PERENCANAAN (PLANNING)

PERENCANAAN (PLANNING) ORGANISASI PERPUSTAKAAN TUJUAN (GOALS) STRATEGI Cara / Upaya untuk mencapai / mewujudkan TUJUAN secara EFISIEN & EFEKTIF • Selanjutnya disusun : • Rencana (Plan) • Seperangkat Kebijakan (Policies) • Tahap-tahap pencapaian Organisasi • Personila • Anggaran • Program Aksi

Dari sisi PROSES Proses dasar yang digunakan untuk memilih TUJUAN & mementukan BAGAIMANA TUJUAN tsb akan DICAPAI PENGERTIAN PERENCANAAN Dapat dilihat dari 3 hal, yaitu Dari sisi FUNGSI MANAJEMEN Fungsi PIMPINAN menggunakan pengaruh atas wewenangnya untuk menentukan atau mengubah tujuan & kegiatan organisasi. Dari sisi PENGAMBILAN KEPUTUSAN Perencanaan merupakan PENGAMBILAN KEPUTUSAN untuk Jangka Waktu yg panjang atau YAD mengenai : • APA yg akan dilakukan • BAGAIMANA melakukannya, • BILAMANA & SIAPA yang akan melakukannya • DIMANA keputusan yang diambil, hingga • IMPLEMENTASI perencanaan tsb

Persyaratan perencanaan (planning requirements) • FAKTUAL atau REALISTIS artinya apa yg dirumuskan oleh perusahaan [OP] sesuai FAKTA & WAJAR untuk dicapai dalam kondisi tertentu yg dihadapi perusahaan [OP] 2. LOGIS & RASIONAL artinya apa yg dirumuskan dapat diterima oleh akal, karenanya perencanaan tsb bisa dijalankan. 3. FLEKSIBEL artinya tidak kaku, tetap dapat beradaptasi dg perubahan di masa YAD, sekalipun tidak berarti bahwa perencanaan dapat kita ubaha seenaknya. 4. KOMITMEN Perencanaan yg baik harus merupakan & melahirkan komitmen thdp seluruh anggota organisasi utk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. 5. KOMPREHENSIF artinya menyeluruh & mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung maupun tak lansung terhadap organisasi.

Jenis-jenis Rencana Organisasi TUJUAN RENCANA STRATEGIS (Mnjn Puncak) Rencana J.panjang 2-5 th/lebih /Strategic Plans or Long Terms Plans) RENCANA TAKTIS Mnjn Menengah Rencana J. Menengah bbrp bulan-3 th / Tactical Plans or Mid-Term Plans RENCANA OPERASIONAL (kelompok kerja / unit kerja) Mnjn bawah Rencana J. Pendek harian – 1 th / OperationaL Plans or Short-Term Plans Untuk kegiatan yg tidak berulang-ulang RENCANA TETAP Dipakai utk jangka panjang, atau dipakai berulang kali guna mengarahkan aktivitas kpd sasaran RENCANA SEKALI PAKAI Dipakai utk satu tujuan khusus & dlm jangka Waktu terbatas KEBIJAKAN PROGRAM ANGGARAN PROSEDUR & METODE STANDAR PROYEK PERATURAN

PERENCANAAN STRATEGIK & OPERASIONAL

Proses Penetapan & Pencapaian Tujuan 4 langkah pokok perencanaan LANGKAH I TETAPKAN TUJUAN atau SEPERANGKAT TUJUAN LANGKAH II T U J U A N DEFINISIKAN SITUASI SAAT INI Merumuskan Keadaan Sekarang LANGKAH III IDENTIFIKASIKAN HAL-HAL YG MEMBANTU (Menentukan Kemudahan) & YG MENGHAMBAT TUJUAN-TUJUAN (Dan Hambatan) LANGKAH IV KEMBANGKAN RENCANA atau PERANGKAT TINDAKAN untuk MENCAPAI TUJUAN (Mengembangkan Serangkaian Kegiatan) JAMES AF STONER

Pada SAAT Sekarang MASA YAD Resiko ELEMEN-ELEMEN PERENCANAAN (PLANNING) PROSES PERENCANAAN Peramalan (Forecasting) SASARAN-SASARAN TINDAKAN-TINDAKAN SUMBER DAYA (5M) IMPLEMENTASI HASIL PEKERJAAN

PERENCANAAN(PLANNING) FOKUS MASA YAD Resiko MASA LALU MASA KINI (SAAT INI) Kegiatan APA yang akan dilaksanakan / dikerjakan Pertanyaan tsb dijawab, DIPIKIRKAN , DIPERHITUNGKAN secara matang, cermat > DIPUTUSKAN SAAT INI/SEKARANG Pemilihan sekumpulan kegiatan /tindakan & memutuskan 5 W + 1 H Dilaksanakan pada MASA YAD Peramalan (Forecasting) Asumsi-asumsi Sumber Daya yg dibutuhkan dll APA YANG INGIN DICAPAI dari kegiatan tsb Langkah-langkah / TINDAKAN (Strategi) APA yang akan/perlu dilakukkan untuk mencapai APA yang diinginkan / tujuan Sasaran tsb. BAGAIMANA (Prosedur Kerja) SUMBER DAYA APA YANG YG DIBUTUHKAN AGAR YG diinginkan dapat DICAPAI

GEORGE R TERRY Untuk mengetahui apakah PERENCANAAN itu baik atau tidak,  dapat DIJAWAB melalui PERTANYAAN-PERTANYAAN DASAR mengenai PERENCANAAN, yaitu : (5 W + 1 H) • WHAT APA Apa yg sesungguhnya yg menjadi Tujuan Organisasi & Apa yg perlu dilakukan untuk mencapai TUJUAN tsb • WHY MENGAPA Mengapa TUJUAN tsb harus dicapai Mengapa KEGIATAN yg TERUMUSKAN dalam pertanyaan WHAT yg perlu dilakukan untuk mencapai tujuan tsb. • WHERE DIMANA Dimana KEGIATAN tsb akan dilaksanakan • WHEN KAPAN Kapan KEGATAN tsb akan dilaksanakan • WHO SIAPA Siapa yang akan melaksnakannya • HOW BAGAIMANA Bagaimana melaksanakannya ? • (Prosedur Kerja) Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “

ASPEK PENTING DALAM PERENCANAAN • Pembuatan keputusan • Proses pengembangan • Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah. PERMASALAHAN adalah : • Sesuatu yang harus diselesaikan atau dipecahkan (KBBI) • Suatu situasi menghambat organisasi untuk mencapai satu atau lebih tujuan (James AF Stoner) • Sesuatu yg menyimpang dari apa yg diharapkan / direncanakan / ditentukan untuk dicapai sehingga merupakan rintangan menuju tercapainya tujuan(Prayudi Atmosudirjo) • Suatu kesenjangan yang perlu ditutup antara hasil yang dicapai pada saat ini dan hasil yang diharapkan (Roger Kaufman) • Situasi atau kondisi yg akan datang & tidak diinginkan (Dorothy Craig)

MASA YAD Resiko MASA LALU MASA KINI Sekarang PERENCANAAN Rencana yang efektif adalah dg mencari dan menemukan secara cermat jawaban terhadap enam pertanyaan, berikut ini : 1. WHAT (APA)  Apa yang akan dikerjakan pada waktu YAD ? • Permasalahan apa yang dihadapi ? • Hasil akhir apa yang ingin dicapai ? • Tindakan-tindakan apa yang perlu dikerjakan untuk mencapai sasaran • Sumber daya apa yang dibutuhkan untuk mewujudkan sasaran tersebut ? • WHERE (DIMANA)  dikaitkan dengan pemanfaatan lokasi tempat kegiatan / pekerjaan akan berlangsung, perlu dipertimbangkan : • EFESIENSI : Pemanfaatan tempat kerja / kegiatan semaksimal mungkin, tidak ada spasi yang mubazir. • AKSESABILITAS : mudah dicapai oleh berbagai pihak dalam penyelenggaraan kegiatan tsb. Memperhitungkan tata ruang • KEMUDAHAN dalam menyediakan sarana & prasarana kerja yang diperlukan utk penyelenggaraan kegiatan tsb. • Mempertimbangkan faktor lingkungan masyrakat setempat, apakah mendukung kegiatan tersebut atau tidak.

3. When (Kapan) • Kapan akan dikerjakan  kapan selesai (prioritas waktu / tahapan pengerjaan kegiatan) • Pengaturan waktu yang teoat untuk melakukan hal – hal tertentu ( “Sense of Timing”) >< peluang 4. How (Bagaimana) Bagaimana kegiatan tersebut akan dikerjakan, pertanyaan ini menjawab tentang : • Teknik – teknik atau metode / sistem pelaksanaan dan penyelesaian kegiatan / tugas • Prosedur kerja dalam mengerjakan atau melaksanakan pekerjaan / kegiatan, hal ini. • Dijadikan pedoman / pegangan oleh petugas operasional, (pelaksanaan pekerjaan)  agar produk / jasa yang dihasilkan memenuhi persyaratan kuantitas dan kualitas hasil yang ditetapkan. Koordinasi, siapa melakukan apa, berhubungan dengan siapa, dalam hal apa dan dalam bentuk apa hubungan itu dapat diwujudkan. Bagaimana formalisasi aturan yang berlaku diterapkan dalam pelaksanaan kerja / kegiatan tersebut.

5. Who (siapa) (pembagian Tugas  wewenang  tanggung jawab) • Siapa yang menjadi sasaran kegiatan tersebut • Siapa orang yang mampu untuk melaksanakannya • Siapa orang yang terlibat dalam pelaksanaannya ? • Apa persyaratan kemampuan yang harus dipenuhi ?  uraian pekerjaan (job description) 6. Why (mengapa) Menjawab pertanyaan untuk semua pertanyaan yang dikemukakan, berusaha menemukan pembenaran yang meyakinkan terhadap pertanyaan apa, dimana, bilamana, bagaimana, dan siapa. Berusaha melihat dengan teliti, apakah rencan tersebut terdapat kelemahan – kelemahan atau tidak, misalnya ada hal – hal yang mestinya tercantum tetapi tidak tercantum atau sebaliknya.

LINGKUNGAN INTERNAL Lingkungan Organisasi Perpustakaan STRENGTHS kekuatan WEAKNESS kelemahan SWOT LINGKUNGAN EKSTERNAL OPPORTUNITIES peluang Threats (ancaman)

ANALISA SWOT  alat yang berguna dalam dunia industri. • Namun dapat digunakan sebagai aplikasi alat bantu pembuatan keputusan dalam pengenalan program-program baru pada Organisasi PERUSTAKAAN • Dalam evaluasi untuk mencari strategi yang akan dilakukan • Analisis SWOT hanya menggambarkan situasi yang terjadi bukan sebagai pemecah masalah. • SWOT ini biasa digunakan untuk menganalisis suatu kondisi dimana akan dibuat sebuah rencana untuk melakukan sesuatu, sebagai contoh, program kerja.

STRENGTHS (KEKUATAN) Internal Organisasi Perpustakaan • Kekuatan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi itu sendiri. • Mencerminkan kekuatan yang dimiliki oleh perusahaan atau produk • kekuatan bisa diartikan sebagai kondisi yang menguntungkan untuk organisasi perpustakaan tersebut. Misalnya, PENGELOLA yang BEKERJA SECARA PROFESIONAL, atau kas organisasi yang banyak, dll.

Weakness (kelemahan) • merupakan kondisi kelemahan yang terdapat dalam organisasi • Kelemahan yang dianalisis merupakan faktor yang terdapat dalam tubuh organisasi, proyek atau KEGIATAN PERPUSTAKAAN itu sendiri. • kelemahan bisa diartikan sebagai suatu kondisi yang merugikan untuk organisasi- tersebut. • Misalnya, kondisi anggota yang tidak aktif, dana yang tak ada, dll. • Mencerminkan kelemahan yang dimiliki oleh suatu perusahaan atau produk.

Opportunities(peluang) • merupakan kondisi peluang berkembang di masa datang. • Kondisi yang terjadi merupakan peluang dari luar organisasi, itu sendiri. misalnya kompetitor, kebijakan pemerintah, kondisi lingkungan sekitar. • Opportunities (Peluang), yaitu dengan mengetahui kesempatan organisasi  dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang bisa menguntungkan jika dilakukan, namun jika tidak diambil bisa merugikan, atau sebaliknya. Misalnya, sumber dana ada bila diminta. • Mencerminkan peluang yang dimiliki oleh suatu oranisasi perpustakaan atau produk / jasa

Threats (ancaman) • merupakan kondisi yang mengancam dari luar. Ancaman ini dapat mengganggu organisasi, proyek atau program perpustakaan itu sendiri. • Threats (Ancaman), yaitu dengan mengetahui ancaman organisasi – dalam hal ini bisa diartikan sebagai suatu hal yang akan menghambat atau mengancam organisasi perpustakaan. Misalnya, Kompetitor, • Mencerminkan ancaman potensial yang dihadapi oleh suatu oragnisasi perpustakaan atau produk/jasa yg dihasilkan.

Setelah dilakukan analisis SWOT maka jadi mengetahui kondisi nyata apa yang terjadi di lingkungan internal dan external organisasi perpustakaan, maka dapat mulai membuat rencana program kerja yang sesuai dengan kondisi yang dibutuhkan dan mampu untuk dilaksanakan oleh pengelola perpustakaan tersebut.” • setelah itu dibuat pemetaan analisis SWOT maka dibuatlah tabel matriks dan ditentukan sebagai tabel informasi SWOT. • Kemudian dilakukan pembandingan antara : faktor internal yang meliputi Strength dan Weakness dengan faktor luar Opportunity dan threat. • Setelah itu kita bisa melakukan strategi alternatif untuk dilaksanakan. Strategi yang dipilih merupakan strategi yang paling menguntungkan dengan resiko dan ancaman yang paling kecil.

Selain pemilihan alternatif analisis Swot juga bisa digunakan untuk melakukan perbaikan dan improvisasi. dengan mengetahui kelebihan (Strength dan opportunity) dan kelemahan kita (weakness dan threat), maka kita melakukan strategi untuk melakukan perbaikan diri. Mungkin salah satu strateginya dengan meningkatkan Strength dan opportunity atau melakukan strategi yang lain yaitu mengurangi weakness dan threat.

FORMAT IDENTIFIKASI LINGKUNGANORGANISASI PERPUSTAKAAN

MATRIKS KAFI vs KAFEKAFI : Kesimpulan Analisis Faktor Internal – KAFE : Kesimpulan Analisis Faktor Eksternal

Keterangan kombinasi strategi dari Matrik SWOT adalah sebagai berikut: • Strategi SO Yaitu strategi dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar-besarnya. 2) Strategi ST Yaitu strategi dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki untuk mengatasi ancaman. 3) Strategi WO Strategi yang memanfaatkan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada. 4) Strategi WT Yaitu strategi yang bersifat defensif dan berusaha meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.

PENYEBARAN INFORMASI Perhatian: • SWOT analysis bisa sangat-sangat subjective. Bisa saja terjadi 2 orang menganalisa 1 perusahaan yg sama menghasilkan SWOT yg berbeda. Dgn demikian, hasil analisa SWOT hanya boleh digunakan sbg arahan dan bukan pemecahan masalah. • Pembuat analisa harus sangat-sangat realistis dalam menjabarkan kekuatan dan kelemahan internal. Kelemahan yg disembunyikan atau kekuatan yg tidak terjabarkan akan membuat arahan strategi menjadi tidak bisa digunakan • Analisa harus didasarkan atas kondisi yg sedang terjadi dan bukan situasi yg seharusnya terjadi • Hindari ”grey areas”. Utk memudahkan membedakan antara kekuatan dan kelemahan, selalu hubungkan situasi yg dihadapi dgn persaingan yg sedang berjalan. Apakah perusahaan Anda lebih baik dari kompetitor atau tidak? • Hindari kerumitan yg tidak perlu dan analisa yg berlebihan. Buatlah analisa SWOT sesingkat dan sesederhana mungkin

ASAL USUL ANALISA SWOT . • Analisis SWOT berasal dari penelitian yang dilakukan di Stanford Research Institute 1960-1970. latar Belakang untuk SWOT berasal dari kebutuhan untuk mencari tahu mengapa perencanaan perusahaan gagal. • Penelitian ini didanai oleh uang 500 perusahaan untuk mengetahui apa yang bisa dilakukan tentang kegagalan ini. • Tim penelitian adalah Marion Dosher, Dr Otis Benepe, Albert Humphrey, Robert Stewart, Birger Lie.

PERENCANAAN (PLANNING)