DAIVA LUKŠAITĖ LAD Dokumentų valdymo skyriaus vedėjo pavaduotoja

1. DAIVA LUKŠAITĖLAD Dokumentų valdymo skyriaus vedėjo pavaduotoja NDF DOKUMENTŲ, KURIAIS DISPONUOJA PRIVATŪS JURIDINIAI AR FIZINIAI ASMENYS, PERDAVIMO VALSTYBĖS AR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOMS, ĮSTAIGOMS AR ĮMONĖMS TAISYKLĖS www.archyvai.lt

2. NDF dokumentų, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys, perdavimo valstybės ar savivaldybių institucijoms, įstaigoms ar įmonėms tvarkos aprašas • yra patvirtintas 2008 m. balandžio 8 d. LAD generalinio direktoriaus įsakymu Nr. V-69 (Žin., 2008, Nr. 43-1625) • Nurodytasis aprašas parengtas įgyvendinant Lietuvos Respublikos dokumentų ir archyvų įstatymo 4 straipsnio 2 dalį www.archyvai.lt

3. SVARBIAUSIOS SĄVOKOS • PERDUOTINI DOKUMENTAI – valstybės ar savivaldybių institucijų, įstaigų ar įmonių, valstybės įgaliotų asmenų, Lietuvoje įvairiais istorijos laikotarpiais veikusių valstybinių įstaigų ar įmonių veiklos dokumentai, kuriais disponuoja privatūs juridiniai ar fiziniai asmenys • DISPONAVIMAS – NDF dokumentų – perduotinų dokumentų – turėjimas asmens (privataus ar fizinio) žinioje www.archyvai.lt

4. TVARKOS APRAŠĄ ĮGYVENDA • Fiziniai ir privatūs juridiniai asmenys • Valstybinės archyvų sistemos įstaigos • Valstybės ir savivaldybių institucijos, įstaigos ir įmonės Tvarkos apraše nustatytos nurodytųjų asmenų ir įstaigų pareigos, privalomi atlikti veiksmai www.archyvai.lt

5. VEIKSMAI, KURIUOS TURI ATLIKTI FIZINIS AR PRIVATUS JURIDINIS ASMUO Nurodytasis asmuo turi raštu ar žodžiu kreiptis į: • į valstybės ar savivaldybės instituciją, įstaigą ar įmonę, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai; • į LAD ar vieną iš valstybės archyvų: • kai valstybės ar savivaldybės įstaiga, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai, jau neveikia; • kai perduotinų dokumentų priklausomybė nėra aiški. www.archyvai.lt

6. INFORMACIJA, KURIĄ TURI PATEIKTI FIZINIS AR PRIVATUS JURIDINIS ASMUO Juridinis asmuo įstaigai nurodo savo pavadinimą, fizinis asmuo – vardą ir pavardę, ryšio duomenis, pateikia informaciją apie perduotinus dokumentus (jų įsigijimo aplinkybes, sudarytoją ir kiekį, jei žinoma, – sudarymo laikotarpį) ar jų turėtoją, jei pats nedisponuoja perduotinais dokumentais. www.archyvai.lt

7. KAI KURIE PROCEDŪRINAI ASPEKTAI • Jei juridinis ar fizinis asmuo kreipiasi žodžiu, informaciją gavęs įstaigos darbuotojas ją užfiksuoja raštu (pvz., tarnybiniame pranešime) ir pateikia įstaigos vadovui. • Įstaigos vadovas pavedimą (išnagrinėti gautą informaciją ir teikti siūlymus ar kt.) paprastai įformina rezoliucija, kurią nurodo jam pateiktame dokumente (tarnybiniame pranešime). • Gautos informacijos nagrinėjimo rezultatai gali būti užfiksuoti: • įstaigos rašte (jei reikia informuoti kitą įstaigą apie perduotinus dokumentus ar pateikti dokumentų vertinimo rezultatus); • tarnybiniame pranešime (ar kitame dokumente), jei paaiškėja, kad dokumentai apie kuriuos informacija buvo gauta, nėra NDF dokumentai – perduotini dokumentai. • Dokumentų perėmimo procedūra baigiama perdavimo akto įforminimu, jei aptariamo aprašo nustatyta tvarka dokumentai perimami www.archyvai.lt

8. LIETUVOS ARCHYVŲ DEPARTAMENTAS, GAVĘS INFORMACIJĄ APIE PERDUOTINUS DOKUMENTUS: • Įvertina dokumentus ar paveda juos įvertinti vienam iš valstybės archyvų; arba priima sprendimą dėl dokumentų nuolatinio saugojimo. • Informuoja dėl perduotinų dokumentų atitinkamą valstybės archyvą arba kitą įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti. • Informuoja atitinkamos savivaldybės administraciją dėl perduotinų dokumentų ir tarpininkauja juos jai perduodant, jei nustatoma, kad dokumentai neturi išliekamosios vertės ir nuolat nesaugotini, o įstaigos, kuriai pagal kompetenciją priklausytų juos saugoti, nėra. www.archyvai.lt

9. VALSTYBĖS ARCHYVAS, GAVĘS INFORMACIJĄ APIE PERDUOTINUS DOKUMENTUS ARBA LAD PAVEDIMĄ: • įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją, dokumentų chronologines ribas; • identifikuoja valstybės ar savivaldybės įstaigą, kuriai pagal kompetenciją priklausytų perduotini dokumentai; • pateikia LAD siūlymus dėl tolesnio perduotinų dokumentų saugojimo • perima išliekamąją vertę turinčius dokumentus, o jų perėmimą įformina perdavimo aktu; • sutvarko perimtus dokumentus, jei jie nustatyta tvarka nebuvo sutvarkyti, aprašyti; • įtraukia perimtus ir sutvarkytus dokumentus į archyvo apskaitą nustatyta tvarka ir saugo juos nuolat. www.archyvai.lt

10. VALSTYBĖS IR SAVIVALDYBIŲ INSTITUCIJOS, ĮSTAIGOS IR ĮMONĖS, GAVĘ INFORMACIJĄ APIE PERDUOTINUS DOKUMENTUS: • įvertina perduotinus dokumentus, nustato jų sudarytoją; • priima dokumentus saugoti, jei tai jai priklauso pagal kompetenciją ir įformina perdavimo aktą; • informuoja LAD, jei paaiškėja, kad perduotinų dokumentų ji neturi priimti saugoti pagal kompetenciją, arba jei, įvertinus dokumentus, padaroma išvada, kad jie gali turėti išliekamąją vertę ir yra saugotini nuolat; • sutvarko perimtus dokumentus, jei jie nustatyta tvarka nebuvo sutvarkyti, aprašyti; • išsaugo perimtus dokumentus nustatytą laiką, o tuos, kurių saugojimo terminai pasibaigia – atrenka naikinti. www.archyvai.lt

11. BŪTINA ŽINOTI • Jei juridinis ar fizinis asmuo, disponuojantis perduotinais dokumentais, atsisako juos perduoti, kompetentinga valstybės ar savivaldybės institucija, įstaiga ar įmonė, jei tokios nėra, − valstybinės archyvų sistemos įstaiga turi imtis priemonių įstatymų nustatyta tvarka. www.archyvai.lt