Consultoría

1. INSTITUTO TECNOLÓGICO DE HERMOSILLO DEPARTAMENTO ECONÓMICO ADMINISTRATIVO LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN Consultoría M.A. Cynthia Ramírez Villegas Febrero 2011

2. Antecedentes históricos Su origen se remonta a la revolución industrial con la aparición de la fabrica moderna y las transformaciones institucionales y sociales conexas las raíces son idénticas a las de la administración de empresas como esfera separada de la actividad humana y campo de aprendizaje. La consultoría en la empresa se hizo posible cuando el proceso de generalización y estructuración de la experiencia gerencial alcanzo una etapa relativamente avanzada. En ese momento fue preciso determinar y describir los métodos y los principios aplicables a diversas organizaciones y los empresarios fueron inducidos y presionados para buscar una forma mejor de dirigir y controlar su negocio.

3. Antecedentes históricos Estas no se cumplieron hasta la segunda mitad del siglo XIX cuando se origino el movimiento de la organización científica del trabajo. En ese momento fue preciso determinar y describir los métodos y los principios aplicables a diversas organizaciones y los empresarios fueron inducidos y presionados para buscar una forma mejor de dirigir y controlar su negocio, las cuales no se cumplieron hasta la segunda mitad del siglo XIX cuando se origino el movimiento de la organización científica del trabajo.

4. Antecedentes históricos La edad de oro de la Consultoría fue en la reconstrucción de la Posguerra donde la rápida expansión de las empresas unida a la aceleración de los cambio tecnológicos, la aparición de nuevas economías en desarrollo y la intensificación de la internacionalización de la industria, el comercio y las finanzas mundiales crearon oportunidades particularmente favorables y demanda de servicio de consultoría de empresas.

5. Generalidades de la consultoría

6. Conceptos Existen dos enfoques básicos de la consultoría: • Visión funcional. • “Por proceso de consultoría entiendo cualquier forma de proporcionar ayuda sobre el contenido, proceso o estructura de una tarea o de un conjunto de tareas en el que el consultor no es efectivamente responsable de la ejecución de la tarea misma, si no que ayuda a los que lo son.” Fritz Steele. • “Se actúa como consultor siempre que se trata de modificar o mejorar una situación, pero sin tener un control directo de la ejecución… la mayor parte de los funcionarios de una organización son realmente consultores aunque ellos no se designen así oficialmente.” Peter Block.

7. Conceptos 2. Servicio profesional especial. • “La consultoría de empresas es un servicio de asesoramiento contratado por y proporcionado a organizaciones por personas especialmente capacitadas y calificadas que prestan asistencia, de manera objetiva e independiente, a la organización cliente para poner al descubierto los problemas de gestión, analizarlos, recomendar soluciones a esos problemas y coadyuvar, si se les solicita, en la aplicación de soluciones.” Larry Greiner y Robert Metzger. Se pueden considerar los dos enfoques como complementarios y no como opuestos.

8. Conceptos • “La consultoría de empresas es un servicio de asesoramiento profesional independiente que ayuda a los gerentes y a las organizaciones a alcanzar los objetivos y fines de la organización mediante la solución de problemas gerenciales y empresariales, el descubrimiento y la evaluación de nuevas oportunidades, el mejoramiento del aprendizaje y la puesta en práctica de cambios.” Milan Kubr.

9. Amplitud y alcance de servicios de Consultoría Campo de los servicios prestados. En la actualidad se puede pedir a los consultores de empresas profesionales que ayuden a resolver cualquier tipo de problema de gestión en cualquier tipo y tamaño de organización. Si surgen nuevos problemas y se descubren nuevas necesidades es seguro que algunos consultores hagan de inmediato un esfuerzo especial para convertirse en expertos en el nuevo campo. Esto nos dice que aun no se ha establecido una clasificación generalmente aceptada a gusto de los usuarios.

10. Amplitud y alcance de los servicios de consultoría Esferas y funciones de la gestión. Tradicionalmente, los servicios de consultoría de empresas se estructuraban de conformidad con la estructura imperante de las funciones de gestión. Se ofrecían servicios en organización y dirección de producción, comercialización y ventas, gestión del personal, organización de la oficina, organización general y sectores análogos la cual se ha mantenido hasta el presente.

11. Generalistas y especialistas Una cuestión muy discutida es la de saber si los generalistas y los especialistas tienen derecho a denominarse consultores. Algunos afirman que solo un generalista completo es un autentico consultor de empresas, mientras que los especialistas señalan que estos carecen de los conocimientos especializados requeridos para el desempeños de la profesión. Lo ideal seria no oponerlos si no en combinar sus capacidades.

12. Principales Tipos organizaciones de consultoría • Grandes oficinas de consultoría multifuncionales. Son empresas multinacionales que actúan con filiales en diferentes países. Poseen conocimientos técnicos especializados que las diferencian. • Empresas de contabilidad que prestan servicios de asesoramiento. Estas se han transformado en oficinas de consultoría, debido a que le permite disponer de conocimientos especializados, imagen y contactos importantes. • Oficinas de consultoría pequeñas y medianas. Ofrecen sus servicios de consultoría general de empresas. • Consultores independientes. Estos pueden ser generalistas que se caracterizan por su gran experiencia empresaria, o especialistas que trabajan en un área técnica reducida.

13. Relación consultor-cliente En el proceso de consultoría intervienen dos asociados el consultor y su cliente. Hasta hoy hemos conocido la labor de la consultoría, pero lo primordial es aprovechar al máximo los recursos que se tienen al alcance para lograr un mayor impacto con el cliente.

14. Relación consultor-cliente La primera impresión que guarden los clientes es importante y fundamental para que de ahí en adelante cataloguen como profesional en el ámbito de la consultoría, será así como se constituirá un clic entre consultor-cliente. Establecer con el cliente el trabajo que se realizara, puntualizando cada una de las situaciones que se deben resolver e indicando que al haber concluido el trabajo se cerrará el ciclo laboral.

15. Profesionalismo y ética en consultoría La conciencia y el comportamiento profesionales surgen cuando a la posesión de unos pocos conocimientos sucede la aplicación competente de un cuerpo de conocimientos de aceptación general según normas de conducta reconocidas. Profesión.- Una profesión es una actividad especializada del trabajo dentro de la sociedad, realizada generalmente por un profesional, la profesión se refiere a menudo específicamente a los campos que requieren estudios universitarios de post-grado o licenciatura, donde se adquieren los conocimientos especializados respectivos, tales como la consultoría. Códigos de conducta.- Los códigos de conducta profesional se utilizan como instrumentos básicos para establecer la profesión y proteger su integridad e informar a los clientes a cerca de las normas de comportamiento observadas por los consultores , estos de consideran por los miembros como una asunción voluntaria de la obligación de autodisciplina.

16. Certificación del consultor La certificación constituye un paso hacia un reconocimiento amplio de la consultoría de empresas como una autentica profesión. Hoy en día se busca tener una garantía de que los consultores de empresas que participan en las decisiones importantes en los sectores privado y publico sean profesionales probados. “Ninguna autentica profesión se puede basar en la calificación de empresas” James Sanford Smith. Promoviendo que la certificación debe aplicarse a los individuos y no a las empresas.

17. Certificación del consultor Para promover y uniformar la certificación en todo el mundo el consejo internacional de los institutos de consultoría de empresas ha establecido un modelo internacional como conjunto de requisitos mínimos para pasar los procedimientos de certificación nacionales. El modelo tiene por objeto alcanzar una reciprocidad internacional entre los institutos miembros, gracias a la cual la certificación otorgada por un instituto miembro sea reconocida por otros institutos que participan en el sistema. Sin embargo el avance ha sido lento y con situaciones polémicas.

18. La consultoría de empresas

19. Cinco razones genéricas para acudir a un consultor • Alcanzar los fines y objetivos de la organización. • Resolver los problemas gerenciales y empresariales. • Descubrir y evaluar nuevas oportunidades. • Mejorar el aprendizaje. • Poner en practica los cambios.

20. Método de consultoría colaborativa Este método parte de las siguientes premisas entre las cuales están: • El consultor (aunque lo sea) no es un experto: es un colaborador imparcial de la entidad Cliente. • Los verdaderos expertos son los trabajadores de la organización cliente. • La verdadera experiencia sobre sus situaciones concretas radican en los trabajadores de la organización cliente. • Los trabajadores y directivos de la organización cliente son capaces de identificar los problemas que tienen. • Los trabajadores y directivos de la organización cliente son capaces de definir las soluciones a esos problemas. • Los trabajadores y directivos

21. Método de consultoría colaborativa Esta practica surgida en la década de los 50’s busca el cambio mediante procesos de tipo participativo. En la promoción de este tipo de cambios es fundamental lograr el trabajo colectivo, único, entre el personal de la organización cliente y de los consultores, para lo que han debido tener presente los principios y las técnicas modernas de dirección En un proceso de intercambio o interacción entre un agente interno y otro externo, que se funden en una unidad de trabajo con el criterio de dotar o elevar la capacidad de autodesarrollo de una organización, y por tanto, de las habilidades de los colectivos que la forman para identificar, jerarquizar y afrontar con mejores posibilidades de éxito la solución de los problemas.

22. Proceso de consultoría

23. Elementos fundamentales del método de consultoría Proceso de consultoría: • Preparativos. • Diagnostico preliminar. • Planificación de la acción. • Aplicación. • Terminación.

24. Fases del proceso

25. Contacto inicial Existen dos maneras: • Cuando el consultor establece el contacto, dirigirse a los clientes potenciales, cuando conoce información de la empresa y su problemática y ofrece una solución, organizaciones que anuncian su intención de un proyecto de consultoría.

26. Contacto inicial • Cuando el cliente establece el contacto, lo cual es en la mayoría de los casos, lo cual significa que esta al tanto de la problemática en la empresa y surge la necesidad de contar con un asesoramiento independiente. Algunas razones por las cuales el cliente acude a un profesional en especifico pueden ser: • Fama del consultor. • Recomendación de un cliente satisfecho. • Anuncio del consultor. • Ya ha trabajado con el consultor y renueva la tarea.

27. Contacto inicial Preparación de reuniones iniciales. Estas exigen que el consultor se prepare a fondo y conozca el medio ambiente y los problemas de la organización sin entrar en demasiados detalles esto requiere de un estudio y documentación previa por parte del consultor, lo cual se conoce como Hechos de orientación. Generalmente se reúne información sobre: Terminología utilizada, nombres y ubicaciones de los proveedores, información sobre el tipo de mercado, tipos y fuentes de la materia prima, procedimientos, leyes y reglamentos, historia y evolución, situación actual, entre otras según la empresa y su giro.

28. Contacto inicial Primeras Reuniones. Esta es una breve oportunidad para conquistar la confianza del cliente y causar un buena impresión, ya que en realidad no se ha concertado ningún contrato. El consultor no debe mostrarse insistente y deberá rechazar el trabajo si las ideas firmes del cliente pautan el como debe actuar el consultor, ya que no será de ayuda al problema y no se realizará una verdadera ejecución.

29. Contacto inicial Acuerdo sobre como proceder. En este punto se examinan y convienen las condiciones de colaboración.

30. Diagnostico preliminar El consultor debe saber con exactitud que espera el cliente de el, antes de comenzar a planificar y proponer un trabajo concreto al cliente el consultor debe efectuar su propio diagnostico independiente del problema. El diagnostico preliminar se limita a la reunión y análisis rápidos de la información esencial para entender el problema. El objetivo del diagnostico es definir y planificar una misión o proyecto de consultoría, y que el consultor tenga la perspectiva correcta del problema real y no la que percibe el cliente.

31. Diagnostico preliminar El diagnostico incluye la reunión y análisis de información y también la utilización de diversos métodos de parte del consultor entre los cuales podemos mencionar: • Utilización de comparaciones, los cuales son puntos de referencia que permitirán al consultor orientarse. • Participación del cliente, esto mostrara lo que piensa el cliente, las metas, objetivos, posibilidades, para captar la situación global desde su punto de vista. • Fuentes de información, observación de actividades y entrevistas con empleados, registros, contactos de otras organizaciones. • Otros métodos.

32. Estrategia y planificación de la tarea Un aspecto fundamental es elegir la estrategia para la asignación de tareas, es decir, indicar los papeles respectivos que han de desempeñar el consultor y el cliente, la modalidad de consultoría elegida, actividades, forma y secuencia temporal, recursos, aplicaciones, resumen del problema, objetivos. Lo cual se deriva en el plan de trabajo donde se incluye la estrategia que se seguirá.

33. Presentación de propuesta al cliente La propuesta se describe en un documento que se somete a la decisión y aprobación del cliente, por lo cual se busca impresionarlo por la calidad técnica y su presentación practica. Incluye la estrategia: • Resumen de la identificación del problema. • Plan de trabajo. • Objetivos que se pretenden alcanzar. • Medidas que se adoptaran para llegar a los objetivos. • Definición de funciones cliente-consultor. • Fases, programación de las etapas del proyecto. • Calendario.

34. Presentación de propuesta al cliente Por lo general el consultor incluye dentro de la propuesta las siguientes secciones: • Sección Técnica, debe ser detallada y especifica pero no debe profundizar demasiado. • Sección relativa al personal, incluye nombres y características de quienes realizaran la tarea.

35. Presentación de propuesta al cliente • Sección de antecedentes del consultor, se describe la experiencia y competencia en relación con las necesidades del cliente. • Sección de condiciones financieras, incluye costo de los servicios, créditos, gastos, reembolsos, cláusulas del contrato.

36. Contrato de consultoría Las tres formas principales de concertar un contrato son: • El acuerdo verbal. El cliente otorga un acuerdo verbal después de haber examinado la propuesta escrita del consultor. Generalmente se utiliza mas con clientes viejos que nuevos. 2. Carta de acuerdo. El cliente envía una carta de acuerdo en la que confirma la aceptación de la propuesta, a veces contiene algunas modificaciones o complementos que el consultor debe aceptar también por escrito.

37. Contrato de consultoría 3.Contrato escrito. Es el mas utilizado en la actualidad, el cual es debidamente firmado por las partes las cuales se obligan en virtud del mismo. Una oficina de consultoría debe contar con un modelo de contrato que se puede utilizar con clientes que no cuenten con uno propio.

38. Ejemplo contrato

39. Diagnostico Su objetivo es examinar el problema que afronta y los objetivos que trata de alcanzar el cliente de manera detallada y a fondo, poniendo al descubierto los factores y las fuerzas que ocasionan el problema e influyen en el, y preparar toda la información necesaria para decidir como se orientara el trabajo para la solución del problema.

40. Objetivos y problemas del diagnostico Objetivos. Debe establecerse el conjunto de objetivos que ha de alcanzar el proyecto, y designar el objetivo prioritario, el cual deberá satisfacer la mayoría o la totalidad de los criterios examinados elegidos por el consultor y el cliente, debemos preguntar ¿Qué estamos tratando de lograr? ¿Qué estamos tratando de hacer?

41. Objetivos y problemas del diagnostico El diagnostico tiene la finalidad establecer: • Las causas del problema. Determinar fuerzas y factores que lo ocasionan, se deben establecer hipótesis de las causas posibles. • Otras relaciones importantes. Se investiga la relación del problema principal con otros problemas adyacentes y sus causas, el como afecta en la solución. Si al resolver uno se descubrirán o surgirán nuevas problemáticas. • Las posibilidades del cliente para resolver el problema. Precisar los recursos materiales, financieros y conocimientos necesarios para la solución. • Orientaciones de la acción futura. Posibles soluciones y la contribución de estas a los objetivos del cliente y a mejorar su empresa.

42. Diagrama causa-efecto

43. Objetivos y problemas del diagnostico Problemas. Existe un problema dentro de la organización del cual debe ocuparse el consultor, debe describirlo y analizarlo para poder concentrar su trabajo en los objetivos.

44. Objetivos y problemas del diagnostico El problema en la organización se identificara mediante cinco dimensiones principales: • Sustancia o identidad, se refiere a describir los diversos síntomas del problema y determinarse la base comparación y de justificación. • Ubicación física y en la organización, la extensión del problema dentro de la organización y su unidad física.

45. Objetivos y problemas del diagnostico 3. Tenencia del problema, quienes se ven afectados, quienes crean dificultades, quienes quieren resolverlo. 4. Magnitud absoluta y relativa, La importancia del problema en términos absolutos, relativos, y los beneficios de resolverlo. 5. Perspectiva cronológica, medición del tiempo y el problema, desde cuando existe, frecuencia, evolución.

46. Definición de hechos Los hechos son el material de construcción del trabajo de consultoría, los cuales darán la visión clara de la situación y llegar a una definición precisa del problema. Por lo cual se debe establecer un plan para la recopilación de datos, determinando exactamente los datos que se requieren, con la estrecha colaboración del cliente. Se debe definir que aspectos del problema no requieren demasiado detalle en los datos, utilizando un proceso de selectividad. Así mismo se establece el alcance de los datos, lo que se busca es la toma de medidas para el logro de objetivos hacia un rumbo de mejora. No se debe ignorar los costos por la recopilación de la información, a veces esta es difícil de obtener.

47. Definición de hechos El consultor debe estar consciente del contenido de los datos, a veces pueden ser similares pero pueden tener significados diferentes en las organizaciones. Los grados de detalles de los hechos requeridos para el diagnostico será superior a los del preliminar. Es importante definir los periodos de tiempo de la información recopilada para poder realizar comparaciones significativas , ejemplo, si necesito evaluar la diferencia en los porcentajes de ventas de un ejercicio, o de varios ejercicios, o solo de mes a mes, según la información que se desee saber definirá el periodo de tiempo.

48. Definición de hechos Por ultimo las decisiones de organización y tabulación de la información, en función del uso final. Entre algunas agrupaciones podemos mencionar: • Con respecto a los acontecimientos. • Con respecto al personal. • Con respecto a los materiales. • Con respecto a los insumos, productos, procesos y procedimientos.

49. Fuentes de información Las fuentes de los datos pueden ser internas o externas y se presentan en tres formas: • Registros. Son hechos almacenados que se pueden leer, (archivos, publicaciones, dibujos, fotografías). Se obtienen recuperándolos de computadoras, programas, etc. • Acontecimientos y condiciones. Actos o actividades de las circunstancias que se pueden observar. • Recuerdos. Es la información almacenada en la mente de las personas que trabajan en la organización, se puede obtener por medio de entrevistas, cuestionarios, estudio de las actitudes y reacciones.

50. Análisis de los hechos El análisis de los hechos se transforma gradualmente en una síntesis por el hecho de formar un todo a partir de partes. Elaborar las propuestas de acción comienza en algún momento durante el análisis de los hechos. Antes de someter los datos al análisis es preciso corregirlos y seleccionarlos, verificando su integridad y la claridad de los mismos.