Tilsyn, tips og varsling

1. Tilsyn, tips og varsling • Hva er kontrollutvalgets rolle/oppgave? Kontrollutvalgskonferansen 2009

2. Presentasjon • Torgun M. Bakken. • Leder av NKRFs kontrollutvalgskomité. • Sekretariatsleder - Glåmdal sekretariat IKS. • 7 kommuner i distriktet – kun 1 ansatt – foreløpig. Kontrollutvalgskonferansen 2009

3. Kontrollutvalgskomiteen • Opprettet sommeren 2005 • Består av: • Torgun M. Bakken, Glåmdal sekretariat IKS, Kongsvinger, - leder (fra 2005) • Odd Solberg, K-sekretariat IKS, Tromsø, (fra 2006) • Kjell Tore Wirum, Kontrollutvalgssekretariat Nordmøre, Kristiansund, (fra 2007) Overordnet mål: Bidra til å heve den faglige standarden innen tilsyn. Dette innebærer bl.a. å: • Utvikle hensiktsmessige verktøy og hjelpemidler for medlemmenes utøvelse av sekretariatsfunksjonen. • Skape interesse og engasjement om tilsynsfaglige temaer. • Spre informasjon om tilsynsfaglige temaer. • Avgi forslag til høringsuttalelser til styret i NKRF. • Uttale seg om etikk- og habilitetsspørsmål knyttet til yrkesutøvelsen Kontrollutvalgskonferansen 2009

4. Den kommunale forvaltningen • Kommunene i dag er store forvaltningsenheter • Kommunene er komplekse organisasjoner • Oppgavene er mange og har ulikt omfang. • Kommunene forvalter store samfunnsressurser. • Administrative systemer og rutiner blir stadig mer kompliserte • Økt grad av desentralisering av beslutningsmyndighet • Lovpålagte oppgaver er i stor grad regulert gjennom strenge krav til saksbehandling etc. Kontrollutvalgskonferansen 2009

5. Kontrollutvalgets rolle/oppgaver • Kommuneloven kapittel 12. • Forskrift om kontrollutvalg. • § 4 Tilsyn og kontroll • Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. • Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalgskonferansen 2009

6. Den viktige kontrollen • DRIVA 27.3.2008. • Kommunestyret i Rindal behandlet onsdag planen for forvaltningsrevisjon de neste fire årene. Det høres grusomt kjedelig ut. Slik er det ikke. I kjølvannet av de rekordmange sakene vi har hatt om korrupsjon og mislighold i Kommune-Norge, har også kontrollutvalgets posisjon blitt styrket. Mange vil si at de som utøver kontrollen av kommunen har de viktigste politiske vervene etter kommunestyret. Mange blir politikere fordi de er engasjert i enkeltsaker, men er du medlem av kontrollutvalget er kanskje motivasjonen en annen. Da skal du nemlig på vegne av velgerne hele tiden undersøke at kommunen drives som den skal, i tråd med lovverk og kommunestyrets vedtak. Medlemmer av kontrollutvalget skal ikke forsvare sine egne politiske partier eller verne om partikamerater som står i skuddlinja. ……. Kontrollutvalgskonferansen 2009

7. Kontrollutvalgets fokus • Bidra til en best mulig kommune: • Når sine mål • Etterlever regelverket • Etiske hensyn • Ha fokus på: • etikk • samfunnsansvar • antikorrupsjonsarbeid • Uavhengighet og objektivitet. • Være synlig. • Ha et våkent og kritisk blikk. • Være aktiv og ta eget initiativ. Kontrollutvalgskonferansen 2009

8. Tilsyn kan gjennomføres • gjennom revisors arbeid, eks. • orienteringer • rapporter og undersøkelser • nummererte brev • gjennom kontrollutvalgets eget arbeid Kontrollutvalgskonferansen 2009

9. Gjennom samtaler/informasjon og orienteringer (muntlig/skriftlig) om kommunens interne rutiner økonomisk intern kontroll økonomireglement etiske retningslinjer finansreglement systemer for oppfølging av vedtak Konkrete redegjørelser fra administrasjonen i enkeltsaker Tilsynsrapporter fra tilsyn med kommunen fra andre forvaltningsorganer (fylkesmann, helsetilsynet etc) Avgjørelser fra KOFA der kommunen har vært part Møteinnkallinger og møteprotokoller fra politiske utvalg. Gjennom rapporter, utredninger og analyser (eksterne og interne) (esk. overordnet analyse). Hvordan? (ikke uttømmende) Kontrollutvalgskonferansen 2009

10. Hva med misligheter/korrupsjon? • Hvor er det størst risiko? • ”Hos oss er alt bra”. • ”Vi har etiske retningslinjer”. • Hvordan oppdages misligheter? • Kollegene? • Innbyggerne? • Pressen? • Revisjonen? • Revisor skal bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Kontrollutvalgskonferansen 2009

11. Ansvaret for intern kontroll • Rådmannen/administrasjonssjefen har det overordnede ansvaret. • Skal sørge for at rutinene er etablert. • Revisjonen skal ”se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll.” • I tidligere forskrift skulle revisjonen også påse at den fungerte…. • Fornyet fokus på den interne kontrollen • KRD har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal foreslå tiltak for å styrke egenkontrollen i kommunene Kontrollutvalgskonferansen 2009

12. Hvilket ansvar har kontrollutvalget? • Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn og kontroll med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen (forskrift KU, § 4) • Kontrollutvalget kan ikke gi noen instrukser. • Kontrollutvalget er ikke noe ”klagerorgan”. Kontrollutvalgskonferansen 2009

13. Varsling – arbeidsmiljøloven • Gjelder ansatte. • § 2-4.Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten(1) Arbeidstaker har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten. (2) Arbeidstakers fremgangsmåte ved varslingen skal være forsvarlig. Arbeidstaker har uansett rett til å varsle i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Det samme gjelder varsling til tilsynsmyndigheter eller andre offentlige myndigheter. (min utheving)(3) Arbeidsgiver har bevisbyrden for at varsling har skjedd i strid med denne bestemmelsen. • § 3-6.Plikt til å legge forholdene til rette for varslingArbeidsgiver skal, i tilknytning til det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, utarbeide rutiner for intern varsling eller sette i verk andre tiltak som legger forholdene til rette for intern varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten i samsvar med § 2-4, dersom forholdene i virksomheten tilsier det. Kontrollutvalgskonferansen 2009

14. Kontrollutvalgets tilsyn • Arbeidsgiver skal lage rutiner for varslingsordning. • Kontrollutvalget kan/bør be rådmannen orientere om • kommunens rutiner for varsling • varslingssaker som kommunen har mottatt • håndteringen av disse • Er kontrollutvalget nevnt i rutinene? • Skal kontrollutvalget håndtere varsling? Kontrollutvalgskonferansen 2009

15. Saker i kontrollutvalget • Har kontrollutvalget plikt til å behandle varsling? • Forskrift om kontrollutvalg, merknader til § 4: • Kontrollutvalget kan i prinsippet ta opp et hvert forhold ved kommunens/fylkeskommunens virksomhet så lenge det kan defineres som kontroll eller tilsyn. • Kontrollutvalget har ikke plikt til å behandle andre enn de saker som det får seg forelagt fra kommunestyret/fylkestinget, eller der det framgår av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner. Når det gjelder henvendelser fra andre enn kommunestyret/fylkestinget eller revisjonen, må kontrollutvalget selv vurdere om saken hører under utvalgets kompetanseområde og om det vil prioritere saken. Kontrollutvalgskonferansen 2009

16. Tips fra ”andre” • Er kontrollutvalget synlig? • Kjenner innbyggerne til kontrollutvalget? • Informasjon i kommunestyret. • Informasjon i pressen. • Kommunens hjemmeside. • Sekretariatets hjemmeside (eks. www.gs-iks.no) Kontrollutvalgskonferansen 2009

17. Hvordan håndtere tips/varsling • Skjønner du som KU-medlem at du er varslet eller tipset? • Be om bekreftelse på at de vil at du skal bringe saken videre. • Skriftlig/muntlig. • Kan vedkommende kontaktes igjen? Be om telefonnr. • Skriv en liten ”rapport” til sekretariatet. • Eget skjema/rutiner til bruk ved mottak av tips/varsling. Kontrollutvalgskonferansen 2009

18. Gangen videre • Sekretariatet legger fram saken i kontrollutvalget. Foretar eventuelt noen undersøkelser i forkant. • Kontrollutvalget tar stilling om dette er en sak for kontrollutvalget. • Ber revisjonen foreta undersøkelser. • Ber rådmannen om å informere i neste møte, ev. legge fram en skriftlig redegjørelse. • Oversende saken til administrasjonen, ev. be om oppfølging. • Henlegge saken. Kontrollutvalgskonferansen 2009

19. Eksempler • Når er det varsling? • Når er det tips fra andre? • Når er det en sak for kontrollutvalget? Kontrollutvalgskonferansen 2009

20. Eksempel • Dagmar Storefjell henvender seg til kontrollutvalget fordi eiendommen hennes er utsatt for rasfare. Hun er redd at hele fjellet skal ramle over huset. Hun har prøvd alt, men har ikke fått noen til å gå med på å gjøre noe. Har henvendt seg mange ganger til både teknisk etat og ordfører. Det er foretatt befaringer og oppfatningen fra kommunen er at det ikke er noen overhengende fare. ……. • Er dette en sak for kontrollutvalget? Kontrollutvalgskonferansen 2009

21. forts. eksempel • Dessuten tror fru Storefjell at det er noe ”snusk” med saksbehandlingen også…. Hun tror at naboen, som hun har hatt en konflikt med før, har en finger med i spillet. Han jobber på teknisk etat. Dessuten mener hun at saken har tatt altfor lang tid å behandle. • Er dette en sak for kontrollutvalget? Kontrollutvalgskonferansen 2009

22. Eksempel • ”Kontrollutvalget har mottatt en henvendelse vedrørende en klage på eiendomsskatt, framsatt av NN. På telefon den 6.3.06. informerte sekretariatsleder NN om at kontrollutvalget ikke var noe klageorgan for privatpersoner og at klage måtte rettes til det organet som hadde fattet vedtaket. NN mente at kontrollutvalget måtte være det organet som kom inn i bildet når kommunen hadde gjort noe ”ulovlig”. Han fortalte videre at han hadde klaget og at det bare hadde hjulpet litt på summen han skulle betale.” Kontrollutvalgskonferansen 2009

23. Eksempel • MOTTATT BREV FRA EN KOMMUNESTYREREPRESENTANT: • ”Vi ber kontrollutvalget granske om vedtaket i det hele tatt er forvaltningsmessig håndtert.” • og videre • ”Er et forslag lovlig vedtatt dersom ingen først og fremst har fremmet det fra kommunestyrets talerstol?” Kontrollutvalgskonferansen 2009

24. Eksempel • Utdrag fra saksutredningen • Sekretariatsleder fikk den 18.4.07 en telefonisk henvendelse fra NN med spørsmål om hvor hun skulle rette en klage på sosialkontoret. Etter å ha fått avklart at det ikke dreide seg om en klage på et vedtak, foreslo jeg at hun skulle sende en skriftlig henvendelse til kontrollutvalget på forholdet. Denne ble mottatt den 19.4.07. • Av brevet går det fram at det rutiner og saksbehandlingen knyttet til sosialkontorets virksomhet som er problemet. Det hevdes bl.a. at sosialkontoret er ”utilgjengelig”, at saker ofte må drøftes i andre personers påhør og at kontoret har lang saksbehandlingstid på henvendelser/saker. Det er også sagt noe om de satsene for sosialhjelp som nyttes. Det siste er en politisk avgjørelse og kan neppe tas opp av kontrollutvalget. Kontrollutvalgskonferansen 2009

25. Ressurser • Kontrollutvalget og revisjonen har ikke ubegrenset med ressurser…. • Undersøkelser tar tid. • Kan ikke undersøke alt. • Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet. Kontrollutvalgskonferansen 2009

26. Lykke til videre! Takk for oppmerksomheten! Kontrollutvalgskonferansen 2009