1 / 19

Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz)

BPM@ÖV2014. Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz). B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014. Prozessdokumentation im ISB (1) Ausgangslage, Positionierung.

haruki
Télécharger la présentation

Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt: Ein Erfahrungsbericht (animierter Foliensatz)

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. BPM@ÖV2014 Umsetzung von eCH-BPM-Standards in einem Amt:Ein Erfahrungsbericht(animierter Foliensatz) B. Rigert, M. Schaffroth / 9. April 2014

  2. Prozessdokumentation im ISB (1)Ausgangslage, Positionierung • Reorganisation des Informatiksteuerungsorgans des Bundes ISB aufgrund revidierter Bundesinformatikverordnung BinfV(2012/2013) • Bottomup-Ansatz im BPM (kein strategisches top down BPM) • Bedarfsgesteuerte Erhebung und Dokumentation von Prozessen (Abteilungen bestimmen Bedarf) • Fokus auf einheitlicher Prozessdokumentation: Gemeinsame Sprache - gemeinsames Verständnis • MUSS: Internes Kontrollsystem: Dokumentation von IKS-Kontrollen und -Risiken • Unterstützung der operativen Prozessausführung mit GEVER BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  3. Prozessdokumentation im ISB (2)Grundsätze, Vorgehensweise • Sämtliche prozessrelevanten Informationen werden • an einer Stelle (an den Prozessmodellen) • und einheitlich dokumentiert (eCH-Standards) • Prozesserhebung: Workshops und Reviews mit Prozess-eigner und Prozessverantwortlichen • Kollaborative Prozessgestaltung • Mitwirkung der ISB-Mitarbeitenden bei der Prozessdefinition • Feedbacks / Reviews direkt an den Prozessmodellen • Grundlage für kontinuierliche Prozessverbesserung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  4. Prozessdokumentation im ISB (3) Ressourcen und Instrumente • beschränkte interne und externen Ressourcen für method. Unterstützung der Prozesserhebung sowie Aufbau und Pflege der Prozessdokumentation (ca. 30 Stellenprozente) • Entscheid für browserbasierte Cloud-Lösung (für fachliche Prozessdokumentation) • kostengünstige Ansatz Einführung, volle Kostentransparenz keine Betriebskosten, flexibles Lizenzierungsmodell • sofort einsetzbar, out ofthe box • BPMN 2.0 • Kollaborationsfunktion • Einfache Einbindung externer DL und Stakeholder • Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse (Sicherheit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  5. Prozessdokumentation im ISB (4) Rollen im Prozessmanagement • Frühzeitige Festlegung der BPM-Rollen im ISB • Unterscheidung der Linien- und Methodenverantwortung im Prozessmanagement (eCH-0143) • Organisationshandbuch und Modellierungskonventionen ISB (in Arbeit) - 0143 Organisationshandbuch Prozessmanagement (optimiert für Gemeinden und Kantone) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  6. Prozessdokumentation ISB - Praxis • grafisch Modellieren nach eCH-Standards: • eCH-0140 Vorgaben zur Beschreibung von Prozessen (BPMN) • eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen • grafische Modellierung mit textlicher Beschreibung verbinden • IKS-Risiken und -Kontrollen direkt am Prozessmodell dokumentieren • Prozesse kollaborativ erstellen und pflegen (Kommentar-funktion) • aufgabenorientierte Gliederung der Prozessdokumentation • eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen • eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  7. BPMN-Prozessdiagramme,BPMN-Modellierungskonventionen • ohne… • und mit eCH-0158 BPMN-Modellierungskonventionen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  8. Prozesse grafisch und in Textform dokumentieren BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  9. IKS auf Prozessebene dokumentieren Tool generiert vollständige Risikokontrollmatrix auf „Excel“ Risiko 1. Kredit ist ausgeschöpft Kontrolle 4-Augenprinzip Kontrolle BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  10. Prozesse kollaborativ erheben und pflegen (Kommentarfunktion) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  11. Gliederung der Prozessdoku-mentation ISB (Ordnungsstruktur) Formale Aufgabengliederungen (eCH-0139) • aufgabenorientierte Ordnungsstruktur für Zuordnung von Leistungen/Prozessen • Gliederungselemente: „Aufgabentyp“, „Aufgabenfeld,“ “Aufgabengruppe“, „Aufgabe“ Sachliche Gliederungen von Aufgaben (eCH-0145 –> HRM2) • 1. Schritt: Zuordnung von Prozessen und Leistungen zu Führungs-, Kern-, und Unterstützungsaufgaben • 2. Schritt: Gliederung des Kerngeschäfts des ISB • 3. Schritt: weitere Aufgabengliederung nach Bedarf BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  12. Aufgabenlandkarte des ISB… • …in Anlehnung an eCH-0145 Aufgabenlandkarte BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  13. Bsp. für Kern-Aufgabe des ISB: Anforde-rungs- und IKT-Vorgabenmanagement BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  14. eCH-0139 Vorgaben zur Beschreibung von Aufgaben und Aufgabengliederungen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  15. Navigation über Aufgabengliederung BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  16. Nutzung von eCH-BPM-Standards und -Hilfsmitteln - Bilanz • Rahmenkonzept -> eCH-0138 (Standard) • Prozessdokumentation (BPMN) -> eCH-0140 (Standard) • BPMN-Modellierungskonventionen -> eCH-0158 (Standard) • Geschäftsprozesse grafisch darstellen -> eCH-0074 (Hilfs-mittel) • Organisationshandbuch Prozessmanagement -> CH-0143 (Hilfsmittel) • aufgabenorientierte Ordnungsstruktur -> eCH-0139 (Standard) • Aufgabenlandkarte -> eCH-0145 (Best Practice) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  17. Ergebnisse ISB-Prozessdokumentation Ergebnisse per Ende 2013 • ISB-Prozessdokumentation ist aufgebaut • ca. 60 modellierte/dokumentierte Prozesse (BPMN) • IKS ist auf Prozessebene dokumentiert • kollaborativer Einbezug der Mitarbeitenden bei der Prozesserhebung ist mit guten Resultaten erfolgt • einfaches Rollenmodell im ISB-BPM ist definiert und hat sich bewährt • ISB-Organisationshandbuch und ISB-Modellierungs-konventionen (in Arbeit) BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  18. Erfahrungen, Ausblick Erfahrungen • entsprechend BPM-Reifegrad: iterativer bottom-up Ansatz ist zweckmässig – hat aber auch Grenzen • Learning bydoing fördert Denken und Handeln in Prozessen • Ganzheitlicher Dokumentationsansatz nach eCH (80/20%) • Problematik: Dokumentation von Leistungen • Modellieren allein genügt nicht: deutliche Nutzensteigerung durch komplementäre Beschreibung Ausblick • Kollaborative Weiterentwicklung der Prozessdokumentation im Rahmen der kontinuierlichen Prozessverbesserung • Strategische Prozessthemen aufgreifen BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

  19. Kontakt Marc Schaffroth Projektleiter Architekturen und Standards Leiter eCH-Fachgruppe GeschäftsprozesseCBPP Certified Business Process Professional Eidgenössisches Finanzdepartement EFDInformatiksteuerungsorgan Bund ISBSchwarztorstrasse 59, 3003 BernTel. +41 31 325 09 74marc.schaffroth@isb.admin.ch Beat Rigert Dipl. Math. ETH Mitglied eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Rigert Consulting AGBurdiweg 54, 3095 Spiegel b. BernTel. +41 79 687 52 38beat.rigert@rigertconsulting.ch www.rigertconsulting.ch BPM@ÖV2014 / Rigert, Schaffroth / 9. April 2014

More Related