Sistema de Gestão Escolar

1. Sistema de Gestão Escolar Secretaria da Educação do Estado da Bahia

2. Sistema de Gestão Escolar: Portaria de Institucionalização do SGE N º 2.970, Diário Oficial de 09/04/2010. O Sistema de Gestão Escolar - SGE - constitui-se em uma ferramenta gerencial para a rede pública de ensino, criada em ambiente web que facilitará a administração escolar no que diz respeito à execução, acompanhamento e controle de suas atividades fins permitindo assim, a atualização em tempo real da base de dados gerenciais da Secretaria de Educação do Estado.

3. Estrutura do Sistema Gestão Escolar Gestão Servidores Gestão Censo Escolar • Rede Física • Aluno/matrícula • Calendário Escolar • Transporte Escolar • Avaliação Escolar • Cadastro de Servidores • Formação dos Servidores • Validação • Extração • Geração de Arquivos • Envio INEP • Consulta • Rendimento/Movimento

4. Benefícios do SGE • Eficiência, qualidade e integração na gestão de ensino. • Atualização permanente das informações diretamente no sistema pelas UEE. • Diminuição do retrabalho de envio de informações das escolas para os diversos setores do órgão central. • Aumentar a produtividade das Unidades Escolares, Direc e Órgão Central • Melhoria na qualidade do atendimento à comunidade escolar • Melhoria na comunicação entre UEE, Direc e Órgão Central • Subsidiar na tomada de decisão • Disponibilizar Informações Gerenciais

5. Principais funcionalidades • Matrículas • Matrícula de Novo Aluno • Rematrícula • Movimentações • Incluir Aluno na classe / turma • Remanejar Aluno de classe / turma • Transferir Aluno de Escola • Alterar Situação do Aluno • Servidores • Atribuir professor a classe / turma • Cadastro de servidores • Comprovantes • Matrícula • Declarações (declaração de conclusão / matrícula / • transferência) • Histórico Escolar • Geração e Impressão • Cadastro • Notas e frequência (geração automática do boletim) • Imprimir Boletim...

6. Centrais de Apoio

7. HELP DESK Atribuições • Prestar suporte técnico de microinformática por telefone com o objetivo de resolver os problemas que os usuários possam ter; • A coordenação do suporte de sistema e suporte de instalação e funcionamento de equipamentos está a cargo do CMO; • O número do Help Desk é (71) 3115-1414.

8. Central de Atendimento Atribuições • Solucionar os problemas operacionais das unidades escolares, via telefone. • Encaminhar para as Superintendências solicitações que não • puderam ser atendidas na central, as quais entrarão em contato com as escolas solicitantes • Contato da Central de Atendimento: 3115-1060

9. Suporte Técnico Operacional Atribuições • Acompanhar as unidades escolares na atualização dos dados • no SGE; • Dar suporte presencial às unidades escolares.

10. Procedimentos

11. Unidade de Gestão As informações (servidores, alunos, rede física e outras) cadastradas no SGE serão divididas por escola e por anexo. Sendo assim, no momento do uso do SGE o usuário deve selecionar a unidade de gestão a ser utilizada. Importante: As informações registradas de cada anexo são de responsabilidade dos dirigentes da unidade escolar a qual o anexo está vinculado.

12. Fluxo das Informações • As escolas com acesso à internet, deverão registrar as informações diretamente no sistema; • As escolas que ainda não possuem acesso à internet, deverão procurar uma escola mais próxima (indicada pela Direc) para registrar as informações diretamente no sistema; • A Direc também possuirá uma Central de Digitação para as escolas próximas à sede da Diretoria Regional. • As Unidades Escolares que vão dar apoio as outras Unidades para alimentação do sistema irão receber mais equipamentos para viabilizar o trabalho.

13. A Direc fará um cronograma de atendimento de custos de deslocamento e diárias para as Unidades Escolares, este levantamento deverá ser enviado à Supec até o dia 20 de abril (enviar para Jaina Carine ou Heloísa Helena, na Diroe: (jcsbrito@sec.ba.gov.br, hhcabreu@sec.ba.gov.br Tel: 3115 9081, 3115- 8989); As informações dos anexos serão de responsabilidade da escola mãe; Cada Direc deverá ter uma pessoa responsável pelo SGE. Esta pessoa deverá ter todo o apoio do Diretor da Direc para execução de suas tarefas. Fluxo das Informações

14. Perfis de usuários no SGE • Perfil Escolar • Diretor • Vice-diretor • Secretário escolar • Técnico de secretaria escolar • Perfil DIREC • Diretor • Coordenador • Técnico da Direc • Prestador de serviço

15. Gestão de usuários • Solicitação de Acesso (senha) Quem solicita: diretor Para: SUPAV - Diretoria de Acompanhamento e Informação (End.: 6ª Avenida, nº 600 CEP 41.750-300 – CAB) Como: através de e-mail para sge_usuarios@sec.ba.gov.br • Solicitação - Mudança de Acesso • Solicitação – Cancelamento de Acesso • Quem solicita: o próprio usuário • Para: Central de Atendimento • Como: Telefone • Solicitação – Desbloqueio de Senha *Esquecimento de senha.

16. Gestão de usuários • Solicitação de Acesso (senha) e Mudança de Perfil Assunto: solicitação de acesso ao SGE Solicito criação de senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus e anexo 1 Nome completo: Maria dos Santos Perfil: Diretor E-mail: maria.santos@educacao.ba.gov.br CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva Perfil: Secretário escolar E-mail: jose.silva@educacao.ba.gov.br CPF: xxx.xxx.xxx-xx Obs: todos os campos são obrigatórios. Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

17. Gestão de usuários • Solicitação de Cancelamento de Acesso Assunto: solicitação de cancelamento de acesso ao SGE Solicito cancelar a senha de acesso para o(s) seguinte(s) usuário(s): Nome da unidade de gestão: Escola João de Deus Nome completo: Maria dos Santos CPF: xxx.xxx.xxx-xx Nome completo: José da Silva CPF: xxx.xxx.xxx-xx Obs: todos os campos são obrigatórios. Caso a escola possua anexo, informar o nome e listar os usuários conforme exemplo acima.

18. Etapas da Implantação Responsável: SEC 1º Passo: Carga Inicial Migração das informações dos diversos sistemas da secretaria para o SGE. Responsável: UNIDADE ESCOLAR 2º Passo: Transição Atualização das informações migradas dos sistemas da secretaria; Organização das informações para a gestão da escola e para o Censo Escolar. 3º Passo: Censo Escolar Validação, ajustes e envio automatizado das informações do SGE para o sistema do MEC. 4º Passo: Acompanhamento Acadêmico Atualização das informações acadêmicas dos alunos; Registro de notas e frequências; Emissão dos boletins das unidades.

19. Etapas da Implantação Responsável: UNIDADE ESCOLAR 5º Passo: Planejamento e resultados finais Planejamento da rede física e oferta de ensino para a matrícula 2011; Resultado de aprovação e reprovação dos alunos. 6º Passo: Matrícula 2011 Rematrícula; Matrícula de alunos novos. 7º Passo: Movimento/Rendimento do Censo Escolar 2010 Envio automatizado das informações de movimento e rendimento dos alunos matriculados em 2010 do SGE para o sistema do MEC.

20. Atividades da Transição

21. Atividades da Transição Objetivo: atualizar todas as informações cadastrais da unidade escolar ou anexo. Pontos de Atenção • Confirmar informações cadastrais da escolas, principalmente ofertas de ensino; • Atualizar os nomes das salas de aula; • Atualizar corretamente a capacidade física das salas. Dicas: • Observar portaria de matrícula nº 16.887 de 25/11/09, Art. 24 (define nº de estudantes por classe); • Não incluir informações dos anexos no campo de dados cadastrais da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema.

22. Pontos de Atenção Dicas: • Atividades da Transição Objetivo: Atribuir os alunos a uma classe / turma. • Caso seja necessária a criação ou exclusão de classes / turma, entre em contato com a Central de Atendimento; • Atualizar o nome das classes / turmas; • Atribuir nas classes ou turmas apenas os alunos que compareceram na unidade escolar. • As escolas que tem atendimento educacional especializado ,oferecem atividade complementar, os anexos e classes especiais terão que solicitar para a central de atendimento a criação dessas classes. • Não atribuir os alunos dos anexos nas classes / turmas da escola vinculada, pois cada anexo terá sua área de gestão no sistema

23. Pontos de Atenção • Deve-se cancelar todas as matrículas dos alunos que se matricularam e não compareceram na unidade escolar; • Caso o aluno de anexo esteja matriculado na escola mãe, deve-se cancelar a sua matrícula, pois este aluno deverá ser matriculado diretamente na área de gestão do anexo. Dicas: • Não confundir cancelamento de matrícula com abandono; • Apesar dos cancelamentos, as informações dos alunos permanecem no banco de dados do sistema. • Atividades da Transição Objetivo: Cancelamento das matrículas dos alunos que não compareceram nas unidades escolares.

24. Pontos de Atenção • Caso o SGE não apresente algum professor que esteja lotado na unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a central de atendimento para atualizar o sistema; • As informações oficiais para geração de folha de pagamento e carga horária, são as cadastradas no sistema SECONLINE. Dicas: • Mantenha as alocações dos professores atualizadas no SGE, quaisquer divergências entre em contato com a Central de Atendimento. • Atividades da Transição Objetivo: atribuir professores a classe / turma

25. Pontos de Atenção • Caso haja a necessidade de incluir ou alterar uma disciplina no SGE, entre em contato com a central de atendimento. Dicas: • Seguir orientações definidas nas portaria nº 1.128/10 de 28/01/2010 e1.512/10 de 09/02/10 sobre matriz curricular. • Atividades da Transição Objetivo: atribuir disciplina ministrada pelo professor.

26. Pontos de Atenção • Para matricular alunos que não fazem parte da rede Estadual, após o dia 31/03/10, deve-se observar a portaria nº 1.437/10 de 06 e 07 de fevereiro, Art. 4º ; • Evite duplicidade de cadastros de alunos no SGE. Dicas: • Para evitar duplicidade de cadastro de aluno no SGE, pesquise o nome do mesmo no Banco Alunos,através do site www.sec.ba.gov.br/bancoalunosie copie a informação para o sistema. • Atividades da Transição Objetivo: cadastrar alunos novos e atribuí-los a uma classe / turma.

27. Clique em Município

29. Atividades da Transição Pontos de Atenção Dicas: Objetivo: atualizar os endereços dos alunos no SGE, priorizando os alunos que necessitam de transporte escolar. Todos os alunos estarão a princípio com o endereço da escola. • Neste momento é necessário sinalizar se o aluno é residente na zona urbana ou rural; • No campo “ponto de referência” no SGE, constará o endereço do aluno encontrado no Banco Aluno ou Educacenso; • Pesquise se o logradouro do endereço do aluno já está cadastrado antes de decidir incluí-lo. • Qualquer problema com atualização de logradouros, contactar Central de Atendimento; • Alguns logradouros possuem apelidos (nome popular), assim pesquise no SGE pelos mesmos; • Evite cadastrar os logradouros pelos apelidos, priorize os nomes oficiais.

30. Pontos de Atenção Atividades da Transição Objetivo: atualizar o cadastro dos servidores1lotados na unidade escolar ou anexo. • Caso na base de dados do SGE não conste algum servidor que esteja lotado em sua unidade de ensino ou no anexo, entre em contato com a Central de Atendimento para atualizar o sistema; • As informações oficiais, a exemplo de geração de folha de pagamento e carga horária, serão as cadastradas no sistema SECONLINE. • 1pessoal administrativo, inclusive os PST.

31. Sempre cadastrar o nome completo do aluno, do pai e da mãe e sem abreviações; Sempre conferir as informações antes de salvá-las no sistema; Sempre pesquisar o cadastro do aluno no sistema antes de incluí-lo, com o objetivo de evitar duplicidade de dados; Sempre manter as informações atualizadas no sistema; Observar os prazos de encerramento de cada passo do processo de implantação do SGE; Atenção

32. Prazos e contingências • As unidades escolares que não iniciarem ou não concluírem o passo de Transição cadastrarão as informações duas vezes: uma SGE e outra no Educacenso.

33. A apresentação definitiva para o treinamento das escolas estará disponível no dia 12/04/10, para download no endereço. http://intranet.sec.ba.gov.br/sge/treinamentoprocesso.pps