Experiencia Practica de formación de una PMO

1. Experiencia Practica de formación de una PMO Fernando Santos CIO fsantos@unimarc.cl +56-2-818 8000

2. Agenda • SMU: Estrategia y Novedades • Estructura Sistemas • Cartera general de proyectos • Proyecto SAP 6.0 • Implementación PMO • Conclusiones

3. Integraciones realizadas Cadena … Cadena 34 Cadena 31 Cadena 29 Cadena 28 Cadena 35 Cadena 40… Cadena 32 Cadena 30 Cadena 33 Dic’2010 Ventas proyectadas: US$ 2.300 millones Locales Proyectados: 350 21.000 empleados

4. SMU: Cadenas y formatos • Food • Mejor Servicio/Calidad • Cercanía, comodidad, rapidez. • Precios y Promociones: High/Low • 214 locales • Precios Bajos • Público: comerciantes & consumidores que buscan ahorro • Descuentos por Volumen • 48 locales • Conveniencia • Cercanía, comodidad, rapidez • 22 locales

5. Organigrama Gerencia Sistemas

6. Cartera de Proyectos Factura y Boleta Electrónica RRHH Factura y Boleta Electrónica Sistema Promociones Sistema Promociones Reposición Automática Reposición Automática Medios de Pago Venta Intangibles Reloj Control Recepción RF Cloud Desktop Medios de Pago Inventario Cíclico Tarjeta Unimarc Cloud Desktop Recepción RF Telefonía IP Reloj Control Tarjeta Unimarc Venta Intangibles Inventario Cíclico Telefonía IP FINANZAS E-Commerce E-Commerce Unired Unired SAP WMS SAP WMS SAP HR SAP HR Fidelización B2B B2B Financiero B2B Fidelización PROVEEDORES COMERCIAL MARKETING LOGISTICA CLIENTES LOCALES

7. Implementación: Crecimiento y migración Crecimiento con AS400 y estabilización SAP 4.0 Crecimiento con SAP 4.0 y migración Bryc Roll-out y crecimiento con SAP 6.0

8. Novedades

9. PROYECTO ONE Expositor: Leandro San Miguel

10. Caso de Negocio: Alcance Funcional SAP BW Sistema de información SAP WMS Con reposición automática para locales y CDs Proyecto: 18 meses 145 personas Implantador: IBM Control de Calidad: SAP +270 Locales +2900 usuarios RF Operación de CDs SAP FICO Sistema contable único SAP ERP forRetail Mejores prácticas mundiales para Retail

11. Dimensión del Proyecto Implementación de SAP en toda la cadena, para mas de 280 tiendas, 6 centros de distribución y 2500 usuarios (Unimarc, Mayorista 10, Ok Market, Zona Franca, Back-Office y CDs) SAP 6.0 ECC 6.0, ERP y solución de Retail Warehouse Management System SAP WMS Integración con legados vía WEB Services, explotados desde SAP con un Enterprise Service Bus. Uno de los componentes para la arquitectura SOA PI 7.1 Business Warehouse, con mas de 12 modelos diferentes BW 7.0 SAP Business IntelligenceAccelerator (Appliance acelerador de consultas de infocubos de ultima generación) BIA SAP Productivity Pack: Para capturar conocimientos, preparar al personal de capacitación y ayuda para preparar a los usuarios en el cambio RWD ARIS (IDS Scheer): Componente integral para BPM y arquitectura SOA ARIS

12. Dimensión del Proyecto • Implementación para Oficina Central (Finanzas, Comercial, Operaciones y Logística) • 144 Personas asignadas (Si contamos al equipo de plataforma IBM y laboratorio de QA: 182 Personas) • Duración del proyecto: 18 meses

13. Situación Actual • Salimos en vivo (FICO, Retail, Logística) • 237 Tiendas operando hoy • $2.000 millones diarios de venta • 115.000 artículos • 300.000 facturas y Notas de Credito recibidas mensualmente • Centro de distribución operando con WMS: 45.000 cajas despachadas diariamente • 300.000 pedidos mensuales de retail, 18.000 centralizados • 5.000 pedidos no retail • BW: 15.500 consultas mensuales, 550 usuarios, 60 informes, 300 cubos

14. Otros Datos • Mayor proyecto (en alcance funcional y técnico) de sistemas en la historia del Retail chileno • Integración SOA (PI+IBM data Stage) creará ventaja competitiva (menores costos de integración y menor time-to-market vs competencia) • App 20.000 horas de desarrollo • Participación activa de SAP Global Support en SMU a través de contrato MaxAttention (Único cliente en Chile) • Servicios exclusivos de SAP de controles de calidad

15. Algunos números del proyecto

16. IMPLEMENTACIÓN PMO Expositor: Marianne Osorno Grimm

17. Algunos datos sobre las PMO´s “Adquirir madurez en PM no es fácil. Generalmente requiere varios meses o años adquirir el primer nivel de madurez.” “La PMO no es un evento, es un viaje” “La implementación de una PMO involucra una transformación cultural.”

18. Algunos datos sobre las PMO´s “El numero de personas en una PMO es proporcional a la participación de la PMO en los proyectos y la cantidad de servicios que presta.” “El mayor beneficio de la incorporación de una oficina de proyectos es hacer las cosas mas fáciles.” “Para introducir una PMO en la organización, es fundamental la voluntad y el apoyo de gerencia”

19. Comité Operacional - Reporte de Monitoreo Semanal (RMS) Periodicidad: Semanal Distribución: Lideres de Frente Unimarc e IMB y Gerentes de Proyecto. Preparado por: PMO

20. Estructura Sitio Colaborativo (SharePoint) • Estructura colaborativa sobre SharePoint : • Disponible para todo el equipo • Acceso vía web • Control de acceso según rol en el proyecto • Versionamientode los documentos • Integración con herramientas Office (Ej.: Excel, Word) • Secciones de libre colaboración El sitio del proyecto esta dividido en 3 carpetas principales: Administración del proyecto. Minutas de reunión. Documentación técnica. Organizado por las fases del proyecto (BBP, Realización, etc.)

21. Controles de Cambio • Aspectos Relevantes: • Descripción del cambio • Desarrollo de la Solución • Impacto en línea base • Aprobaciones

22. Gestión de Compromisos

23. Gestión de Riesgos y Problemas Reporte de Riesgos & Problemas Periodicidad: Semanal Distribución: Lideres de Frente Unimarc e IMB y Gerentes de Proyecto. Preparada por: PMO

24. Rol de la PMO en el proyecto • La PMO cumple un rol protagónico dentro del proyecto tanto de apoyo a los lideres, control - monitoreo y gestión dentro del proyecto ONE: • Definición e implementación de la metodología de gestión de proyectos. • Comunicación y evangelización del uso de esta metodología. • Apoyo en la generación y mantención de la planificación del proyecto. • Seguimiento y control de los riesgos y problemas levantados. • Seguimiento y control de los compromisos generados. • Facilitador de herramientas de gestión de proyectos. • Coach en habilidades de gestión de proyectos a los líderes. • Dar visibilidad del estado del proyecto al resto de la compañía.

25. CONCLUSIONES Expositor: Fernando Santos

26. Lecciones Aprendidas • Dificultad de gestionar impactos de proyectos en paralelo • Equipo de usuarios clave 100% dedicado • Equipo de sistemas 100% dedicado y con experiencia en SAP Retail • PMO interna y Gestión de Proyecto • Contratación de los mejores servicios de apoyo: Servicios de SAP y empresas especialistas • Prepararse para peak de requerimientos post-implementación • INTEGRACION • Alta complejidad de construir y probar integraciones de SAP con sistemas en constante cambio • Poner foco en arquitectura, monitoreo y escalamientos • DATOS MAESTROS • Migración: Fue clave el tener un equipo interno de expertos y con mucha experiencia • Depuración de datos maestros: Todo esfuerzo será insuficiente

27. Lecciones Aprendidas • IMPLEMENTACIÓN PMO • Apoyo de la gerencia. • Incorporación de las áreas de negocio a la metodología definida. • Capacitaciones en dirección de proyecto a los JP. • Rol formal en evaluación de JP. • PMO flexible, adaptable y ágil. • Administración del proceso de cambios. • Interdependencias con Control de Gestión, Fiscalía y Contraloría • Lo perfecto es enemigo de lo bueno. • La PMO no es un fin, es un medio • La PMO es parte de la gestión y de los procesos

28. ¡Gracias! Fernando Santos CIO fsantos@unimarc.cl +56-2-818 8000