Pressekonferenzen Planung, Vorbereitung, Durchführung

1. Pressekonferenzen Planung, Vorbereitung, Durchführung

2. "Klassische" Pressekonferenzen sind das Aushängeschild eines Unternehmens. • Sie sind ein bedeutendes PR-Instrument, wenn es gilt, eine größere Anzahl von Journalisten zu informieren.

3. Der wichtigste Grundsatz: jede Pressekonferenz braucht einen konkreten Anlass! • Er muss eine Pressekonferenz wirklich rechtfertigen. Journalisten erwarten Neuigkeiten. Bleiben diese "News" aus, bleiben sie beim nächsten Mal fern. • Definieren Sie ein klares Ziel für Ihre Veranstaltung. • Danach richtet sich auch die Gruppe der Journalisten, die Sie einladen wollen.

4. Wählen Sie den Ort der Pressekonferenz unter dem Aspekt der Zweckmäßigkeit und der räumlichen Lage aus. • Wenn es der Anlass erlaubt, können Sie auch einen besonders originellen Ort für Ihre Veranstaltung aussuchen.

5. Für die Vorbereitung sollten Sie genügend Zeit einplanen (mindestens 4 - 6 Wochen). DieEinladung an die Journalisten sollte mindestens 3 Wochen vorher verschickt werden (aktuelle Anlässe bilden eine Ausnahme). • Die Einladung umfasst: Anlass, Programm, Ort, Zeit, Anfahrtsskizze, Parkhinweise, Rückantwortkarte.

6. Pressekonferenzen brauchen (mit Ausnahme von brandaktuellen Anlässen) einen Vorlauf von vier bis sechs Wochen. • Es gilt eine Fülle organisatorischer Fragen zu klären und die optimalen Bedingungen einzurichten.

7. Die Pressekonferenz sollte nicht länger alseine Stunde dauern. Zwei Referate á 15 - 20 Minuten sind vollkommen ausreichend. Geben Sie den Journalisten anschließend genügend Zeit für Fragen und Diskussionen.

8. Das Datumbestimmen Sie nach internen Gesichtspunkten. Vermeiden Sie jedoch Überschneidungen mit anderen wichtigen Presseterminen; erkundigen Sie sich deshalb bei den für Sie wichtigsten Redaktionen nach dem richtigen Zeitpunkt. • Ein Termin am späten Vormittag kommt bei Journalisten erfahrungsgemäß gut an; besonders geeignet sind Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag. • Wenn Sie Journalisten nach der Pressekonferenz zum Essen einladen wollen, erwähnen Sie dies bereits in Ihrer Einladung. Zumindest ein kleiner Imbiss ist auf alle Fälle empfehlenswert.

9. Versenden Sie nach der PressekonferenzPressemappenan jene Journalisten, die nicht erschienen waren. • Sammeln Sie alle Veröffentlichungen über Ihre Veranstaltung. • Kontaktieren Sie nach der Konferenz die Journalisten, die Ihnen persönlich bekannt sind und lassen Sie sich deren Eindrücke schildern. • Führen Sie eine Manöverkritik durch, halten Sie deren Ergebnis in einem internen Bericht fest und verfassen Sie gegebenenfalls einen Artikel über Ihre Pressekonferenz in Ihrer Hauszeitung bzw. in Ihrer Kundenzeitschrift.

10. Pressekonferenzen: Checkliste • Zielsetzung definieren; Thema formulieren • Terminklärung • Ort, Datum, Zeit, Dauer festlegen • Gesprächsleiter, Referenten, Teilnehmer bestimmen • Teilnehmerzahl abschätzen • Räumlichkeit bestimmen; technische Hilfsmittel bestimmen • Wichtige Redaktionen vorab informieren • Anfahrtsskizze zum Veranstaltungsort; Parkplätze festlegen • Bewirtung festlegen; Dekoration klären • Tischordnung bestimmen, Namensschilder anfertigen, Sitzplan erstellen • Kleine Gastgeschenke aussuchen und bestellen • Pressemappen vorbereiten • Interne Klärung: alle Termine, Fakten, Daten

11. Interne Vorbereitung auf mögliche "kritische" Fragen; "Sprachregelungen" festlegen • Einladungen mit Rückantwortkarte versenden • Telefonisches Nachfassen bei Journalisten, die sich nicht auf die Einladung gemeldet haben • Klären, wer wen zur Konferenz betreut • Unmittelbar vor der Pressekonferenz noch einmal überprüfen:

12. technische Funktionsfähigkeit aller Geräte, Bewirtung, Pressematerial mit Kugelschreiber und Block auf allen Plätzen, • Gastgeschenk (kann auch im Anschluss an die Pressekonferenz ausgeteilt werden), • Teilnehmerliste intern (mit kompletten Namen und Funktionen), Sitzplan, Namensschilder interner Teilnehmer, • Liste zugesagter externer Teilnehmer

13. Bei der Pressekonferenz • Eröffnung durch Gesprächsleiter, Begrüßung durch Firmeninhaber bzw. Geschäftsleitungsmitglied, Teilnehmerliste Journalisten ergänzen, Referate/Vorträge, Diskussion • (geleitet durch Gesprächsleiter), • Beendigung durch Gesprächsleiter, zum Abschluss eventuell Einladung zum Essen/Imbiss

14. Pressemappe: Checkliste • Eine Pressemappe sollte inhaltlich so aufbereitet sein, dass sie von unterschiedlichen Medien genutzt werden kann, dass sie für ein Fachblatt genauso geeignet ist wie für eine regionale oder überregionale Zeitung. Sie hält für Journalisten ein Spektrum unterschiedlicher Aspekte zu einem bestimmten Thema bereit und kann im einzelnen enthalten:

15. Inhaltsübersicht • Presseinformationen (Kurz- und Langfassung) • Unternehmensprofil • Rede- bzw. Vortragsmanuskript (Kurz- und Langfassung) • Kurzbiografien und Portraitfotos (z.B. der Referenten) • Fotomaterial (s/w-Abzüge, bei Bedarf auf Farbdias) • Grafiken, Schaubilder • Hintergrundinformationen • Bereits erschienene Presseberichte • Besucher- oder Teilnehmerliste • Ablaufplan • Ansprechpartner

16. Die Pressekonferenz ist vor allem ein Forum zum Meinungsaustausch. Der Journalist hat die Möglichkeit, (kritische) Fragen zu stellen und so persönliche Statements der Teilnehmer zu erhalten.

17. Die 11 wichtigsten Tipps und Ratschläge • 1.Anlass: • Prüfen Sie genau, ob wirklich der Anlass gegeben ist. • 2. Termin und Ort: • Prüfen Sie den Zeitpunkt und den Ort für die Pressekonferenz. • Lokalredakteure stehen beispielsweise freitags wegen der umfangreicheren Wochenendeausgaben sehr unter Druck. Die morgendliche Arbeitszeit von Journalisten beginnt erst ab ca. 11.00 Uhr. Pressekonferenzen sollten vormittags abgehalten werden, weil sich im Laufe des Nachmittags die Produktion der Seiten zum Redaktionsschluss hin verdichtet.

18. 3. Technik: • Klären Sie die technischen Voraussetzungen. Der Raum sollte groß genug sein. Tische und Stühle sollten für das Podium, aber eben auch für die arbeitenden Journalisten vorhanden sein. Für die Teilnehmer auf dem Podium muss es gut lesbare Namensschilder geben. Kaffee und Tee, sowie die üblichen Kaltgetränke sind obligatorisch.

19. 4. Fototermin: • Denken Sie im voraus über zwei bis drei mögliche Bildmotive nach und besprechen Sie diese mit den Teilnehmern auf dem Podium. • Die Fotografen erscheinen meistens kurz vor der Veranstaltung und haben nur wenig Zeit. Der Fototermin sollte schnell und reibungslos ablaufen.

20. 5. Waschzettel: • Die Pressemitteilung auf einer Pressekonferenz heißt "Waschzettel". Es sollten sollten auch "Waschzettel" mit den kompletten Namen und Funktionen der Podiumsteilnehmer und ein Datenblatt mit den wichtigsten Zahlen und Fakten vorliegen. Statements, Vorträge, Referate und Präsentationen sollten in Kurzform als Handouts vorliegen. • Sorgen Sie bei Ihrem "Waschzettel" für ein einheitliches Erscheinungsbild und nutzen Sie nach Möglichkeit ein vorbereitetes Pressepapier. • Das gilt auch für die Zusammenstellung der Pressemappen.

21. 6. Sprache: • Fassen Sie sich mit Ihrem "Waschzettel" kurz und pflegen Sie prägnante, sachlicheFormulierungen. Fachausdrücke sollten weitgehend vermieden und in verständliche Sprache übersetzt werden. • Denken Sie immer daran, dass sich Ihre Information von der breiten Öffentlichkeit verstanden werden soll. • Das Wichtigste Ihrer Information gehört an den Anfang.

22. 7. Aufbau: • Lassen Sie rechts und links einen breiten Rand für Notizen. Der Zeilenabstand sollte 1 ½- oder sogar 2-zeilig sein. • Am Ende vermerken Sie in einer Klammer die Anzahl der Zeilen und Anschläge, damit der Redakteur sich schnell übersetzen kann, wie viel Platz er für die Übernahme Ihrer Meldung reservieren muss. • Mit zwei Zeilen sollten Sie darauf hinweisen, dass der Text zur Veröffentlichungfreigegeben ist (ggfl. weist ein "Sperrvermerk" auf einen Zeitpunkt hin, ab wann Ihre Information veröffentlicht werden darf) • und zum Schluss bitten Sie um zwei Belegexemplare.

23. 8. Struktur: • Nennen Sie in der Unterzeile Ihrer Überschrift den Aufhänger und Anlass IhresBerichtes. • Beginnen Sie mit dem klassischen W-Einstieg (Wer hat was wann wie und warum gemacht?). Wichtig ist dabei den für die Allgemeinheit erkennbaren Nutzen - auch Ihrer Information - herauszustellen. In der Argumentation geht es vom Allgemeinen zu den Details.

24. 9. Inhalt: • Vermeiden Sie bei Ihrem "Waschzettel" eine übertriebene und reisserische Sprache ebenso wie einen langweiligen oder bürokratischen Stil. Werbeaussagen und Behauptungen haben in einem Pressetext nichts zu suchen. Die Nennung IhresProduktes oder Ihres Unternehmens sollte sich auf maximal drei Stellen beschränken. Weniger ist mehr! Der Text sollte folgenden Kriterien genügen: Aktualität, Kürze, Sachlichkeit, Objektivität und Prägnanz.

25. 10. Kontrolle: • Vergessen Sie nie den "Waschzettel" Korrektur zu lesen (oder lesen zu lassen) und • durch ein Korrekturprogramm prüfen zu lassen. Schreibfehler und fehlerhafte Orthografie sind peinlich. Sachliche Fehler sind ärgerlich. • 11. Nachlieferung: • Alle eingeladenen, aber nicht vertretenen Redaktionen werden nach derPressekonferenz mit einer vorbereiteten Pressemitteilung und den "Waschzetteln" versorgt.

26. RESERVE / WIEDERHOLUNG • Unternehmensinterne Kommunikation: Checkliste • Gelungene Öffentlichkeitsarbeit fängt im eigenen Unternehmen an. Die Grundlage aller vertrauensbildenden Aktivitäten nach außen wird durch Öffentlichkeitsarbeit im eigenen Haus geschaffen. Informierte Mitarbeiter sind positiv gestimmte Imageträger, nach innen wie nach außen. Sie sind loyal, aktiv, setzen sich für die Interessen des Unternehmens ein und sind ein wichtiger Multiplikator mit hoher Glaubwürdigkeit

27. Instrumente der innerbetrieblichen Kommunikation können sein • Schwarzes Brett / Aushänge / Schaukasten • Mitarbeiterzeitschrift • Hausmitteilungen • Informationsblätter • Broschüren

28. Personal- und Sozialbericht • Veröffentlichungen zu Fachthemen • Referate und Vortragsdienst für Mitarbeiter (Unterlagen, Argumente) • Regelmäßiger Pressespiegel • Telefoninformationsdienst, Infodienst über EDV • Informationsfilme und Video, Dia- und Tonbildschauen • Betriebsversammlungen • Mitarbeiterstammtisch • Beschwerdebriefkasten (mit Feedback) • Veranstaltungen für Angehörige der Mitarbeiter • Mitarbeiterbefragungen

29. Kundenzeitschriften: Vorteile, Chancen, Möglichkeiten • Im Rahmen des Customer Relationship Management (CRM) verfolgen Unternehmen das Ziel, die Beziehungen zu ihren Kunden positiv auszubauen und damit eine fortdauernde und stabile Partnerschaft zu gewährleisten. Innerhalb eines CRM-Systems ist eine gutkonzipierte Kundenzeitschrift ein wirksames Instrument, um eine effiziente und effektive Kommunikation zwischen Kunden und Unternehmen zu erreichen.

30. Kundenmagazine schaffen Kunden: Kundenzeitschriften erreichen auch potentielle Kunden und wird einige von ihnen zu Neukunden machen. Diese haben vorher beim Wettbewerb gekauft, oder aber man konnte eine völlig neue Zielgruppe erschließen, die erstmals auf die Technik oder die Dienstleistung des Unternehmens zurückgreift. • Zeitliche Steuerung des Erscheinungstermins: Das Unternehmen als Herausgeber der Kundenzeitschrift legt den konkreten Erscheinungstermin einer Ausgabe fest und kann dadurch selbst steuern, wann welche Infos an die Zielgruppen weitergegeben werden: Unmittelbar vor einer wichtigen Messe, zum Jahreswechsel, zur Werkseröffnung, anlässlich einer Produkteinführung u.ä.

31. Kundendatenbank: Aufbau und Grundstruktur • Kundendatenbanken speichern neben der Anschrift des Kunden weitere Informationen, die für Marketing-Aktionen bzw. Direct Mailings von Relevanz sein können. Selbstverständlich muss für jedes Unternehmen bzw. für jede Organisation die entsprechende Marketingdatenbank individuell aufgebaut werden. Dabei könnte die Grundstruktur folgendermaßen aussehen:

32. Status des Kunden: • Potentieller Kunde • Neukunde • Aktueller Kunde • Ehemaliger Kunde • Stammdaten • Name, Anschrift, Telefon-Nr., Fax, E-Mail des Kunden • Branche • Betriebsgröße • Geschäftslage • Kapazitätsauslastung • Rechtlicher Rahmen • Marktpotential

33. Ausstattung • Bedarfsstruktur • Produktanforderungen • Serviceanforderung • Beratungsbedarf • Kaufverhalten • Preissensibilität • Lieferantentreue • Innovationsfreudigkeit • Lieferantenauswahl • Wettbewerbsposition

34. Angebote • Angebotserfolg • Gründe der Ablehnung • Reklamationen • Wettbewerber • Entscheidungsgremien • Größe • Zusammensetzung • Rollenverteilung • Kontaktperson • Einstellungen • Informationsverhalten

35. Spontananfrage • Empfehlungsanfrage • Informationsanforderung • Besuchswunsch • Auftrag • Konditionen • Preise • Lieferbedingungen • Rabatte • Zahlungsbedingungen

36. Erstmaliges Sponsoring - Tipps und Hinweise • Sie haben sich entschlossen, das Kommunikationsinstrument "Sponsoring" einzusetzen, um Ihr Unternehmen bzw. Ihre Organisation in einem passenden Umfeld zu präsentieren? • Dann empfiehlt sich die Beachtung folgender Punkte:

37. Kalkulieren Sie etwa die doppelte Summe des eigentlichen Sponsoringvertrages ein. Denn Sponsoring ist nur dann sinnvoll, wenn Sie es parallel mit geeigneten Maßnahmen wie Directmarketing, Werbung oder PR-Aktionen unterstützen. • Suchen Sie sich einen objektiven Berater, der in Ihrem Interesse handelt und Ihnen vorschlägt, für wen, wann und wie Sie sich als Sponsor engagieren sollten. Einjährige Sponsorenverträge greifen zu kurz. Sponsoring verlangt einen längerfristigen Einsatz zur Entwicklung des Markenbewusstseins.

38. Lassen Sie mittels sorgfältiger Untersuchungen herausfinden, • wie sich Ihr Wettbewerber engagiert und welche Branchenarten in dem für Sie interessanten Bereich aktiv sind. • Erkunden Sie auch, wer vor Ihnen die Veranstaltung bzw. den Verein gesponsort hat und welche Gründe für seinen Ausstieg ausschlaggebend waren.

39. Ihr gesamtes Unternehmen sollte hinter der Sponsoring-Maßnahme stehen; die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihrer Firma sind wichtige Botschafter Ihres Sponsorings und stehen als Zielgruppe an vorderster Stelle. Ihre Einladung (samt ihrer Partner/-innen) zur allerersten Sponsoring-Veranstaltung ist z.B. eine gute Gelegenheit, sie für das neue Sponsoring-Engagement des Unternehmens zu interessieren bzw. zu gewinnen.

40. Die Messeteilnahme (insb. im Ausland): Checkliste • Erste Überlegungen (rund 12 - 9 Monate vor der Messe) • Prüfung der Exportfähigkeit der eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen • (wenn die Exportfähigkeit nicht gegeben ist, sollte von der • Teilnahme an einer Auslandsmesse abgesehen werden) • Die Messeziele definieren: • - Positive Beeinflussung des Firmenimages • - Präsentation neuer Produkte • - Konkurrenzfähigkeit überprüfen

41. - Vorstellung neuer Produktentwicklung • - Überprüfung der Produkt- und Sortimentgestaltung • - Pflege bestehender Kontakte, Schaffung neuer Kontakte • - Vertretersuche • - konkrete Verkaufsabschlüsse • Auswahl einer Wirtschaftsregion • Auswahl einer bestimmten Messe • Informationen sammeln über den Markt und die Messe • Fördermöglichkeiten durch Bund oder Länder checken • wenn keine Förderung gewährt, Teilnahme als Einzelaussteller • Messebudget festlegen

42. Mittelfristige Planung (rund 9 - 6 Monate vor der Messe) • Benennen des Messekoordinators innerhalb des Unternehmens • Anmeldung beim Veranstalter • firmeninterne Vorbereitung für Exponate, Prospekte und Werbemaßnahmen • Reiseplanung

43. Kurz vor Messestart • Planung überprüfen • Sicherheitspaket zusammenstellen: • - Kopien der wichtigsten Unterlagen anfertigen • Aufträge, Bestellungen, • - Prospekte • - Geschäftskarten • - Namensschilder • - Werbegeschenke • - Finanzen • - Formulare (Tagesberichte, Auftragsformulare) • Reiseplanung im Unternehmen bekannt geben • Standbetrieb vorbereiten (Personal, Bewirtung)

44. Am Messestandort • Kontrolle des Standbaus • Kontrolle des Ausstellungsgutes • Kontakt mit Veranstalter • Registrierung • Kontakt mit offiziellen deutschen Vertretungen • Kontakt zu potentiellen Kunden • Kontakt zu Medien • Einarbeitung des Standpersonals

45. Während der Veranstaltung • Beobachten des Messegeschehens: • - Einzugsgebiet der Messe • - Ausstellerstruktur • - Qualität der Besucher • - Konkurrenz-Prospekte • Besucherkontakte • Verkaufsgespräche • Tagesberichte • Verbleib der Exponate

46. Wieder im Unternehmen: • Nacharbeit und Auswertung • Kundenanfragen beantworten • Informationen an Besucher • Presseinformationen • Registrierung • Abrechnung/Budgetüberprüfung • Überprüfung der gesetzten Ziele • Auswertung (Kosten-Nutzen) • Konsequenzen