içinhangi dosya numaralarını kullanacağını tespit etmesi, • Yani;kendisine münhasır özet bir plan hazırlaması uygun olacaktır. Bu da zaman kaybını önleyecek, aynı konulu yazılara farklı dosya numarası verilmesini de engelleyecektir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Gelen Yazıların Dosya Numarası • Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya numarasını vermemizgerekmektedir. Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Hazırlayan: Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü e-posta:devrek67@meb.gov.tr 2011 Devrek İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI