Expos sous le th me: Le Workflow

1.  Expos� sous le th�me: Le Workflow

2. Plan: Introduction: I- Pr�sentation de l�outil Workflow: A- Historique: B- D�finition: C- types : D- cycle de vie : E- Le moteur de Workflow: F- Standardisation: G- Les domaines de l�entreprise int�ress�s par une application de workflow: H- Les grandes fonctions d�une application workflow�: I - Avantages et inconv�nients�: II- La conduite d�un projet de workflow: A- les �tapes de conduite d�un projet workflow. B- La mod�lisation d�un projet Workflow: C- N�cessit� de la Communication: D- N�cessit� de la formation: E- Les outils d�am�lioration de l�efficacit� op�rationnelle et financi�re d�un projet workflow: III-Les sp�cificit�s des projets de workflow�: A- Les technologies�: B- La relation du workflow avec la GED (gestion �lectronique des documents): C- La relation du workflow avec la technique du Groupware: D- La relation du workflow avec Internet: IV- Exemples d�entreprises adoptant le workflow comme outil de travail�: Conclusion�: Webographie:

3. Introduction: La mondialisation et L�environnement �conomique actuel impose aux entreprises surtout celles de dimension internationale de r�duire au maximum les co�ts inutiles. Le d�veloppement des d�marches de r�organisation de processus est une r�ponse adapt�e � la recherche d�optimisation des processus. Elle peut se traduire par l�utilisation d�une solution logicielle appropri�e, comme un Workflow. Cette derni�re permet d��tre un support � une nouvelle organisation.

4. A- Historique: L'industrie de l'imagerie �lectronique et de la gestion de la production assist�e par ordinateur a �t� la premi�re � r�clamer une technologie qui permette l�automatisation des proc�dures de travail, jusqu�alors r�alis�es � la main. � partir de l�ann�e 1975 et jusqu�� 1985, la nouvelle technologie dite de WorkFlow a connu un essor important en mettant en place un syst�me capable d�automatiser au mieux les flux de travail. Or, le regain d�int�r�t pour le g�nie logiciel au d�but des ann�es 1990 a permis de relancer les recherches concernant les syst�mes WorkFlow afin de mettre en place des syst�mes plus simples � utiliser.

5. B- D�finition: On appelle ��Workflow�� traduisez litt�ralement ��flux de travail�� et en fran�ais par ��gestion �lectronique des processus m�tier��. la mod�lisation et la gestion informatique de l'ensemble des t�ches � accomplir et des diff�rents acteurs impliqu�s dans la r�alisation d'un processus m�tier (aussi appel� processus op�rationnel ou bien proc�dure d�entreprise). Un processus m�tier repr�sente les interactions sous forme d'�change d'informations entre divers acteurs tels que�: - des humains, - des applications ou services, - des processus tiers. De fa�on pratique, un Workflow peut d�crire�: - le circuit de validation, - les t�ches � accomplir entre les diff�rents acteurs d'un processus, - les d�lais � respecter, - les modes de validation�

6. I- Pr�sentation de l�outil Workflow: Le Workflow sait ainsi d�composer les cas en t�ches et affecter chaque t�che � un acteur selon les r�gles de gestion en vigueur, et en suite fournir � chacun des acteurs les informations n�cessaires pour la r�alisation de sa t�che. Le Workflow permet de savoir aussi � tout moment o� en est un document, donc Il permet une surveillance centralis�e, parfois mal ressentie par les personnels concern�es.

7. Pour un processus de publication en ligne par exemple, il s'agit de la mod�lisation des t�ches de l'ensemble de la cha�ne �ditoriale, de la proposition du r�dacteur � la validation par le responsable de publication�:

8. Le sch�ma ci-dessous r�sume les diff�rentes �tapes de transfert d�informations avec workflow au sein d�une organisation�:

9. Exemple d�illustration: Les �tapes de traitement d�une d�claration d�accident automobile par une compagnie d�assurance se pr�sentent comme suit�:

10. Exemple d�illustration:

11. Exemple d�illustration: � partir de ces informations Une application de workflow se charge d�s la cr�ation du cas�:

12. C- Types de Workflow: Dans les applications de workflow, on distingue classiquement quatre cat�gories: Le workflow de production : (aussi appel� workflow proc�dural ou workflow directif), Il correspond � la gestion des processus de base de l�entreprise. Le workflow administratif: Il correspond � tout ce qui est routage de formulaires, bas� en g�n�ral sur une infrastructure de messagerie. Le workflow ad-hoc : Ce type de workflow est utilis� pour la gestion des proc�dures non d�termin�es ou mouvantes. Le workflow coop�ratif: Il g�re des proc�dures �voluant assez fr�quemment et li�es � un groupe de travail restreint dans l�entreprise.

13. D- Cycle du vie d�un workflow: Le cycle de vie d�un workflow, est d�composable en plusieurs phases: -Le cycle commence avec une analyse initiale des objectifs du projet, l�environnement de la future application de workflow et les structures organisationnelles. - Cette phase est suivie par une phase de conception du process, pendant laquelle l�ensemble de la structure de process est construit.

14. D- cycle de vie d�un workflow: - Les mod�les de workflow finis sont les pr�-requis � la phase d�impl�mentation du process. Pendant cette phase, la solution de workflow est int�gr�e avec les syst�mes d�information environnants. -Pendant la phase d�ordonnancement du process, des instances individuelles du mod�le de workflow sont cr��es et coordonn�es par le service d�ordonnancement du workflow.

15. D- cycle de vie d�un workflow: -Parall�lement � la phase d�ordonnancement ou d��tablissement du process se d�roule la phase de contr�le ou surveillance.. Cette phase d��valuation compl�te le cycle du workflow.

17. E- Le moteur de Workflow: Le moteur de workflow est le dispositif logiciel permettant d'ex�cuter une ou plusieurs d�finitions de workflow. Par abus de langage, on peut appeler ce dispositif logiciel tout simplement "workflow". Le moteur de workflow est l'outil permettant de mod�liser et d'automatiser les processus m�tiers de l'entreprise. L� on peut parler plus sp�cifiquement du Workflow en tant qu�objet pouvant �tre d�crit par un langage descriptif dans un fichier informatique, qu�une application adapt�e peut alors interpr�ter et ex�cuter. Ainsi on peut automatiser un processus de travail.

20. Pr�sentation de l�architecture du logiciel Lotus Domino Workflow: Le principe de l�architecture Domino, d�tient l�avantage de pouvoir �tre accessible � l�aide d�un navigateur web, sans avoir besoin de cr�er des liens sur les postes utilisateurs vers les bases. Le serveur h�bergeant l�application poss�de de plus son propre serveur SMTP qui s�occupe de la gestion des alertes et des notifications des acteurs. Tous les intervenants sont pr�venus par mail de l�arriv�e d�une nouvelle t�che dans leur liste de travail.

22. Pr�sentation d�un syst�me flexible workflow: Les Services d�un Syst�me Flexible de Workflow sont: GraphEditor application: pour permettre la d�finition, la modification dynamique et le suivi d�avancement d�un proc�d�.. Manager application: pour permettre le contr�le de proc�d�s par des utilisateurs. Interface pour le d�ploiement des applications. 

23. Architecture du Syst�me flexible de Workflow:

24. GraphEditor application:

25. GraphEditor application:

26. GraphEditor application:

27. Worklist d�utilisateur ou le Manager Application:

28. Page d�accueil et pages utilisateur:

29. Page d�accueil et pages utilisateur:

30. Page d�accueil et pages utilisateur:

31. Page d�accueil et pages utilisateur:

32. Page d�accueil et pages utilisateur:

33. Page d�accueil et pages utilisateur:

34. F- Standardisation: Il existe plusieurs Associations ou organismes li�s � la standardisation du workflow�dont les plus principaux sont: la WFMC(The Workflow management coalition): est une association internationale regroupant �diteurs, utilisateurs et analystes, dont la mission est de promouvoir et de d�velopper l�utilisation de la gestion �lectronique de processus (workflow), la WARIA (Workflow And Reengineering International Association): est une association entre plusieurs soci�t�s qui a comme objectif principal la standardisation du Workflow. le BPMI (Business Process Managment Initiative): est un regroupement de plusieurs soci�t�s qui d�veloppent le BPM (Business Process Managment) et essaient de d�finir une norme avant de fabriquer un produit . L� EAI (Entreprise Application Int�gration): qui est un regroupement d�entreprises, l�EAI et les Web Services proposent deux solutions diff�rentes mais d�j� op�rationnelles.

35. Les normes en vigueur, leur objet principal et l�organisme ou la soci�t� de laquelle elles �manent :

36. G- Les domaines de l�entreprise int�ress�s par une application de workflow: Il y a plusieurs domaines dans l�entreprise qui peuvent �tre int�ress�s par une application workflow dont on peut citer: _ l�organisation, _la collaboration, _la production, _la gestion des ressources humaines, _La gestion de relation client� Le workflow est Adapt� de plus en plus aux proc�dures bien d�finies � savoir: Traitement des demandes de cong� ou de mutation, des lettres de r�clamation des clients, pr�paration du budget annuel, pr�paration des instructions de demande de cr�dit, Pr�paration des contrats avec les fournisseurs et partenaires�

37. H- Les grandes fonctions d�une application workflow�: Fourniture des interfaces d�administration�: le workflow permet � l�administrateur de l�application de g�rer les descriptions de l�organisation, attribuer les droits aux participants, et produire les statistiques d�exploitation. Une repr�sentation compl�te de l�organisation comprenant�: les groupes, les acteurs, les r�les des acteurs dans l�organisation. Un outil d�analyse et de simulation des proc�dures avant leur mise en exploitation Planification des t�ches Affectation de chaque t�che � l�acteur qui doit l�accomplir�.

38. H- Les grandes fonctions d�une application workflow�: Tenir � jour pour chaque utilisateur une liste de t�ches � accomplir�. Int�grateur au service de l�utilisateur�: il rend les informations et documents utiles � chaque t�che accessibles imm�diatement par simple s�lection des ic�nes qui les repr�sentent � l��cran, Notification des retards � l�administrateur�: car le workflow d�finit des contraintes de dur�e pour chaque t�che et proc�dure et � la cr�ation d�une proc�dure, des �ch�ances sont arr�t�es. Enregistrement pour chaque cas et chaque t�che de l�acteur ex�cutant et les dates et heures de cr�ation, activation, et fin.

39. I- Avantages d�une application de workflow�: Am�lioration de la productivit�: gains de productivit� r�alis�s par une application de workflow sont de 20 � 50% sur la part des t�ches qu�elle automatise . Temps de r�ponse r�duit�: la r�duction du temps de r�ponse entre la prise en compte de l��v�nement d�clencheur d�un cas et son traitement complet est une des caract�ristiques essentielles des applications de workflow. L�exemple suivant permet de pr�senter les gains que permet de r�aliser une application de workflow en mati�re de temps de r�alisation des t�ches et de respect des d�lais par les participants:

41. I- Avantages d�une application de workflow�: Information claire sur l��tat d�avancement�: l�application de workflow permet de renseigner avec pr�cision sur l��tat d�un cas. Exemple de workflow suivant permet de savoir l��tat d�avancement de chaque t�che et les responsables des t�ches en cours:

43. I- Avantages d�une application de workflow�: S�curit� accrue�: avec une application de workflow, c�est le syst�me qui affecte les t�ches aux participants.. Ma�trise de la qualit� et des co�ts�: une application de workflow enregistre syst�matiquement le journal de tous les �v�nements qu�elle contr�le, avec la date et l�heure, la proc�dure et la t�che concern�e et le participant actif. Des outils de traitement de ce journal fournissent des rapports de synth�se sur les co�ts et d�lais de traitement des t�ches et des proc�dures.

44. J- Inconv�nients du workflow: Inadapt� si l�on n�est pas dans un contexte ��proc�dural��. Analyse longue et difficile :car la cr�ation d'un Workflow n�cessite une analyse du projet. Cette analyse est souvent longue et difficile. Contraintes impos�es par le logiciel : L'utilisation d'un Workflow n�cessite que tous les participants � un projet saisissent leur �tat d'avancement dans chacune des t�ches qu'ils ont � effectuer. Ceci est tr�s lourd et souvent les utilisateurs n'en voit pas la n�cessit�. Ils ne le font donc pas r�guli�rement et parfois ne le font pas du tout. Lors de l�utilisation de l�application, les utilisateurs peuvent rencontrer diff�rents probl�mes li�s � leur mat�riel ou � un dysfonctionnement du workflow. Il est donc n�cessaire de mettre en place un syst�me d�assistance et de r�solution de probl�mes. (par exemple, des probl�mes d�impression des documents du workflow � partir du navigateur web, ou bien des indisponibilit�s r�seau.)

45. II- La conduite d�un projet de workflow: Un projet de workflow ressemble pour une part � un projet d�informatique. Il suppose une analyse d�taill�e des proc�dures � prendre en compte et implique parfois des d�veloppements qui font appel aux techniques de programmation les plus traditionnelles. Il ressemble aussi � un projet bureautique avec une importance toute particuli�re � donner aux aspects installation du r�seau et des stations, formation des utilisateurs et organisation du travail en fonction du nouvel outil.

48. B- La mod�lisation d�un projet Workflow: Le choix de la m�thode de mod�lisation est un point important. En effet, elle permet de g�n�rer un processus cible qui est la base de toute la suite du projet. Une mauvaise d�finition des process par la ma�trise d�ouvrage aura tr�s certainement des cons�quences d�sastreuses en terme de budget et de planning.

49. Exemple de mod�lisation de workflow qui d�finit le process cible:

50. C- N�cessit� de la Communication: Un lancement d�une nouvelle application est toujours d�licat. Il est n�cessaire d�informer au plus t�t les utilisateurs de la date � laquelle les nouveaux outils qu�ils pourront utiliser seront disponibles.

51. D- N�cessit� de la formation: La formation concerne les utilisateurs qui auront � utiliser l�application au quotidien. Elle constitue le deuxi�me volet de la conduite du changement. Nous discernons deux types de formation, une formation li�e � l�usage de l�outil et une autre li�e au comportement face � l�outil. 1- Formation technique: Il s�agit de fournir aux utilisateurs les comp�tences de bases n�cessaires � l�utilisation du syst�me. 2- Formation op�rationnelle: On peut la voir comme une transmission de la capitalisation des exp�riences des experts m�tiers

52. E- Les outils d�am�lioration de l�efficacit� op�rationnelle et financi�re d�un projet workflow: Afin d�am�liorer l�efficacit� op�rationnelle et financi�re de la solution de workflow, il faut: se concentrer sur les objectifs, d�s le d�but de l�analyse en consid�rant beaucoup moins les habitudes de travail existantes. Il sera alors essentiel de pr�voir une conduite du changement importante et cibl�e ; utiliser une �quipe multi-m�tiers pilote pour effectuer les premiers tests applicatifs et s�assurer que le projet correspond aux attentes des utilisateurs. assigner, autant que faire se peut, les t�ches � des groupes d�utilisateurs polyvalents, ayant une bonne connaissance du process de bout en bout ; externaliser la maintenance, avec l�utilisation d�une tierce maintenance applicative.

53. III-Les sp�cificit�s des projets de workflow�: Une application de workflow fait appel � pratiquement toutes les technologies les plus r�centes�: r�seau pour la circulation des cas, client/serveur pour le contr�le global des cas, bases de donn�es pour la description de l�organisation et la maintenance de l��tat des cas, messagerie �lectronique pour la notification des exceptions.

54. D�s lors, que le workflow s�int�resse aux proc�dures de l�entreprise, il est le plus souvent associ� � la gestion �lectronique des documents (GED) qui permet la circulation �lectronique des informations n�cessaires au traitement des cas . L�exemple suivant permet de montrer la relation qui existe entre le workflow et la GED:

55. Pr�sentation de La solution Lotus Notes pour la messagerie : La solution Lotus Notes pour la messagerie est une application de gestion documentaire qui rassemble tous les documents et proc�dures utilis�s dans les sites de travail d�une soci�t�. La cr�ation d�un document ou son changement de version est soumis � l�approbation de diff�rents acteurs d�un workflow qui travaillent sur des sites diff�rents. La structure de Notes convient parfaitement � ce type d�utilisation puisque chaque site poss�de son serveur sur lequel travaille les employ�s de l�usine, des r�plications avec le serveur pivot met � jour la base documentaire.

56. Lotus Notes rassemble un nombre important de documents r�partis sur plusieurs sites (usines, entrep�ts et si�ge) et plusieurs serveurs. Chaque serveur satellite r�plique toutes les heures avec le serveur pivot qui redistribue les documents selon des formules de r�plications adapt�s aux types de documents.

57. III-Les sp�cificit�s des projets de workflow�: C- La relation du workflow avec la technique du Groupware: Le Groupware peut jouer lui aussi un r�le similaire. Une application de Groupware peut ainsi faire appel � une proc�dure de workflow, par exemple, pour l�inscription dans un groupe d�un utilisateur.. D- La relation du workflow avec Internet: . Les fournisseurs de workflow ont bien compris l�opportunit� qui s�ouvre � eux, les plus importants pr�parent d�j� leurs versions Internet de leurs produits existants tandis que d�autres d�veloppent des solutions optimis�es pour l�usage sur Internet d�application de workflow.

58. III- Exemple d�une entreprise adoptant le workflow comme outil de travail�:

59. IV- Exemple d�une entreprises adoptant le workflow comme outil de travail�: Nous pr�sentons ici quelques process extraits de workflow utilis�s actuellement chez LU France. Il s�agit essentiellement de : workflow de validation ou de validation de nouveaux lots promotionnels : un acteur initie le workflow en lan�ant un dossier qui va �tre valid� ou non � chacune des �tapes pendant lesquelles les divers intervenants pourront faire des remarques pour justifier leur choix. Workflow Factures fournisseurs : les factures papier sont scann�es et valid�es dans un workflow sp�cifique. A la fin du workflow, la facture est archiv�e dans une application d�di�e, Alchemy.

63. Conclusion�: Les moteurs de workflow utilisent les techniques les plus modernes (r�seaux, base de donn�e, bureautique, interfaces homme machine, technologies objet) tout en exploitant au mieux les applications existantes pour faire � l�entreprise un bon en avant dans l�exploitation des outils modernes de traitement de l�information au profit d�une meilleure productivit� et d�une qualit� de service accrue. Ces retours ne se mat�rialiseront pourtant que si tout l�effort de pr�paration est correctement orient� pour tenir compte des objectifs de l�entreprise et si la conduite du projet est centr�e sur le suivi des progr�s et leur recentrage sur les cibles critiques.

64. Webographie: http ://www.wfmc.org/. www.lotus.com/world/france.nsf/aui/MDIA-4RREBG, 2000. www.w4global.com/. www.lotus.com/world/france.nsf www.Workflow&Bonita.com\Accueil.htm www.wikip�dia.org www.commentcamarche.fr www.abclexique.com www.Supinfo .com. www.journaldunet.com www. PROFESSIONNELLE DES SYSTEMES INFORMATIQUES ET LOGICI. Htm www.wngs.com/downloads/wf_prod_entr.pdf.