Espace collaboratif Guide pratique d’utilisation

1. Espace collaboratifGuide pratique d’utilisation

2. Guide d’utilisation : sommaire Espace collaboratif: à quoi sert cette plateforme ? Connexion et Déconnexion Accéder à l’espace Organisme de Formation Comment naviguer ? Gérer votre espace • Documents utiles • News • Calendrier • Forum • Les alertes mails À savoir Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

3. Espace collaboratif : à quoi sert cet espace? • L’espace collaboratif est une plate-forme de transmission d’informations. Vous y trouverez tous les documents utiles, tels que : • Le Kit de remboursement, • Le Kit d’évaluation, • Les Supports de communication du dispositif FEE Bat • Autres documents. • Tous ces documents seront mis à jour régulièrement et à votre disposition à tout moment. • Un Forumvous permettra de nous poser toutes vos questions ou nous faire part de vos commentaires. Nous tâcherons de répondre à vos questions dans les plus brefs délais. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

4. Espace collaboratif : à quoi sert cet espace? (2) • Des Bilans et autres retours sur les formations pourront vous être communiqués et intégrés dans votre espace. • Grâce à la section « News » vous pourrez dès à présent être informés de toutes les dernières actualités concernant le dispositif FEE Bat. • Par ailleurs, il vous sera également possible de gérer votre espace comme bon vous semble et stocker vos fichiers tels que les fiches de synthèse des évaluations et les feuilles d’émargement sur cette application dans votre espace propre. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

5. Accès à l’espace collaboratif • Afin d’accéder à la page d’accueil de l’espace dédié aux Organismes de formation, rendez-vous à l’adresse suivante : http://extranet.feebat.org/. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

6. Connexion à votre espace • Pour vous connecter à l’extranet, cliquez sur « Accéder à l’espace collaboratif ». • Vous devez ensuite renseigner votre identifiant (nom d’utilisateur) et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par e-mail ou par courrier. Ensuite, cliquez sur ok. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

7. Déconnexion • Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé vers l’espace collaboratif présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter du site, cliquez sur « Bienvenue + « votrenom d’utilisateur» » en haut à droite de l’espace, puis cliquez sur « Se déconnecter » dans le menu déroulant. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

8. Espace collaboratif feebat Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

9. Accéder à l’espace Organisme de Formation Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012 • Votre espace dédié est commun à tout votre réseau, vous y trouverez tous les documents et informations qui vous seront mis à disposition par la cellule FEE Bat. Accédez à votre plate-forme en cliquant sur le nom de votre organisme dans la section « Espaces dédiés » affichée dans l’onglet « Espace OF ». • Cet « Espace OF » est accessible par tous les réseaux d’organismes de formation habilités aux formations FEE Bat. Les outils « Calendrier » et « Forum » seront donc administrés par les membres de la cellule FEE Bat dans le cas où l’information serait générale. Vous pourrez distinguer votre emplacement notamment par les couleurs des pages : Vert : Espace dédié à tout Organisme de Formation Bleu : Votre Espace

10. Comment naviguer? 1 2 2 1 • La structure de l’espace collaboratif est multifonctionnelle et simple d’utilisation. Quelque soit la page sur laquelle vous vous situez dans votre espace, vous trouverez les mêmes actions et la même façon de naviguer qui se compose de deux parties : La hiérarchie du site vous est exposée sur chaque page et vous permet d’accéder à tout moment à la section que vous sélectionnerez La partie centrale vous informe des dernières modifications sur les sections « News » et « Documents utiles », ainsi vous verrez l’information directement Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

11. Comprendre la structure Sur chaque page vous pouvez visualiser l’arborescence du site afin de vous situer. En cliquant sur un des titres, vous pourrez accéder à la page correspondante. Vous y trouverez les explications plus détaillées concernant la section dans laquelle vous vous trouvez. Découvrez les actions du document sélectionné en cliquant sur la flèche correspondante. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

12. Gérer votre espace Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

13. Documents utiles Vous souhaitez intégrer un nouveau document : Cliquez sur « Télécharger » puis sur « Télécharger un document ». Allez chercher votre document en cliquant sur « Parcourir ». Choisissez de remplacer ou non un document déjà existant puis cliquez sur ok pour valider. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

14. News Si vous souhaitez créer un événement dans votre agenda : 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément » 2) Remplissez tous les champs ci-contre : Titre, Corps, Expire (date d’expiration du message) 3) Validez en cliquant sur OK. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

15. 3. Calendrier Si vous souhaitez créer un événement dans votre agenda : 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Nouvel élément » 2) Remplissez tous les champs ci-contre : Titre, Emplacement, Heure de début… 3) Validez en cliquant sur OK. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

16. 4. Forum Si vous souhaitez poser une question ou faire part d’une remarque aux autres membres de votre réseau: 1) Cliquez sur « Nouveau » puis sur « Discussion » Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

17. 2) Créez le titre de la discussion dans « Objet ». 3) Écrivez votre question ou remarque dans « Corps ». 4) Validez en cliquant sur OK. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

18. 5. Les Alertes mails - Étape 1/2 Pour recevoir des alertes sur votre adresse e-mail, concernant les éventuelles modifications effectuées sur des dossiers veuillez suivre les étapes suivantes : 1) Cliquez sur « Mes paramètres » pour accéder aux informations de votre compte Votre Logo Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

19. 2) Cliquez sur « Modifier l’élément » pour saisir votre adresse e-mail et autres informations que vous souhaitez intégrer. 3) Validez en cliquant sur OK. Attention ! Aucune alerte mail n’a été créée à ce stade, veuillez vous rendre à l’étape suivante. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

20. 5. Les Alertes mails - Étape 2/2 1) Rendez-vous sur la section dans laquelle vous souhaitez créer une alerte.Ici dans l’exemple, la section « Documents utiles »..2) Cliquez sur « Actions » puis « M’avertir » 3) Sélectionnez les conditions de l’alerte 4) Validez en cliquant sur OK. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

21. À savoir Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012 Les éléments qui vous sont communiqués par la Cellule FEE Bat sont visualisables sur l’espace «Organismes de Formations » et non sur votre espace personnel. N’oubliez pas que toutes les informations que vous intégrerez dans votre espace seront visibles par l’ensemble des organismes faisant partis du même réseau d’organismes de formation que vous. Cette plate-forme ne peut donc pas être utilisée pour des objectifs personnels. Tout nouveau document téléchargé sur l’espace collaboratif sera automatiquement signalé comme tel Vous avez la possibilité d’être alerté de toutes les actions que vos collaborateurs feront sur cet espace. Pensez bien à indiquer vos coordonnées ! Ce guide vous propose des explications pour des actions simples d’utilisation. Sachez que l’espace collaboratif possède beaucoup d’autres fonctions que vous aurez l’occasion de voir en parcourant le site, alors n’hésitez pas à l’explorer !

22. ExtraNet FEE BatGuide pratique d’utilisation

23. Guide d’utilisation : sommaire ExtraNet : à quoi sert cet espace ? Accès à l’espace ExtraNet Connexion/Déconnexion • Connexion à votre espace ExtraNet • Problèmes de connexion • Déconnexion Les différentes fonctions de l’ExtraNet • Planifier une formation • Annuler une formation • Saisir la fiche de synthèse de formation • Retour à la page principale Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

24. ExtraNet : à quoi sert cet espace? • L’ExtraNet est un espace administratif en ligne dédié au suivi des formations dans le cadre du dispositif FEE Bat . Il sert notamment à : • Planifier/Annuler une formation • Saisir vos fiches de synthèse d’évaluation • Enregistrer les feuilles d’émargement • Grâce à l’ExtraNet, il vous sera donc possible de gérer en ligne à tout moment le suivi de vos formations et modifier facilement tous les fichiers que vous aurez déposé sur votre espace personnel tels que les fiches de synthèse d’évaluation ou les feuilles d’émargement. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

25. Accès à l’espace ExtraNet • Afin d’accéder à la page d’accueil de l’espace dédié aux Organismes de formation, rendez-vous à l’adresse suivante : http://extranet.feebat.org/. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

26. Connexion à votre espace ExtraNet • Pour vous connecter à l’extranet, cliquez sur « Accéder à l’extranet pour saisir vos formations ». • Vous devez ensuite renseigner votre identifiant et votre mot de passe que vous avez reçu préalablement par e-mail ou par courrier. Ensuite, cliquez sur validation. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

27. Problèmes de connexion • Mot de passe oublié ? • En cas de perte ou d’oubli de votre identifiant et/ou mot de passe, cliquez sur « Mot de passe oublié ? ». Vous êtes redirigé vers le formulaire de contact ci-contre. • Renseignez les champs « Votre identifiant » « Votre email » et «Nom précis de l’Organisme » puis cliquez sur Validation. Vous recevrez par mail et dans les meilleurs délais votre mot de passe. • Si vous souhaitez revenir sur l’espace de connexion, cliquez sur « Me connecter? ». Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012 Message d’erreur • Si après la saisie de votre identifiant et mot de passe, le message « Une erreur est survenue: login ou mot de passe invalide  » apparaît, vous avez probablement fait une erreur de saisie. Dans ce cas, réessayez la saisie. • Si cela ne fonctionne toujours pas après plusieurs essais, reportez-vous à la procédure « Mot de passe oublié? ».

28. Connexion/Déconnexion • Déconnexion • Une fois que vous avez validé votre identifiant et votre mot de passe, vous êtes redirigé vers votre espace extranet présenté ci-dessous. Si vous souhaitez vous déconnecter et retourner à la page d’accueil, cliquez sur « Déconnexion » en haut à gauche sur le bandeau gris. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

29. Espace ExtraNet Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

30. Planifier une formation Lorsque votre Organisme de formation a programmé un planning de formation, vous devez créer une ou plusieurs nouvelle(s) formation(s) sur l’espace Extranet. Pour cela, cliquez sur « Créer une formation » en haut à gauche de l’espace. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

31. Une fois que vous avez cliqué sur « Créer une formation », vous accédez à la page suivante: Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

32. Vous devez alors préciser : • Le type de module : Module 1, Module 2 … Remarque: Dans le cas où, lors de la même session de formation, deux modules différents ont été suivi, vous devez créer deux formations. Par exemple, si un Module 1 et un Module 2 ont été suivi lors de la même formation vous devez créer une formation Module 1 et une formation Module 2 séparément. • Préciser le type de sous-module si le Module est divisé en sous-modules. • Choisir l’état « Planifiée » • Renseigner le nombre de jours de la formation et les informations complémentaires : dates prévues pour la formation, code postal de la ville de formation et nom de la ville de formation. Pour finir, cliquez sur « Validation ». À présent, la formation a été créée et est visible dans l’onglet « Planifiées ». Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

33. Attention,si vous ne trouvez pas la formation que vous venez de créer il y a deux possibilités:-soit vous n’avez pas procédé correctement à la validation de la formation planifiée et il vous faut recommencer la procédure,-soit la date de la formation que vous avez saisie est antérieure à la date du jour et elle a été redirigée automatiquement dans l’onglet « Synthèse à saisir ». Dans le 2ème cas, si la synthèse n’a pas été validée vous devez voir apparaître ,au dessus des onglets, le message : « Attention : il y a 1 synthèse(s) à saisir ». Si vous souhaitez apporter des modifications à la formation créée, vous pouvez cliquer sur sous l’intitulé « Actions». Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

34. Si vous souhaitez annuler une des formations que vous avez créé, il faut cliquer sur sous l’intitulé « Actions » dans l’onglet « Planifiées ». Annuler une formation Vous devez ensuite changer l’état de la formation et cliquer sur validation: Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

35. La formation est alors déplacée automatiquement dans l’onglet « Annulées » : Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

36. 3. Saisir la fiche de synthèse de formation.Une fois la date de formation passée, les formations que vous avez planifié vont être redirigées automatiquement dans l’onglet « Synthèse à saisir ». Pour remplir la fiche de synthèse de formation, cliquez sur sous l’intitulé « Actions» sur la ligne de la formation que vous souhaitez renseigner.Vous pouvez également cliquer directement sur le lien de la synthèse à saisir en haut de page proposé par le message d’avertissement et qui vous redirige directement vers la fiche de synthèse à remplir. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

37. Vous arrivez alors sur la page « Fiche de Synthèse ». Sur cette page, vous devez renseignez toutes les informations concernant la session de formation réalisée. Il s’agit des mêmes informations qui vous sont demandées sur les fiches du Kit Evaluation des modules FEE Bat. Remarque: Toutes les informations sont obligatoires et vous devez surtout ne pas oublier de joindre la feuille d’émargement (format pdf, jpg, gif, word), qui est le document officiel permettant de valider le module de formation lors d’un contrôle. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

38. Pour joindre la feuille d’émargement, il suffit de cliquer sur « Parcourir » et télécharger depuis votre ordinateur la ou les feuille(s) d’émargement scannée(s) correspondant à la formation dont vous faites la synthèse d’évaluation. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

39. Une fois la Fiche de synthèse remplie, cliquez sur « Enregistrement de la synthèse ».Toutefois, si jamais vous avez fait une erreur de saisie, le message d’erreur suivant apparaîtra: Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

40. Une fois la synthèse enregistrée, elle est automatiquement placée dans l’onglet « Réalisées et saisies ». Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

41. Vous avez accès à tout moment à vos fiches de synthèse.Si vous souhaitez la modifier, cliquez sur .Si vous souhaitez imprimer ou enregistrer une version de la fiche de synthèse, cliquez sur .Enfin, si vous souhaitez avoir accès à la feuille d’émargement, cliquez sur . Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

42. 4. Retour à la page principale.Quelque soit la page sur laquelle vous êtes en train de travailler, vous pouvez toujours retourner à la page principale de l’Extranet en cliquant sur « Gestion des formations » en haut à gauche de votre écran. Extranet FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012

43. Pour tout complément d’informations, merci d’adresser vos questions à : cellule.feebat1@gmail.com. Espace collaboratif FEE Bat – Guide d’utilisation – Octobre 2012