Organisational Structure

1. Organisational Structure At the management, or executive level, headed by the Managing Director (also called CEO, or Chief Executive Officer), the heads of departments are responsible for running the company, determining its objectives, and deciding on its strategy. The management is represented by the Board of Directors (BoD) and its chairman. In many PLCs, the BoD is supervised by the Supervisory Board. Management The IT Department looks after the IT systems of a company, including hardware and software installation and maintenance as well as data storage and archiving. The Finance Department is subdivided into Manage-ment Accounting (Financial Controlling) and Financial Accounting (in charge of bookkeeping & financial re-porting). At the end of the year, the latter prepares the annual financial statements, which at larger compa-nies are published in the Annual Report. With compa-nies over a certain size, the annual financial state-ments have to be audited by independent auditors (often Certified Chartered Accountants. IT (Dept.) In the Legal Department, lawyers draft contracts, consult / advise the management in legal matters and deal with legal disputes and court cases, sometimes supported by external solicitors (BE; AE: attorneys). Finance Legal Dept. Sales & Distribution (S&D) Human Resources (HR) Research & Development (R&D) Quality Management (QM) Sales Support (Customer Services) Marketing & PR Purchasing Production Logistics / Dispatch The Human Resource Department employs and dismisses staff, sometimes aided by Search & Selection companies, and deals with career development and payroll accounting. In the R&D Department, researchers, scientists, and deve-lopers use inventions to develop or design innovative new products and production techniques. In Purcha-sing, purcha-sers (buyers) purchase (buy) mate-rials and oth. supplies re-quired for the operation of the com-pany, and deal wth pro-curement, warehousingand stock availability. In the Production Department (only with industrial enterprises), the goods of the company are produced on the shopfloor. Quality Management monitors the quality of the finished products as well as that of raw materials and production supplies, usually by way of spot sampling. The Marketing Dept. plans marketing strategies, involving different marketing channels, e.g. ads or the internet, and sometimes PR activities. The Sales Department, often com-bined with Marketing and/or Distribution, looks after the sale of goods or services through the various sales channels. The Dispatch Department, sometimes combined with Logistics & Transport, organises the shipment of goods to the customer. The Customer Service Department handles / deals with customer queries as well as complaints and returns (returned goods).

2. Organigramm Auf der Ebene der Unternehmensführung, an deren Spitze der Geschäftsführer steht, sind die Abteilungsleiter verantwortlich für die Führung des Unternehmens sowie die Definition der Ziele und der Unternehmensstrategie. Formell gesehen besteht das Management aus Vorstand sowie dem Vorstandsvorsitzenden. In vielen AGs wird der Vorstand zusätzlich von einem Aufsichtsrat überwacht. Unternehmens- leitung Die IT-Abteilung kümmert sich um die IT-Systeme einer Firma, einschließlich der Installation und Wartung von Hardware und Software sowie der Datenspeicherung und -archivierung. Die Finanzabteilung (auch Rechnungswesen) unter-gliedert sich in Internes Rechnungswesen (auch Con-trolling) und Externes Rechnungswesen (auch Finanz-buchhaltung / Fibu), u.a. für Buchhaltung und Jahres-abschluß zuständig). Am Jahresende erstellt das ex-terne Rechnungswesen den Jahresabschluß, der bei größeren Firmen im Jahresbericht veröffentlicht wird. Bei Unternehmen einer bestimmten Größe muß der Jahresabschluß von unabhängigen Rechnungsprüfern (oft beeidigten Wirtschaftsprüfern) geprüft werden. IT (-Abteil.) In der Rechtsabteilung formulieren Juristen Verträge, beraten das Management in Rechtsfragen / -angelegenheiten und kümmern sich um Rechtsstreitigkeiten und Gerichtsprozesse, manchmal mit Unterstützung externer Anwälte. Finanzwesen Rechtsabt. Verkauf & Vertrieb Personal-wesen (HR) Forschung u. Entwicklung (FuE) Qualitäts- management (QM) Marketing & PR Einkauf Produktion Versand & Logistik Kundendienst Die Personalab-teilung stellt Mitarbeiter ein und entläßt diese ggfs. wieder, manch-mal unterstützt von Personal-suchegesell-schaften. Sie kümmert sich auch um Perso-nalentwicklung und Lohnbuch-haltung. In der FuE-Abteilung nutzen For-scher, Wis-senschaftler und Entwick-ler Erfindun-gen, um da-raus innova-tive neue Produkte u. Herstellungsverfahren zu entwickeln u. zu entwerfen Im Einkauf kaufen Ein-käufer Mate-rialien und sonstigen Bedarf, der für den Be-trieb des Un-ternehmens benötigt wird, u. küm-mern s. um Beschaffung, Lagerhaltung u. Warenver-fügbarkeit. In der Produktions-abteilung (nur bei Industrieun-ternehmen) werden die Waren der Firma in der Werkshalle produziert. Das Qualitäts-management überwacht die Qualität der Endprodukte sowie die der Hilfs- und Roh-, Hilfs- und Betriebs-stoffe, meist mittels Stichproben. Das Marketing plant Vermark-tungsstrate-gien, die ver-schiedene Marketing-kanälen be-inhalten, z.B. Anzeigen od. das Internet, und manch-mal PR-Aktivitäten. Die Ver-kaufsabtei-lung, oft mit Marketing u./o. Vertrieb zusammen-gelegt, küm-mert sich um den Verkauf v. Gütern/ Dienstleistungen über verschiede-ne Absatz-kanäle. Der Versand, manchmal mit der Logistik-/Transport-abteilung zusammen-gelegt, orga-nisiert das Versenden der Waren an den Kunden. Der Kunden-dienst kümmert sich um Kundenan-fragen und -beschwer-den sowie Retouren.