Maximizing Project Success: The Role of Project Offices

1. Project Office Luís Eduardo M C de Oliveira Fernando Pedrosa Lopes

2. Surgimento de Project Offices • desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos • necessidade de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto.

3. Veremos então... • O que vem a ser um Project Office ou “Escritório de Projetos”. • Funções Básicas de um Project Office. • Competência em Gerência de Projetos. • Como Implementar um Project Office.

4. O que vem a ser um Project Office ou “Escritório de Projetos”?

5. Um programa para manter as melhores práticas de GP • Um lugar para os GPs • Um “depósito” estático da informação de GP controlado pelo alto nível da organização • Uma entidade organizacional que apoia o GP no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto

6. Objetivo Básico de um Project Office Dar orientação e suporte que permita à organização desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível.

7. Project Officealgumas variações 1. Projeto Autônomo 2. Project Support Office

8. Alta Administração GP do Projeto Autônomo Operações da empresa Equipe do projeto Autônomo Projeto Autônomo • Separado das operações da empresa • Gerenciamento de um projeto específico • Responsabilidade total sobre o sucesso do projeto

9. Projeto 4 Projeto 2 Projeto 3 Projeto 1 Project Support Office Project Support Office(apoio, planejamento e controle) • Apoio a diversos projetos simultâneos • Suporte, ferramentas e serviços para planejamento, controle de mudanças, prazos e custos

10. Funções Básicas de um Project Office

11. 1. Suporte Administrativo • Manutenção de cronogramas • Manutenção de controle de horas • Produção e distribuição de relatórios • Manutenção de uma “sala de visibilidade” ou “sala de guerra” • Arquivamento (propostas, ordens de mudanças, controle de horas, orçamentos, cronogramas, dados relacionados às pessoas) • Manutenção de histórico do projeto • Operação de ferramentas computacionais

12. 2. Métodos e Padrões • Implementação do Projeto: (quais procedimentos devem ser seguidos no desenvolvimento do projeto?) • Preparação de proposta • Avaliação de riscos • Construção de WBS (work breakdown structure) • Elaboração de cronograma e orçamento • Alocação de recursos • Gerenciamento de contratos / suprimentos • Fechamento do projeto • Gerenciamento de mudança

13. 2. Métodos e Padrões (cont.) • Documentação do Projeto: (qual a documentação necessária para o projeto?) • Desenvolvimento de formulários padrão • Educação dos envolvidos no seu papel no trabalho com documentação • Coleção e manutenção de documentação • Arquivo de documentação

14. 3. Consultoria e Mentoração • Suporte ao desenvolvimento de propostas • Assistência no start up de projetos • Resposta imediata às necessidades da organização • Condução de avaliações de riscos • Assistência na retomada de projetos • Mentoração com alta gerência

15. 4. Treinamento • Desenvolvimento, junto a experts de educação e treinamento, de currículo para treinamento em gerência de projetos • Ajuda no desenho de cursos específicos • Identificação de fornecedores que possam preparar e desenvolver cursos pertinentes • Apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos

16. 5. Manutenção de GPs • Descrição de cargos em projetos • Alocação da pessoa certa p/ o cargo certo no momento certo • Apoio na contratação de profissionais de projetos necessários • Avaliação das capacidades dos GPs • Identificação de níveis salariais oferecidos no mercado p/ profissionais de projetos nos seus diferentes níveis de competência e experiência

17. Posições Possíveis em um Project Office • Chief Project Officer (CPO) • Gerentes de Projetos • Experts em Metodologia • Especialistas em Documentação • Coordenador de Suporte Administrativo • Coordenador de Comunicação • Coordenador de Controle de Mudanças e Resolução de Problemas • Coordenador de Gerenciamento de Riscos

18. Chief Project Officer (CPO)Responsável pelo portfólio de projetos da organização Planejamento Estratégico de Projetos Decisões de Negócios em Novos Projetos Interface com Alta ADM e Stakeholders CPO Revisões de Projetos Prioridades e Recursos Conhecimento e Capacitação em Gerência por Projetos Superintendência de Projetos Estratégicos Superintendência de Sistema de Gerenciamento de Projetos de Grandes Empreendimentos

19. Competência em Gerência de Projetos

20. Nossos profissionais estão fazendo o melhor trabalho possível? Eles estão qualificados? Competência Individual Competência de Equipe Estamos trabalhando com uma equipe de alta performance com toda eficiência? A equipe nos incentiva a produzir soluções mais rápidas, mais baratas e melhores que levem à satisfação do cliente? Competência em GP Competência Organizacional A organização oferece um ambiente que incentiva a condução de projetos de forma eficaz? 3 Níveis de Competência

21. Para uma organização desenvolver projetos efetivamente, todas as três áreas de competências devem ser enfatizadas. Portanto, Project Offices devem tratar de cada uma das três áreas.

22. Como Implementar um Project Office?

23. O estabelecimento de um Project Office tem dois componentes: • vender o conceito para alta gerência e profissionais • de fato criar um Project Office

24. Vendendo o Conceito Para alta gerência • convencê-los de que um Project Office pode contribuir para o aumento dos resultados da organização.

25. Perguntas que a alta gerência fará: • Quanto irá custar para estabelecer um Project Office? • Quanto irá custar para mantê-lo funcionando no dia-a-dia? • Como irá um Project Office permitir que a empresa atinja suas metas mais efetivamente? • Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de um Project Office e o aumento dos lucros e resultados?

26. Vendendo o Conceito Para os profissionais • A implantação de um Project Office normalmente encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los.

27. Perguntas que os profissionais farão: • Por que precisamos de um Project Office? • Como irá um Project Office tornar nossa vida mais fácil e não mais difícil? • Irá o Project Office tirar nossa autoridade em tomadas de decisões importantes?

28. Na hora de sentar e de fato criar um Project Office, 3 questões podem aparecer: • Que funções deve conter o Project Office? • Como irá o Project Office ser organizado e administrado? • Onde irá o Project Office ficar situado, tanto organizacional quanto fisicamente?

29. Identificar um sponsor Determinar funções & pessoas Fazer uma avaliação de viabilidade Obter fundos & pessoas Conduzir um piloto Partida Preparar plano de comunicação Preparar plano/ orçamento Passos para Criação de um Project Office

30. Conclusão • Gerência por Projetos se trata de uma • competência estratégica para a organização • Ver Gerência por Projetos como solução • Não existe “Solução Mágica” ! • Ter o comprometimento da alta administração • Vender a “idéia” para toda organização • Desenvolver liderança e espírito de equipe

31. Previsão do Gartner Group • “Até 2004, as empresas de Informática e Serviços de Tecnologia que estabelecerem padrões para gerenciamento de projetos, incluindo um Escritório de Projetos com boa governabilidade, vão experimentar metade dos problemas de custos, atrasos e cancelamento de projetos do que as que não conseguirem adotar essas práticas (70% de probabilidade).” Gartner Group - Agosto de 2000.

32. Casos Reais • Interferometry Software Division Project Office • http://aips2.nrao.edu/projectoffice/ • GOOS Project Office • http://ioc.unesco.org/goos/GPO.htm • PM Solutions • http://www.pmsolutions.com/services/pmo.htm

33. Bibliografia • Kerzner, Harold, “Gestão de Projetos – As Melhores Práticas” – • São Paulo: Bookman, 2002 • Cleland D., Ireland L., “Gerência de Projetos” – Rio de Janeiro: • Reichmann & Affonso Editores, 2002 • PMI, “PMBOK – Project Management Body of Knowledge”, 2000 – disponível na Internet em http://www.pmi.org • Project Management Institute, “Site Oficial do PMI” - • http://www.pmi.org

34. Muito Obrigado!!!