Il Consortium Agreement: elementi per la redazione e l’interpretazione

1. Il Consortium Agreement: elementi per la redazione e l’interpretazione LAURA FULCI Responsabile Ufficio Relazioni con l’Unione Europea Politecnico di Torino

2. Perché un Consortium Agreement? Il contratto tipo costituisce il minimum: è scritto in modo da lasciare all’autonomia delle parti la definizione di alcuni aspetti relativi alla gestione del progetto. E’ proprio nell’ottica di regolare in modo chiaro tale aspetti che le parti devono concludere un “accordo di consorzio”, a garanzia dei loro interessi. L'accordo consorziale dev'essere un bilanciamento tra i diversi interessi dei contraenti

3. Definizione di Consortium Agreement Art. 2 del Reg. 2321: “… è un accordo che i partecipanti ad un'azione indiretta concludono tra loro per l'attuazione di questa. Tale accordo non dovrà pregiudicare gli obblighi dei partecipanti, sia reciproci sia verso la Comunità, che derivano dalle Regole di partecipazione e dal Contratto N.B. la CE non è parte di questo accordo

4. Momento della stipula NEW Di solito si lasciava alla discrezionalità delle parti decidere se e quando stipulare l’accordo di consorzio Nel VI PQ i partecipanti hanno l’obbligo di stipulare un accordo di consorzio, salvo non diversamente precisato nella call (in particolare per IP e NOE). Nel model contract non si precisa il momento della stipula (di fatto viene richiesto prima della firma del contratto)

5. Contenuto del CA • Il CA deve essere redatto in relazione: • alle caratteristiche del progetto e alle sue dimensioni • allo strumento utilizzato (NOE, IP, STREPS…) • alle decisioni del consorzio in materia ad es. di struttura organizzativa, gestione finanziaria, IPR, ecc. NB I modelli di CA devono essere utilizzati solo come strumenti di supporto ed adeguati alle esigenze specifiche del progetto

6. Accordi consorziali tipo Sul sito web dell’Helpdesk IPR, troviamo accordi tipo di: La CE fornisce solo una checklist • Organismes Publics Français de Recherche • IPCA EICTA -TNO • Helmhotz • ANRT • UNECA

7. FP VI Consortium Checklist GENERAL INFORMATION PREAMBLE SUBJECT OF THE AGREEMENT ORGANISATIONAL PROVISIONS TECHNICAL PROVISIONS FINANCIAL PROVISIONS COMMERCIAL PROVISIONS LEGAL PROVISIONS • ATTENZIONE.. • ai meccanismi decisionali • alle disposizione finanziarie e di distribuzione dei fondi • alle modalità di preparazione e invio dei rapporti • alla responsabilità collettiva • agli IPR

8. FP6 Consortium ChecklistInformazioni generali Informazioni generali Preambolo Subject of the Agreement Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali Identificazione del Contratto con la Commissione Identificazione delle parti Identificazione di coloro che lavorano nel progetto

9. FP6 Consortium ChecklistPreamobolo • Spiega il contesto: • le ragioni strategiche della cooperazione tra i partner e • sintesi delle trattative E’ la specifica degli obblighi e dei diritti sui contenuti del Contratto: definizioni dei termini utilizzati • finalità • responsabilità dei contraenti Informazioni generali Preambolo Subject of the Agreement Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali

10. FP6 Consortium ChecklistRegole tecniche Informazioni generali Preambolo Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali Contributo tecnico delle parti Risorse tecniche messe a disposizioni Programma di lavoro Procedure di modifica delle regole tecniche NB di solito sono già contenute nel Annex I

11. FP6 Consortium ChecklistRegole IPR Informazioni generali Preambolo Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali • Semplificazione e flessibilità • un unico regime per tutti gli strumenti • tutte le parti soggette alle stesse regole • Segretezza • Proprietà dei risultati • Protezione dei risultati e Sfruttamento • Accesso • Diffusione e pubblicazione • Pre-existing Know-How

12. FP6 Consortium ChecklistRegole IPR • Segretezza • Proprietà dei risultati • Proprietà comune • Accesso • Protezione dei risultati e Sfruttamento • Diffusione e pubblicazione • Pre-existing Know-How escluso dal contratto • Ambito di applicazione • Limiti all’obbligo per: • informazioni già conosciute • informazioni pubbliche • informazioni di terzi • Il periodo dell’obbligo è di • solito superiore alla durata del • contratto

13. IPR Proprietà Protezione e Sfruttamento Accesso Diffusione proprietà congiunta Diritti, obblighi, limiti Regole per l’accesso rapporto tra proprietario e chi diffonde criteri per assegnare la proprietà Pre-existing know-how Knowledge proprietà congiunta proprietà congiunta diritti dei terzi diritti e obblighi dei terzi diritti dei terzi segretezza

14. FP6 Consortium ChecklistRegole IPR Segretezza Proprietà dei risultati Accesso Protezione dei risultati Sfruttamento Diffusione e pubblicazione Sub licenze Pre-existing Know-How escluso dal contratto • Proprietà comune: • si possono stabilire regole di • esercizio della proprietà comune, • come: • la ripartizione territoriale • la ripartizione dei mercati • la disciplina delle licenze ai • terzi • Diritti, obblighi e protezione • L’obbligo spetta a chi è • proprietario, se no informare la • CE. • Dettagli da indicare nel piano di • utilizzazione e diffusione delle • conoscenze

15. FP6 Consortium ChecklistRegole IPR Segretezza Proprietà dei risultati Accesso Protezione dei risultati Sfruttamento Diffusione e pubblicazione Sub licenze Pre-existing Know-How escluso dal contratto • I Diritti di accesso sono distinti in • accesso : • al pre-existing know how • per l’esecuzione del progetto • per l’uso delle conoscenze • Pre-existing know how: • (background e side-ground) • possibilità di escludere specifici • aspetti del Pre-existing know how • dall’obbligo di concedere i diritti • di accesso prima della firma • del contratto

16. FP6 Consortium ChecklistRegole IPR Segretezza Proprietà dei risultati Accesso Protezione dei risultati Sfruttamento Diffusione e pubblicazione Sub licenze Pre-existing Know-How escluso dal contratto Disciplina dell’obbligo di diffusione per la durata del Progetto ed entro 2 anni Limiti Condizione di uso delle conoscenze specificate nel piano di utilizzazione e diffusione delle conoscenze (Cfr. Annex II. 12 e 34)

17. FP6 Consortium ChecklistRegole organizzative Informazioni generali Preambolo Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali Meccanismi decisionali ed operativi Organi di gestione (finalità, composizione, compiti) Modifiche del Contratto e dell’Agreement Recesso ed adesione nuovi partner

18. Disposizioni organizzative Le parti sono libere di definire la struttura organizzativa che meglio si adatti alle proprie esigenze. In questa sezione devono illustrare come sarà gestito il progetto, la struttura organizzativa, le procedure ed i sistemi che permettono ai rapporti tra i contraenti di svolgersi nel modo più efficiente il N° degli organi varia a seconda della complessità del progetto

19. Disposizioni organizzative • i diversi organi decisionali e/o esecutivi, la loro composizione (collegiali o unipersonali), le loro competenze (di coordinamento, monitoraggio, decisionali, di proposta), procedure di nomina • tempi e modalità di svolgimento delle riunioni • modalità di voto (unanimità per la decisione x, maggioranza per la decisione xx) Definire: • Procedure di revisione del Contratto e del Consortium agreement • Decisioni in merito ai casi di inadempimento, di recesso o di adesione di nuovi partner

20. Struttura di management – modello CRUI • political and strategic orientation • programme of activities • budget Advisory Panel Governing Body All Parties Executive Committee Sub Project leader + Coordinator • Operational management Subproject (Workpackage) Subproject (Workpackage) Subproject (Workpackage)

21. Struttura di management – modello Organismes Publics Français de Recherche Decision making and advisory bodies Operational bodies • Decision making and arbitration body • Appoints head of E.C. Governing Body All Parties Coordinator Scientific Council External experts Executive Committee Heads of subprojects Management Team • Scientific evaluation • Consultative body • Implements scientific orientation of G.B. • Appoints head of Managament Team • Administrative, legal and financial issues IPUDC All Parties Subproject Committee Subproject Committee Subproject Committee

22. Struttura di management – modello UNECA Governance level • Revision Plan of Activities • Agreement budget • Unanimous decision Assembly All Parties Scientific Advisory Board Power to issue reccommendations Executive level • Perform the management and coordination of NoE Executive Committee Task Forces chairpersons + coordinatore Administrative Support Team. Operational level Task Force Task Force Task Force Task Force

23. FP6 Consortium ChecklistRegole finanziarie Informazioni generali Preambolo Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali Piano finanziario Procedure di modifica del budget Pagamenti Costi di management

24. Regole finanziarie • Il contratto stipulato con la Commissione Europea lascia all’autonomia dei contraenti la distribuzione del contributo comunitario all’interno del consorzio. Il CA dovrebbe quindi contenere: • un piano finanziario con le percentuali di contributo comunitario per ciascun partner • le procedure per eventuali modifiche del budget iniziale • le modalità di trasferimento del contributo dal coordinatore ai partner • eventuali regole per la rendicontazione e la certificazione, per le spese bancarie

25. Modalità di pagamento nei 3 modelli • anticipo trasferito in 3 tranches • successivi pagamenti, trasferiti in 2 tranches • entro 30 giorni • dalla decisone • dell’Assembly • secondo le modalità • fissate dal • Governing Board

26. FP6 Consortium ChecklistRegole legali Informazioni generali Preambolo Regole tecniche Regole IPR Regole organizzative Regole finanziarie Regole legali Forma legale Fine del contratto Sanzioni contrattuali Regole in caso di non-adempimento ed inclusione di nuovi partner Legge applicabile Giudice competente Sottoscrizione del contratto Final Clauses

27. Annexes Gli Indispensabili Annex A: Contract Annex B: Budget e ancora….. Annex C: List of the members of the management structure Annex D: Pre Existing Know – How Annex E: Recipients for Notices Annex F: Bank Account Annex G: List of affiliates Annex H: List of material and human resourses

28. GRAZIE PER L’ATTENZIONE!