Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus

1. Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus Formations données à l’ensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation

2. Pour commencer • Feuille de présence • Porte-nom • Présentation PPT sera disponible sous forme électronique

3. La direction du soutien à la Transformation • Soutenir les projets de transformation liés • à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment administratif en 2013 et, • à plus long terme, à la mise en service du nouvel hôpital en 2016 et 2019. • à la transition de Notre-Dame vers un hôpital communautaire

4. L’harmonisation/optimisation des processus • Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes • Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes • Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe

5. La boîte à outils et le Lean • Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM • Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière • Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue

6. La boîte à outils Fiches méthodes Modalités de développement en soutien Groupe de partage

7. Porte-nom • Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils • Un élément qui m’encourage à l’utiliser • Un élément qui m’inquiète/m’empêche de l’utiliser 3 min

8. Aujourd’hui • Les phases de la boîte à outils • www.boiteaoutilstransfo.ca • Inscription aux prochaines modalités de développement offertes en soutien pause

9. Règles de fonctionnement

10. Questions?

11. 6 étapes 1 h 30 par semaine 6 à 8 mois au total si on utilise l’ensemble des outils proposés

13. Planifier l’équipe et le projet • Partir sur des bases solides • Une équipe qui partage une vision • Un projet clair, ambitieux et réaliste • Des alliés dans l’organisation • Prévoir dès le début les communications

14. Au fait, c’est quoi un processus? • www.boiteaoutilstransfo.ca

15. Processus : Succession d’activités qui génère un produit, un soin ou un service

16. Une question de taille ? Ambitieux Réaliste Apprendre d’abord avec des petits projets? Toujours dans notre zone de contrôle Selon la disponibilité des membres de l’équipe • Amélioration significative • Insatisfaction envers la situation de départ forte/partagée • Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients

17. Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une harmonisation/optimisation • La communication avec les bureaux externes des médecins dans une clinique • La création d’un nouveau code budgétaire ou l’ajout d’une référence • La présence du CHUM dans les évènements de recrutement : choix, organisation, suivi • L’installation d’un nouvel appareil bio-médical

18. Partager une compréhension commune du processus : la FIP • Fiche d’identification de projet

19. Enregistrer sur votre poste de travail au format pdf

20. Un atelier de 45 min est disponible sur la section des risques

21. On s’exerce! • Deux fiches d’identification de projets fictifs • Par équipe de 4 personnes • Trouver un point fort dans la fiche projet • Trouver une erreur dans la fiche projet 10 min en équipe 10 min partage grand groupe

22. Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Ateliers de 45 min Surveillez vos courriels

23. Questions?

25. Planifier la collecte de données • Prise de décision basée sur les données probantes • Privilégier les données existantes • Associer les membres de l’équipe à la collecte de données

26. La cartographie Sondages en ligne Statistiques issus du système de Pathologie et données RH Décomptes réalisés par les membres de l’équipe de Pathologie

27. Des documents à adapter selon vos besoins

28. Rechercher les bonnes informations

29. Deux exemples d’adaptation disponibles : Pathologie Ophtalmologie

30. On s’exerce! • Projet des diètes spéciales • Par équipe de 4 personnes • Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe 10 min en équipe 5 min partage grand groupe

32. Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Une méthode à découvrir! Surveillez vos courriels

33. Questions?

35. Planifier les zones d’amélioration • Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions! • Livrable de cette phase

36. Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de soins et de gestion et l’amélioration de l’expérience-patient Choisissez-en une, deux ou essayez-les toutes!

37. Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins

39. On s’exerce! • Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines • Par équipe de 4 personnes • Choisissez 3 zones d’amélioration • Associez à chaque zone un mode d’amélioration 7 min en équipe 8 min partage grand groupe

40. Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Formation d’une journée Surveillez vos courriels

41. Questions?

42. Pause 15 min

44. Implanter le plan d’action • Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions • Élément le plus critique : • Pas les connaissances • Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger et soutenir les équipes

45. Éléments présentés dans la journée de formation aux techniques Lean Projet 5S J’organise mon CHUM à la DRC

46. Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisationen pathologie

47. Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme « Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins » « Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail, les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir une bonne représentativité des trois sites si applicable » « Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »

48. Et quand cela ne fait pas votre affaire … « Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé » Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats

49. Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas 1 Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution? 2 Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne fonctionne pas? 3 Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions? 4 Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?

50. Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Atelier de 60 min Surveillez vos courriels