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第四章 电子表格软件 Excel 2003

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第四章 电子表格软件 Excel 2003

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  1. 计 算 机 应 用 基 础 第四章 电子表格软件 Excel 2003 策划制作:计算机综合教研室

  2. 本 章 重 点 • Excel 2003 基本操作 • Excel 工作表编辑与格式化 • Excel 公式与函数的使用 • Excel 图表 • Excel 数据清单管理 计算机 一计算机的发展一、计算机的发展 三、计算机中数据的表示方法 四、计算机病毒与防治

  3. 公式自动处理 表格标题 数据 文字 数值 自动填充 公式 函数 图表直观显示 图表 图形对象 数据清单 排序 筛选 分类汇总 数据管理功能 4.1 Excel 2003 概述 Office家族成员之 —— 电子报表软件

  4. 4.1.1 Excel 2003 简介 • 数据的编辑、修改、保存、使用 • 计算与分析表格 • 公式与函数的应用 Excel工作表 • 创建各式图表 • 分析与修饰图表 Excel 图 表 • 对数据统计、分析和数值预测 • 添加图形、图像 • 数据排序和筛选 • 分类汇总 • 数据透视表 数 据 管 理

  5. 4.1.2 Excel 2003的启动 1. 从“开始”菜单启动 ②将鼠标指针移动到“程序”选项,将“程序”子菜单打开 ①单击任务栏上 的“开始”按钮 • ③单击Office下的“Excel”选项

  6. 2. 文档驱动: 在资源管理器窗口中双击工作薄文件(扩展名.XLS)的图标,启动Excel2003中文版,并将工作薄文件打开。 3. 从桌面启动 将鼠标指针指向桌面上的 Excel快捷图标,双击鼠标左键,即可启动(如桌面没有 Excel快捷图标,可以自己创建该图标)。 4. 利用“启动” 在“开始 / 程序 / 启动”中添加Excel2003中文快捷方式,则每次启动WindowsXP时,系统会自动启动Excel2003中文版。

  7. 工作簿 状态栏 4.1.3 Excel 2003 窗口 此处会显示 单元格地址 公式编辑栏 名称框 列标 工具按钮 工作表 当前单元格 行号 工作表标签

  8. 工作簿 工作簿 ◆工作簿(Workbook) 工作簿是处理和存储数据的文件,也就是通常意义上的Excel文件(.xls)。每一个工作簿最多可由255张工作表组成,在默认的情况下由 3 张工作表组成。 ◆工作表(Worksheet) 它是工作簿的一页,它由单元格组成,单元格是由行和列组成的矩形块。用来存储数据信息。 行号:从上至下按数字编码,依次为1、2、3、… 65536,共 65536行 列标:从左至右按字母编码,依次为A、B、 … AA、… IV,共 256列 工作表

  9. 二、从“文件”菜单中, 选择“退出”命令 • 一、单击 “关闭”按纽 • 二、“文件/退出”命令 • 三、双击控制菜单图标 • 四、Alt + F4 4.1.4 Excel 2003 的退出 一、单击Excel标题栏右上 角的“×”(关闭)按纽 • 三、双击标题栏左上 • 角的控制菜单图标 四、按Alt+F4键

  10. 4.2 Excel 基本操作 4.2.1 工作簿的新建和打开 1.新建工作薄 (1)在启动Excel后,将自动建立一个新的工作簿Book1 (2)单击“文件 / 新建”,通过“新建”对话框来创建 (3)单击“常用工具栏”上“新建”钮,直接新建空白工作簿 2.打开工作薄 (1)单击“文件 / 打开”,在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件,再单击“打开”按钮 (2)单击“常用工具栏” 的 “打开”钮,在“打开”对话框中选择要打开的工作薄文件,再单击“打开”按钮

  11. 4.2.2 工作簿的保存和关闭 1.保存工作簿 (1)单击“文件 / 保存”命令 (2)单击“常用工具栏”上的“保存”钮 (3)单击“文件 / 另存为”,确定文件名和保存位置(一般不改类型),按“保存”按钮 2.关闭工作簿 (1)单击“文件 / 关闭”命令 (2)单击工作薄窗口右上角的“关闭”按钮 (3)双击窗口左上角的“控制菜单”图标 (4)快捷键:Alt + F4 都可以将当前编辑的工作簿关闭并退出Excel

  12. 4.2.3 工作表的操作 1、工作表的选取 • (1)选定单个工作表:单击工作表标签 • (2)选取多个工作表: 按住“Shift”键,可以选择连续的多个工作表 按住“Ctrl”键,可以选择不连续的多个工作表 (3)选定全部的工作表:右击工作表标签 → 全部工作表 • 2、工作表的更名: • (1)双击工作表标签 → 输入新名 → 回车 • (2) 右击工作表标签 → “重命名” → 输入新名 → 回车 右击标签

  13. 3、工作表的插入和删除 • (1) 插入工作表: “插入 / 工作表”命令 • (2) 右击工作表标签 → “插入” → “工作表” • (3) 删除工作表:选定工作表标签 → “编辑 / 删除工作表” • (4) 右击工作表标签 → 删除 4、工作表的移动和复制 • (1)移动工作表 • 1)到同一工作簿:选定工作表→拖到目的位置(即改变其位置) • 2)到另一个工作簿:选定工作表→“编辑 / 移动或复制工作表”→选取目标“工作簿名” • (2)复制工作表 • 1)同一工作簿:选定工作表→Ctrl+拖 • 2)到另一个工作簿:选定工作表→“编辑/移动或复制工作表”→选取“工作簿名”→选“建立副本”项

  14. 4.2.4 数据输入 一、三种类型数据和公式的输入 1.数据类型:数字、文本、日期和时间 2.公式:由等号开头的一组数字和运算符及函数组成的数学表达式 步骤1:明确输入数据的单元格 —当前活动单元格 步骤2:输入数据和公式(注意观察编辑栏) 确认操作 Enter Tab 取消操作 Esc

  15. 单元格中可以输入:数字、文字、日期、时间、图形、公式单元格中可以输入:数字、文字、日期、时间、图形、公式 输入数字 ◆选定单元格 →输入数字 →回车 • 输入文本 • 选定单元格 →输入文字 →回车 • 输入字符型数字 → 在数字前加单引号 • 输入时间\日期 • 输入日期,要按“年-月-日”的格式 • 输入时间,要按“时︰分”的格式 • Ctrl + ; →输入当前日期 • Ctrl + Shift + ; →输入当前时间

  16. 实例:人事管理系统 我们来看看数据有几种类型,应如何录入

  17. 1、输入数值 (1)输入方法:选定单元格→输入数值→按回车键 (2)数据宽度:数值超过11位,自动以科学计数法输入。 例:输入“123456789012”系统显示“1.23457E+11 (3)其他: • l输入数值时可以用逗号“,”分节 如:“7,357,542” • l输入纯小数值,以“.”开头,数值前自动补“0” • l正号省略,负数前面输入负号 • l数字以(%)结尾,则按百分数处理 • 输入分数时前面加0和空格。如:“0 1/4” 带分数用整数加分数的形式。如:“3 2/5”

  18. 2.  输入文本 (1)输入方法:选定单元格 → 输入文字 → 按回车键 (2)注:数字作为字符串输入时,字符串前面加单引号 例:输入电话号码时 : ’02358418888 注意: 输入以0开头的数字时,系统会自动截掉首部的0 解决办法: 先输入单引号,再输入数字 或将单元格类型改为文本型

  19. 3、输入日期、时间 (1)输入方法:选定单元格 → 输入日期(时间) → 按回车键 (2)日期格式: l年-月-日(年/月/日) 如:2007-12-15(2007/12/15) (3)时间格式: l时:分 am(pm) [时间与字母之间加空格]如:10 : 23 am l时:分:秒 am(pm) — 如:1 : 34 : 16 pm l时:分 — 如:20 : 15 l时:分:秒 — 如:15 : 13 : 24 注:可同时输入日期和时间,日期和时间用空格分隔 Ctrl+;可输入当前日期、 Ctrl+Shift+;可输入当前时间

  20. 4. 一些特殊的输入 (1)同时在多个单元格中输入同一数据 1)选定要输入的单元格或单元格区域 2)输入数据 3)按下Ctrl 键并回车 (2)在多个工作表中同一位置输入同一数据 1)按住Ctrl 键,单击选定多个不连续的工作表 [或 按Shift键,选多个连续的工作表] 2)在其中一个工作表中选定某个单元格, 输入数据后再回车

  21. 二、数据的自动输入 1.填充相同的数值序列 填充柄:实现数据的自动填充 (1)鼠标填充:选定单元格→光标至填充柄处成“+” → 拖到序列末单元格 (2)菜单填充:选定范围→“编辑/填充” →确定填充方向 (3)快捷方式:选定范围→输入数据→按住Ctrl,并回车 2. 填充不同的数值序列 (1)鼠标填充:选定单元格 → Ctrl+拖填充柄,到序列末单元格 (2)菜单填充:选定范围 → “编辑/填充” → “序列” → 确定“类型”和“步长值” (3)简单方式:选定两个相邻单元格,直接拖填充柄

  22. 相同数列 不相同数列 相同数列 相同数列 不相同数列 不相同数列

  23. 4.3 工作表格式化 4.3.1 工作表的编辑 1. 选取单元格及单元格区域 (1)选取单个单元格 1)单击所需的单元格 2)在“名字框”中输入单元格名字 (2)选取多个单元格 1)选取一行:单击行号 2)选取一列:单击列标 3)选取整个工作表:单击行号、列标的交叉处 4)选取单元格区域:单击首单元格 → Shift+单击末单元格 [也可用“拖”的方法] 5)选定多个不连续的单元格:Ctrl + 单击单元格 6)多个不连续单元格区域:Ctrl + 拖单元格区域

  24. 2. 数据的移动、复制 (1)拖动: 1) 左拖: 光标指向单元格边界, 拖到目的地 2) 右拖: 将光标指向单元格边界,右拖到目的地,选择选项 (2)剪切(复制)- 粘贴 1)  “编辑/剪切(复制)” → “编辑/粘贴” 2) (常用工具栏)“剪切(复制)”钮 → “粘贴”钮 3)(右击) “剪切(复制)” → “粘贴” 4)Ctrl+X(C) → Ctrl+V 注:复制时,如果单元格中有公式,则公式内容不会发生变化,但其中的相对地址会自动调整(即计算对象要变)

  25. 3. 数据的清除 删除单元格中的数据,而保留单元格及它的属性 (1)选定单元格或区域,按 Del 键 (2)选定单元格或区域,鼠标右击在快捷菜单中选择“清除内容”命令 (3)选定单元格或区域,单击“编辑 / 清除”命令 4. 数据的删除 删除是将数据连同单元格一并删除 (1)选定单元格或区域,单击“编辑 / 删除”命令,在“删除”对话框中选择一项进行删除。 (2)选定单元格或区域,右击出现快捷菜单,选择“删除”命令

  26. 4.3.2 工作表 1.调整行高 方法一:用“格式”菜单命令调整行高 选定调整行高的区域 → “格式 / 行”命令 → “行高” → 在“行高”对话框中,输入要设定的高度 →“确定” (也可用“最适合的行高”,让系统自动调整行高) 方法二:用鼠标调整行高 将鼠标指针移到行号的下方边界,当光标变成带上下箭头的“ ”型时,按住鼠标左键不放,拖动鼠标,调到适宜的高度时,松开鼠标左键。

  27. 2.调整列宽 方法一:用“格式”菜单命令调整列宽 选定调整列宽的区域 → “格式 / 列”命令 → “列宽” →在“列宽”对话框中,输入要设定的宽度 →“确定” (也可用“最适合的列宽”,让系统自动调整列宽) 方法二:用鼠标调整行高。 将鼠标指针移到列标的右侧边界,当光标变成带左右箭头的“ ”型时,按住鼠标左键不放,拖动鼠标,调到适宜的宽度时,松开鼠标左键。

  28. 3.设置工作表的颜色 方法一:使用工具栏 选定要设置颜色的单元格区域 → 单击工具栏上的“填充颜色”下拉按钮 → 在“填充颜色”下拉窗口中选择要使用的颜色 方法二:用菜单方式 选定要设置颜色的单元格区域 → “格式/ 单元格”命令 → 选择“图案”选项卡 → 选择填充颜色和图案

  29. 4.设置表格框线(作用:美化和使表格线能被打印出来)4.设置表格框线(作用:美化和使表格线能被打印出来) 方法一:用菜单方式 选定单元格区域 → “格式 / 单元格”命令 → “边框”选项卡 → 选择“预置”、“边框”、“线条”、“颜色” 下的各选项 → “确定” 。 方法二:用“格式”工具栏 选定单元格区域 → 选择“格式”工具栏上的“边框”右边下拉列表 → 单击下拉边框列项。

  30. 4.3.3 设置字符的格式 1.设置字体和字号 方法一:使用菜单中的“格式”命令 选定要设置字体、字号的单元格 → “格式 / 单元格”命令 → 选择字体 、字号 → “确定” 方法二:使用格式工具栏中的“字体”钮 选定要设置字体的所有单元格 → 单击格式工具栏上“字体”、“字号”钮 → 选择字体、字号

  31. 2.设置字符的颜色 (1) “格式 / 单元格 / 字体”命令 → “颜色”项 (2)(“格式”工具栏)“字体颜色”按钮 3.单元格数据的对齐方式 (1)常用对齐 Excel 2003默认将文本左对齐,数字右对齐方式,但可以自行改变数据的对齐方式。 1)选定单元格 → “格式 / 单元格”命令 → 选择“对齐”项 → 从“水平对齐”和“垂直对齐” 中选择对齐的方式 2)(“格式”工具栏)上的对齐按钮:左对齐、居中对齐、右对齐和合并居中

  32. (2)标题合并及居中对齐 表格的标题一般要居中,可使用“合并和居中”钮进行设置: 选定标题范围→ “合并和居中”钮 (也可用“格式/单元格/对齐”中的“合并单元格”,加“居中对齐”)

  33. 4.3.4 设置数字(数据)的格式 不同的应用场合需要使用不同的格式。因此,要设置单元格的数据格式。Excel 2003提供的数据格式有:常规、数值、货币、会计专用、百分比、分数、科学记数、文本、特殊以及自定义等。可以利用命令或格式工具栏,将单元格加以格式化。其操作步骤如下: 1.设置单元格数据格式 方法一:利用格式工具栏 格式工具栏上有货币样式、百分比样式、千分分隔样式、增加小数位数和减少小数位数等五个按钮

  34. 方法二:利用菜单命令 利用“格式 / 单元格 / 数字”中的选项(先选定单元格) (1)常规:不包含任何特定的数字格式 (2)数值:确定小数位数 (3)日期:确定各种日期格式 (4)百分比:自动添加百分号 (5)分数:确定各种分数类型 (6)文本:可输入字符型数字 (7)特殊:可将数字转换为文字 (8)自定义:设置特殊数值格式

  35. 2.自定义数据格式 Excel 提供了许多预设的数据格式,若还需要一些特殊的格式,这就需要自定义数据格式,操作步骤如下: 选定单元格或区域 → 选择“格式/单元格/数字” → 在“分类”列表框中选择“自定义”选项 → 在“类型”列表框中选择需要的类型 → “确定” 3.格式刷和样式的使用 与Word一样,在Excel 中同样可以使用格式刷和样式来快速对选定单元格进行格式化。

  36. 4.自动套用格式 对于一些常见的表格,可以利用“自动套用格式”功能。它是系统已预先定义好的表格格式,这些格式中组合了数字、字体、对齐方式、边界、模式、列宽和行高等属性,只要单击一些按钮,就能完成工作表的格式化,从而大大简化格式化的设置过程。其操作步骤如下: 选定要套用的区域 → “格式/自动套用格式” → 在 “自动套用格式”框中,选择表格样式 →“确定”

  37. 5.条件格式 Excel 的工作表中可以利用“条件格式”,根据一定的条件来突出显示某些单元格。其操作步骤如下: 选定单元格区域 → “格式 / 条件格式” → 在 “条件格式”对话框中输入设置的条件和数据显示的格式

  38. 4.4.1使用公式 =124.5 + 118.4 + 115.2 + 128.7 =B3 + C3 + D3 + E3 =SUM( B3, C3, D3, E3 ) =SUM( B3 : E3 ) • 1、输入公式 (1)公式:由连续的一组数字和运算符组成的序列。该序列必须由等号开头 公式是对数据进行分析与计算的等式,它可对工作表中的数值进行简单的四则混合运算直到复杂的财务计算、统计分析 (2)输入公式并计算 选定单元格→[在编辑栏(或单元格)中]输入等号和公式→回车 =SUM( B3 : E3 )

  39. 在公式中尽量使用函数,可使公式更简捷 1. = D3 + E3 + F3 + G3 - H3 - I3 2. = SUM(D3:G3) - H3 - I3

  40. 2.公式的复制(Excel的优点之一) 为了在其它单元格使用同一公式,可以通过移动或复制公式达到这一目的。当移动公式时,公式中的单元格地址不会改变,但在复制公式时,单元格地址会自动调整。 复制公式的方法是:先选定已有公式的单元格,然后拖填充柄至最后一个单元格。

  41. 3、快速运算 • (1)自动计算 • 求 和: • 选取求和区域 ,在状态栏显示结果 • 2)其他计算: • 右击状态栏,选择计算式,在状态栏显示结果 • (2)自动求和 • ◆ 选取求和区域 →(“常用”工具栏”)求和钮 • ◆ 选定放结果单元格→求和钮→选定要计算的单元格 • 其它计算:单击求和钮旁的下拉钮,选择计算式 注:自动计算结果显示在状态栏,自动求和结果显示在单元格中

  42. 4.3.2 使用函数 例: 求平均 =(B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+B9+B10)/9 函数是Excel已定义好的具有特定功能的内置公式 = Average(B2:B10) 为了适应各种计算要求, Excel 2003提供了常用函数、财务函数、日期和时间函数、数学和三角函数、统计函数、查找和引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等10类函数,每一类有若干个不同的函数,一共有几百个之多,基本能够满足各种领域内绝大多数人的使用要求。

  43. 1.函数语法 Excel的任何函数都有一样的标准结构,即:都是由函数名和参数两部分组成。参数可以是数字、数组、文本、逻辑值或单元格引用,参数也可以是常量、公式或其他函数,将函数作为另一个函数的参数也称为嵌套函数。 函数引用:函数名(参数1,参数2 ,…) 代表函数功能 不同类型的函数要求给定不同类型的参数 在公式里,任何函数都直接跟在“=”,或者其它运算符号后面,首先是函数名称,然后是括号,括号中是此函数必需的参数。如果函数对应的参数不只一个时,就必须按照规定的顺序依次排列,并用逗号把它们隔开。

  44. (1)公式中引用单元格的方法: • l用键盘输入●用鼠标选定 • (2)引用运算符: • ●冒号“ : ”:连续单元格区域 。如C2 : E3 • 逗号“ , ” :不连续单元格区域 。如A5 , B10 , F8 函数区域的表示法: 独立地址:各地址用 “ ,” 隔开 例如,=SUM( A1,A8 ),表示A1和A8两单元格的数值和。 连续地址:首、尾地址用 “ :” 连接 例如,=SUM( A1 : A8 ),冒号表示计算范围从A1到A8的单元格区域 混合地址: 例如,=SUM( A1 :A6,C9 ),计算A1到A6再加C9的和

  45. 输入函数一般可以采取手工输入和“函数向导”两种方法输入函数一般可以采取手工输入和“函数向导”两种方法 • (1)手工输入:选定单元格 →输入“ = ” → 输入函数及参数 • (2)函数向导: • 1)“插入/函数” → 选择类别 → 选择函数→输入参数→ 确定 • 2)单击 “插入函数”钮 → 选择类别 → 选择函数 →输入参数→ 确定

  46. 4、部分常用函数 • (1)SUM: 求和函数 • ● 格式:SUM(参数1, 参数2, ……) • 功能:求各参数的和 • (2)AVERAGE: 求算术平均值函数 • ● 格式:AVERAGE(参数1, 参数2, …… ) • 功能:求各参数的算术平均值 • (3)MAX:求最大值函数 • ● 格式:MAX(参数1, 参数2, …… ) • 功能:求各参数中的最大值 • (4)MIN:求最小值函数 • ● 格式:MIN(参数1, 参数2, …… ) • 功能:求各参数中的最小值 • (5)COUNT: 统计个数函数 • ● 格式:COUNT(参数1, 参数2, …… ) • 功能:求各参数中数值型参数和包含数值的单元格个数

  47. 实例: 各科总分:=SUM ( C3:C12 ) 不及格人数:= COUNTIF ( C3:C12, <60 ) 各科平均分:= AVERAGE ( C3:C12 ) 最低分:= MIN ( C3:C12 ) 最高分:= MAX ( C3:C12 )

  48. (6)  ROUND :四舍五入函数 • ● 格式:ROUND(数值,位数) • 功能:对数值项进行四舍五入。 • (7) INT:取整函数 • ● 格式:INT(数值) • 功能:取此数值的最大整数,不是四舍五入。 • (8)COUNTIF:条件计数函数 • ● 格式:COUNTIF(取值范围,条件式) • 功能:计算某区域内满足条件的单元格个数 • (9) IF :条件判断函数 • ● 格式:IF(条件式,值1,值2) • 功能:若满足条件,则结果取值1,否则,取值2 结果值 =IF(条件式, 值1,值2) 条件式 条件为假 取值2 条件为真 取值1 判断条件是否满足,满足则返回值1,不满足则返回值2

  49. 例: 利用IF函数确定学生等级: (总分大于等于350分为合格,低于350分为不合格) 打开“学生成绩表”,在工作表“成绩表” 中,先选定存放计算结果的单元格K3,在编辑栏中输入公式: =IF(I3>=350,“合格”,“不合格”) 公式含义是: 当I3的值(总分)≥350时,取值“合格”,否则(﹤350)取值“不合格” =IF(I3>=350,“合格”,“不合格”)

  50. (10)RANK:排名次函数 ●格式:RANK(比较值,数据区域,升降序) 功能:判断某数值在数据区域内的数值中应排在第几位 (11)VLOOKUP:搜索函数(搜索指定区域首列满足条件的元素) ●格式:VLOOKUP(比较值, 搜索区域,列号,是否精确判断) 功能:搜索表区域内首列满足条件的元素,找到时返回所在行指定列的值 (最后的值是FALSE或0,则为大致匹配;若是TRUE或忽略,则是精确匹配)