Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place

1. SIFAC Système d’Information Financier Analytique et Comptable Présentation générale des fonctionnalités et modalités de mise en place 06/02/2008

2. Sommaire • Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC • Flux de dépense • Flux de recette • Conventions, contrats et opérations pluriannuelles • Comptabilité analytique • Le paramétrage de SIFAC • Modélisation de la structure budgétaire • Modélisation de la structure et de la mécanique analytique • Calendrier 2008

3. Les nouvelles fonctionnalités et procédures SIFAC • Flux de dépense • Flux de recette • Conventions, contrats et opérations pluriannuelles • Comptabilité analytique

4. Un flux de dépense modernisé Impact budgétaire, comptable et analytique • Entrée marchandise • Prestation de service • Travaux • Entrée marchandise • Prestation de service • Travaux Service fait Service fait

5. Comparaison des flux de dépense NABUCO et SIFAC • NABUCO Ordonnateur Comptable Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Liquidation, mandatement Annuel Réservation de crédits Impact budgétaire Impact comptable • SIFAC Ordonnateur Comptable Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Visa ordonnateur Visa et paiement Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel (conventions…) Réservation de crédits Impact budgétaire, comptable et analytique Impact comptable complémentaire

6. Rôles des intervenants dans les flux de dépense NABUCO et SIFAC • NABUCO Ordonnateur Comptable Agence comptable Responsable Composante (visa) Responsable composante Bordereaux, mandats, justificatifs Gestionnaire Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Visa ordonnateur et mise sous bordereau Visa et paiement Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Liquidation, mandatement Annuel Contrôle juridique de l’ordonnateur • SIFAC Ordonnateur Comptable Responsable composante Agence comptable Responsable Composante (visa) Liste factures à payer, justificatifs Gestionnaire Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Visa ordonnateur Visa et paiement Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel Contrôle juridique de l’ordonnateur

7. Contrat Réservation de fonds Commande d’achat Détail du flux de dépense SIFAC Comptable Ordonnateur Engagement provisionnel ou spécifique (optionnel) Visa ordonnateur Visa et paiement Engagement juridique – Bon de commande Liquidation Service fait Création de la facture et enregistrement définitif Annuel Pluriannuel Entrée marchandise, prestation, travaux Facture fournisseur comptabilisée Faculté de blocage avant mise en paiement Accord pour paiement Paiement Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Impact budgétaire Ajustement des crédits (en cas de modification) Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401/404 Impact comptable D 401/404 C 5xx Impact analytique Ajustement analytique 7

8. Un flux de recette modernisé

9. Comparaison des flux de recette NABUCO et SIFAC • NABUCO Composante Composante Service financier Comptable Contrat, convention, notification Mise sous bordereaux de titres Encaissement Création du titre de recettes Prise en charge comptable Visa ordonnateur (contrats) Justificatifs Impact budgétaire Impact comptable Création et émission de la facture (hors Nabuco) Bordereaux, titres, justificatifs Demande de virement (subvention) • SIFAC Composante Comptable Composante Service financier Contrat, convention, notification Encaissement Document de facturation Prise en charge comptable Document de vente (contrat, convention) Visa ordonnateur (contrats) Préfacture (remplace facture Excel) Enregistrement complet Justificatifs Liste des factures, justificatifs Impact budgétaire, comptable et analytique Demande de virement (subvention) Émission des factures (contrats)

10. Détail du flux de recette SIFAC Ordonnateur Comptable Encaissement Document de facturation Document de vente Prise en charge comptable Préfacture Enregistrement complet Commande Contrat Comptabilisation Facture (enregistrement complet) Encaissement Impact budgétaire Impact comptable D 5XX C 4112 Impact comptable D 4112 C 7XX Impact analytique 10

11. Les conventions, contrats et opérations pluriannuelles

12. L’Organigramme Technique de Projet : l’OTP • Exemple d’application: suivi de contrat de recherche réalisé par plusieurs composantes = élément d’OTP eOTP eOTP eOTP eOTP eOTP eOTP 2 équipes de recherche

13. Le paramétrage de SIFAC • Modélisation de la structure budgétaire • Modélisation de la structure et de la mécanique analytique

14. La structure budgétaire Centre financier (= CR) : unité d’exécution budgétaire

15. L’enregistrement des recettes et dépenses Centre de coûts : collecteur des dépenses et charges indirectes Centre de profits : collecteur de recettes

16. Relation entre Centre financier, Centre de coûts, Centres de profit et eOTP (conventions) Centre Financier (ex CR) Centre(s) de Profit Centre(s) de Coût Recettes Dépenses e-OTP (ex : convention)

17. Comptabilité analytique Analyse des coûts des activités de l’université Comptabilité générale Analyse par compte du plan comptable général (comptes) Comptabilité budgétaire Analyse par composante (Centres Financiers) La comptabilité analytique : introduction La comptabilité analytique permet de mesurer les coûts des différentes activités de l’Université Charges & produits

18. La comptabilité analytique : principe général • On mesure un coût pour une activité de l’université (le pourquoi) • Exemple d’activité : assurer la formation des étudiants • On mesure un coût pour un objet de coût(le pour qui) • Exemple d’objet de coût : étudiant de master 1 de psychologie • On déverse les coûts des activités sur les objets de coût à l’aide de clefs de répartition • On obtient le coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie Autres exemples d’activités : évaluer les étudiants, recruter et inscrire les étudiants, concevoir les formations, réaliser les enseignements à distance, assurer la communication institutionnelle, mettre à disposition des ressources documentaires, … Autres exemples d’objets de coût : une filière, un étudiant d’une étape, une équipe de recherche, un chercheur,…

19. Coût complet Coûts indirects Coûts directs • salaires des enseignants • reprographie • matériel pédagogique dédié • … • % salaires des IATOSS du département, UFR, services centraux • % documentation (SCD) • % chauffage, électricité • … La comptabilité analytique : principe • Quel est le périmètre des coûts que l’on souhaite mesurer? Ex : coût de la formation d’un étudiant de master 1 de psychologie

20. La comptabilité analytique : le principe • Exemple de tableau de bord simplifié de comptabilité analytique OBJETS DE COUT (pour qui) ACTIVITES (pourquoi)

21. La comptabilité analytique : les étapes de mise en oeuvre • Définir les objectifs • Pourquoi veut-on mesurer les coûts ? • Définir les activités et les objets de coût • Quels sont les axes d’analyse des coûts ? • Les activités sont réparties en 2 groupes (ou processus) : les activités « métier » (recherche, formation, vie étudiante) et les activités « support » (service d’appui, pilotage, diffusion des savoirs) • Définir le périmètre des charges et produits • Ex : les salaires des personnels État sont ils intégrés aux coûts ? • Élaborer la mécanique analytique • Quels clefs de répartition pour imputer les charges ? • Paramétrer et tester SIFAC • Former et accompagner les gestionnaires

22. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus métier : Recherche

23. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus métier : formation

24. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus métier : vie étudiante

25. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus support : services d’appui

26. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus support : pilotage Une seule activité : pilotage Aucun objet de coût (provisoire)

27. Liste des activités et objets de coûts (provisoire) • Processus support : diffusion des savoirs

28. Calendrier SIFAC et comptabilité analytique • Propositions pour optimiser des flux de recettes et dépenses • Expression de besoins en comptabilité budgétaire et analytique (activités et/ou objets de coût) Composantes Direction Validation Groupes projet SIFAC et comptabilité analytique + composantes Proposition de modélisation budgétaire et analytique Direction Validation

29. Vos questions …