TEM Tietohallintostrategia 2012

1. TEM Tietohallintostrategia2012 Vahvistettu TEM virkamiesjohtoryhmässä 19.6.2012

2. Sisältö Sivu nro: Tietohallinnon visio Rajaus, pääteemat ja muutosajurit TEMin tavoitteet ja tietohallinto Kooste linjauksista Linjausten periaatteet ja yhteiset toimenpiteet Tietohallinnon tavoitetila Vastuunjakotaulukko Liite 1 Tietohallintostrategian 2012 valmisteluprosessi Liite 2 Käsitteiden selityksiä 3 -4 5 - 7 8 9 10- 16 17 18 19 20-21

3. Visio: kohti ketterää hallintoa 2020 2015 Strategiapaperin rajaus 2013 *Ketterä hallinto 2011 2009 • Tietohallinto on kumppani, joka tuo uutta sisältöä substanssiin • Tietohallinto on sähköisten palveluiden järjestelijä, joka palvelee substanssin linjauksia Tietohallinto onsubstanssitoiminnanmahdollistaja • Perinteinensubstanssitoiminta • Tietohallinto on välinevalittujenasioidenhoitamiseen Yhteisten sähköisten palvelujen palvelukeskus K U I L U Tietohallinto Sähköisen hallinnon palveluintegraattori Toimiala- riippumaton IT-palvelukeskus ohjaus Tietohallinto järjestelmät Vakioidut IT-palvelut perus-tietotekniikka Perinteinen tietohallintoja tietotekniikka IT-palvelutuotanto *)Substanssitoiminta ja tietohallinto toimivat saumattomasti yhdessä

4. Visio -kuvan selitys

5. Työn rajaus sekä uuden ja vanhan tietohallintostrategian erot Työn rajaus Tämä strategia on tietohallinnollisesta lähtökohdasta tehty kuvaus toiminnasta ja sen kehittämisestä ja kohdistuu erityisesti kehityspolun kolmanteen vaiheeseen (”tietohallinto kumppanina”). Jatkokeskusteluissa substanssitoiminnon kanssa tullaan tarkentamaan näkemystä kehityspolusta neljänteen vaiheeseen (”tietohallinto mahdollistajana”). Uusi strategia 2012 – merkittävimmät lisäykset ja muutokset Huomioidaan valtionhallinnon muutoksien vaikutukset Otetaan kantaa miten uusia teknologia- ja IT- palvelutrendejä voidaan parhaiten hyödyntää Viedään pidemmälle hallinnonalan virastojen tekemän tietohallintotyön yhtenäistämistä Käydään avoimesti läpi strategian toteutukseen liittyvät ja toisaalta sen linjauksista syntyvät riskit Vanha strategia 2009 – pääteemat jotka säilyvät Toiminnan kehittämisen kokonaisuus on otettava haltuun Yhdessä tekemisen tasoa pitää oleellisesti nostaa Osaaminen on suurin haaste

6. TEM IT-strategia 2009 - pääteemat 1. Toiminnan kehittämisen kokonaisuus on otettava haltuun • Tietoyhteiskunta ja tuottavuus eivät synny sattumalta, vaan ‘by design’ • Tietotekniikan hyödyntäminen toiminnan kehittämisessä on oikein käytettynä kriittinen menestystekijä • Substanssin kehittämiseen (mitä tehdään) kuuluu myös sähköisen asioinnin ja substanssin tehostaminen tietoteknisin keinoin. Vastuu ratkaisuteknologiasta (miten tehdään) kuuluu tietohallinnolle • Omistajuus, kehityksen kokonaisvaltainen ohjaus ja vastuu sähköistämisen ‘isosta kuviosta’ pitää määrittää ja sijoittaa virkatehtäviin sekä suoritusmittareihin • Rakenteelliset asiat ratkaistaan kokonaisuuden kannalta hyödyllisellä tavalla 2. Yhdessä tekemisen tasoa pitää oleellisesti nostaa • Ei ole varaa eikä aikaa ratkoa toistuvasti samaa pulmaa. Pitää tuottaa yhteiskäyttöön kelpaavia komponentteja ja palveluja. Osa linjauksista tulee valtiotasolta, mutta suuri määrä periaatteita, vaatimuksia, suunnitelmia, toteutuksia ja hankkeita pitää ajaa läpi hallinnonalaa kattaviksi • Hankehallinta kattaa kaikki yhteiset kehitysponnistelut ja seuraa myös hyötyjen toteutumista • Tehokkuus tulee siitä, että tieto syötetään kerran ja käytetään kaikkialla. Tähän mennään hyödyntämällä palveluarkkitehtuuri –ajattelua myös TEM hallinnonalan osalta 3. Osaaminen on suurin haaste • Samalla kun siirretään perustietotekniikan hoito palveluntuottajille pitää tietoteknistä tietoisuutta ja uutta osaamista saada sekä substanssin että tietotekniikkayksiköiden puolelle • Konseptin omistajuus on keskeinen keino, jolla substanssin vastuu toiminnallisesta tarvemäärittelystä ja kehityksestä - myös siinä olevan tietotekniikan osalta - otetaan haltuun • Tietohallinto panostaa arkkitehtuurien luontiin

7. TEM tietohallintostrategia 2012 - muutosajurit Valtionhallinnon muutoksien vaikutukset • Voimistunut tarve kulusäästöihin ja tuottavuuden kehittymiseen • Ministeriöiden konsernirakenteen muodostaminen lisää yhtenäistämistarvetta • Varautuminen tietohallintolain toimenpiteisiin, esim. VM -asetukset • Tietoturva-asetuksen vaikutusten huomioiminen • Hallitusohjelman ”avoin data” –linjauksen toteuttaminen ja hyödyntäminen • Hallitusohjelman ”toimialariippumattomat IT -palvelut keskitetään” –linjauksen vaikutukset Uusien teknologia- ja IT palvelutrendien hyödyntäminen • Työn liikkuvuuden ja omien laitteiden työkäytön tukeminen • Pilvipalveluiden hyödyntäminen • Sosiaalisen median työkalujen hyödyntäminen • Komponentti- ja palvelupohjaisen kehittämisen edistäminen (tieto, palvelut, järjestelmät) Hallinnonalaa erityisesti koskevat vaikutukset ja trendit • Tietoturva-asetuksen vaikutukset • Tietohallintolain vaikutukset • Toimialariippumattomien IT –palvelujen keskittäminen • Sähköisten palvelujen ja prosessien hyödyntäminen tuottavuuden parantamisessa Hallinnonalan virastojen tietohallintotyön tiivistäminen • Linjaus tietohallinnon johtamisen ja roolijaon periaatteista virastoissa • Linjaus muutoshallinnassa käytettävistä mittareista läpi hallinnonalan • Velvoittaminen kokonaisarkkitehtuurin ja hankehallinnan edistämiseen Muutostilanteeseen liittyvien riskien hallinta • TEM on proaktiivinen toimija

8. TEM:n tavoitteet ja tietohallinto Kestävää kasvua ja uudistumista tukevan, kansainvälisessä kilpailussa menestyvän työ- ja elinkeinoelämän toimintaympäristön tavoitteena on kestävällä pohjalla oleva korkea työllisyys ja siitä seuraava hyvinvointi Rakenteita ja toimintatapoja uudistetaan jatkuvasti Keskitytään olennaiseen ja toimitaan siinä tehokkaasti Vuorovaikutusta hallinnon ja sidosryhmien kanssa syvennetään eri toimien yhdensuuntaistamiseksi Hallinnon uudet sähköiset toimintatavat parantavat vaikuttavuutta ja tuottavuutta Tietoa saa luotettavasti ja ajantasaisesti Työnteko on mahdollista ajasta ja paikasta riippumatta monimuotoisesti ja tehokkaasti Yhteentoimivilla ratkaisuilla tehostetaan tiedonkulkua ja verkostoitumista hallinnonalalla ja poikkihallinnollisesti Avoin tiedon saatavuus ja hyödynnettävyys mahdollistaa palvelujen synergian ja tehokkaan sähköistämisen Tuottavuus kasvaa purkamalla päällekkäisyyksiä Tietohallinnon vaikutus

9. Kooste linjauksista

10. Linjausten toteuttamiseksi tarvittavat periaatteet ja toimenpiteet on kuvattu alla olevan terminologian mukaisesti

17. Tietohallinnon roolin tavoitetila hallinnonalan viraston näkökulmasta • Tehtävä ja organisoituminen • Strategia ja ohjaus • Viraston toimijoiden keskeiset roolit, tehtävät ja vastuut Johtoryhmä Tietohallinnostavastaavajohtaja Muutosohjelmat Ydinprosessit Pääkäyttäjät/vastuut (oto- rooli) Virasto Prosessienkehitystiimit(jatkuvat) Konseptinomistajat(projektit) • TEM hallinnonalantietohallinto, yhteinenkehittäminen • PalvelutoiminnanJory, IT Jory, HITKO, hankesalkku TEM-konserni Yhteinenpalvelukeskus, ratkaisuntuottaja Sovelluspalveluidentoimittajat • Valtionhallinnon IT, JulkICT • Kansalliset standardit, toimintasäännöt ja ohjeet • Määrittää toimijoiden roolit, tehtävät ja vastuut Valtio Valtionyhteiset IT-palvelut Perustietotekniikantoimittajat 17

18. Tietohallinnon vastuunjakotaulukko (RACI) - tavoitemalli A = Konseptin omistaja C = Konsultoidaan ennen päätöksiä I = Tiedotetaan päätöksistä R = Ratkaisun toteuttaja

19. Liite 1: Tietohallintostrategian valmisteluprosessi Strategiatyö aloitettiin loppuvuodesta 2011 kahdella työpajalla (15.11 ja 19.12), joihin osallistui laajasti ministeriön ja hallinnonalan virastojen edustajia. Työpajoissa keskusteltiin muutoksen tarpeesta ja tunnetuista parhaista käytännöistä tietohallinnossa sekä sovittiin strategiatyön tavoitteista, kehyksestä ja työskentelytavasta. Vuoden 2012 tammi-helmikuun aikana työstettiin strategiset linjaukset, jotka TEMin virkamiesjohtoryhmä hyväksyi 2.3. Valmisteluprosessi jatkui hallinnonalan virastoille suunnatulla kyselyllä, millä kerättiin näkemyksiä tietohallintostrategian sisältöön sekä näkemyksiä hyvistä virastotason käytännöistä. Strategiaan käsiteltiin IT-johtoryhmän 21.1, HITKOn 7.2 ja Palvelutoiminnan johtoryhmän 3.2 kokouksissa. Maalis-huhtikuun aikana valmistelua jatkettiin mm. pitämällä 28.3 HITKOn strategiapäivä, missä strategiaa kokonaisuudessaan käsiteltiin laajasti. Tietohallintostrategiasta tehty versio lähetettiin IT- johtoryhmän 24.4 kokouksen jälkeen lausunnoille virastoihin. Toukokuussa strategiasta valmisteltiin saatujen lausuntojen perusteella versio, joka käsiteltiin IT- johtoryhmässä 22.5.2012. Tietohallintostrategia linjauksista johdettuine periaatteineen ja yhteisine toimenpiteineen on TEMin virkamiesjohtoryhmän käsittelyssä 4.6.2012. Tietohallintostrategian jatkotoimet sisältävät seuraavassa vaiheessa syyskaudella 2012 mittareiden valmistelua ja riskien määrittelyn. Näitä on jo käsitelty valmisteluprosessin aikana alustavasti. Jatkotoimiin kuuluu myös strategian implementointi virastojen omiin suunnitelmiin. Tietohallintostrategian valmisteluprosessia ohjattiin ministeriön tietohallinnon ohjaus- ja johtamisryhmässä (TIJO). Strategiatyössä käytettiin konsulttitoimistoa, Marketvisio Oy (Gartnerin edustaja Suomessa), mistä vastaavana konsulttina toimi Samuli Savo sekä konsultteina Kim Hurtta ja Petri Tuominen.

20. Liite 2: Käsitteiden selityksiä (1 /2)

21. Liite 2: Käsitteiden selityksiä (2 /2)