Ny overordnet administrativ organisation

1. Ny overordnet administrativ organisation Præsentation for pressen Den 28. januar 2009

2. Indhold • Vilkår og rammer • Den nye organisation • Afledte konsekvenser • Ledelsesopgaven • Den videre proces

3. Vilkår og rammer Ny overordnet administrativ organisation

4. Historien på direktionsniveau • Februar 2006, fastlæggelse af overordnet administrativ organisation og udpegelse af direktion • April 2006, omdannelse af direktionen til nuværende struktur • November 2007, ny direktør Social og Sundhed • August 2008, kst. direktør Teknik og Miljø • September 2008, beslutning om 5 direktører • Oktober 2008, beslutning om 4 direktører

5. Historien på chefniveau fra 2007 • Personale og HR-chefstilling sammenlagt • Ny chef for T&M sekretariat og GIS • Ny chef for Handicap og Psykiatri (2x) • Ny chef for Plan og GIS • Ny chef for Natur og Miljø • Ny chef for B&S sekretariat • Ny chef for personale og HR • Kst. chef for T&M sekretariat • Kst. chef for Vej og Park • Ny chef for Sundhed ?

6. Økonomisk udgangspunkt • Relativt lave driftsudgifter til service og administration • Lave driftsudgifter har betydning for udviklingsopgaverne • Færre resurser skal søges kompenseres via nye måder at gøre tingene på ! • Administrative besparelser på i alt 12,5 mio. kr. i 2007-2010 med varig effekt

7. Administrative reduktioner • I 2007 vedtages en varig reduktion på 8,0 mio. kr. svarende til 5% - dog med overgangsordning i 2007 på 3,0 mio. kr. • I 2008 ophører overgangsordningen. Det medfører en varig reduktion på 3,0 mio. kr. Yderligere varig reduktion på 0,4 mio. kr. (jobcenter) • I 2009 skal der ske yderligere varig reduktion på 1,6 mio. kr. (1%) samt en varig reduktion af budget 2009 med en direktørstilling (ca. 0,9 mio. kr.) • I 2010 er der planlagt yderligere en varig reduktion på 1,6 mio. kr. (1%)

8. Involvering i processen • Individuelle samtaler med alle direktørerne • Samtale med chefgrupperne • Kultur, Fritid og Beskæftigelse • Teknik og Miljø • Social og Sundhed • Børn og Skole • Stabene • Samtale med HMU-repræsentanter • Minimal inddragelse af konsulent • Involvering af fremtidige direktører i processen

9. Signaler fra involveringsproces • Organisationen er ikke helt på plads • Harmoniseringsopgaver udestår fortsat • Tilfredshed med nuværende organisationsmodel • fællesfunktioner og forvaltningssekretariater • Arbejdet på tværs er fortsat en udfordring • Bred enighed om direktørernes fysiske placering • Generel forståelse for at færre direktører betyder ændringer i opgavefordelingen • Vigtigt med forventningsafstemning (politisk og adm.) • Ikrafttræden ønskes hurtigst muligt

10. Organisatoriske principper • Ledelsesspænd for chefer og ledere • Entydige ledelsesrelationer • Helhedsorientering og administrative miljøer • Ledelsesmæssig ligeværdighed • Flad organisation

11. Hovedprincipper for ændringen • Ikke alt er i spil • Fokus på opgavesamspil • Færdiggørelse af harmonisering • Velfungerende områder fastholdes • Sikker drift i en fortsat sårbar organisation • 3 opgavemæssige fokuspunkter • Voksenområdet, HR og digitalisering • Udnyttelse af resurserne i overgangsperioden • Ingen ændringer er varige !!!

12. Nuværende organisation Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Teknik og Miljø Hans Minor Vedel (Fra 31.07.2008) Børn og Skole Jens Vibe Michelsen Kultur, Fritid og Beskæftigelse Ole Poulsen Social og Sundhed Jacob Stengaard Madsen Økonomi Asbjørn Friis Jensen Borger- og Personale Hans Vedel

13. Den nye organisation Ny overordnet administrativ organisation

14. Organisatoriske mål • Overholde politisk aftalte økonomiske rammer • Sikre kvaliteten i den service der leveres • Udnytte de kompetencer og resurser, der er til rådighed • Arbejde for at få mest mulig service for pengene • Udfordre og optimere arbejdsprocesser for administration og service

15. Centrale spørgsmål • Valg af ny direktionsmodel ? • Organisering af fællesfunktioner ? • Udviklingen af beskæftigelsesområdet ? • Omfanget af projektorganisering ? • Antallet af chefer ?

16. Særlige overvejelser • Beskæftigelsesområdet • Voksenområdet • Kulturområdet • Personale • Borgerservice • It

17. Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Fremtidig organisation fra 2010 Byrådet Borgmester Kommunaldirektør Jan Kallestrup Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Kultur og Teknik Teknik og Kultur Job og Økonomi Job og Økonomi Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen

18. Børn og Skole • Fælles udviklingsprojekt vedr. Ungdommens Uddannelsesvejledning (UU) mellem Jobcentret samt Børn og Skole med henblik på afklaring af områdets fremtidige organisering fra 1. januar 2010 • Nye opgaver på specialundervisningsområdet • Samspil mellem specialområdet for børn og voksne

19. Ca. 80 ledere og ca. 2040 medarbejdere Sekretariat Børn og Familie Dagtilbud Skole Pia Bønning Tommy Bach Lone Bruun Nielsen Lars Kjems Børn og Skole Børn og Skole Jens Vibe Michelsen Social og Sundhed Kultur og Teknik Job og Økonomi Rådgivnings-centret Mie Nørgaard

20. Social og Sundhed • Sundhedsområdet fastholdes • Helhed på voksenområdet • Social indsats og sociale ydelser • Sagsbehandlere for handicap og psykiatri • Visitation • Ny organisering af Handicap og Psykiatri • Hjælpemiddelopgaver og teknisk service • Fokus på regionale opgaver • Både social og sundhed

21. Ca. 40 ledere og ca. 1150 medarbejdere Sekretariat Ældre Visitation og Social Indsats Handicap og Psykiatri Sundhed Kim Bruun Nielsen Peter Mikkelsen Vakant Lone Bahnsen Rodt Tina Andersen Social og Sundhed Social og Sundhed Jacob Stengaard Madsen Social og Sundhed Job og Økonomi Kultur og Teknik

22. Teknik og Kultur • Samspil mellem Borgerservice og biblioteker om udviklingen af digital borgerservice • Koordinering af opgaver vedr. grønne områder • Etablering af nyt fælles forvaltningssekretariat • Ændring af Vej og Park fra chef til lederområde • Dannelse af selskab for spildevand (evt. affald)

23. Ca. 15 ledere og ca. 280 medarbejdere Sekretariat Borgerservice Plan og Byg Drift og Anlæg Jakob Ljungberg Tonny Olsen Helle Jacobsen Richard Malmose Kultur og Fritid Natur og Miljø Ulla Egebjerg Ann Ammitzbo Teknik og Kultur Teknik og Kultur Hans Minor Vedel Forsyningsselskab ? Social og Sundhed Kultur og Teknik Job og Økonomi Social og Sundhed Job og Økonomi

24. Job og Økonomi • Samspil mellem økonomi og lønopgaver • Fortsat fokus på it • Arbejdsmarkedsrelaterede ydelser flyttes til Jobcentret • Statslig og kommunal jobcenter sammenlægges pr. 1. august 2009 • Nyt forvaltningssekretariat i Job og Økonomi

25. Ca. 8 ledere og ca. 120 medarbejdere Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen Seniorkonsulent Kjeld Gregers Sekretariat, indkøb og analyse Jobcenter Økonomi og Løn It Lone Lollesgaard Bo Cassøe Henrik Brix Anita Jensen Job og Økonomi

26. Stabe til kommunaldirektøren Kommunaldirektør Jan Kallestrup HR Morten Møller Borgmestersekretariat Lars A. Clement

27. Borgmestersekretariatet • Sekretariat for borgmester og kommunaldirektør • Sekretariatsbetjening af Byrådet og Økonomiudvalget • Betjening af direktion, sekretariatschefgruppen og fælles ledergrupper • Økonomiudvalgs- og Byrådsdagsordener • Generel juridisk rådgivning • Koordinerende opgaver vedr. eksterne relationer • Intern, ekstern og webbaseret kommunikation • Erhverv og turisme

28. HR-området • Ledelsesgrundlag • Lederudvikling og tværgående lederuddannelse • Strategisk kompetenceudvikling • Personalepolitik og arbejdsmiljø arbejde • Servicering af HMU/SMU-administration • Medarbejderudviklingsværktøjer og rekrutteringstiltag • Håndtering af ufrivillig afsked og fravær • Samarbejde med eksterne uddannelsesinstitutioner • Administration af medarbejdergoder • LEAN-arbejdet

29. Afledte konsekvenser Ny overordnet administrativ organisation

30. Økonomi og Løn Kultur og Fritid Løn og It Social indsats Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Overgangsorganisation i 2009 Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Teknik og Kultur Kultur og Teknik Job og Økonomi Økonomi Beskæftigelse Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen Ole Poulsen

31. Overgangsordning 2009 • Direktør Ole Poulsen fortsætter som direktør for beskæftigelsesområdet til udgangen af 2009 • Kultur og fritidsområdet overgår til den nye Teknik og Kultur forvaltning i sommeren 2009 • Social Indsats og sociale ydelser overføres til Social og Sundhed hurtigst muligt • Personaleområdet deles hurtigst muligt i lønområdet som overføres til Økonomi, mens HR-området overgår til kommunaldirektøren

32. Ikrafttræden • Overgangsorganisationen træder som udgangspunkt i kraft pr. 1. marts 2009 • I sommeren 2009 overgår Kultur og Fritid til ny Teknik og Kultur forvaltning • 1. august 2009 samles det statslige og det kommunale Jobcenter • 1. januar 2010 overgår til Jobcentret til Job og Økonomi

33. Ledelsesopgaven Ny overordnet administrativ organisation

34. Ledelsessystemet • Direktion • Sekretariatschefgruppe • Forvaltningschefgrupper • Direktions- og chefgruppe møder • Fælles ledermøder (ledere med budget ansvar) • Fælles udvidede ledergruppemøder (alle ledere) • Sektor ledergruppemøder

35. Samarbejdssystemet • HMU • Kommunaldirektøren er formand • 18 medarbejdere og 10 ledelsesrepræsentanter • 9 SMU’ere • Chefer som formænd • Ca. 100 LMU’ere • Institutionsledere eller andre ledere er formænd • Sekretariatscheferne på de administrative enheder

36. Direktionens hovedopgaver • Koordinering af politiske sager af tværgående karakter og sager med væsentlig planmæssig og økonomisk perspektiv • Planlægning og opfølgning på budgettet • Stillingtagen til overordnede organisatoriske og administrative forhold • Fokus på ledelsesudvikling og arbejdsmiljø • Udvikling, modernisering og optimering af den samlede kommunale organisation • Retning på tværorganisatoriske projekter • Mere strategi og lidt mindre administrativ detailfokus

37. Direktørernes hovedopgaver • Varetage den politiske betjening • Ansvarlige for sager til politisk behandling • Budgetoverholdelse på forvaltningsniveau • Udvikling og optimering af servicetilbud og administration • Fokus på kombinationen samspillet mellem… • Myndighedsbehandling og udførende service • De administrative og faglige chefopgaver • Den daglige opgaveløsning… • Mindre involvering i sagerne • Fortsat viden om sagerne • Mindre aktuel viden om enkeltsager

38. Den videre proces Ny overordnet administrativ organisation

39. Overordnet tidsplan 27.01.09 Byrådsmøde 28.01.09 Præsentation for chefer, HMU, SMU-adm. og pressen 28.01.09 Information til medarbejdere via mail og intranet (direkte information til berørte medarbejdere) 29.01.09 Igangsætte arbejde med udmøntningsplan 23.02.09 Behandling i SMU-administration 25.02.09 Behandling i HMU 26.02.09 Foreløbig dato for offentliggørelse af udmøntningsplan 01.03.09 Start på ikrafttræden…

40. Sammenfatning Ny overordnet administrativ organisation

41. Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Overgangsorganisation i 2009 Byrådet Borgmester Anders G. Christensen Kommunaldirektør Jan Kallestrup Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Teknik og Kultur Kultur og Teknik Job og Økonomi Økonomi og Løn Beskæftigelse Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Hans Minor Vedel Asbjørn Friis Jensen Ole Poulsen

42. Borgmestersekretariat Lars A. Clement HR Morten Møller Fremtidig organisation fra 2010 Byrådet Borgmester Kommunaldirektør Jan Kallestrup Børn og Skole Social og Sundhed Social og Sundhed Kultur og Teknik Teknik og Kultur Job og Økonomi Job og Økonomi Jens Vibe Michelsen Jacob Stengaard Madsen Asbjørn Friis Jensen Hans Minor Vedel

43. Spørgsmål og kommentarer