TATA KELOLA LAPORAN KEUANGAN HIBAH DIKTI DAN PENYUSUNANNYA

Oleh: Purwo Adi Wibowo, SE, MSc Disampaikan dalam: BIMBINGAN TEKNIS PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN HIBAH DITLITABMAS DITJEN DIKTI Jepara, 12 Agustus 2014 TATA KELOLA LAPORAN KEUANGAN HIBAH DIKTI DAN PENYUSUNANNYA

Outline Presentasi • Ketentuan Umum Penyusunan Laporan Keuangan • Tata KelolaAkun Standar dalam Laporan Keuangan • Tata cara Pertanggungjawaban Pembelian barang dan Jasa (Akun: Bahan Habis Pakai, Peralatan Penunjang, Sewa, Belanja Barang non Operasional lainnya) • Tata Cara Pertanggungjawaban Honor Output Kegiatan • Tata Cara Pertanggungjawaban Belanja Perjalanan • Praktek Penyusunan Laporan Arus Kas, Rekapitulasi dan Prosedur Pelaporan

Ketentuan Umum Penyusunan Laporan Keuangan • Laporan keuangan dibuat oleh Tim Pelaksana Kegiatan Penelitian/Pengabdian • Jenis Laporan Keuangan yang dibuat: 70%; 30% dan 100% (sesuai permintaan DIKTI) Atau sesuai dengan kontrak atau ketentuan dari Lembaga. • Klasifikasi Jenis Pengeluaran: Honor Output Kegiatan; Belanja Bahan; Belanja Perjalanan Dinas dan Belanja Barang Non Operasional lainnya. • Persentase dari masing-masing pos harus sesuai ketentuan DIKTI. • Bukti-bukti disusun berdasarkan pos pengeluaran sesuai urutan daftar rekapitulasi laporan. • TIDAK BOLEH UNTUK BELANJA MODAL, atau Belanja Modal perlu dilengkapi dengan dokumen pendukung.

Jenis Laporan yang dibuat Berdasarkan Tahapan Kontrak • Tahap 1: Laporan Keuangan 70 Persen • Tahap 2: Laporan Keuangan 30 Persen • Tahap Final: Laporan Keuangan FINAL (100 persen) Pada Masing –masing Tahapan, Laporan Keuangan Keuangan yang disusun adalah: • Laporan Arus Kas: menunjukkan rincian semua jenis pengeluaran • Laporan Rekapitulasi Penggunaan Dana: menunjukkan rekap seluruh pengeluaran berdasar jenis pengeluaran • Laporan Rincian Pos Pengeluaran: menunjukkan rincian masing-masing jenis pengeluaran; diturunkan dari Lap. Arus Kas (Laporan Arus Kas berdasar jenis Pengeluaran)

Jenis Laporan yang dibuat: Khusus Penelitian Internal UNISNU Berdasarkan Tahapan Kontrak • Tahap 1: Laporan Keuangan 50 Persen • Tahap 2: Laporan Keuangan 50 Persen Pada Masing –masing Tahapan, Laporan Keuangan Keuangan yang disusun adalah: • Laporan Arus Kas: menunjukkan rincian semua jenis pengeluaran • Laporan Rekapitulasi Penggunaan Dana: menunjukkan rekap seluruh pengeluaran berdasar jenis pengeluaran • Laporan Rincian Pos Pengeluaran: menunjukkan rincian masing-masing jenis pengeluaran; diturunkan dari Laporan Arus Kas Laporan Keuangan Tahap 1 50 Persen; Selambatnya dikumpulkan Tanggal 19 Agustus 2014 di LPPM UNISNU Jepara. MERUPAKAN PERSYARATAN PENCAIRAN 50%.

Penjelasan no. Akun dalam Jenis Pengeluaran DIKTI Nomor Akun, sesuai Penjelasan Penggunaan Kode Akun • 521211 = Belanja Bahan [BB] • 521213 = Belanja Honor Output Kegiatan [HOK]; • 521219 = Belanja Barang Non Operasional Lainnya [BBNOL]; • 524119 = Belanja Perjalanan Dinas [BP] Nomor Akun, Sesuai dengan Keterangan di SIMLITABMAS

Penjelasan Akun dalam Jenis Pengeluaran DIKTI Dalam Akun ini Bisa dimasukkan Pengeluaran untuk: Belanja Peralatan Penunjang dan Belanja Jasa

Penjelasan Akun dalam Jenis Pengeluaran DIKTI

Pelajaran Terpetik dari Review Laporan Keuangan • Honor Output Kegiatan • honorarium tim (total), masih ada yang melebihi persentase yang seharusnya (30% atau 20%) • Dalam kuitansihonor, masih ada yang mencantumkan nilai terbilang & nilai nominal BUKANdari nilai bruto tapi dari nilai setelah dikurangi pajak • Bukti pembayaran pajak (SSP) pasal 21, digunakan sebagai bukti pengeluaran/belanja • PPH 21 telah dihitung, tapi bukti pembayaran pajak SSP pasal 21, tidak dilampirkan dalam laporan. • Tata cara pemungutan pajak (penggunaan tarif) masih ada yang belum sesuai

Pelajaran Terpetik dari Review Laporan Keuangan • Belanja Bahan, Peralatan dan Jasa • Terdapat kuitansi yang penerimanya adalah peneliti sendiri • belanja diatas Rp.250.000,- masih ada bon/nota/ kwitansitoko yang tidak bermaterai (3000/6000) • Pengadaan lebih dari 1 juta tidak mencantumkan faktur pajak standar • Belanja bahan dari perorangan yang bukan toko, seharusnya mencantumkan nama & alamat jelas serta melampirkan fotokopi KTP • Pengadaan lebih dari 10 juta harus sesuai dengan Pengadaan Barang/Jasa, yaitu metode Penunjukan Langsung. • Perhitungan Pajak yang kurang sesuai (PPN, PPH 22, PPH 23)

Pelajaran Terpetik dari Review Laporan Keuangan • Belanja Perjalanan Dinas • Kuintansiperjalanan dinas tidak dilengkapi dengan Surat tugas atau SPPD • Perjalanan Dalam Kota vs Perjalanan Luar Kota? • Melakukan perjalanan tidak jelas tujuan, tanggal dan dalam rangka apa? (Termasuk pengeluaran untuk sewa kendaraan) Hanya menyatakan dalam rangka kegiatan….. • Penggunaan dana lebih tinggi dari tarif Satuan Biaya Umum yg dikeluarkan Kementerian Keuangan • Biaya transportasi dan atau akomodasi di tanda tangani oleh peneliti sendiri, seharusnya ada nota atau kuitansihotel (bermaterai + stempel hotel)

Pelajaran Terpetik dari Review Laporan Keuangan • Temuan Lain-lain: • Masih ada pembelian peralatan : Camera digital/ handycamdll (investasi) yang seharusnya tidak diperkenankan • Pembelian snack/konsumsi rapat dan transport rapat, tidak dilampirkan daftar hadir dan agenda rapat • Adanya perbedaan tanggal transaksi ( di laporan) dengan tanggal di bukti transaksi (nota/kuitansi) • Pembelian peralatan harus dilengkapi dengan berita acara serah terima dan Surat Keterangan Hibah (apabila disumbangkan, misal pada IBM) • Penggunaan dana ada yang masih bersifat PAKET atau Gelondong, seharusnya dirinci (kecuali yang bersifat lumpsump)

Tata Cara Pembelian/Belanja Bahan Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2003 beserta perubahannya sebagaimana terakhir diubah dengan Perpres Nomor 74 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Adapun Pengadaan peralatan Barang/Jasa menggunakan dua cara yaitu: A. Cara Swakelola • Pengadaan barang/jasa sampai dengan Rp. 10.000.000,- bukti pembayarannya cukup dengan kuitansibermeteraisecukupnya. Apabila lebih dari 1 juta menggunakan faktur standar. B. Dengan Menggunakan Penyedia Barang/Jasa • Pelaksanaan pengadaan barang dengan nilai diatas Rp. 10.000.000,- mengacu pada Keppres 80 tahun 2003 dan perubahan terakhir PerpresNomor 74 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah tentang pengadaan barang/jasa yang terdiri dari: • Pengadaan/Penunjukan Langsung: pelaksanaan pekerjaan yang dikerjakan dengan cara pemilihan langsung dari sekurang-kurangnya ada satu penyedia barang/jasa. Apa apabila Pembelian barang/jasa diatas Rp. 10.000.000,-s.d. Rp. 100.000.000,-

Tata Cara Pembelian/Belanja Bahan Ketentuan Penggunaan Meterai: • Kuitansi pembelian barang/jasa sewa dibubuhi meterai(PP Nomor 7 Tahun 1995 tentang Perubahan Tarif Bea Meterai dan Permenkeu No. 55/PMK.03/2009 tentang bentuk Ukuran dan Warna Benda Materai), tanggal pembelian, alamat lengkap dan tanda tangan penerima, serta diberi distempel toko/tempat pembelian/sewa. • pembelian barang/jasa sewa : < Rp 250.000,- tanpa dibubuhi Meterai. • pembelian barang/jasa sewa : >Rp 250.000,- dan < 1.000.000,- dibubuhi Meterai Rp. 3.000,-. • pembelian barang: > 1.000.000,- dibubuhi Meterai Rp. 6.000,- dan dikenakan PPN sebesar 10% (dilampiri SSP PPN; dan Faktur Pajak Standar dari Toko). • Kuitansi Pembelian barang/jasa dengan nominal > Rp.10.000.000,- harus dengan SPK Pengadaan Barang/Jasa.

Tata Cara Pembelian/Belanja Bahan Pengadaan Barang / Jasa Lebih dari 10 juta rupiah: • Kontrak / Surat Perintah Kerjasesuai dengan Perpress No. 54 th 2010; Perpres no. 35 th 2011 dan PerpressNo 70 tahun 2012 • Berita Acara Penyelesaian Pekerjaan • Berita Acara Serah Terima Pekerjaan • Berita Acara Pemeriksaan Penyelesaian hasil Pekerjaan • Berita acara persetujuan pembayaran • Spesifikasi Barang/ jasa • Kuitansi pembayaran • Faktur pajak beserta SSP • FotokopiNPWP toko/pemberi jasa; FotokopiSurat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP); FotokopiTanda Daftar Perusahaan (TDP); FotokopiSurat Pengukuhan Pengusaha Kena Pajak; FotokopiAkte Pendirian dari Notaris. • Dokumen lain yang dipersyaratkan

Honor Output Kegiatan • Disarankan dalam bentuk daftar penerima honorarium • Mencantumkan: nama penerima, honor bruto, pph 21, honor neto serta tanda tangan penerima diketahui oleh ketua pelaksana • Apabila dalam bentuk kuitansi, maka yang dicantumkan dalam nilai nominal dan terbilang adalah honor bruto, • basis perhitungannya (satuan) menggunakan satuan jam (OJ: Orang Jam) atau bulan (OB)

Honor Output Kegiatan

Belanja Perjalanan Dinas • PERJALANAN • Aturan: Mengacu ke PMK No. 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri…. • Besaran: Mengacu ke PMK No. 37/PMK.02/2012 tentang Standar Biaya Tahun Anggaran 2013 • Komponen biaya: • Uang harian • Uang penginapan berdasarkan ketentuan berlaku • Uang transport • HARUS DIDUKUNG DENGAN SURAT TUGAS ATAU SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas)

Belanja Perjalanan Dinas komponen-komponen sebagai berikut : • Uang harian; diberikan secara lumpsum sesuai jumlah riil pelaksanaan perjaldin. Uang harian dalam rangka mengikuti rapat, seminar dan sejenisnya dengan paket meeting (fullboard/ fullday/ halfday) dibayarkan sebesar uang saku paket meeting. Bagi perjaldin dalam kota melebihi 8 jam dapat diberikan uang harian dan transport dalam kota sebesar 75% dari standar biaya. • Biaya transport; biaya transport dibayarkan sesuai bukti pengeluaran riil (at cost) tergantung moda transportasi yang digunakan (pesawat, kereta, kendaraan umum, taxi). Untuk perjaldin dalam kota dibayarkan lumpsum sesuai SBU yaitu Rp 110 ribu, dan bila melebihi dari standar biaya umum maka digunakan pengeluaran riil disertai bukti pengeluaran riil. • Biaya penginapan; diberikan untuk keperluan menginap baik di hotel maupun di tempat menginap lainnya. Bila yang bersangkutan menginap diluar hotel/ penginapan (contohnya di rumah teman/saudara/lainnya) yang tidak diperoleh bukti biaya penginapan, maka dapat diberikan biaya penginpan sebesar Rp 30% dari standar biaya penginapan (bukti pengeluaran riil).

Belanja Bahan Non Operasional Lainnya • Digunakan untuk pengeluaran yang tidak dapat ditampung dalam akun521211, 521212, 521213, dan 521214. • 521211 = Belanja Bahan • 521213 = Belanja Honor Output Kegiatan Contoh biaya non operasional lainnya: • Publication fee • Biaya translate • Biaya keikutsertaan seminar • Biaya pengecekan plagiarisme dll

Laporan Keuangan Hibah DIKTI • Pada Laporan Keuangan 70 persen: yang diserahkan ke LPPM adalah fotokopi + softfile • Pada Laporan keuangan 30 persen: yang diserahkan ke LPPM adalah fotokopi + softfile • Pada Laporan Keuangan 100 persen: yang diserahkan ASLI + fotokopi + softfile Pada saat penyerahan 70 persen bukti asli masih kita simpan, akan diserahkan ke LPPM saat final

Laporan Keuangan Hibah UNISNU • Laporan Keuangan 50 Persen: fotokopi + softfile

SISTEMATIKA LAPORAN KEUANGAN • Logbook (printout excel) => input manual • Laporan Arus Kas Semua Jenis Pengeluaran (printout excel) => input manual bisa; menggunakan rumus bila sudah input di template logbook, sheet: Lap. Arus Kas • Laporan Rekapitulasi (printout excel); otomatis disusun. • Laporan Rincian masing-masing Jenis Pengeluaran = Laporan Arus Kas berdasar Jenis Pengeluaran (print out excel)=> menggunakan menu “FILTER” • Bukti Transaksi disusun secara URUT berdasarkan Jenis Pengeluaran.

Bagaimana Menghabiskan Dana Hibah? Bagaimana Mengkategorikan Suatu Pengeluaran dalam BB, BBNOL, HOK, dan BP? Bagaimana Jika dana hibah masih sisa? Bagaimana Jika pengeluaran, melampaui dana hibah? Bagaimana Bila Komponen tertentu melampui porsi? Kesulitan Apa saja yang Bpk/Ibu alami Menyusun Laporan Keuangan? berbagi untuk Kebaikan bersama. * Pertanyaan utama *

PRAKTEK PENYUSUNAN LAPORAN KEUANGAN Berdasarkan Tahapan Kontrak • Tahap 1: Laporan Keuangan 70 Persen • Tahap 2: Laporan Keuangan 30 Persen • Tahap Final: Laporan Keuangan FINAL (100 persen) Pada Masing –masing Tahapan, Laporan Keuangan Keuangan yang disusun adalah: • Laporan Arus Kas: menunjukkan rincian semua jenis pengeluaran • Laporan Rekapitulasi Penggunaan Dana: menunjukkan rekap seluruh pengeluaran berdasar jenis pengeluaran • Laporan Rincian Pos Pengeluaran: menunjukkan rincian masing-masing jenis pengeluaran; diturunkan dari Lap. Arus Kas (Laporan Arus Kas berdasar jenis Pengeluaran)

TATA KELOLA LAPORAN KEUANGAN HIBAH DIKTI DAN PENYUSUNANNYA