5. Teknik Investigasi

1. 5. Teknik Investigasi Lecture Note: Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

2. Pendahuluan • Analis Bisnis bertangung jawab melakukan studi yang diawali dengan pemahaman umum akan situasi, kemudian menghasilkan diagnosis penyebabnya dan diikuti dengan kebutuhan akan solusi. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

3. Penelitian Awal • Dilakukan sebelum memulai pekerjaan di organisasi klien yang belum dikenal untuk mengumpulkan informasi latar belakang: • Mempelajari website perusahaan • Mempelajari laporan perusahaan • Mempelajari manual prosedur dan dokumentasi • Mempelajari struktur organisasi perusahaan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

4. # Website Perusahaan • Cara termudah untuk mendapat gambaran apa yang dilakukan organisasi, apa value-nya, brand-nya, dan bagaimana organisasi tersebut ingin dipandang  navigasi, interaktifitas • Desain website dapat menggambarkan tingkat kualitas organisasi  warna, icon, kata • Maturitas teknologi juga tercermin dari teknologi website. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

5. # Laporan Perusahaan • Menyediakan informasi mengenai tingkat “kesehatan” organisasi terutama bila dikaitkan dengan finansial/keuangan organisasi tersebut seperti laporan untung rugi, neraca keuangan, tingkat hutang, likuiditas dana, tren tahun terakhir. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

6. # Manual Prosedur & Dokumentasi Sistem • Memberikan ide mengenai proses “yang ada” di suatu organisasi. • •Perlu diperhatikan bahwa dokumentasi seiring dengan waktu tidak ter-update dengan proses terkini. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

7. # Struktur Organisasi • Menggambarkan struktur, dan juga budaya organisasi. • Job roles dan jalur pelaporan untuk persiapan investigasi detil yang akan dilakukan berikutnya. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

8. Teknik Investigasi • Dapat dikategorikan secara umum: • Kualitatif, memahami apa yang dibutuhkan: • Sesi one-to-one: • Interview • Meeting one-to-one • Observasi • Sesi kolaborasi: • Workshop • Focus groups • Kuantitatif, berkaitan dengan volume dan frekuensi (dijelaskan secara detil nanti) Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

9. # Interview/Wawancara • Perangkat kunci seorang Analis Bisnis • Interview yang dilakukan dengan benar dapat: • Membuat kontak awal dengan stakeholder kunci sebagai dasar kerja analisis bisnis • Membangun hubungan dengan berbagai user dan manajer bisnis • Memperoleh informasi mengenai situasi bisnis, termasuk isu dan masalah personal Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

10. # Interview/Wawancara • Hal-hal yang dipertimbangkan saat interview: • Fungsi saat ini yang harus dipenuhi dalam sistem bisnis yang baru • Masalah dengan operasi saat ini yang harus diatasi • Fitur baru yang diperlukan dari sistem bisnis baru Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

11. # Interview/Wawancara • Hal-hal yang dipertimbangkan saat interview: • Fungsi saat ini yang harus dipenuhi dalam sistem bisnis yang baru • Masalah dengan operasi saat ini yang harus diatasi • Fitur baru yang diperlukan dari sistem bisnis baru Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

12. # Interview/Wawancara • Keuntungan interview: • Kesempatan membangun hubungan dengan stakeholder bisnis • Memperoleh informasi penting • Kesempatan untuk memahami sudut pandang yang berbeda dari para stakeholder • Kesempatan untuk menginvestigasi area baru yang muncul • Kesempatan untuk mengambil contoh dokumen, form dan laporan yang digunakan user • Menghargai faktor politik yang mungkin timbul • Mempelajari lingkungan tempat staf bisnis bekerja Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

13. # Interview/Wawancara • Kerugian interview: • Memakan waktu dan biaya besar  bila user tersebar di seluruh negeri • Informasi yang dihasilkan mungkin hanya opini dari sudut pandang user yang harus dikonfirmasi dengan data kuantitatif sebelum keputusan dapat diambil Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

14. # Interview/Wawancara • Persiapan interview  5W: • Who? • Why? • What? • When? • Where? Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

15. # Interview/Wawancara Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

16. # Observasi/Pengamatan • Berguna untuk mendapatkan informasi mengenai lingkungan bisnis dan pekerjaan yang dijalankan. • Tujuannya bukan untuk menilai kinerja karyawan, melainkan memahami tugas-tugas mereka. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

17. # Observasi/Pengamatan • Keunggulan observasi: • Memberikan pemahaman lebih baik atas masalah dan kesulitan yang dihadapi pengguna • Membantu mengembangkan solusi sesuai dengan lingkungan kerja dan dapat diterima Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

18. # Observasi/Pengamatan • Jenis observasi: • Formal Observation • Protocol Analysis • Shadowing • Ethnographic Studies Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

19. # Workshop • Menyediakan forum kolaboratif yang baik dimana isu-isu dapat didiskusikan, konflik diatasi, dan kebutuhan dijelaskan. • Dilakukan pada saat waktu dan biaya sangat terbatas serta beberapa sudut pandang harus ditinjau. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

20. # Workshop • Keunggulan workshop: • Mendapat pandangan luas akan area yang sedang diinvestigasi • Meningkatkan kecepatan dan produktifitas • Memperoleh penerimaan atas inisiatif proyek atau bisnis • Mendapat konsensus atau persetujuan kelompok Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

21. # Workshop • Kerugian workshop: • Butuh waktu untuk mengelola • Bila tidak difasilitasi dengan baik, peserta yang “berkuasa” akan mendominasi diskusi • Sulit memastikan peserta memiliki tingkat otoritas yang dikehendaki Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

22. # Workshop • Persiapan workshop: • Tujuan dari workshop • Orang-orang yang diundang untuk berpartisi dalam workshop • Kepentingan setiap peserta • Struktur workshop dan teknik yang digunakan • Mengatur lokasi/tempat yang nyaman Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

23. # Workshop Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

24. # Focus Groups • Cenderung berkaitan dengan riset bisnis dan pasar. • Mengumpulkan sekelompok orang dengan ketertarikan yang sama untuk mendiskusikan sebuah topik. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

25. # Skenario • Analisis skenario pada dasarnya menceritakan tugas atau transaksi yang diharapkan dapat membantu pengguna yang tidak merasa pasti apa yang dibutuhkan dari sistem bisnis yang baru. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

26. # Skenario • Keunggulan skenario: • Pengguna harus memasukkan setiap langkah • Tidak ada elemen yang diambil begitu saja • Dikembangkan menggunakan pendekatan “top-down” • Menyediakan dasar untuk mengembangkan prototype • Definisi skenario digunakan untuk menyiapkan skrip uji penerimaan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

27. # Skenario • Contoh langkah operator telesales: • Masukkan nomor referensi pelanggan • Konfirmasi detil pelanggan • Mencatat item pesanan • Menerima pembayaran • Memberi tahu tanggal pengiriman kepada pelanggan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

28. # Prototyping • Adalah teknik untuk memunculkan, menganalisis, mendemonstrasikan, dan memvalidasi kebutuhan. • Melibatkan pembangunan simulasi sistem untuk ditinjau dengan pengguna untuk meningkatkan pemahaman akan kebutuhan sistem. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

29. # Prototyping • Keunggulan prototype: • Klarifikasi hal-hal yang tidak pasti dan konfirmasi bahwa kebutuhan sudah dipahami • Membantu stakeholder mengidentifikasi kebutuhan baru • Mendemonstrasikan tampilan dan gaya sistem yang diusulkan • Memvalidasi kebutuhan sistem dan identifikasi kesalahan • Menyediakan akses jalur navigasi dan kinerja sistem Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

30. # Prototyping • Kelemahan prototype: • Dapat berputar diluar kendali dengan iterasi tanpa henti yang dijalankan • Bila tidak dijelaskan pengguna akan menganggap sistem telah selesai dan siap digunakan • Harapan pengguna dapat berlebihan apabila prototip tidak dapat menghasilkan sistem akhir yang diharapkan Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

31. Pendekatan Kuantitatif • Kuesioner • Special-purpose Record • Sampling Aktifitas • Analisis Dokumen Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

32. Dokumentasi Situasi Bisnis • Rich pictures • Mind maps • Spaghetti maps • Diagram Fishbone Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

33. # Rich Pictures Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

34. # Mind Maps Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

35. # Spaghetti Maps Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

36. # Diagram Fishbone Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

37. Catatan Kebutuhan Bisnis (Business Needs Log) • Setelah sumber masalah telah diidentifikasi, selanjutnya pertimbangkan bagaimana masalah tersebut dapat terjawab. • Catatan Kebutuhan Bisnis membantu memastikan setiap temuan di tahap awal ini terdokumentasi dan tidak hilang pada tahap-tahap selanjutnya. Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

38. Catatan Kebutuhan Bisnis (Business Needs Log) • Hal-hal yang didokumentasikan: • Bisnis kunci yang harus diselesaikan dalam sistem atau proses yang baru • Kebutuhan tingkat tinggi terkait dengan fungsionalitas solusi TI • Hal-hal yang harus diatasi • Fasilitas baru yang harus disediakan sebagai bagian dari solusi Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom

39. Catatan Kebutuhan Bisnis (Business Needs Log) Trisnadi Wijaya, SE., S.Kom