Normativa sulla digitalizzazione per le imprese, professionisti, P.A. e cittadini 2009

1. Normativa sulla digitalizzazione per le imprese, professionisti, P.A. e cittadini2009 STUDIO LEGALE PARENTI PATROCINIO INNANZI LE MAGISTRATURE SUPERIORI Viale delle Milizie n.114 – 00192 ROMA - Tel. 06/372.01.08 R.A. – Fax 06/372.89.93 E-Mail: studioparenti@tin.it - mail@studiolegaleparenti.it Sito Internet: www.studiolegaleparenti.it PARTNER DI AVVOCATI D’ ITALIA

2. Il Tempo Passa e i problemi aumentano La vita La distruzione dell’ambiente Eliminiamo i problemi rendendo efficienti le nostre comunicazioni

3. Scopi umani o semplice lucro? Disboscamento Cambiamo le nostre abitudini : • La carta rappresenta lo strumento di comunicazione più utilizzato fino ad OGGI! • La carta è il modo migliore per comunicare? • Da oggi comunicare ed archiviare non è mai stato così facile.

4. La Carta ci sovrasta ma è ora di cambiare Cambiamo archivi cartacei poco sicuri in archivi digitali. Addio perdite di tempo nelle ricerche Basterà un click per avere tutte le informazioni a portata di mano

5. Arriva la Condivisione informativa Non saremo più costretti a sopportare il peso delle responsabilità da soli. FINALMENTE: • Sarà più facile comunicare. • Sarà più facile condividere. • Sarà più facile informarsi.

6. Invio di dati protetti La protezione necessita di regole e norme certesia per l’archiviazione che per la tutela di dati sensibili oltre che per una maggiore efficienza comunicativa ed una definizione delle responsabilità.

7. Esistono le norme per cambiare? Esistono molte norme ma necessitano dell’interpretazione di un giurista per estrapolarne i criteri essenziali applicabili alla materia.

8. Normativa italiana applicabile Legge 133/2008 (nello specifico art.38-42), 48/2008 Codice sulla privacy Leggi: 28.01.2009 n.2, 18.06.2009 n.69, D.L. anticrisi del 2009 D. Lgs. 20.02.2004 n.52 Risoluzioni Agenzia delle Entrate nn.: 85/E/2008 14/2008 349/E/2007 Interpello del Ministero del Lavoro n. 1/2008 Circolari dell’Agenzia dell’Entrate D.Lgs. 82/2005 cd. (Codice della Pubblica Amministrazione Digitale) Decisioni della CNIPA (Centro Nazionale per Informatica nella Pubblica Amministrazione) : 14.02.2004 11.02.2005 n.68 DPR 11.02.2005 n.68 Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 30.03.2009 Decreto ministero del Lavoro 09.07.2008 e circolare n.20/2008

9. Smaterializzazione dei documenti Il futuro è già delineato:smaterializzare tutti i documenti originali per ridurre la mole degli archivi e per facilitare le ricerche. • PEC & CEC-PAC al posto delle Raccomandate con ricevuta di ritorno . • Fatturazione Elettronica al posto di quella cartacea. • Conservazione sostitutiva equiparata a quella cartacea. • Archiviazione ottica al posto di quella cartacea. • Digitalizzazionedi scritture e documenti come (Fatture di acquisto e vendita, libro giornale ed altri). • Firme Digitale, Elettronica ed Elettronica Qualificata: come sistema di autenticazione di documenti digitali

10. PEC & CEC-PAC PEC (Posta Elettronica Certifica) è un modo per conferire ad una semplice e-mail il valore di documento inviato con Raccomandata A/R con enormi vantaggi: I messaggi possono essere consultati da ogni computer connesso a internet Certificazione degli allegati al messaggio I messaggi hanno validità legale Tracciabilità della casella mittente e conseguentemente del suo titolare Costi inferiori a quello delle raccomandate Obbligo da parte del gestore di archiviare tutti gli eventi associati ad invii e ricezioni di messaggi PEC Due utenti appartenenti a differenti gestori possono scambiare e-mail certificate con le stesse garanzie di due utenti appartenenti allo stesso gestore.

11. CEC PAC è il nuovo strumento creato dal governo per garantire un‘adeguata comunicazione fra Pubblica Amministrazione e Cittadini. • Da ottobre 2009 si potrà comunicare ad esempio con : • L’INPS :” Ogni anno vengono postalizzate oltre 70 milioni di comunicazioni non solo ai 16 milioni di pensionati, ma anche ai lavoratori e alle aziende. Domani, con la PEC, questo costo enorme potrebbe essere praticamente azzerato” (Mastropasqua). • ACI : Verificare se il Bollo sarà scaduto. • QUINDITutti i professionisti dovranno dotarsi obbligatoriamente di una casella di posta elettronica certificata o di uno strumento equivalente per comunicare con le amministrazioni (art.16 legge n.2/09).

12. FatturazioneElettronica La Fattura Elettronica è documento informatico immutabile e non alterabile attraverso: Apposizione su ogni fattura della Firma Digitale (detta anche Firma elettronica) Rispetto della Direttiva CE n. 94/820/CE del 19/10/2004 attraverso la ELECTRONIC DATA INTERCHANGE- E.D.I. Equiparabile completamente alla Fattura Cartacea perché il Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 che ha recepito la Direttiva 2001/115/CE e il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 che consentono la possibilità di emettere e conservare le fatture in solo formato digitale. Con l’approvazione della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007 è stato, infine, intordottol’obbligodi emettere fatture esclusivamente in formato elettronico nei confronti della PubblicaAmministrazione (co.209 art.1).

13. Vantaggi: Costo medio della Fattura Cartacea è fra i€23-27 (studio Arthur D.Little del 2001) dei quali 1/3 ricadrebbe sull’emittente e 2/3 sul ricevente. Vantaggi economici ad esempio : elimina l'acquisto di carta,buste e bolli; elimina il costo di distruzione delle fatture; riduce le eccezioni, le dispute e il contenzioso derivanti da errori. Vantaggi commerciali ad esempio: possibilità di inserire in fattura messaggi promozionali, rende la fatturazione elettronica uno straordinario sistema di marketing; migliora la relazione cliente-fornitore. Vantaggi organizzativi ad esempio: l'accesso on-line da parte di tutte le diverse aree aziendali alle fatture di acquisto e di vendita; eliminazione degli spazi destinati agli archivi; maggiore velocità nel controllare le fatture da parte dei sindaci.

14. Conservazione Sostitutiva È il modo per garantire la validità legale di un documento in un periodo determinato ed equipara i documenti cartacei con quelli elettronici, così da legalizzare il documento informatico. Decreto del 23 gennaio 2004 del Ministero dell'Economia e delle Finanze & Delibera del Cnipa (Centro Nazionale per l’Informatica nella P.A.) del 19 febbraio 2004 : (REQUISITI) La Conservazione Sostitutiva deve avvenire attraverso la memorizzazione dell’immagine del documento su supporti ottici. Apporre sul documento un Riferimento Temporale e la Firma Digitale del responsabile garante della procedura. Se i documenti sono di determinato tipo necessita l’apposizione della firma digitale di un pubblico ufficiale per garantire la conformità fra quello registrato e “l’originale”. Piena prova fiscale

15. VANTAGGI: Riduzione dei costi per la gestione dei documenti Migliore gestione delle risorse con recupero di personale Rapidità nella ricerca e nell’analisi dei contenuti Eliminazione dei tempi di smistamento dei documenti Maggiore flessibilità per soddisfare gli interessi dei clienti

16. Archiviazione ottica Utilizzando degli Scanner integrati con dei software si potrà : Importare documenti, memorizzare i dati, Associare ai dati le chiavi di classificazione, Generare le impronte, Generare le firme e le marche temporali Consentire la ricerca Consentire la visualizzazione.

17. Leggen. 537 del 24 dicembre 1993: Sono soddisfatti gli obblighi di conservazione e di esibizione sono pienamente ottemperati se realizzati mediante supporto ottico sia per finalità amministrative che probatorie secondo la legislazione vigente. DPR 445/2000: Le pubbliche amministrazioni ed i privati possono sostituire tutti i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza che per legge o regolamento sono soggette all’obbligo della conservazione, con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali

18. Digitalizzazione È un procedimento che consente la smaterializzazione e la riproduzione di un testo cartaceo in un documento elettronico. Libri sociali la cui tenuta è obbligatoria per le società di capitali (come il libro soci), ovvero repertori, le scritture ed eventuali documentazioni potranno essere tenute in formato elettronico. La legge stabilisce la medesima valenza civilistica delle tradizionali scritture cartacee, infatti con la digitalizzazione tali documenti possono fare piena prova contro l’imprenditore che le ha tenute e, se tenute regolarmente, possono fornire prova anche a suo favore. REGOLE: Massima trasparenza e sicurezza per evitare alterazioni Eventuali backup in via prudenziale Rintracciabilità di qualsiasi documento Metodi di digitalizzazione siano aderenti alle previsioni di legge

19. Legge 2/2009 ha inserito nel Codice Civile l’art. 2215-bis che al co. 1stabilisce che “i libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell'impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.”

20. Firma Digitale, Elettronica ed elettronica qualificata La Firma Digitale (cd. Firma Elettronica qualificata) consta di: Crittografia asimmetrica con 2 algoritmi (di firma e di verifica). Si allega al documento. Documento più Firma compongono il documento in originale. Piena efficacia probatoria ed equiparata alla firma autografa D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513 in attuazione della Legge 59/97 art.15: attesta la validità della firma digitale per la sottoscrizione dei documenti elettronici. "Codice dell'amministrazione digitale" (Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82, così come modificato dal D.Lgs. 4 aprile 2006, n. 159): distingue i concetti di "firma elettronica", "firma elettronica qualificata" e "firma digitale"

21. a) “Firma Elettronica" è l'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di identificazione informatica. b) “Firma elettronica Qualificata" è una firma elettronica basata su una procedura che permetta di identificare in modo univoco il titolare, attraverso mezzi di esclusivo controllo del firmatario, e la cui titolarità è certificata da un soggetto terzo iscritto negli e elenchi del CNIPA e autorizzato all'esercizio attraverso un certificato qualificato. c) “Firma Digitale", è una particolare specie di "firma elettronica qualificata", basata sulla tecnologia della crittografia a chiavi asimmetriche. Articolo 21, il d. lgs. 82/2005 : la firma digitale (o altra firma elettronica qualificata) fa piena prova fino a querela di falso se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta, così da equiparare il documento informatico sottoscritto con firma digitale alla scrittura privata sottoscritta con firma autografa. La firma digitale si associa alla persona che l’ha posta fino a prova contraria del firmatario. Differenza tra firma digitale e quella autografa consiste nella procedura di disconoscimento infatti in quella autografa al convenuto basta solo disconoscerla senza onere della prova mentre per quella digitale l’onere della prova ricade sul firmatario.

22. I Certificatori L’autorità Certificativa (Certification Authority CA) è ente pubblico o privato che svolge la funzione di terzo imparziale rilasciando un certificato digitale e mettendo a disposizione a pagamento una propria firma digitale. Il Certificato Digitale è necessario per garantire il collegamento diretto fra la firma e il firmatario.

23. In Pratica: Se Luca vuole mandare messaggi elettronici privati a Maria può firmare il documento con la sua chiave privata e può criptarlo con la chiave pubblica di Maria . Maria può Decriptare il messaggio con la sua chiave privata e scoprire il firmatario con la chiave pubblica di Luca. Se Davide intercetta il documento e sostituisce la chiave pubblica di Luca con la sua allora Maria penserà che il documento sia stato inviato da Davide. Per evitare questo problema nascono i Certificatori che garantiscono la fedeltà fra firmatario e chiave creando un documento digitale che con certezza qualifica l’identità.

24. Responsabilità del certificatore Decreto Legislativo n.10/2002 prescrive che Ciascuno Stato membro provvede affinché venga istituito un sistema appropriato che consenta la supervisione dei prestatori di servizi di certificazione stabiliti nel loro territorio e rilascia al pubblico certificati qualificati. Tale organismo è stato identificato dall’articolo 31 del Codice dell’amministrazione digitale nel Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA). Molti obblighi incombono sul Certificatore, specificamente, su chiunque intenda utilizzare un sistema di chiavi asimmetriche o di firma digitale, che è tenuto ad adottare tutte le misure organizzative e tecniche idonee ad evitare danno ad altri, secondo la disposizione dell’art.28 del testo unico sulla documentazione amministrativa.

25. Responsabilità Civile: Art. 1218 c.c.: Per non corretta prestazione Art. 1490 c.c.: Vizi per cosa venduta che la rendano inidonea all’uso a cui era destinata. Articolo 28 co. 2del TU 445/00 : Specifica responsabilità è connessa alla violazione delle prescrizioni regolamentari per violazione delle norme, imperizia, negligenza od imprudenza . Conseguentemente, l'uso di un sistema non conforme alle regole tecniche vigenti comporta la responsabilità del certificatore e l'obbligo di risarcire il danno.

26. ATTENZIONE! Responsabilità Penale L'uso doloso e le alterazioni di un documento informatico rappresentano elementi che configurano la responsabilità penale , perché comporterebbe la falsità dell’atto stesso . Pertanto L’uso del suddetto documento comporterebbe il delitto di falso in scrittura privata . RECLUSIONE : 6 mesi a 3 anni (art. 485 c.p. - in relazione all'articolo 491 bis c.p.)

27. Conclusioni Le Leggi ci sono per cambiare il futuro nostro e dell’ambiente che ci circonda. Tutto si può migliore in base alle necessità dei Cittadini, della P.A. E dei liberi professionisti. IL QUADRO NORMATIVO E’ COMPLETO. La Legge c’è e non ammette ignoranza , ma solo Competenza ed Efficienza.

28. ….GRAZIE PER L’ATTENZIONE. Per contatti, ulteriori informazioni o chiarimenti: STUDIO LEGALE PARENTI PATROCINIO INNANZI LE MAGISTRATURE SUPERIORI Viale delle Milizie n.114 – 00192 ROMA - Tel. 06/372.01.08 R.A. – Fax 06/372.89.93 E-Mail: studioparenti@tin.it - mail@studiolegaleparenti.it Sito Internet: www.studiolegaleparenti.it PARTNER DI AVVOCATI D’ ITALIA