Dé technologie om de wachtrijen aan uw e-loket verminderen en uw efficiëntie te verhogen

1. Dé technologie om de wachtrijen aan uw e-loket verminderen en uw efficiëntie te verhogen www.intellistampcenter.be Een initiatief van en

2. Agenda • Welkom en positionering, Bart Van Hove • Wat is IntelliStamp ? • Wie is het IntelliStampCenter ? • Wie is het IntelliStampCenter ? • Hoe werkt het ? • Vermindering van de wachtrijen in Kapellen, Ivan Kockx, beleidscoördinator Interne Zaken • Vragen & antwoorden

3. Wat is IntelliStamp • Een unieke technologie die het mogelijk maakt dat attesten op 24/7 basis aangevraagd èn afgeleverd worden, en dit in een automatisch proces dat • tijdsonafhankelijk is • juridisch volledig sluitend is. • Doelstelling : • Comfortverhoging voor de burger • Efficiëntiewinst voor het bestuur

4. Wie is het IntelliStampCenter

5. Wat is het IntelliStampCenter • Het cloudplatform dat openstaat voor elke dienstverlener die actief is in de overheidssector en documenten ter ondertekening wil aanbieden. • We onderscheiden hierin 2 processen : • Documenten die “manueel” digitaal getekend worden • Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. • Het IntelliStampCenter is 24/7 beschikbaar voor • plaatsen van de IntelliStamp • documentcontrole

6. BI PLATFORM • Website / frontoffice met • E-loket / Intellistamp • Klant Contact Center VB SERVICE BUS LAB Dossierflow / Zaaksystemen  IN  UIT BURGER ZAKEN FMS/BBC ROL LONEN / HRM OCMW VERGADER - BEHEER SECTOR-GENOTEN

7. gemeente • Aflevering Intellistamp • Verificatie van het document

8. We onderscheiden hierin 2 processen • Documenten die “manueel” digitaal getekend worden • Lage efficiëntiewinst voor de administratie • Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. • Efficiëntiewinst voor de administratie (5 – 7 minuten / attest)

9. Bewijs van woonst Afhalen aan het fysieke loket Papieren Document Opsturen via De Post Burgers Digitaal document ondertekend met eID Ambtenaar Aflevering via mail aanvragen loket online aanvragen E-loket Bevolkings-toepassing

10. Dankzij de stamp juridisch sluitend digitaal èn print Integratie met uw e-loket en bevolkingsoftware Document-verificatie

11. Efficiëntie voor ambtenaar en burger 24/7 beschikbar door servercertificaat Open voor elke dienstverlener Cloud Model

12. Kostenbesparing voor gemeente • Bespaar op manueel werk, print-, papier- en postkosten • Documentfraude voorkomen en detecteren • Innovatief en groen imago • Eenvoudig te integreren. Werk vanuit de bestaande applicaties • Geen onderhoud van eigen servers en software door cloud oplossing (Software as a Service) • Juridisch sluitend, zowel digitaal als op papier

13. Kostenbesparing voor burger • Besparing op verplaatsing en tijd • Snellere en verbeterde (digitale) dienstverlening • 100 % digitaal werken tot bij de burger • IntelliStampbiedt als enige • 24/7 beschikbaarheid, zowel voor aanvraag als voor afgifte van het document. • Bestaande integratie met front – en backoffice

15. Hoe werkt het ? www.intellistampcenter.be Een initiatief van en

16. IntelliStamp Data document, certificaat, auteur, time Andere data Website Unieke code Werkt met referentiecode + gematerialiseerde handtekening Online én offline verificatie mogelijk Geen specifieke hardware of software nodig voor online verificatie

17. Wettelijk kader (Wet van 15 februari 2012 tot wijziging van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, BS 7 maart 2012)  IntelliStamp is digitaal én op papier 100% rechtsgeldig en wettelijk  Zonder handtekening slechts een kopie en geen afschrift “De handtekening van de certificaathouder kan worden gematerialiseerd in een equivalent dat voldoet aan de eisen van artikel 2, tweede lid, 2°”

18. Ondertekenen met IntelliStamp • Via certificaat: • eID • Server certificaat • Token • HMS • Geïntegreerd in de applicatie van het bestuur • Interactief tekenen via signing site

19. Afleveren document • Kan elektronisch • Via email • Via download • Kan ook op papier

20. Verificatie scenario 1 Online via een website met een referentienr.

21. Verificatie scenario 2 Online via inscannen documentIntelliStamp zal automatischverschillen aangeven enfraude opsporen

22. Verificatie scenario 3 Offline door het scannen van de barcode

23. Prijs Nieuwe prijzen aangepast aan de markt van lokale besturen Contacteer ons voor meer informatie

25. Verminder de wachtrijen: Digitaal documentenloket in Kapellen doet het! Ivan Kockx Beleidscoördinator Interne Zaken Gemeente Kapellen

26. Inhoud van presentatie Situatieschets Probleemstelling Oplossingen Manier van aanpak Communicatie

27. Situatieschets Gemeente Kapellen telt 26.000 inwoners Doorlopende openingsuren van de administratieve diensten Beperkt personeelsbestand

28. Probleemstelling – vraag van de burger Een burger die full-time werkt kan enkel op maandagavond aan het loket terecht Bijgevolg op maandagavond lange rijen bij burgerzaken en ruimtelijke ordening => Op zoek naar oplossingen voor een bredere dienstverlening

29. Probleemstelling – vraag van het personeel Doorlopende openingsuren en een beperkte personeelsbezetting geven minder kans om inhoudelijk te werken Extra personeel is geen optie => Op zoek naar oplossingen om de druk op balie te verlichten

30. Oplossingen • Op eerste zicht twee tegenstrijdige uitgangspunten: meer dienstverlening >< minder druk op de balie • Dit hoeft niet het geval te zijn: • groter digitaal aanbod • uitwerken van gescheiden front- en backoffice

31. Oplossingen - digitaliseren In eerste instantie inzetten op volwaardig e-loket: • Gedigitaliseerde dienstverlening raakt meer en meer ingeburgerd vb thuisbankieren, digitale aangifte belastingen, … • Burger vraagt producten aan wanneer hem dat het beste uitkomt • Personeel is minder afhankelijk van klanten aan balie en kunnen aanvragen gegroepeerd behandelen • Minder papier-, afdruk- en verzendingskosten, …

32. Oplossingen - digitaliseren • E-loketten waren beperkt tot het aanvragen van documenten • Voor het digitaal afleveren van documenten was er een probleem van rechtsgeldigheid => Na het wijzigen van de wetgeving is ook dit probleem opgelost => Zo in contact gekomen met IntelliStamp en het IntelliStampCenter

33. Manier van aanpak – bepalen van de producten • Voorkeur :geen fysische hosting van servers bij de gemeente maar alles in cloud • Stap 1:bepalen welke producten in het e-loket worden aangeboden: • O.a. door turving van alle producten op burgerzaken • Stap 2:voor de meest bevraagde documenten bepalen welke digitaal afgeleverd kunnen worden.

34. Manier van aanpak – weerhouden producten • Burgerzaken • attest van woonst • attest van nationaliteit • attest van gezinssamenstelling • uittreksel van de geboorteakte • uittreksel uit het strafregister • Ruimtelijke Ordening • Inlichtingen vastgoedinformatie (= notarisbrieven)

35. Manier van aanpak • Stap 3:oprichten interne werkgroep met betrokken diensten (BZ, ICT, INFO, RO en FD) • Stap 4:gefaseerde aanpak voor verwerking aanvragen: 1ste Manueel :

36. Manier van aanpak 2de Automatisch : • proces zonder tussenkomst ambtenaar: 24/7 • hulp nodig van de leverancier van beide softwarepakketten (Remmicom) • Stap 5:IntelliStamp Center en Remmicom in contact brengen met elkaar

37. Manier van aanpak • Stap 6: keuzes tijdens het ontwerpproces om Intellistamp op documenten te plaatsen • geldigheidsduur van de documenten • termijn van raadpleegbaarheid • essentiële informatie die in de zegel moet • positie van zegel op het document • gescande handtekening van burgemeester al dan niet op documenten plaatsen

38. Manier van aanpak RESULTAAT: vb attest gezinssamenstelling

39. Manier van aanpak • Stap 7:keuzes bij het opmaken van e-loket op gemeentelijke website • info die uit e-id komt • per product bepalen welke info daarnaast nog nodig is • type van invoerveld (keuzelijst, aanvinklijst, enz) • opmaken meldingen ter bevestiging van de aanvraag • pagina ‘s opmaken voor de drie delen: burger, professionele gebruiker en verificatie

40. Communicatie • nieuw product waarbij vertrouwen van gebruikers belangrijk is maakt dat communicatie essentieel is. • IntellistampCenteradviseert en ondersteunt de communicatie-strategie van de gemeente • Stap 1 : opleiding alle medewerkers van betrokken diensten • Stap 2 : informeren van andere diensten, politie, brandweer, … • Stap 3 : informeren van drie gebruikersgroepen: • burger • professionele gebruiker • persoon die documenten wil verifiëren

41. Communicatie

42. Communicatie • Uniform campagnebeeld website, affiche, folder, vloersticker, …

43. Samenvatting • Eind juni gestart met IntelliStamp • In Oktober al gemiddeld 6 aanvragen per dag ! • 6 x 5 minuten = 30 minuten minder baliewerk/dag • Andere diensten worden ‘jaloers’ op burgerzaken. • Telling van producten in de hele organisatie • Nu documenten kiezen om ook uit te rusten met zegel.

44. Vragen