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Sistema DocFlow

Sistema DocFlow. Ministério de Minas e Energia. Índice. Pré-Implantação Implantação Pós-Implantação Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow. P ré-Implantação. Período: 2009 - 2010. Projeto Piloto. Objetivos Validar o Sistema

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Presentation Transcript

  1. Sistema DocFlow Ministério de Minas e Energia

  2. Índice • Pré-Implantação • Implantação • Pós-Implantação • Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow • Dados Estatísticos sobre o Sistema DocFlow

  3. Pré-Implantação Período: 2009 - 2010

  4. Projeto Piloto • Objetivos • Validar o Sistema • Identificar as possíveis necessidades de ajuste • Treinamento de usuários • SEE: 25 pessoas • Protocolo Geral: 7 pessoas • Secretaria-Executiva: 3 pessoas • Período • 16 a 27 de março de 2009

  5. Validação no Protocolo • Objetivos • Validar o Sistema • Identificar as possíveis necessidades de ajuste • 1º dia • Observação das rotinas de protocolo • 2º dia • Simulado das rotinas utilizando o Sistema DocFlow

  6. Levantamento de Templates • Objetivos • Padronizar os modelos de documentos • Grupo Estratégico • Grupo de Gerenciamento da Informação e de Documentos -GIDOC • Coordenação de Modernização Administrativa - CMA

  7. Divulgação • Objetivos • Divulgar a implantação do novo Sistema de Gerenciamento de Documentos e substituição do sistema anterior, entre os servidores do MME informando suas características técnicas e a data provável de sua implantação. • Despertar o interesse dos servidores na participação dos treinamentos, minimizando a resistência com o ambiente digital a fim de sensibilizar os futuros usuários e atrair a máxima atenção possível do público interno. Além de garantir a assimilação do conteúdo do treinamento com a interface do ambiente on-line.

  8. 1º Comunicado (17 e 18/06/2009): Informações do DocFlow e etapas concluídas

  9. 2º Comunicado (26 e 29/06/2009): Informou as ações já realizadas para implantação do DocFlow e próximas ações

  10. 3º Comunicado (30/06 e 01/07/2009): Convocação e Memorando SPOA/SE convidando Secretários para a palestra de sensibilização

  11. 4º Comunicado (03 a 07/08/2009): informou o andamento do projeto. As etapas concluídas e as próximas a serem realizada

  12. 5º Comunicado (16/09/2009): informou a capacitação de usuários e informações gerais sobre a gestão de documentos

  13. Treinamento de usuários • Utilização do Sistema • Multiplicador (40) • Protocolo (35) • Usuário Padrão (313) • Assinante (64) • Utilização do scanner • 28 colaboradores de protocolo • Período: 30/11 a 18/12/2009

  14. Preparação para Implantação • Cadastro de: • unidades; • usuários e assinaturas; • municípios; • modelos de documentos; • Código de Classificação; • instituições externas; • última numeração de documentos/processos; • e outros dados. • Observação: não foi realizada importação dos dados do Sistema anterior (SICPD)

  15. Implantação 30 de agosto de 2010.

  16. DocFlow implantado • Acompanhamento técnico da empresa de manutenção • Norma Operacional 001/2010 SPOA • Disponibilização de Guia Prático • Disponibilização de Manual on-line • Suporte do Sistema: e-maile presencial • Recadastro de documentos/processos

  17. Pós-Implantação Monitoramento/Aperfeiçoamento do Sistema

  18. Gestão do Sistema • Gestora do Sistema • Equipe de Suporte • Atendimentos aos usuários; • Reclassificação de Documentos; • Monitoramento do Sistema • Registros de pendências no JIRA; • Relatório gerenciais; • Criação de Modelos de Documentos, quando há demanda. • Manutenção

  19. Treinamento de usuários • Treinamento individual • Turmas de treinamento • 92 usuários capacitados • Período: 31/01 a 17/02/2012

  20. Recursos/Funcionalidades do Sistema DocFlow

  21. Benefícios • Cultura de classificação arquivística • Padronização de procedimentos de gestão documental • Padronização de modelos de documentos • Registro/controle da produção documental • Controle de tramitação/localização • Transparência: acesso amplo, ressalvando os casos de sigilo

  22. Normas atendidas • Portaria Normativa SLTI nº5, de 19 de dezembro de 2002 • Resolução CONARQ nº14, de 24 de outubro de 2001

  23. Dados Estatísticos sobre o Sistema

  24. Dados quantitativos do Sistema • Usuários ativos: 655 • Unidades cadastradas: 141

  25. ATENDIMENTOS DO SUPORTE

  26. MÉDIA DE ACESSOS DIÁRIOS

  27. PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PRODUZIDOS

  28. PRODUÇÃO DOCUMENTAL - PROTOCOLADOS

  29. Análise da aderência ao E-Arq Brasil

  30. Análise da aderência ao E-Arq Brasil

  31. Análise da aderência ao E-Arq Brasil

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