Formation des leaders du CNCR en communication

1. Formation des leaders du CNCR en communication Séance 3Techniques d’animation de réunions

2. En attendant le début, sur une feuille • Nom : • Fédération : • Date : • Motivation à suivre la formation : • Vos attentes : • Indiquez si vous avez déjà animé des réunions

3. Techniques d’animation de réunionsObjectifs • La compréhension des principes d’efficacité dans la conduite des réunions ; • La maîtrise de techniques d’animation.

4. Plan de formation Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur La maitrise de techniques d’animation Exemples et mise en situation

5. Principes d’efficacité dans la conduite des réunionsConnaître et distinguer les types de réunions • Réunion d’information • Réunion de prise de décision • Réunion de stimulation • Réunion de type rencontre

6. Connaître et distinguer les types de réunionsRéunion d’information • Communiquer des informations ou ; • Donner des instructions

7. Connaître et distinguer les types de réunionsRéunion de prise de décision • Prendre ou appliquer des décisions ; • Soumettre une proposition pour discussion et, généralement, pour décision.

8. Connaître et distinguer les types de réunionsRéunion de stimulation • Elle vise à engendrer des idées créatives

9. Connaître et distinguer les types de réunionsRéunion de type rencontre • Davantage socialisante, elle vise la création d’un bon climat dans le groupe ou l’organisation • Elle favorise une meilleure vie associative

10. Principes d’efficacité dans la conduite des réunionsEtapes de planification d’une réunion • Avant • Pendant

11. Etapes de planification d’une réunionAvant la réunion (préparation) • Associer l’animateur dès l’étape de la planification pour • l’aider à bien se préparer • favoriser le bon déroulement de la réunion • Définir l’objectif, la finalité de la réunion • communiquer des faits constatés ? • partager de l’information ? • prendre une décision ?

12. Etapes de planification d’une réunionAvant la réunion (préparation) • Faire un plan général de la réunion • Points à l’ordre du jour ; • Placez en début de réunion ceux qui demanderont plus d’attention (si le temps vous manque, ils auront été traités) ; • Placez en fin de réunion les points moins importants (ils pourront être reportés faute de temps pour les traiter) • Prévoir le programme de la réunion • Estimez le temps nécessaire pour chaque point ; • Additionnez le tout pour obtenir la durée totale de la réunion

13. Etapes de planification d’une réunionAvant la réunion (préparation) • Choisir les participants • Selon le sujet de la réunion ; • Selon leurs compétences, expériences, intérêts, etc. ; • Limiter le nombre à un niveau permettant une participation optimale et efficace compte tenu des contraintes budgétaires ou autres • Choisir le lieu de la réunion • Réservation de la salle à l’avance si nécessaire ; • Endroit propice au bon déroulement de la réunion (calme, à l’abri des perturbations externes) avec chaises, tables et matériel adéquat disponibles

14. Etapes de planification d’une réunionAvant la réunion (préparation) • Convoquer les participantes et participants • Indiquer avec précision le lieu, la date et l’heure de la réunion • Annexer un ordre du jour comportant l’objet de la réunion, les points à discuter et l’objectif poursuivi • Préparer le sujet • Inventorier et préparer les informations dont le groupe aura besoin pour traiter les différents sujets • Préparer une introduction du ou des sujets (il ne s’agit pas de le traiter, mais de l’introduire afin de pouvoir enclencher la discussion) • Penser à la méthode la plus efficace pour animer la réunion

15. Etapes de planification d’une réunionAvant la réunion (préparation) • Réunir les documents nécessaires • Prévoir un ou des supports visuels • Affiche ou tableau reprenant les points de la réunion. C’est un bon moyen pour rappeler vers le but prévu celles ou ceux qui s’éloignent du sujet ; • Un second support pour les synthèses des discussions, les décisions prises et les questions, idées et points en réserve. • Préparer le lieu de la réunion • Voir à la bonne disposition des chaises et tables ; • Prévoir une place pour chacun ; • S’assurer de la disponibilité du matériel nécessaire.

16. Etapes de planification d’une réunionPendant la réunion (déroulement) • Ouverture de la réunion • Accueil • Présentation de l’animatrice ou animateur • Tour de table • Présentation des objectifs de la réunion (sans esquisser de solutions) • Attribution des rôles (3)

17. Pendant la réunion (déroulement)Attribution des rôles • L’animatrice ou animateur • Nous développons plus loin le rôle de l’animatrice ou de l’animateur • La gardienne ou le gardien du temps • Il s’agit d’un rôle important qui aidera à s’assurer que la réunion est productive et que les sujets à l’ordre du jour sont effectivement traités par le groupe • La rapporteuse ou le rapporteur • Cette personne prend rapidement des notes résumant fidèlement les discussions. Elle note avec précision les décisions prises au cours de la réunion • Son travail assurera une continuité à la réunion.

18. Etapes de planification d’une réunionPendant la réunion (déroulement) • Déroulement à proprement parler : • L’animatrice ou l’animateur n’intervient pas sur le fond • Le contenu vient des participantes et participants • Les points faisant l’objet de prise de décision passent normalement par les phases suivantes • Définition de l’objectif, poser le problème • Recherche des solutions • Critique des propositions • Décisions

19. Etapes de planification d’une réunionPendant la réunion (déroulement) • Clôture de la réunion • Synthèse finale qui doit recueillir l’accord du groupe • Rappeler les suites à donner aux décisions prises en cours de réunion et valider les étapes subséquentes • Penser aux messages-clés à communiquer, s’il y a lieu

20. Plan de formation Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur La maitrise de techniques d’animation Exemples et mise en situation

21. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurTrois fonctions essentielles • Fonction de production (amener un résultat) : • Rendre le groupe et la réunion efficaces • Fonction d’organisation (structurer) : • Favoriser l’expression de tous dans un cadre structuré • Organiser et mettre en forme l’expression • Fonction de gestion • Gérer les individus et les interactions

22. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion • 1. Être actif • Avoir de l’entrain • Dynamiser le groupe • 2. Préciser clairement l’objectif de la réunion • Avant même la réunion, avoir une idée précise du résultat à atteindre à la fin de la réunion • Avoir communiqué l’objectif avec l’avis de convocation et le rappeler avec précision au début de la réunion • Informer les participants dès le début de la réunion du résultat souhaité

23. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 3. Distribuer la parole • Multiplier les appels à la participation pour recueillir les avis de tous • Stimuler la participation des personnes plus réservées • 4. Garder l’attention du groupe • Créer et maintenir une atmosphère détendue

24. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 5. Utiliser un support visuel facilite la compréhension du groupe. Y noter : • Le plan ou la méthode de travail • Les phases importantes de la réunion, d’une intervention ou d’une explication • Les résumés et synthèses intermédiaires • Les questions importantes auxquelles vous ne souhaitez pas répondre immédiatement et les points gardés en réserve • Les schémas • Les idées (lors d’un brainstorming, par exemple) • Les conclusions et les décisions

25. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • Quelques conseils • Ne parlez pas en écrivant • Ne parlez pas au tableau (en regardant le tableau) • Dites ce que vous avez à dire avant ou après l’écriture • Assurez-vous de l’accord du groupe lorsque vous notez une production de celui-ci • Si possible, placez-vous de côté pour écrire afin de ne pas masquer le tableau à certaines personnes

26. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 6. Être attentif à ce qui se déroule dans le groupe  • Éviter que des personnes se sentent exclues de la discussion  • Inviter les plus timides à participer  • Prendre garde aux possibles clivages 

27. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de basepour la conduite de réunion (suite) • 7. Doser vos propres interventions pour laisser la place au groupe : • ne pas mêler vos opinions, idées ou suggestions à la discussion du groupe  • se rappeler que la tâche appartient au groupe  • la tâche de l’animatrice ou animateur est de créer et maintenir les conditions propices à ce que le groupe s’acquitte de sa tâche

28. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 8. Synthétiser • Les synthèses se font à plusieurs niveaux : • En cas d’interventions un peu longues • Synthèse d’une opinion • Synthèse partielle (pour faire le point à chaque acquis ou à chaque étape de la réunion) • Points saillants et synthèse finale (valable seulement si elle recueille l’adhésion unanime du groupe)

29. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 9. Recentrer • Si un ou des participants s’éloignent trop du sujet, rappeler l’objectif poursuivi pour revenir au sujet • 10. Gérer le temps • Estimer la durée de la réunion et le temps requis pour chaque point à traiter • Communiquer à l’avance la durée prévue pour la réunion ; • Durant la réunion, rester conscient et faire prendre conscience du temps disponible • Effectuer des rappels sans brusquer l’évolution du groupe ; • Terminer la réunion à temps (tout dépassement significatif risque d’incommoder les participants, de diluer leur attention et de les conduire à bâcler le contenu et les décisions prises)

30. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurOnze critères de base pour la conduite de réunion (suite) • 11. Clôturer la réunion • Résumer les discussions et récapituler les décisions prises • Assurer le report des points en suspens • Remercier les participants (question de politesse et de favoriser la participation aux futures réunions) • Vérifier que quelqu’un a été désigné pour rédiger un rapport de la réunion • Préciser quand ce rapport sera disponible ou distribué • Indiquer, s’il y a lieu, la date et le lieu de la prochaine réunion • Réserver la salle si vous en avez la responsabilité

31. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurExercice (45 minutes) La classe est divisée en groupes d’au moins 6 personnes et d’au plus 10 personnes. Chaque groupe constitue une association ; celle-ci est interpellée sur un sujet ne faisant pas l’unanimité et doit prendre position de façon claire sur le sujet. Une animatrice ou un animateur, qui animera les échange, et un président ou une présidente, responsable de formuler la position de l’organisation au terme des échanges, sont désignés dans chaque groupe.

32. Rôle et fonctions de l’animatrice ou animateurExercice (suite) • Les groupes se prononcent sur la position proposée par son président ou sa présidente, selon les modes de décision suivants : • Groupe A: décision prise à la majorité des voix exprimées lors d’un vote à main levée • Groupe B: décision exprimée lors d’un vote secret • Groupe C: décision par consensus • La partie « réunion » de l’exercice durera 30 minutes, la partie « plénière », 15 minutes

33. Rappel des 11 critères • Être actif • Préciser clairement l’objectif de la réunion • Distribuer la parole • Garder l’attention du groupe • Support visuel • Attentif à ce qui se passe dans le groupe • Doser ses propres interventions • Synthétiser • Recentrer • Gérer le temps • Clôturer la réunion

34. Plan de formation Les principes d’efficacité dans la conduite des réunions Rôle et fonction de l’animatrice ou de l'animateur La maitrise de techniques d’animation Exemples et mise en situation

35. La maîtrise des techniques d’animationL’écoute active • Un bon auditeur essaie de comprendre complètement ce que l'autre personne dit. À la fin, il peut être en désaccord, mais avant d'être en désaccord, il veut savoir précisément ce avec quoi il est en désaccord... - Kenneth A. Wells, américain

36. La maîtrise des techniques d’animationL’écoute active • Écouter activement est une technique de communication difficile à intégrer, car elle va à l'encontre de nos habitudes quotidiennes. • L'écoute active est indispensable dans des situations d'entretien et dans toute activité de gestion de groupe ou d'équipe. • Elle implique une réelle disponibilité à la parole de l'autre.

37. La maîtrise des techniques d’animationOutils de l’écoute active • L'art • du questionnement, • de la reformulation • de la synthèse • Voici, pour mieux maîtriser cet art, quelques règles d’échange en écoute active.

38. Outils de l’écoute activeLe questionnement • Il permet de préciser, de clarifier, d’approfondir le débat • Il stimule la pensée collective • Il permet d’avoir des informations complémentaires : • les faits : ce qui a été vu, entendu, expérimenté... • l’émotion : ce qui a été ressenti, éprouvé... • l’opinion : ce qui est pensé, réfléchi, estimé, jugé...

39. Outils de l’écoute activeLa reformulation • La reformulation consiste à redire (complètement ou partiellement) ce qui a été exprimé par une personne en utilisant sa terminologie exacte • Son but ? • indiquer que ce qui a été dit a été bien compris • valoriser la pensée ou le témoignage de cette personne et encourager les autres interlocuteurs à réfléchir à cette parole

40. Outils de l’écoute activeLa synthèse • Une synthèse permet de marquer la fin d’une séquence de communication ou d’une étape de travail avant de passer à la suivante • C’est un résumé au cours duquel on met en valeur les idées, les décisions, ou les contradictions essentielles de la discussion ou du travail en cours • Il s’agit d’un excellent moyen pour passer avec succès d'une étape à une autre

41. La maîtrise de techniques d’animation • L’animatrice ou l’animateur, tout comme la formatrice ou le formateur sont avant tout des communicatrices ou des communicateurs • Il doit être attentif à certains points critiques • L’approche « systémique » peut nous aider à comprendre ces points critiques

42. La maîtrise de techniques d’animationLiens entre écoute active et approche systémique • « On ne peut pas ne pas communiquer » • L’approche systémique nous enseigne que refuser de communiquer (prendre l'air renfrogné, détourner la tête) est un acte de communication qui entraîne des réactions • Chacun envoie, en permanence et sans en être forcément conscient, une multitude d'informations à ceux qui le voient • Notre parole ne représente que 15 à 25% des informations captées par les autres

43. La maîtrise de techniques d’animationAutres enseignements de l’approche systémique • L'information verbale ou écrite émise n'est jamais la seule à être reçue • Dans une organisation, la culture et l’ambiance du moment rajoutent du sens • Dans une interaction verbale, le ton, la distance entre les locuteurs, le regard, les expressions, la gestuelle, la tenue... rajoutent de l'information renforçant ou disqualifiant le propos • Si des éléments du contexte divergent du message et de son intention, la réceptrice ou le récepteur va interpréter et choisir !

44. La maîtrise de techniques d’animationL’animatrice ou l’animateur avisé • Prend garde à tous ces signes • Fait tout pour éviter que sa tenue, son attitude, ses propos, envoient à ses auditrices et auditeurs des signaux contredisant ce qu’il souhaite communiquer

45. La maîtrise de techniques d’animationQuelques questions • Quelles sont, à votre avis, les qualités d’un bon auditeur ? • Comment faire pour écouter efficacement ? • Qu’est-ce qui gêne l’écoute ?

46. La maîtrise de techniques d’animationQuelques qualités d’un bon auditeur • L’écoute exige une participation ACTIVE • Un bon auditeur doit se concentrer sur la personne qui parle et sur ce qu’elle exprime • Un bon auditeur écoute les idées et les thèmes centraux qui s’en dégagent • Un bon auditeur réduit au minimum les obstacles à la communication qui peuvent menacer son efficacité • Il se place face à son interlocuteur et lui accorde toute son attention

47. La maîtrise de techniques d’animationQuelques qualités d’un bon auditeur • Il écoute l’INTENTION ou le BUT de son interlocuteur et les confirme verbalement • Il ne coupe pas la personne qui parle car il s’efforce de saisir et de bien comprendre tout ce qu’elle exprime • Il confirme par la reformulation le contenu du propos de son interlocuteur • Il s’efforce de clarifier l’importance de ce propos en invitant son interlocuteur à en exprimer la raison, la nécessité ou l’urgence • Il sait reconnaitre le niveau d’émotion (timidité, difficulté à s’exprimer, etc.) démontré par l’interlocuteur

48. La maîtrise de techniques d’animationQuelques qualités d’un bon auditeur • Il s’assure de sa bonne compréhension en partageant, en questionnant, en reformulant ou en résumant au besoin ce qu’il a entendu • Même une personne souffrant de perte auditive peut être un bon auditeur car la capacité d’écouter fait appel à bien d’autres qualités que simplement la capacité auditive • La plupart des gens n’écoutent pas aussi bien qu’ils pensent ; c’est plutôt le contraire, la plupart d’entre nous avons besoin de pratiquer

49. La maîtrise de techniques d’animationComment écouter efficacement ? • L’écoute efficace se fait avec l’ensemble du corps car si votre corps se détourne de la personne qui parle, si votre attitude corporelle ne révèle aucun intérêt pour ce qu’elle exprime, elle perçoit votre manque de réceptivité et se limite elle-même dans son expression • Il ne suffit pas de comprendre la langue de l’autre pour être un bon auditeur. L’écoute efficace ne consiste pas seulement à entendre des mots, particulièrement dans un contexte interculturel. Un auditeur habile doit aussi être capable de percevoir ce qui est, parfois, une information non verbale assez complexe

50. La maîtrise de techniques d’animationLes facteurs qui gênent l’écoute • Rêver tout éveillé • Préparer nos réponses à l’avance (pendant que l’autre s’exprime) • Avoir l’esprit ailleurs (penser à d’autres personnes, d’autres choses, d’autres lieux) • L’écoute active peut aider à lutter contre ces facteurs