1 / 117

Upravljanje projektnim ciklusom V. Proračun projekta i

Upravljanje projektnim ciklusom V. Proračun projekta i Studija izvodljivosti i analiza troškova i učinaka Ranko Milić, M.Sc.E.E. , Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o. Hvar, 23. lipnja 2014. Ciljevi modula.

dahlia
Télécharger la présentation

Upravljanje projektnim ciklusom V. Proračun projekta i

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Upravljanje projektnim ciklusom V. Proračun projekta i Studija izvodljivosti i analiza troškova i učinaka Ranko Milić, M.Sc.E.E., Cluster CEDRA Split & Eupolis grupa d.o.o. Hvar, 23. lipnja 2014.

  2. Ciljevi modula • Povezati dosada naučeno s aktivnostima izrade proračuna i principima ugovaranja i su-financiranja projekata • Zaokružiti sliku o tome što je sve potrebno da bi se pripremio uspješan projekt sukladno metodologiji upravljanja projektnim ciklusom • Razmotriti korake za dalje u smislu razrade projektnih ideja i podrške njihovoj pripremi, prijavi i provedbi, uspostave i održanja tematskih radnih skupina i LAG-a općenito

  3. Teme modula • Osnovna pravila planiranja i izrade proračuna • Vježba izrade nacrta proračuna • Proces ugovaranja i čišćenje proračuna • Studija izvodljivosti i analize troškova i učinaka

  4. 1. Analiza problema Koji su problemi ciljanih skupina 3. Analiza stategija Koje opcije će naš projekt odabrati za rješenje problema? 2. Analiza Ciljeva Koje opcije postoje za rješenje tih problema? 5. Vremenski raspored aktivnosti Što treba napraviti? Kada? Tko je odgovoran? 4. Logička matrica Kako će se postići ciljevi projekta? 6. Određenje resursa Koji resursi su potrebni? Koliko? Kada? Proces izrade projekta LFM

  5. Workplan Budget Budget Workplan Budget Workplan 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Salaries Allowances Vehicle Op. Office Tel/Fax Seeds Fertiliser 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Planiranje aktivnosti i resursa • Logička matrica • Proračun • Plan aktivnosti

  6. Budget Budget Budget 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Salaries Allowances Vehicle Op. Office Tel/Fax Seeds Fertiliser 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100 Planiranje resursa • Plan aktivnosti: • Odražava fokus na ostvarenju ciljeva iz logičke matrice • Omogućava detaljno planiranje proračunskih sredstava potrebnih za ostvarenje rezultata i troškovnu efikasnost projekta • Dobra osnova za plansko mobiliziranje unutrašnjih i vanjskih potrebnih resursa • Identificira potrebe za: • sufinanciranjem iz različitih izvora (partneri, donatori, suradnici…) • financijskom održivosti nakon provedbe

  7. Faze planiranja proračuna • Utvrditi troškove svake aktivnosti po kategorijama • Utvrditi potencijalne izvore prihoda • Prilagoditi troškove iznosima raspoloživog financiranja (smanjiti obujam planiranih aktivnosti, smanjiti troškove, identificirati dodatne izvore financiranja) • Provjera planiranog proračuna • Izraditi plan financiranja (potrebni iznosi prema planiranim rokovima) • Proračun projekta je uz plan aktivnosti i logičku matricu najvažniji implementacijski alat

  8. Vidovi proračuna • Planirani vs. konačni iznos granta • Ukupni prihvatljivi troškovi • Planiranje i prezentacija proračuna projekta (Budget of the Action)

  9. Planirani i prihvatljivi troškovi • Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i dozvoljeni za projekt => procijenjeni ukupno prihvatljivi troškovi projekta (Total Eligible Cost of the Action) • Često puta proračun projekta je podložan korekcijama u fazi ugovaranja (čišćenje proračuna), kako bi se uklonile greške iz projektnog prijedloga • Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY) potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog izvještaja nakon provedbe projekta => ostvareni ukupno prihvatljivi troškovi projekta

  10. Planirana darovnica Vaš prijedlog : UPT su xy euro EU doprinos : 50-80% od UPT 75.000 – 250.000 Koliki su maksimalni i minimalni iznosi UPT? 80% => UPT moraju biti od 93.750 do 312.500 eura 50%=> UPT moraju biti od 150.000 do 360.000 eura Dakle, minimalni UPT su 93.750, a maksimalni 360.000 eura

  11. Konačni iznos darovnice • Primjer izračuna 1) UPT su procijenjeni na 200.000 eura 2) Zatraženi EU doprinos je maksimalan, odnosno 160.000 eura, ekvivalentno 80% od UPT • Na kraju provedbe, ako stvarni UPT iznose: • 250.000 eura => EU daje 160.000 (64%) • 150.000 eura => EU daje 120.000 (80%) • EU doprinos ne može preći najviši dopušteni apsolutni iznos darovnice, niti postotak koji je predložen u prijavi (u ovom slučaju maksimalni dopušteni u ovom natječaju) • Stoga u našem je interesu predložiti realan i ekonomičan proračun!

  12. Ukupni prihvatljivi troškovi Direktni troškovi + Indirektni troškovi

  13. DIREKTNI/IZRAVNI TROŠKOVI – definicija: • Nužni za provođenje aktivnosti projekta • Predviđeni proračunom • Stvarno realizirani • Zabilježeni u financijskim dokumentima • Potkrijepljeni originalnim pratećim dokumentima

  14. Direktni troškovi • Troškovi osoblja osoblja (bruto, ali ne više od uobičajenog) • Troškovi putovanja i dnevnice (ali dnevnice ne više od EU standarda – aneksa per diem) • Troškovi nabave opreme i / ili usluga ( tržišne cijene ) • Troškovi potrošnog materijala i robe • Troškovi pod – ugovaranja • Troškovi izazvani ugovorom ( financijske garancije, revizija, prijevodi, printanje …)

  15. Indirektni troškovi • Paušal od maks. 7% od direktnih prihvatljivih troškova • Služe za pokrivanje dodatnih administrativnih izdataka • Ne smiju uključivati troškove već uključene u drugim stavkama proračuna

  16. Neprihvatljivi troškovi • Dugovi, potraživanja i gubici • Dugovanja, kamate • Stavke već uključene u drugi financijski okvir • Kupovina zemljišta ili zgrada (osim gdje je to neophodno za direktnu provedbu) • Tečajne razlike • Porezi uključujući PDV

  17. Pravila vezana uz planiranje troškova • Prebacivanje između stavki (realokacija) preko 15% -=> potrebna je dozvola ugovornog tijela, za ostale realokacije potrebno je samo informirati ugovorno tijelo • Po stavkama se vrši vanjska i unutrašnja revizija – svaki trošak mora imati pisani dokaz

  18. Financijske revizije u projektu Unutrašnja revizija – vaš knjigovođa • Redovito nadgledavanje i izvještavanje po proračunskim stavkama Vanjska revizija – EU institucije • Tijekom i nakon provedbe ( do 7 godina ) Završno revizorsko izvješće – nezavisna kuća koja je član međunarodnog priznatog supervizorskog tijela za statutarnu reviziju • Uz zahtjev za isplatom balansa

  19. Planiranje i prezentacija proračuna(Budgetof the Action) • Nema unificirane metode • Izračunajte potrebna sredstva i troškove za vaš projekt • Prezentirajte proračun prema linijama određenim u obrascu • Poštujte 3 osnovna načela izrade proračuna…

  20. 3 osnovna načela izrade proračuna • Transparentnost troškova • Prikladnost troškova • Točnost izračuna troškova

  21. 1.Transparentnost troškova Iz ovog primjera nije jasno koji su troškovi publikacije, umjesto stvarnih troškova (stručnjaka, tiskanja, uveza, distribucije), naveden je naziv proizvoda. Primjer Netransparentnog troška

  22. 2. Prikladnost troškova U ovom primjeru broj mjeseci (unit) ne poklapa se sa brojem mjeseci trajanja projekta (trajanje projekta je 24 mjeseca ). Primjer Neprikladnosti troškova

  23. 3. Točnost izračuna • Ne mijenjati formule u MS Excel tablici! • Potrebno je provjeriti da su sve stavke uključene u formule • Kod izračunavanja postotaka, posebno provjeriti (kalkulatorom) preciznost izračuna – MS Excel zaokružuje brojeve zbog čega je izračun ponekad netočan

  24. Planiranje proračuna 1. Procjenite troškove za svaku aktivnost posebno na osnovu primjera (specifične) 2. Procijenite troškove upravljanja (opće) 3. Procjenite operativne troškove (opće) 4. Izračunajte ukupne troškove

  25. 1.Troškovi aktivnosti • Odredite inpute (resurse) za svaku aktivnost (uključivo stručnjake angažirane za pojedine aktivnosti ) • Specificirajte jedinice • Specificirajte količinu po periodu • Odredite cijenu jedinice • Izračunajte ukupni trošak (stupac 3 x stupac 4)

  26. 2. Troškovi upravljanja • Navedite sve pojedince koji će raditi na projektu (ne vanjske stručnjake na aktivnostima, već članove internog tima) • Procijenite % vremena na projektu • Izračunajte ukupan broj mjeseci • Procijenite ukupne troškove za svakog pojedinca • U provedbi, voditi evidenciju utroška sati radi dokaza troškovnika

  27. 3. Operativni (administrativni) troškovi • Izračunajte sve operativne troškove za vrijeme trajanja projekta • Rasporedite UKUPNE operativne troškove na projekt na razuman i operativan način (% od ukupnog proračuna) • Trošak upravljanja projektom: trošak upravljanja općenito ili • Vrijeme upravljanja projektom: vrijeme upravljanja općenito • Voditi evidenciju utroška sati radi dokaza troškova !!!

  28. 4. Ukupni troškovi Prikažite sve troškove • Specifične (troškovne aktivnosti) • Troškove upravljanja • Operativne troškove raspoređene na projektu (% od ukupnih!)

  29. Obrazac proračuna(Budget of the Action Form) Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a” • 1 Proračun • 2 Opravdanje proračuna • 3 Izvori financiranja • Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju • Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama !

  30. Obrazac za izradu proračuna • Pročitajte obrazac pažljivo, uključujući fusnote! • Proračunske linije se ne smiju mijenjati, ali se trebaju dodavati potkategorije • Npr. 2.1. International travel 2.1.1. Split-Paris-Split 2.1.2. Split–Berlin–Split • Provjerite da li ste unijeli sve troškove i sve aktivnosti • Provjerite sve zbrojeve i formule u tablici!

  31. Proračunska linija Ljudski resursi 1.1. Bruto plaće, lokalno osoblje 1.1.1. Tehničko osoblje 1.1.2. Administrativno osoblje 1.2. Bruto plaće, strano osoblje 1.3. Dnevnice 1.3.1 Strano osoblje 1.3.2. lokalno osoblje 1.3.3. Sudionici seminara / konferencija

  32. Izdvojiti svako radno mjesto • Uz opis radnog mjesta navesti postotak vremena na projektu • Navesti zemlju na koju se odnose dnevnice • Dnevnice ne više od odobrenog • Dnevnice uključuju smještaj i lokalni transport

  33. b) Proračunska linija Putnih troškova 2.1. Internacionalna putovanja (jedinica:let) 2.2. Lokalna putovanja (jedinica : mjesečno) • Izdvoji svaku destinaciju ( od-do) • Lokalna putovanja – mjesečni prosjek (cijena karata javnog prijevoza ili 0.25 euro po km)

  34. c) Proračunska linija Oprema i materijali 3.1. Vozila (jedinica po vozilu) 3.2. Namještaj, kompjuterska oprema (kom) 3.3. Rezervni dijelovi (kom) 3.4. Ostalo • Tržišne cijene kupovine ili najma bez PDV-a • Izdvojiti svaki komad namještaja/kompjuterske opreme! Software odvojeno • Oprezno sa opremom!

  35. d) Proračunska linija Troškovi lokalnog ureda/projekta 4.1. Trošak vozila (jedinica: mjesečno) 4.2. Najam ureda (mjesečno) 4.3. Uredski materijal (mjesečno) 4.4. Ostale usluge (mjesečno) • Najam ureda samo ako je ured isključivo za projekt! • Specificirati usluge (grijanje, telefon, čišćenje….) postotak od mjesečnih troškova • Voditi evidenciju pređenih km u službenom vozilu!

  36. e) Proračunska linija Ostali troškovi • 5.1. Publikacije (po komadu) • 5.2. Studije, istraživanja (po komadu) • 5.3. Troškovi revizije (usluga) • 5.4. Troškovi evaluacije (usluga) • 5.5. Prijevod (dan, usluga, po kom) • 5.6. Financijske usluge (mjesečno) • 5.7. Seminari, konferencije (kom) • 5.8. Promotivne usluge (usluga …)

  37. Razraditi svaku stavku: npr. Publikacije-priprema,dizajn,prijevod , tisak. • Evaluacija: dan evaluacije x honorar • Konferencija: sala plus catering po osobi … • Ne zaboravite razraditi proračun za prvu godinu ! • Indirektni troškovi/administrativni troškovi (stavka br.10) maksimalno 7% od zbroja direktnih troškova (max od stavke br 9)! • Ne zaboravite drugu stranicu (sheet) proračuna – sources of Funding!

  38. Proračunska tablica – radni list 1 - sažetak – • Sve proračunske stavke moraju biti numerirane • Potrebno je napraviti pod – redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih troškova npr: 3. Oprema 3.1. Kupovina ili najam vozila 3.2. Namještaj, kompjuterska oprema 3.2.1. Laptop 3.2.2. Printer

  39. Proračunska tablica – radni list 1 - sažetak- • Koristite odgovarajuće jedinice • Neki prijedlozi: • Za opremu – po komadu • Za prijevod – po stranici ili kartici • Za simultani prijevod – po satu • Za printanje publikacija – po komadu • Za reviziju, studije, dizajn i slične outpute koji imaju opipljive rezultate – ugovor Kad niste sigurni što koristiti kao jedinicu pokušajte predvidjeti kako će pravna ili privatna osoba od koje uzimate uslugu , robu, ili radove vršiti naplatu, na osnovu koje jedinice.

  40. Tehnički detalji za pravilo popunjavanja • Sve proračunske stavke moraju biti numerirane • Lijeva strana tablice – kolone A) troškovi, B)jedinice, C)broj jedinica, D)cijena jedinica, E)trošak(C x D) • Desna strana tablice – kolone za godinu 1-projekti kraći od 12 mjeseci trebaju obrisati ove kolone • Kolone D(cijena jedinica) i E(trošak) trebaju biti formirane kao broj ( sa 2 decimale i razdjelnikom ) • Kolona E(trošak) treba sadržavati formule (horizontalno množenje i vertikalno zbrajanje)

  41. Proračunska tablica – radni list 2 Obrazloženje proračunskih stavki • Svaka proračunska stavka mora imati odgovarajuće obrazloženje • Stupac A mora biti istovjetan stupcu 1. dijela proračuna • Stupac B mora sadržavati kratke opise posla/aktivnosti/potrebe za određenim troškom, dakle pojašnjenje vrste troška i opravdanosti u odnosu na projekt • Stupac C mora sadržavati reference na cijene i pojasniti izračun

  42. Budite precizni, navodi kao što su :srednja cijena /istraživanje tržišta nisu dovoljni • Navedite imena tvrtki od kojih ste dobili cijenu ili ponudu, osobito ukoliko se radi o radovima ili većim uslugama imajte na umu da ćete ponudu možda morati priložiti faxom ili e-mailom.

  43. Proračunska tablica – radni list 2 Obrazloženje proračunskih stavki • Worksheet 2 Budget Justification – obrazloženje proračunskih stavki • Lijeva kolona tablice mora biti identična onoj u worksheet 1 !! • Srednja kolona tablice je opis troška – uvijek se referirati na aktivnost iz aplikacije , konkretno • Desna kolona tablice je opis cijene koštanja- uvijek se referirati na konkretnu ponudu

  44. Proračunska tablica – radni list 3 Izvori financiranja • Iznos sufinanciranja predlagatelja i partnera potrebno je navesti pod :Applicant`s contributions • Ukoliko postoji nekoliko partnera navedite ih zasebno i izrazite iznose sufinanciranja kao i postotak svakog • Pod „Contribution from other organizations”navesti financiranje iz nekih drugih izvora/donatora, ako ih ima • U koloni „Percentage of total” koristite znak za % te maksimalno 2 decimalna mjesta. Postotak treba naknadno provjeriti – zaokruživanje decimala u excell – u nije prihvatljivo.

  45. Grant nije donacija nego pokriće troškova koji su: • Nužni – budite realni, samo troškovi koje aktivnosti zahtijevaju • Predviđeni proračunom – ako nisu predviđeni, ne može se tražiti isplata • Stvarno realizirani – ako se ne realiziraju (npr.otkazana aktivnost), ne može se tražiti isplata • Zabilježeni i potkrijepljeni – ako nisu evidentirani, ne može se tražiti isplata!!

  46. Koristite realne cijene, nemojte nagađati, istražite tržište – ne riskirajte odbijanje • I najmanja stavka se razmatra • Trošak mora biti vezan na aktivnost • Pregovaranje ugovora može znatno promijeniti proračun, pa čak i uzrokovati odbijanje!

  47. Proračun – preporuke • Potrebno je opravdati traženu opremu (mora biti nužna za ostvarenje projekta) • U proračunu treba uključiti troškove revizije i financijske garancije za predujam, s obzirom na uvjete ugovora • Proučiti pravila PRAG-a o sekundarnoj nabavi (npr. oprema mora imati potvrdu o zemlji porijekla) • Što preciznije je proračun pripremljen, tim efikasnije se odvija provedba ugovora .

More Related