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INFORME DE AUDITORIA EVALUACION A LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION – BOSA- ( 26 – 10- 2009). FORTALEZAS. Participación de los funcionarios en los procesos ejecutados por la DLE- Bosa- ; compromiso con el mejoramiento de la gestión, pertinencia y
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INFORME DE AUDITORIA EVALUACION A LA DIRECCION LOCAL DE EDUCACION – BOSA- ( 26 – 10- 2009)
FORTALEZAS • Participación de los funcionarios en los procesos • ejecutados por la DLE- Bosa- ; compromiso con el • mejoramiento de la gestión, pertinencia y • conocimiento de sus funciones en el desarrollo de • sus actividades. • 2. Conocimiento sobre los objetivos, programas y pro- • yectos del Plan Sectorial de Educación. • 3. Fortalecimiento multidisciplinario del equipo de su- • pervisión de la DLE- Bosa .
FORTALEZAS 4. Mecanismos de Participación Ciudadana: Mesas de trabajo con los diferentes estamentos de la comunidad educativa. 5. Orientación y promoción a los colegios distritales en el Programa de Presupuestos participativos, el cual ha tenido gran aceptación y participación en la Localidad. Instalación del Comité Institucional de Presupuestos.
NO CONFORMIDADES No se conocen por parte de algunos funcionarios los procedimientos documentados inherentes a sus funciones. ISOLUCION INTRASED - Página principal. http://www.sedbogota.edu.co
NO CONFORMIDADES • La DLE no presentó avances de la formulación y articulación del Plan Educativo Local contemplado en el procedimiento DEL – PD- 005. • No se ha socializado el mapa de riesgos asociados al proceso de Gestión Local. • Caracterización del proceso de Gestión Local e institucional (oficina Asesora de Planeación) • Millenium (RADICADOS 2006- 2007)
NO CONFORMIDADES • No esta estandarizado el formato de recepción de quejas y reclamos y otras peticiones así como los formatos de visitas de supervisión y ayudas de memoria (acta de reuniones). • Los funcionarios desconocen los indicadores relacionados al Proceso de Gestión Local e Institucional definidos en la caracterización , lo cuales permiten medir la eficiencia, eficacia y efectividad del proceso.
OBSERVACIONES( Situaciones susceptibles de mejora) • Debilidad en la interiorización de los conceptos por parte de los funcionarios en cuanto al Sistema Integrado de Gestión de la SED ( Misión, Visión, Política y Objetivos de Calidad, mapa de procesos, Código de Ética y Código de Buen Gobierno) Coherencia entre la elaboración del POA con los objetivos estratégicos del Plan Sectorial de Educación. tiene un seguimiento trimestral, lo cual facilita verificar el avance y cumplimiento de lo programado.
OBSERVACIONES • Se evidencia un esfuerzo para actualizar la información de correspondencia tanto en el Sistema de Quejas y Reclamos y el Sistema Millenium. • El archivo se encuentra organizado acorde con los parámetros de la tabla de retención documental e instrucciones establecidas para el Nivel Local. ( Carpetas de supervisión pendientes de archivar). • Entre el equipo de la DLE hay un dialogo cordial que facilita el trabajo en equipo y el logro de resultados. Enfatizar en socialización y retroalimentación del SGC- MECI.
CONCLUSIONES La DLE de Bosa viene fortaleciendo el SIG, a través de la implementación de los diferentes elementos de los subsistemas de control estratégico, de gestión y de evaluación del MECI y de los requisitos de la norma NTCGP 1000: 2004 para el tema de calidad. Se definieron siete (7) no conformidades la cuales representan incumplimiento para los elementos o requisitos evaluados y sobre los cuales se debe concertar plan de mejoramiento.
CONCLUSIONES Se resalta el compromiso del Gerente y su equipo de gestión en la planeación y ejecución de las actividades frente al cumplimiento de sus funciones, la cuales están orientadas a alcanzar los objetivos de la SED Se requiere mayor conocimiento del mapa de riesgos definido y seguimiento a las acciones establecidas para el manejo, por lo que cada funcionario debe conocer los riesgos asociados al proceso y desarrollar las acciones que lo mitiguen.
CONCLUSIONES Millenium y Quejas y soluciones actualizadas Se EXHORTA a que la gestión de la DLE continúe fortaleciéndose estableciendo controles efectivos y acciones conducentes a cumplir con los criterios organizacionales evaluados, en procura de un mejoramiento continuo en la gestión.
MAPA DE RIESGOS • RIESGO: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos. • CAUSAS: Son los medios, circunstancias y agentes generadores de riesgos. • EFECTOS: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del riesgo sobre los objetivos de la entidad ( daño físico, sanciones, pérdidas de información, de bienes, credibilidad, confianza etc.)
ANALISIS DE RIESGOS Con que probabilidad puede ocurrir (número de veces que el riesgo se ha presentado) y el impacto (magnitud en cuanto a sus efectos) ?
