Crie o seu Projeto

Crie o seu Projeto Gerência Competitiva de Projetos Usando o MS-Project

1.Quando o projeto começará ? • Comece por definir o que se quer fazer • organizar uma viagem • montar uma empresa • organizar um seminário • Definido o objetivo sabe-se: • a data de início • ou a data de término

1.Quando o projeto começará ? • Defina o objetivo: • Preparar o Seminário UFSC/EPS/LSAD • Determine a data de início ou data de Fim • Menu Projeto: Informações sobre o projeto • Data de Início: 02/05/2000 • Mudanças • Menu: Projeto • Informações sobre o Projeto

1.Quando o projeto começará • Insira o nome do projeto • Menu Arquivo - Propriedades • Pasta de Resumo • Seminário UFSC/EPS/LSAD • Pode imprimir junto com o projeto

1.Quando o projeto começará • Defina o Horário de Trabalho • Menu: Ferramentas • Alterar Período de Trabalho • Mudar - a semana ou o dia • Período de folga • ou Período de trabalho não padrão • 8 hrs - 12 hrs • 14 hrs - 18 hrs

2. Como entrar uma lista de tarefas • Tendo definido o objetivo então: • determinam-se os passos necessários para alcançá-lo • com - • grandes fases, • marcos

2. Como entrar uma lista de tarefas • Entre as tarefas e suas durações • Tarefa ou Atividade = um Trabalho com início e fim • Definir as Tarefas: • Determine grandes grupos de trabalho • Divida em Atividades com resultados definidos • Junte ações que usem mesmos processos ou devam ocorrer em tempos semelhantes • Obtenha previsões de duração de projetos anteriores • Não ponha datas de momento

2. Como entrar uma lista de tarefas • Entre as tarefas e suas durações • Barra de Modos - Clique Gantt de Controle • Campo - Nome da Tarefa • Definir a Equipe • Campo - Duração • 3 dias (minutos, horas, dias, semanas) • Outra tarefa • Escolher os palestrantes - 2 semanas - 05/05/2000

2. Como entrar uma lista de tarefas • Anotações de Tarefas • Projeto, barra de ferramentas • coloque informações complementares • selecione o nome da tarefa (Nome) e clique em Anotações • 1 - Definir a equipe • Escolher entre os membros da LSAD/PET/EJEP • 2 - Escolher os palestrantes • Escolher de empresas que tem aceitado estagiários

2. Como entrar uma lista de tarefas • Entrando uma tarefa repetida • Campo: Nome da Tarefa: selecione a linha • menu Inserir : Tarefa Recorrente... • Nome da tarefa: reunião semanal • Duração: min, hora, dia, semana; duração da atividade • 10 reuniões

2. Como entrar uma lista de tarefas • Dividindo a tarefa em segmentos • Menu: Editar: Dividir Tarefa • Escolher e marcar local - 2 semanas, 05/05 • Anotações de Tarefas : De preferência no Centro tecnológico • coloque o cursor sobre a barra de tarefas , clique e arraste

2. Como entrar uma lista de tarefas • Rearranjando a lista de tarefas • copiar, movimentar ou apagar • selecionar uma linha - o núm. ID da tarefa • reunião semanal • selecionar um grupo de linhas adjacentes - shift- ID • selecionar um grupo de linhas não adjacentes-ctrl ID • adicionar uma nova tarefa • menu inserir - nova tarefa

2. Como entrar uma lista de tarefas • Definindo marcos • marcos - término de uma fase do projeto, duração nula • Campo Duração: zero • Definições iniciais;duração zero; 18/05/2000 • inserir depois da terceira tarefa • ou: Informações sobre a Tarefa • Avançado • Marcar tarefa como etapa

3 - Estruturar uma lista de tarefas • Ao detalhar as tarefas fica mais fácil de as gerenciar organizando-as num perfil (hierarquia). • Usando tarefas de resumo e subtarefas entende-se melhor a estrutura do projeto e como as tarefas se relacionam

3 - Estruturar uma lista de tarefas • Coloque as tarefas num perfil lógico Exemplo: • Material para marketing do evento, dur - 10 dias, início - 16/05/00 • Fazer o cartaz - 7 dias - 17/05/00 • Fazer o folder - 7 dias - 19/05/00 • Fazer a homepage - 10 dias - 16/05/00

3 - Estruturar uma lista de tarefas • Barra de Modos – Gráfico de Gant • Selecione a tarefa – Nome da tarefa • Recuo • fazer o cartaz • fazer o folder • fazer a homepage, ou • Recuo para a esquerda

3 - Estruturar uma lista de tarefas • Mostre ou oculte as subtarefas • Selecione a tarefa resumo • Mostre as subtarefas  • Oculte as subtarefas  • mostre todas as subtarefas 

3 - Estruturar uma lista de tarefas • Adicione uma Estrutura de Divisão do Trabalho ( EDT/WBS) no projeto • estrutura hierárquica para organizar as tarefas • tem-se uma EDT/WBS padrão ou pode-se customizar • Selecione a coluna Indicadores • Inserir Coluna • Nome do Campo - selecione EDT :

4 - Quando devem as tarefas iniciar e acabar • Criando dependências entre as tarefas o programa calcula as datas de início e fim • Com as tarefas interligadas então as mudanças são repassadas para toda a rede

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? • Sequenciando as tarefas • Barra de Modos acione Gráfico de Gantt • Nome da Tarefa - selecione as tarefas • Acione o vínculo (Vincular Tarefas) • Ex: associar as tarefas 1 e 3

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? • Pode fazer seleção múltipla • Selecione na ordem que ocorrerão as dependências • Desvincular Tarefas • Menos Zoom - visualizam-se melhor as ligações

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? • Definindo o tipo de dependência • padrão - fim para início • mas pode se ter início-início • fim-fim • fim-início • Duplo clique na linha de ligação • escolha na caixa de dependências

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? • Sobrepor tarefas ou atrasar • Selecione a tarefa (Nome da tarefa) • Clique Informações sobre a tarefa • Clique na pasta Predecessoras • No campo de Retardo • informe a duração, ou • informe o atraso

4-Quando devem as tarefas iniciar e acabar? • Ex: Selecione : Escolher e marcar local • (trocar por O mais breve possível - em advanced) • Sobrepor • informe como tempo (min,hrs,dia,sem) negativo, ou • como - X % • Atrasar • informe como um tempo positivo ou % • Ex. 5 dias

5.Quem fará o trabalho ? • Alocando recursos para as tarefas gerenciam-se melhor os custos e o andamento dos trabalhos do projeto • Uma lista de recursos facilita a alocação dos mesmos às tarefas

5.Quem fará o trabalho ? • Criando uma lista de recursos • Barra de Modos - clicar Planilha de Recursos • Menu Exibir- apontar Tabela: Entrar • Campo; Recurso • Ex; professor, Max Units, 100 % (1 Prof) • aluno, Max Units 800 % (8 alunos)

5.Quem fará o trabalho ? • Alocando recursos as tarefas • recursos: pessoas, equipamentos, suprimentos • Barra de Modos, clicar Gráfico de Gantt • Campo: Nome da Tarefa, selecionar a tarefa • Ex: Definir a equipe • Acionar alocar recurso (Atribuir Recursos) • Ex: professor, atribuir 100%, close

5.Quem fará o trabalho ? • Mudando o horário de trabalho de um recurso • Os dias e as horas de trabalho estão no Calendário • horas trabalhadas (e não) para mais de um recurso. • As horas de trabalho (e não) de um recurso individual estão no Gráfico de Recursos • serve para casos específicos de um recurso, férias, diferentes dias de trabalho, diferentes turnos

5.Quem fará o trabalho ? • Menu Ferramentas - clique Alterar Período de Trabalho • Caixa Para - escolha o recurso para alterar • Ex: Professor • Escolha o(s) dia(s) que será mudado • mudando para todo o calendário clique no nome • Ex T (terça) • Escolha: Usar Padrão; Período de Folga; Período de Trabalho não padrão • Período de Folga

5.Quem fará o trabalho ? • Ver os recursos e as tarefas associados • Barra de Modos; clique Uso do Recurso • Outras informações • Menu Exibir, selecione Tabelas, escolha • Professor • Aluno

6- Como Gerenciar Custos • Controlar os custos: • de cada atividade • de todo o projeto • Alocar os custos • ao longo da atividade • no início • no fim

6- Como Gerenciar Custos • Alocando custos a um recurso • Custos por Hora - taxa por hora X duração da atividade • Custos por Hora Extra - preço diferente para hora extra • Custo por Uso - função da quantidade solicitada • Barra de Modos - clique Planilha de Recursos • Para cada recurso defina: taxa padrão, taxa h. extra e custo/uso • Ex: aluno R$ 10,00/h – taxa padrão • Professor R$ 50,00/h – taxa padrão

6- Como Gerenciar Custos • Determine um custo fixo • Custo que não varia com a duração ou o trabalho realizado na tarefa • Barra de Modos; clique Gráfico de Grant • Menu Exibir; tabela, clique Custo • Escolha a atividade e informe o custo fixo. • Ex. Fazer o cartaz, custo fixo R$ 200,00

6- Como Gerenciar Custos • Definição da incorporação dos custos • Padrão: os custos são incorporados proporcionalmente à realização da tarefa • Existem 3 métodos de incorporação: • no início da tarefa • no fim da tarefa • padrão

6- Como Gerenciar Custos • Barra de Modos; Planilha de Recursos • Selecione o recurso – Nome do Recurso • Professor • Informação sobre o Recurso • Tabela de taxas de Custos • Incorporar o custo: Acumulação de Custos - escolha o método • Início

6- Como Gerenciar Custos • Opções de Custos • Conjuntos de custos, • Existem 5 para diferentes tipos de situações, • Planilha de Recursos; escolha o recurso: • Nome do Recurso • Acione Informações sobre o recurso; • tabela de taxas de Custos • Informe a data que o custo passa a valer

6- Como Gerenciar Custos • Veja os custos das tarefas ou recursos • Custos das tarefas • Barra de Modos, clique Gráfico de Gant • Menu Exibir Tabela: , clique Custo • Custo Total (Gráfico de Gantt) • Custo dos Recursos • Barra de Modos, Gráfico de Recursos • Menu Exibir, Tabela, clique Custo

6- Como Gerenciar Custos • Veja o custo do projeto • custo atual • linha de base • Linha de Base • projeto original • início das tarefas • fim das tarefas (previsto) • recursos • custos

6- Como Gerenciar Custos • Menu Projeto • Informações sobre o projeto • Acione Estatísticas, tem-se em Custo • Custo Atual • Custo da LinhaBase (se foi salvada uma) • Custo Real • Custo restante

7 - Formatando a apresentação • Grande lista de tarefas • oportuno destacar algumas • tanto na lista de tarefas quanto no Gráfico de Gantt • Ex: tarefas que acabam na mesma data • Ex: Por em negrito uma tarefa em especial • Formatando por categoria muda com a data • Formatando uma tarefa não

7 - Formatando a apresentação • Uso do Assistente de Gráficos de Gantt • Barra de modos - clique Gráfico de Gantt • Clique Formatar ou na barra de ferramentas • Clique Assistente de Gráficos de Gantt • Para desfazer a formatação • Clique Assistente de Gráficos de Gantt • Escolhe opções padrão

7 - Formatando a apresentação • Formatando uma categoria de barras do Gantt • destacar um tipo de tarefas • marcos, críticas ou não críticas • Barra de Modos - clique Gráfico de Gantt • Menu Formatar - clique Estilos de Barra • Nome escolha a categoria • ex: tarefa ou marco • Clique: Pasta Barras • Tem-se: Início - Tipo, Meio - Padronagem e Fim - Tipo

7 - Formatando a apresentação • Algumas categorias só tem a Forma de Início • Ex: Marcos • Outras tem as três opções • Mudando o formato da barra de uma atividade • Selecione a tarefa (Gráfico de Gantt) • Menu Formatar - clique Barra • clique Forma da Barra, escolha

7 - Formatando a apresentação • Mudar o formato do texto de uma atividade para realçá-la: ex:caminho crítico • Barra de modos, Gráfico de Gantt • Menu Formatar, clique Estilos de Texto • Caixa: Alterar Item • escolha o que quer mudar • escolha como ficará o formato

7 - Formatando a apresentação • Formatando o texto de uma atividade • Gráfico de Gantt • Selecione a tarefa • Menu Formatar • clique Fontes • Faça a sua escolha • Vale o método de copiar formatos do windows, o pincel

8 - Personalizando os relatórios • Tendo digitado as informações básicas pode ser oportuno imprimir para revisar o projeto. • Adicionar Cabeçalhos, Rodapés, Número de pg • Destacar uma informação específica • escolhe o modo de visualização desejado • pesonalize • imprima • Antes de imprimir: Visualizar Impressão

8 - Personalizando os relatórios • Veja as informações do projeto em: • Uso da tarefa - informações das atividades • Uso do recurso - informações dos recursos • Barra de Modos - escolha o modo de visualização desejado • Se for o caso use Mais Modos de Exibição - clique Aplicar • Mudando o modo de visualização não adiciona ou remove informações

8 - Personalizando os relatórios • Adicione um Cabeçalho, Rodapé, Legenda • As informações podem ser de sua origem: • nome da empresa, do gerente • De origem do programa • núm da pg ou data de término • Menu Arquivo - clique Configurar Página • Escolha:a tabela Cabeçlho, Rodapé ou Margens • Escolha a tabela Esquerda, Centro ouDireita • Na Caixa na parte de baixo escolha o tipo de informação desejado e clique OK • Pode Formatar o texto

8 - Personalizando os relatórios • Tipos de Visualização • Existem 3 tipos de visualização • Gráficos ou mapas:Gráfico de Gantt, Diagrama de Rede, Gráfico de Recursos e o Calendário; representam a informação graficamente • Planilhas - apresentam a informação em linhas e colunas; cada linha um atividade ou recurso • Formulários - informações de uma tarefa ou de um recurso, por vez; num formato parecido com uma caixa de diálogo

8 - Personalizando os relatórios • Visualizando a Impressão: Clique Visualizar Impressão • Pode-se combinar mais de um modo de visualização: Gráfico de Gantt, Planilha de Recurso, uma tabela um filtro • Na visualização da impressão pode-se: • ajustar a orientação da página e tamanho • editar cabeçalhos, rodapés e legenda • determinar as opções de impressão • Não se pode editar a informação em si

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