Servicios de Consultoría Estratégica en Gestión de Viajes de Negocio

1. Servicios de Consultoría Estratégica en Gestión de Viajes de Negocio Isabel Hernández Langa Noviembre 2.012

2. Presentación “Las empresas no aprovechan los importantes ahorros que pueden obtener en la planificación, reserva y gestión de sus viajes de negocio” Fuente: Estudio sobre Gestión del Gasto realizado por American Express y A.T. Kearney Recortar gastos y hacer más con menos es un imperativo en tiempos de crisis. Una de las partidas de gastos más importantes en las empresas españolas es la de viajes y alojamientos, solo superada por los salarios y el I+D. La solución, una mejor gestión pero… ¿Cómo hacerlo? Noviembre 2.012

3. ¿Cómo? A través de un servicio de Consultoría independiente, sin vínculo de unión con agencias o proveedores de servicios de viajes. De este modo, se garantiza el nivel de objetividad imprescindible para realizar el análisis de la situación inicial y posterior diseño de las políticas y procesos encaminados a mejorar la eficiencia y optimización de la gestión de la cuenta de viajes de negocio de una empresa. Noviembre 2.012

4. Soluciones • Utilización de procedimientos más eficientes, que controlen el coste e incrementen la productividad. • Examen exhaustivo de las ineficiencias y los procesos administrativos. • Identificación de los costes indirectos de los viajes, estos son aquellos gastos en los que incurre una compañía cada vez que un empleado realiza un viaje de negocios, con el objetivo de generar ahorros. Noviembre 2.012

5. Objetivo Aportar soluciones para optimizar la gestión, los procesos y los costes de la cuenta de viajes de empresa . Noviembre 2.012

6. Propuesta de Servicios Noviembre 2.012

7. Fases del proceso 1. Análisis e identificación del perfil de la cuenta de viajes • Conocimiento y análisis del cliente. • Establecimiento de tipologías en cuanto a la gestión de viajes. 2. Gestión de la cuenta de viajes. • Análisis de consumos. • Análisis o diseño de la política de viajes. • Estudio del flujo interno de reservas de la empresa. • Propuestas de acuerdos de tarifas preferenciales con compañías aéreas, cadenas hoteleras y alquiler de vehículos. • Seguimiento periódico para ver evolución y mejoría. Noviembre 2.012

8. 3. Definición de políticas de viajes. • Cumplir las reservas de viajes a través de los proveedores y canales seleccionados. • Establecer las directrices en las categorías de gastos para cada uno de los perfiles de viajeros previamente definidos y establecidos. • Definir los objetivos de gasto mediante el establecimiento de reglas orientadas al cumplimiento de los presupuestos de viajes de negocios. • Medir el impacto sobre la cultura corporativa del cliente. • Garantizar los criterios de seguridad del viaje • Establecer un plan de comunicación de la política de viajes para su conocimiento “universal” dentro de la organización. • Diseñar un conjunto de indicadores para dotar al gestor de viajes de los elementos necesarios para realizar el seguimiento y control del cumplimiento de la política. Noviembre 2.012

9. 4. Proveedores preferentes y negociación de tarifas. • Identificación de proveedores, rutas y destinos. • Localización de volúmenes consolidables en compra que doten a nuestro cliente de un mejor posicionamiento en la futura negociación de condiciones con los proveedores preferentes. Noviembre 2.012

10. 5. Selección de Agencia. • Soporte en el proceso de selección de proveedor de servicios de agencia de viajes. • Elaboración del pliego de condiciones para la nueva agencia de viajes prestataria. • Asesoramiento sobre las opciones de configuración del servicio más apropiadas en función del volumen de consumo en viajes y su tipología. • Definición del perfil de agencia idónea. • Elaboración del pliego del concurso y selección de convocados. • Envío de convocatoria y análisis comparativo de las propuestas. Noviembre 2.012

11. 6. Soporte y gestión del cambio. • Soporte en el proceso de implantación o cambio de agencia. • Resolución de incidencias. • Seguimiento de la tasa de adopción. Noviembre 2.012