Agenda

1. De integrale aanpak: jouw GPS voor een effectieve en efficiënte clientnoden - benaderingPhilippe AwoutersInspiratiedag VVSG, 06 mei 2014

2. Agenda • Huidige OCMW middelen: stilstaan is achteruitgaan • Het Nieuwe Werken • ‘Lean’ • Samenwerking: in de organisatie, met de Gemeente, in de regio (OCMW’s & partners)

3. Het financiële plaatje • De financieel, economische en sociale crisis • Financiën onder druk op Federaal, Vlaams en Gemeentelijk niveau • Hoge jeugdwerkloosheid

4. Rondkomen in financieel niet-evidente tijden BBC MJP 2014-2019: • jaarlijkse cumulatieve stijging • slim inzetten op ICT & ‘nieuwe werken’ • Gezond financieel beleid: verderzetting van ‘Focus op essentie’ • Hypothese ‘geen nieuwe crisis’ (beperkte toename netto-uitkeringen) • Goede samenwerking Stad-OCMW: op beleidsniveau (nieuwe Directie Welzijn) en bij de ondersteunende diensten Ambitieus waar kan, realistisch waar moet.

5. ‘Niets doen’ is geen optieGoed bepalen waar we naar toe willen Armoedebestrijdingsplan Wijkhuis gezondheid Sociaal restaurant Consumentenbeleid

6. Mensen sterker maken Vrijwilligers Activering 40% van de leerwerk-nemers naar reguliere job(hoogste score in Vlaan-deren, andere OCMW’s tussen 30 en 35%) Nog hogere en gerichte inzet van vrijwilligers met opmaak competentiedatabank Buurtwerk Extra inzet op buurtwerk • Verdere inzet dicht bij de mensen via de geïntegreerde Wijk- en Dienstencentra • Co-creatie projecten zoals DNA Zelf doen of ‘uitbesteden’? Zaak is dat het gebeurd: investering in Scala om op een andere manier in te zetten op Buurtwerk

7. Concrete acties 2013 – 2014 ter beheersing van werkdruk en –belasting • Doelstelling, efficiëntie en effectiviteit van de steuntypes en toelagen tegen het licht gehouden • integraler werken • introductie REMI: aanvullende steun via wetenschappelijk onderbouwde referentiebudgetten • werking Bijzonder Comité van de Sociale Dienst: • Dossiervorming. Richtlijnen afstemmen. • Meer werken via lijstbesluiten • Meer specialisering van teams • Verdere afstemming Werk & Welzijn W2 • Verminderde openingsuren, meer op afspraak • Opstart uitbouw e-loket voor de sociale dienst

8. Nieuwe gezamenlijke Directie Welzijn • Geen dubbel werk • effectieve integratie van team welzijn en team sociale economie van Stad en diensten Maatschappelijke Dienstverlening OCMW in gezamenlijke Directie • Regie vs. exploitatie • Kinderopvang van Stad naar OCMW • Burgerzaken: aantal ‘sociale’ taken naar OCMW Wijkteams (woonzorgverleners) • Verdere afstemming OCMW • W2: Activering binnen departement als Sociale Dienst • Buurtwerk en LDC’s: gezamenlijk departement Wijkteams

9. Het Nieuwe Werken

10. De trends Communicatietechnologie en digitalisering

11. De trends Mobiliteit

12. De trends Klant\burger

13. We zijn een moderne overheidsorganisatie Netwerkorganisatie Dienstverlening dicht bij de burger Het nieuwe werken Efficiënt werken

14. Samenwerking in een genetwerkte wereldDoelstellingen, (laten) doen, opvolgen Vzw De Vaart Vzw De Kier Woonzorgcentra Sociale huisvestings- maatschappijen Thuiszorgpartners

15. Dienstverlening dicht bij de burger • Sociaal huis: fysiek en digitaal • Wijk- en lokale dienstencentra • Consumentenbeleid • Duurzaamheid • Fair trade koffie • Toekomstige energieneutrale gebouwen • STOP principe • Mensen hebben nog het meest vertrouwen in de lokale overheid Lokale overheid als toegangspoort

16. Efficiënt werkenvia DMS • Document Management Systeem: het archief beschikbaar met een klik op de knop • Procesoptimalisatie = vlottere afhandelings-/beslissingsprocessen Nieuw paradigma: andere manier van werken, waardoor je je werk morgen niet meer zal doen zoals je dit gisteren deed. Vruchten plukken op korte en middellange termijn

17. Het nieuwe werken • Flexibel telewerken: vanaf 1 april 2014 • Flexibel werken binnen de tijdsspanne 7 – 19u: vanaf mei 2014 • Op langere termijn: nieuwe manier van kantoorinrichting bij overgang naar een ander gebouw. ‘Medewerker bepaalt zelf wanneer en waar hij werkt’ binnen 1 randvoorwaarde: de dienstverlening primeert!

18. Competentie- en resultaatsgericht, flexibel ingezet op basis van vertrouwen • Vakkennis • Resultaatsgerichtheid • Leidinggeven/Zelfstandig werken • Innovatie en creativiteit • Samenwerken • Inzet en motivatie • Klantgerichtheid • Kwaliteitsvol werken • Organisatiebetrokkenheid • Communicatie

19. ‘Go togemba’: ‘lean’ als organisatiefilosofie

20. Meer met hetzelfde SOCIAL PROFIT SECTOR ECONOMISCHE SECTOR “Niets zo zinloos als efficiënt iets doen wat niet moet gebeuren.” Peter F. Drucker

21. ‘Lean’ ontkleedt • ‘Lean’ als organisatiebrede management methode • Verbetering van de klantenervaring • Nastreven van excellente interne processen • Gaat NIET over producten, organisatie, balans, kosten, … • ALLE medewerkersempowerendresponsabiliseren • Coachende managementstijl zonder oplossingen op te leggen • een aantal eenvoudige, zeer effectieve technieken (‘Voice of the customer’, ‘Turtle’, ‘Waste’,…) • MEER met HETZELFDE en NIET HETZELFDE met MINDER

22. ‘Lean’-aanpak

23. 1. Bepaal de waarde vanuit de klant (‘voice of the customer’)

24. 2. Schildpad procesanalyse (‘turtle’)

25. 3. Continue zoektocht naar verspilling (‘waste’) Transport Bewegen Dossiers circuleren teveel en te lang Dossiers gaan verloren ‘Kar’ met dossiers Onvolledige dossiersZoeken naar dossiers Dossiers verplaatsen wegens plaatsgebrek Overproductie Wachten Produceren van rapporten die niemand leest of nodig heeft Een mail naar personen die daar niets mee moeten doen (de zgn. CC mails) Op dossiers, documenten, info Overbezette multifunctionals Op software Voorraad Niet adequaat werken Batchverwerking Tussen de verschillende adm. stappen IT-problemen Opeenvolgende controles Diverse interpretaties – discussies over interne richtlijnen Defecten Inbrengen foutieve gegevens in computer Aanpassen/verbeteren van voorstellen, beslissingen, betekeningen

26. Vereiste noden en vaardigheden voor LEAN • De mogelijkheid hebben om de kennis toe te passen en ervaringen op te doen • Doordrongen zijn van de begrippen “waarde voor de klant” en “verspilling” • Kunnen identificeren van waardestromen • Groot aanpassingsvermogen • Leiden vanuit de basis -> ‘go to GEMBA’ • Initiatief nemen • Innovatief: veranderen om te verbeteren • Werken in teamverband

27. Leren van Lean 1. Bezint eer je begint… 2. Samen sterk… Een goede voorbereidende analyse en instructies zijn nodig om bruikbare informatie te bekomen De organisatie moet het klimaat en de ruimte creëren, maar het zijn de medewerkers die het onder elkaar moeten toepassen waardoor alle ‘waste’ er stap voor stap wordt uitgehaald. 3. De vervuiler betaalt… 4..Niet tussen de soep en de patatten… Er is heel veel “waste” binnen onze organisatie. Lopende processen moeten onderzocht worden op ‘waste’, bij nieuwe processen moet de ‘waste’ gebannen worden. Elke verbetering telt, zelfs deze besproken tussen de soep en de patatten! Maar blijvend streven naar verbetering vergt een continue aanpak waar tijd en ruimte moet voor worden vrijgemaakt.

28. We staan er naar de client toe niet alleen voor ‘Samenwerken’: • Binnen het team • Met andere teams • Met andere organisaties • …