Sommaire du rapport d’amélioration des procédés de gestion des dossiers étudiants

1. Sommaire du rapport d’amélioration des procédés de gestion des dossiers étudiants

2. Objectif général de l’évaluation • Réviser l’utilisation du système et les procédés administratifs reliés à la gestion des données étudiantes

3. Objectifs spécifiques • Vérifier les connaissances et le niveau de formation des employés ; • Déterminer la meilleure façon d’utiliser le système avec les meilleures pratiques administratives; • Identifier les façons d’augmenter la qualité et améliorer l’accès aux données étudiantes ;

4. Objectifs spécifiques (suite) • Augmenter l’utilisation des outils disponibles avec le système ; • Recommandations pour améliorer pratiques existantes ; • Recommandations de nouveaux procédés pour rencontrer les nouveaux besoins de l’institution.

5. Secteurs administratifs évalués3 campus • Bureau de liaison (Recrutement) • DGT – appui tech. • Finances – recevables étudiants • Registrariat (Dossiers étudiants) • Ressources matérielles (Logement) • VRER (Charge des professeurs)

6. Exemples : procédés évalués • Évaluation des activités de recrutement • Gestion des demandes d’admission • Gestion des cours du Répertoire • Préparation de l’horaire des cours • Inscription aux cours • Gestion de la charge des professeurs et professeurs

7. Exemples : procédés évalués • Assignation des chambres et facturation pour le logement • Gestion des dossiers étudiants • Facturation et recevables étudiants • Gestion de programmes • Général : production de rapports • Gestion données générales

8. Types de recommandations • Révision des pratiques administratives • Utilisation des nouveautés offertes avec les nouvelles versions • Communication et formation

9. Observations générales • Formulaires et procédés sont utilisés correctement et en fonction des paramètres et des objectifs institutionnels ; • Processus institutionnels ne sont pas optimisés ; • Certains processus ne suivent pas les meilleures pratiques de l’industrie.

10. Recommandations générales • Procédures internes devraient être révisées régulièrement ; • Procédures institutionnelles « workflows » doivent être révisées régulièrement.

11. Recommandations générales • Mettre en place les efforts de gestion (un mécanisme) à plusieurs niveaux de l’institution • Efforts de gestion pour soutenir la nouvelle structure opérationnelle

12. Recommandations générales • Élaborer un plan de formation et de documentation pour les employés et étudiants ; • Élaborer un calendrier institutionnel avec toutes les activités administratives et techniques du système.

13. Produits non utilisés • Recrutement • Formulaires et interface Web • Charges des professeurs

14. Produits sous utilisés • Web admission

15. Produits maximisés • Logement (UMCM)

16. Inscription • Procédé critique pour l’Université qui ne reflète pas les normes de l’industrie (UMCM) • Premier arrivé, premier servi est une mauvaise pratique

17. Inscription - recommandations • Changer l’heure de début pour minimiser l’impact sur les utilisateurs pendant les heures régulières de travail • Changement dans la gestion des groupes, diviser en plus petits groupes. • Permettre aux groupes avec moins de conflits et plus de cours «réservés» de s’inscrire en premier (Exemple : Droit, 2e et 3e cycle, Génie)

18. En conclusion • Objectifs de la DGT, Systèmes de gestion • Élaborer un plan d’action • Assurer le suivi du plan d’action auprès de l’équipe de direction