Facturación Electrónica

1. Facturación Electrónica

2. Facturación electrónica 1.- Qué es la Factura electrónica 2.- Beneficios de la Facturación electrónica 3.- Costes facturación tradicional 4.- Quién puede hacer facturación electrónica 5.- Procedimiento de implantación de la Factura electrónica 6.- Implantación en pequeña empresa 7.- Implantación en mediana empresa

3. 1.- Qué es la Factura electrónica ¿Qué es? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. ¿Qué no es una factura electrónica? Es importante diferenciar entre una factura electrónica con validez legal y fiscal, y una factura enviada por correo electrónico en formato digital. (Ésta no dejará de ser un fichero que contiene una factura, mas el envío y almacenaje de la original tendrá que ser en papel)

4. 2.- Beneficios de la Facturación electrónica • La facturación electrónica conlleva cuatro ventajas fundamentales respecto a la “facturación tradicional”: • Ahorro de costes: Según diferentes estudios, el uso de la factura puede suponer un ahorro de hasta 0,75 euros por factura (impresión, almacenaje, envío...) y 1€ por factura recibida, suponiendo un corto retorno de la inversión. • Agilidad: El intercambio electrónico de facturas reduce el tiempo de gestión de las facturas considerablemente. • Simplificación de la gestión: Se simplifica notablemente el archivo de facturas, la contabilidad, almacenaje... • Seguridad: La utilización de certificados digitales dota a sus facturas de las garantías de integridad y autenticación del emisor.

5. 2.- Otros beneficios de la Facturación electrónica Optimización de los procesos:Reducción en tareas reiterativas, error humano, coordinación interna, evitar duplicación de tareas… Imagen: Innovación de frente a los clientes, ventaja competitiva y/o comparativa respecto a la competencia Oportunidades: Acceso a servicios de e-factoring y e-confirming más rápidamente, visibilidad para localizar posibles casos de morosidad, facilita y acelera la entrega de información en caso de inspección, define un nuevo canal de comunicación con el cliente. Ventajas medioambientales: Disminución de la impresión de papel, uso de tintes, tóner, ahorro de costes en el almacenaje físico de las facturas…

6. 3.- Costes facturación tradicional • EMISOR • Costes de envío de las facturas: • Impresión................................................................0,12 € • Envío (sobres, sellos,..) .........................................0,28 € • Tratamiento manual envío......................................0,35 € • TOTAL.....................................................................0,75 € • Costes de almacenamiento de las facturas: • Armarios archivadores............................................0,50 € • Carpetas, clips, etiquetas........................................0,14 € • Coste archivado manual (4 minutos)......................0,84 € • TOTAL.....................................................................1,48 € • RECEPTOR • Costes de recepción de las facturas: • Recepción y manipulación..........................................0,07 € • Grabación (codificación factura).................................0,15 € • Tratamiento manual de la información (8 minutos)…1,68 € • TOTAL.........................................................................1,90 € • Costes de almacenamiento de las facturas: • Armarios archivadores................................................0,50 € • Carpetas, clips, etiquetas,..........................................0,14 € • Coste archivo manual (4 minutos)..............................0,84 € • TOTAL........................................................................1,48 € • TOTAL COSTE FACTURA EMISOR • 2,23 € • TOTAL COSTE FACTURA RECEPTOR • 3,38 € Emitir una factura tradicional cuesta sobre los 2,23 € y la efactura cuesta entre 0,15 y 0,25 €. El ahorro es del 95%.

7. 4.- ¿Quién puede hacer facturación electrónica? ¿Quién puede facturar electrónicamente? Cualquier entidad física o jurídica obligada a expedir facturas puede optar por la modalidad de facturación electrónica. Los sistemas de factura electrónica no son, un ámbito exclusivo de las grandes compañías, sino que son aplicables perfectamente a las pymes y autónomos. ¿Cómo puedo hacerlo? Se admite cualquier formato de factura (doc, xml, pdf, html, txt, etc.) siempre que respete el contenido legal exigible a cualquier factura (nombre, CIF, importe, etc.) y que se tenga en consideración los requerimientos del punto anterior. La mejor solución dependerá, inevitablemente, del tipo de empresa y sobretodo, del volumen de facturas que se emiten. Orientación facturas/mes: <100: herramientas de escritorio simples 100-500: Herramientas de escritorio avanzadas >500: Herramientas o sistemas de facturación desatendida

8. 5.- Procedimiento de implantación de la factura electrónica • Integración de un sistema de facturación electrónica • La facturación electrónica en su empresa puede suponer un significativa • optimización de los procesos, lo cual puede implicar un importante • ahorro de tiempo y dinero. • Qué Tengo - Número de facturas emitidas al año - Frecuencia de facturación - Tipo de clientes objeto de facturación - Infraestructura tecnológica disponible en la empresa • Solución - Determinar la solución idónea para nuestra empresa • Resultado - Evaluación de costes con sistema tradicional (actual) - Evaluación de costes con sistema de facturación electrónica

9. 5.- Procedimiento de implantación del proyecto de Facturación electrónica • Paso 1: Toma de requisitos (estudio de sistema de facturación de cada empresa) • Paso 2: Solicitud de certificados a la Autoridad de Certificación • Paso 3: La Autoridad de Certificación procede a la identificación de los subscriptores • Paso 4: Emisión y distribución de los Certificados Digitales • Paso 5: Instalación del sistema de firma/facturación electrónica • Paso 6: Sensibilización a los participantes sobre el uso de los Certificados Digitales • Paso 7: Instalación en las empresas del software para la firma/facturación electrónica • Paso 8: Formación a las empresas sobre el uso de las aplicaciones • Paso 9: Puesta en marcha

10. 6.- Implantación en pequeñaempresa • La integración de la Factura Electrónica en los Procesos y/o Sistemas de • Gestión actuales es simple, todo el proceso de facturación continúa • exactamente igual hasta el ultimo paso: la impresión y envío tradicionales se • sustituye por su transformación, firma y envío por medios telemáticos.

11. 7.- Implantación en mediana empresa • La integración de la Factura Electrónica en los Procesos y/o Sistemas de • Gestión actuales es simple, todo el proceso de facturación continúa • exactamente igual hasta el ultimo paso: la impresión y envío tradicionales se • sustituye por su transformación, firma y envío por medios telemáticos.

12. Gracias por su atención Gabriel García Bit4id Ibérica ggm@bit4id.com www.bit4id.es Tfno. 902 60 20 30