Kontrola realizacji projektów

1. Kontrola realizacji projektów 15 luty 2012r.

2. Kontroli podlegają: • realizacja projektu pod względem rzeczowym i finansowym, w tym: • poprawność stosowania procedur udzielania zamówień publicznych, • prawdziwość i prawidłowość poniesienia wydatków, • zgodność faktycznej realizacji z zapisami umowy o dofinansowanie projektu, • wywiązywanie się beneficjenta z nałożonych na niego umową o dofinansowanie projektu obowiązków, w tym zastosowanie działań mających na celu promowanie udziału środków z EFRR. • stosowanie obowiązujących przepisów prawa

3. Forma i treść powiadomienia o kontroli • Beneficjent informowany jest pisemnie o kontroli na miejscu realizacji projektu. • W przypadku kontroli planowej - przynajmniej 5 dni kalendarzowych przed planowanym rozpoczęciem czynności kontrolnych. • W przypadku kontroli doraźnej - przynajmniej 1 dzień roboczy przed rozpoczęciem czynności kontrolnych. • Powiadomienie określa termin i zakres kontroli oraz przedstawia skład Zespołu Kontrolującego.

4. Podstawowe obowiązki Beneficjenta w zakresie kontroli: • Obecność podczas kontroli osób odpowiedzialnych za realizację przedmiotowego projektu. • Przygotowanie niezbędnych oryginałów dokumentów, przedstawiających przebieg realizacji projektu. • W przypadku kontroli dokumentacji z realizacji projektu w siedzibie IZ RPO WP, Beneficjent zobowiązany jest do skompletowania dokumentów podlegających weryfikacji i dostarczenia ich zgodnie z terminem określonym przez Instytucję Zarządzająca.

5. Wymagane oryginały dokumentów • W zakresie rzeczowym: • dokumentacja techniczna budowy zgodna z obowiązującymi przepisami prawa, • dokumentacja techniczna dostaw/sprzętu, w tym uprawniająca do użytkowania dostawy/sprzętu wraz z protokołami odbioru, • dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, • dokumentacja promocji projektu, • W zakresie finansowym: • wszelkie dokumenty finansowe związane z realizacją projektu, • wydruki obrotów i sald kont oraz inne zestawienia dotyczące projektu, potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnione osoby.

6. Szczegółowy wykaz dokumentów podlegających kontroli zamieszczony jest w Przewodniku Beneficjenta RPO WP 2007 – 2013 dostępnym na stronie internetowej www.dpr.woj-pomorskie.pl Wymienioną dokumentację beneficjent jest zobowiązany przedstawić kontrolującym w dniu rozpoczęcia kontroli.

7. Weryfikacja zamówień publicznych w siedzibie IZ RPO Beneficjent zobowiązany jest przekazać do IZ RPO: treści ogłoszenia o zamówieniu publicznym lub treści ogłoszenia zgodnie z KC, niezwłocznie po podaniu do informacji publicznej, uwierzytelnionych kopii umów i aneksów do umów z wykonawcą,niezwłocznie po ich zawarciu. Pozostała dokumentacja udzielanych zamówień przekazywana jest niezwłocznie, na żądanie IZ RPO.

8. Udzielanie zamówień przez beneficjentów funduszy unijnych jest zawsze związane z wydatkowaniem środków publicznych. Wydatkowanie środków unijnych podlega regulacjom zarówno prawa krajowego jak i prawa wspólnotowego.

9. Błędy w procesie inwestycyjnym • Roboty dodatkowe, uzupełniające czy zamienne? • Brak podstaw do aneksowania umowy z wykonawcą; • Prawo budowlane a ooś

10. Umowy o roboty budowlane Kodeks Cywilny Tytuł XVI Umowa o roboty budowlane Art. 647 ustawy Kc stanowi, iż „przez umowę o roboty budowlane wykonawca zobowiązuje się do oddania przewidzianego w umowie obiektu wykonanego zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej, a inwestor zobowiązuje się do dokonania wymaganych przez właściwe przepisy czynności związanych z przygotowaniem robót, w szczególności do przekazania terenu budowy i dostarczenia projektu, oraz do odebrania obiektu i zapłaty umówionego wynagrodzenia.” Kodeksowa definicja umowy o roboty budowlane określa zobowiązania wykonawcy do wykonania obiektu zgodnie z projektem i zasadami wiedzy technicznej. Art. 649 ustawy K c, iż „w razie wątpliwości poczytuje się, iż wykonawca podjął się wszystkich robót objętych projektem stanowiącym część składową umowy”.

11. Umowy o roboty budowlane Prawo budowlane • Art. 5 ust. ustawy Pb określa zasadę, iż „obiekt budowlany wraz ze związanymi z nim urządzeniami budowlanymi należy, biorąc pod uwagę przewidywany okres użytkowania, projektować i budować w sposób określony w przepisach, w tym techniczno-budowlanych, oraz zgodnie z zasadami wiedzy technicznej”. • Art. 3 pkt 1 definiuje pojęcie obiektu budowlanego jako budynek wraz z instalacjami i urządzeniami technicznymi. • Zgodnie z art. 3 pkt 7 ustawy PB przez roboty budowlane należy rozumieć budowę, a także prace polegające na przebudowie, montażu, remoncie lub rozbiórce obiektu budowlanego, a w art. 34 ustawy Pb określone jest pojęcie projektu budowlanego, który po sprawdzeniu w myśl art. 35 ww. ustawy stanowi podstawę do wydania decyzji o pozwoleniu na budowę.

12. Roboty dodatkowe, uzupełniające, zamienne Prawo budowlane - art. 36 a – zmiany istotne i nieistotne 1. Istotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę jest dopuszczalne jedynie po uzyskaniu decyzji o zmianie pozwolenia na budowę. 2. Nieistotne odstąpienie od zatwierdzonego projektu budowlanego lub innych warunków pozwolenia na budowę nie wymaga uzyskania decyzji o zmianie pozwolenia na budowę i jest dopuszczalne, o ile nie dotyczy: • zakresu objętego projektem zagospodarowania działki lub terenu, • charakterystycznych parametrów obiektu budowlanego: kubatury, powierzchni zabudowy, wysokości, długości, szerokości i liczby kondygnacji, • zapewnienia warunków niezbędnych do korzystania z tego obiektu przez osoby niepełnosprawne, • zmiany zamierzonego sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części, • ustaleń miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu • oraz nie wymaga uzyskania opinii, uzgodnień, pozwoleń i innych dokumentów, wymaganych przepisami szczególnymi. 3.Projektant dokonuje kwalifikacji zamierzonego odstąpienia oraz jest obowiązany zamieścić w projekcie budowlanym odpowiednie informacje (rysunek i opis) dotyczące odstąpienia, o którym mowa w ust. 5.

13. Roboty dodatkowe Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych -art. 67 ust. 5 lit. a i b – • Zamówienie dodatkowe nie jest objęte zamówieniem podstawowym • Jest niezbędne do wykonania zamówienia podstawowego; • Jego wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia; • Zamówienie dodatkowe nie przekracza łącznię 50% wartości realizowanego zamówienia podstawowego • Zamówienie dodatkowe zostanie udzielone dotychczasowemu wykonawcy robót/usług • oraz jest spełniony jeden z poniższych warunków: a) z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów b) wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego

14. Roboty zamienne W przepisach prawa nie jest zdefiniowane pojecie robót zamiennych • Prawo zamówień publicznych – art. 144 .1. Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, chyba że zamawiający przewidział możliwość dokonania takiej zmiany w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz określił warunki takiej zmiany. (są one dopuszczalne, o ile nie wykraczają poza zakres przedmiotu zamówienia, nawet jeżeli skutkują przekroczeniem ceny oferty) • W przypadku natomiast, gdy zmiany polegają na rezygnacji z wykonania części robót objętych przedmiotem zamówienia, a w ich miejsce zamawiający zamierza zlecić wykonanie innych robót budowlanych, nawet o wartości niepowodującej przekroczenia ceny oferty, to tego rodzaju roboty zamienne wymagają odrębnego postępowania i zawarcia odrębnej umowy. • Art. 145. 1. W razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy, zamawiający może odstąpić od umowy w terminie 30 dni od powzięcia wiadomości o tych okolicznościach. • 2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, wykonawca może żądać wyłącznie wynagrodzenia należnego z tytułu wykonania części umowy.

15. Roboty uzupełniające Prawo zamówień publicznych – art. 67 ust. 1 pkt 6 można udzielić zamówienia,który stanowi, iż dotychczasowemu wykonawcy usług lub robót budowlanych można udzielić zamówienia uzupełniającego w okresie 3 lat od zamówienia podstawowego, jeżeli nie stanowi ono nie więcej niż 50% wartości zamówienia podstawowego i polegającego na powtórzeniu tego samego rodzaju zamówienia, jeżeli zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego, a zamówienie uzupełniające było przewidziane w ogłoszeniu o zamówieniu dla zamówienia podstawowego i jest zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.

16. Zamówienia publiczne • Najczęstsze błędy • Korekty finansowe

17. Beneficjenci funduszy, dla których ustawa Pzp nie ma zastosowania muszą przestrzegać zapisów Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej oraz Komunikat wyjaśniający Komisji dotyczący prawa wspólnotowego obowiązującego w dziedzinie udzielania zamówień, które nie są lub są jedynie częściowo objęte dyrektywami w sprawie zamówień publicznych (DUUE 1.8.2006 2006/C 179/02)

18. Najczęstsze błędy z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych Opis przedmiotu zamówienia z użyciem nazw własnych i znaków towarowych; Ograniczenia dot. konsorcjum (np. określony jest minimalny próg partycypacji, minimalna kwota ubezpieczenia, przynajmniej dla jednego członka konsorcjum, przedłożenie umowy konsorcjum); Ograniczenia dot. podwykonawstwa; Zamówienia dodatkowe udzielone z wolnej ręki pomimo braku przesłanek;

19. Nieadekwatne warunki udziału w postępowaniu w odniesieniu do przedmiotu zamówienia; • Dyskryminujące warunki udziału w postępowaniu (doświadczenie UE; wpis do ewidencji w zakresie przedmiotu zamówienia); • Nieodpowiedni tryb postępowania – zapytanie o cenę dla inżyniera kontraktu; • Aneksowanie umów bez uzasadnionych przesłanek (adekwatne zapisy w umowie, siwz do dokonanych zmian); • Przedłużenie terminu na składanie ofert bez odpowiedniej publikacji

20. Istotna zmiana treści ogłoszenia o zamówieniu W szczególności dotycząca: • Określenia przedmiotu, • Wielkości lub zakresu zamówienia, • Kryteriów oceny ofert, • Warunków udziału w postępowaniu lub sposobu oceny ich spełnienia, Modyfikacje, które warunkują decyzję o przystąpieniu do postępowania przetargowego

21. Obliczanie terminu Zgodnie z dyspozycją art. 110 – 116 Kodeksu cywilnego (DZ.U. z 1964r. Nr 16, poz. 93 ze zm.) zamawiający przy obliczaniu terminu określonego w dniach nie uwzględnia dnia, w którym przekazał ogłoszenie do publikacji, a nowy termin składania dokumentów rozpoczyna się na początku pierwszej godziny pierwszego dnia i wygasa wraz z upływem ostatniej godziny ostatniego dnia okresu.

22. Wymierzanie korekt finansowych za naruszenia prawa zamówień publicznych związane z realizacją projektów współfinansowanych za środków funduszy UE (29.04.2011r.) • Korekta finansowa wymierzana jest za naruszenie prawa wspólnotowego w dziedzinie zamówień publicznych oraz prawa krajowego wdrażającego prawo wspólnotowe. • Korekta finansowa wymierzana jest również beneficjentom podmiotowo zwolnionym ze stosowania ustawy oraz beneficjentom którzy naruszyli prawo wspólnotowe w zamówieniach poniżej progów ustawy Pzp.

23. Wysokość korekt finansowych • Wysokość korekty ustala się biorąc pod uwagę rodzaj lub stopień naruszenia oraz skutki finansowe naruszenia dla wydatków ze środków funduszy UE. • Wysokość korekty powinna co do zasady odpowiadać wartości nieprawidłowości(art. 2 pkt 7 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z 11.07.2006)

24. Metody ustalenia wielkości korekty • Metoda dyferencyjna –porównanie wysokości rzeczywiście wydatkowanych (zakontraktowanych) środków na sfinansowanie zamówienia po zaistnieniu naruszenia ze stanem hipotetycznym, gdyby nie nastąpiło rozpatrywane naruszenie • Metoda wskaźnikowa –stosowana gdy obliczenie konkretnego rozmiaru szkody jest trudne, a wręcz niemożliwe. Korektę oblicza się jako iloczyn wskaźnika procentowego nałożonej korekty, wskaźnika procentowego współfinansowania z UE i wysokości wydatków kwalifikowalnych dla danego zamówienia

25. Wskaźnik procentowy nałożonej korekty • Wyraża abstrakcyjny i uśredniony stopień „szkodliwości” określonego typu naruszenia, • Wysokości wskaźników przypisane zostały w formie tabelarycznej do kategorii nieprawidłowości w podziale na objęte dyrektywą 2004/18/WE, 2004/17/WE, częściowo objęte dyrektywą 2004/18/WE lub 2004/17/WE, nie objęte dyrektywą 2004/18/WE, • Jeżeli stwierdzona nieprawidłowość nie została uwzględniona w tabeli właściwej dla danego zamówienia, przyjmuje się wskaźnik odpowiadający najbliższej rodzajowo kategorii naruszenia zawartej w tej tabeli,

26. Korekty przy zamówieniach publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych wartości 14000 euro Beneficjent zobowiązany jest do zagwarantowania wszystkim oferentom odpowiedniego poziomu upublicznienia informacji. Decyzja o wyborze najwłaściwszych środków upublicznienia informacji o zamówieniu należy do zamawiającego. IZ RPO WP zaleca następujące środki publikacji: - Internet; - środki publikacji o zasięgu krajowym, regionalnym lub lokalnym; - tablice ogłoszeń umieszczone w miejscu publicznie dostępnym.

27. Obniżanie wysokości korekty Nie może przekroczyć 50% wartości wskaźnika wyjściowego W ramach analizowanego postępowania stwierdzono tylko jedno naruszenie ustawy Prawo zamówień publicznych (Pzp)/prawa wspólnotowego. Wartość postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jest poniżej kwot, o których mowa w art. 11 ust.8 Pzp. Beneficjent zastosował się do wcześniejszych opinii IZ RPO WP, dotyczących prawidłowości udzielania zamówienia publicznego – o ile terminy pozwalały mu jeszcze na stosowne modyfikacje dokumentacji przetargowej Dopuszczalne tylko w odniesieniu do kategorii nieprawidłowości, którym nie zostały przypisane stawki korekt wyrażone w postaci przedziałów

28. W przypadku wykrycia w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego dwóch lub większej ilości przypadków niezastosowania zasad zamówień publicznych trzeba zastosować korektę o największej wartości procentowej.

29. Trwałość projektów Zagadnienia trwałości reguluje art. 57 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006

30. Trwałość projektów Badanie trwałości polega na ustaleniu czy projekt nie został poddany znaczącej modyfikacji, za którą uznaje się takie zmiany, które naruszałyby jego charakter, warunki realizacji, które mogą powodować uzyskanie nieuzasadnionych korzyści lub zmiany charakteru własności infrastruktury powstałej w wyniku realizacji projektu

31. 1. a) ze zmiany charakteru własności elementu infrastruktury albo b) z zaprzestania działalności produkcyjnej 2. c) mającej wpływ na charakter lub warunki realizacji operacji lub d) powodującej uzyskanie nieuzasadnionej korzyści przez przedsiębiorstwo lub podmiot publiczny Nie można poddawać operacji zasadniczej modyfikacji wynikającej: i

32. Dziękuję za uwagę Lucyna Maternicka Kierownik referatu kontroli Departament Programów Regionalnych UMWP l.maternicka@pomorskie.eu 58 32 68 189